Законодательством РФ не установлен единый перечень обязательных документов для кадрового делопроизводства, который одинаково подходил бы для всех компаний. На практике состав кадровой документации зависит от формы собственности, численности сотрудников, сферы деятельности и внутренней организации бизнес-процессов. Тем не менее есть набор кадровых документов, которые кадровая служба обязана вести в любом случае — именно они составляют основу ведения кадровой документации в любой организации.
Обязательные документы кадрового делопроизводства закреплены в трудовом законодательстве РФ. Они обеспечивают законность трудовых отношений, защиту прав работников и работодателя, а также служат основанием для многочисленных проверок со стороны контролирующих ведомств. Нарушения в их оформлении могут привести к штрафам и блокировке операций.
В этой статье мы подробно рассмотрим, какие кадровые документы должны быть обязательно, как организовать их оформление и хранение, а также покажем, как современные системы электронного документооборота — например, ELMA365 КЭДО — помогают автоматизировать документооборот кадровой службы и сократить риски ошибок.
Краткое содержание:
Кадровая документация — это совокупность документов, которые фиксируют трудовые отношения между работодателем и работниками. Она подтверждает приём на работу, переводы, отпуска, увольнения и другие кадровые события. Именно благодаря этим документам компания может вести точный учёт персонала, начислять заработную плату и выполнять требования Трудового кодекса РФ.
Кадровая документация — это не просто формальности, а инструмент правовой защиты как работодателя, так и сотрудника. Она служит доказательной базой при проверках и спорах, обеспечивает прозрачность взаимодействия и упорядоченность всех процессов, связанных с персоналом.
В состав документации по учёту кадров входят личные карточки работников, трудовые договоры, приказы, графики отпусков, положения, журналы и отчётные формы. Эти документы различаются по видам и степени обязательности, но все они формируют основу кадрового делопроизводства организации.
Виды кадровой документации делятся на основные (обязательные) и дополнительные. К основным относятся документы, предусмотренные законодательством, — трудовые договоры, штатное расписание, табель учёта рабочего времени и т.д. Дополнительные документы разрабатываются организацией самостоятельно для внутреннего регулирования — например, положения, инструкции, локальные акты.
Документооборот кадрового делопроизводства — это последовательное движение кадровых документов внутри организации: от их создания и согласования до утверждения, подписания и хранения. Грамотно выстроенный документооборот позволяет избежать задержек при оформлении приказов, переводов и увольнений, снизить риск потери документов и обеспечить прозрачность всех кадровых процессов.
Каждая компания формирует собственный регламент кадрового документооборота, в котором закрепляются порядок работы с документами, ответственные лица, маршруты согласования и сроки исполнения. В этот регламент обычно входят правила регистрации, присвоения номеров, передачи и архивирования кадровых документов, а также порядок использования электронной подписи.
В небольших организациях движение кадровых документов часто осуществляется вручную: кадровик подготавливает документы, согласует их с руководителем и передаёт на подпись. В крупных компаниях такие процессы сложно контролировать без автоматизации, поэтому всё чаще используется система электронного кадрового документооборота (КЭДО).
На примере ELMA365 КЭДО можно рассмотреть, как автоматизируется этот процесс. После того как сотрудник отдела кадров формирует документ, система направляет его на согласование руководителю, затем — на подпись работнику с помощью электронной подписи. После подписания документ автоматически регистрируется и сохраняется в архиве. Такой цифровой поток можно описать цепочкой: сотрудник → КЭДО → кадровик → руководитель → ЭП → архив.
Автоматизированный документооборот делает кадровое делопроизводство прозрачным и управляемым: система сама отслеживает сроки, формирует напоминания, хранит электронные копии и обеспечивает юридическую значимость всех операций. Это снижает нагрузку на кадровую службу и помогает компании соответствовать требованиям трудового законодательства.
Классификация кадровой документации может быть различной и зависит от целей делопроизводства. По формальному признаку — степени унификации — всю документацию можно разделить на две большие группы. Первая группа состоит из документов, формы которых утверждены приказами Минтруда, постановлениями Госкомстата или Правительства РФ. Их также называют унифицированными или первичными формами. Список и виды кадровых документов второй группы определяются непосредственно организацией-работодателем.
Для кадровика, использующего систему КЭДО, более удобны в работе документы первой группы. Для них характерна жёсткая структура внесения и представления данных, основанная на заранее определённых шаблонах. В этом состоит отличие от документов «свободной» формы, которые создаются в произвольном виде и требуют ручной проверки. При этом не все обязательные документы входят в альбом унифицированных форм — некоторые из них всё ещё должны дублироваться на бумаге.
Структура кадровой документации включает в себя не только унифицированные формы, но и локальные нормативные акты, журналы, положения, заявления, приказы и иные внутренние документы. Контролирующие органы при проверке запрашивают именно эту совокупность документов, подтверждающих соблюдение трудового законодательства.
В организациях малого, среднего и крупного бизнеса состав и объём кадровых документов различается. Для микропредприятий действуют упрощённые требования к делопроизводству в соответствии с Федеральным законом № 348-ФЗ от 03.07.2016 г. Однако базовые формы и регламенты ведения кадровых документов обязательны для всех работодателей без исключения.
Сегодня всё больше компаний переходят к электронному формату ведения документов, используя систему ELMA365 КЭДО. Она поддерживает как унифицированные формы, так и внутренние шаблоны компании, обеспечивая единообразие заполнения и быстрый поиск нужных документов.
| Категория документа | Примеры | Назначение |
|---|---|---|
| Обязательные документы | Трудовой договор, личная карточка (Т-2), штатное расписание, график отпусков, табель учёта рабочего времени | Подтверждают трудовые отношения, обеспечивают законность кадрового учёта |
| Локальные нормативные акты (ЛНА) | Положение о персональных данных, правила внутреннего трудового распорядка, положение о премировании | Регламентируют внутренние процессы и права работников внутри компании |
| Вспомогательные документы | Журналы инструктажей, служебные записки, внутренние отчёты, акты ознакомления | Фиксируют факты и подтверждают выполнение процедур, не установленных законодательно |
Независимо от формы собственности и численности персонала, каждая компания обязана вести определённый набор кадровых документов. Для ООО и ИП требования различаются по деталям, но основа одинакова: кадровая служба должна обеспечить ведение всех документов, предусмотренных трудовым законодательством. Эти документы подтверждают приём на работу, перевод, отпуск, увольнение и другие кадровые действия.
Ниже приведён примерный перечень кадровых документов, который в 2025 году считается базовым для любой организации. Именно этот набор формирует основу обязательных документов отдела кадров 2025 и используется при проверках контролирующих органов:
Все эти документы составляют основу кадрового делопроизводства и должны храниться в актуальном состоянии — на бумаге или в электронном виде.
Документы кадрового учёта — это основной блок кадровой документации, который подтверждает наличие и движение сотрудников в компании. К ним относятся трудовые договоры, личные карточки, приказы, штатное расписание и графики отпусков. Эти документы кадрового учёта обязательные для всех работодателей, независимо от формы собственности. Они входят в состав документации по учёту кадров, которую запрашивают при любой проверке инспекции труда.
Пример: при приёме сотрудника оформляется трудовой договор, создаётся личная карточка формы Т-2, издаётся приказ о приёме, а сведения передаются в Пенсионный фонд через форму СЗВ-ТД. Все действия фиксируются в системе учёта, обеспечивая полную прослеживаемость.
В системе ELMA365 КЭДО эти процессы выполняются автоматически: кадровик направляет кандидату приглашение, сотрудник заполняет данные, документы формируются по шаблонам и подписываются электронной подписью. Такой подход исключает ошибки ручного оформления и ускоряет процесс трудоустройства.
Начнем обзор с трудового договора. Этот основополагающий документ регулирует трудовые отношения сотрудника и работодателя внутри организации. ТК РФ обязывает работодателя при приёме сотрудника на работу оформить трудовой договор. Сделать это необходимо в течение трех дней с момента трудоустройства данного сотрудника.
С помощью ELMA365 КЭДО процесс приема на работу организован так. Сотрудник отдела кадров организации отправляет новому работнику приглашение на портал КЭДО. Работник лично вносит свои данные и загружает требуемые для трудоустройства документы. Далее по установленным шаблонам система автоматически формирует пакет документов и направляет сотруднику на подпись. Подписываются документы с помощью электронной подписи, которая также формируется в системе. В ELMA365 КЭДО предусмотрена возможность оформлять доп. соглашения к трудовым договорам.
Альтернативой трудовому договору является договор гражданско-правого характера. В этом случае взаимодействие между работодателем и работником регулируется Гражданским кодексом РФ, а не Трудовым. Стоит также учитывать, что такой договор подходит для выполнения работ с конкретным результатом и не является полноценной заменой трудового договора.
Для будущих сотрудников организации и других приглашенных пользователей доступен внешний портал КЭДО. Это изолированная страница внутри системы. Зарегистрированным пользователям портал предоставляет доступ к нескольким сервисам КЭДО. О них речь пойдет далее.
Следующая большая группа кадровых документов, с которой обязательно столкнется кадровик при ведении делопроизводства, — заявления и приказы организации. Для них в ELMA365 КЭДО разработаны удобные шаблоны. Сотрудник сам заполняет необходимые поля через портал КЭДО, после чего заявления ставятся на учет и отправляются руководителю. После согласования составляется приказ, который подписывается двумя сторонами, регистрируется и ставится на учёт. Помимо общепринятых приказов (о приёме на работу, о переводе, об увольнении, об отпуске и др.) и заявлений (на предоставление материальной помощи, на предоставление отпуска, на пособие и др.) в ELMA365 КЭДО можно добавить свои формы и шаблоны, использующиеся в компании. Поэтому полезным будет проанализировать внутренние документы и решить, какие приказы и заявления полезно вести электронно. Напомним, что по Федеральному закону РФ №377-ФЗ приказ об увольнении работника должен в обязательном порядке иметь бумажный дубликат.
Для расчёта заработной платы в компании действует штатное расписание. С этой же целью ведется табель учёта рабочего времени. В ELMA365 КЭДО осуществлена двусторонняя интеграция с широко распространенной среди компаний РФ системой 1С:ЗУП.
Трудовая деятельность неизбежно перемежается отпусками. Составлять график отпусков, а также приказы на предоставление или перенос отпуска — также является обязательной деятельностью кадровика. ELMA365 КЭДО поможет спланировать график на год, учитывая выходные и праздничные дни, проверит отпуск на соответствие ТК РФ и оповестит сотрудника за несколько дней до запланированной даты.
С помощью ELMA365 КЭДО можно всем сотрудникам присвоить разного рода категории. С их помощью система определит, чей отпуск нельзя прерывать, а кто из работников имеет внеочередной отгул или дополнительные дни отдыха. Обо всех нюансах ELMA365 КЭДО оповестит сотрудника отдела кадров, учтет все особенности у разных категорий работников при составлении и коррекции графика отпусков.
Установленная форма отсутствует у некоторых обязательных документов. Это положения об оплате труда и премировании в структурных подразделениях, о прохождении сотрудниками аттестации, правила внутреннего распорядка, положение о коммерческой тайне и коллективный договор.
Кроме основных форм, существуют документы, обеспечивающие внутреннюю организацию кадровой работы. Это документы отдела кадров, которые формируют регламенты, отражают контроль сроков и подтверждают правильность процедур. Они ведутся кадровой службой постоянно и должны быть доступны для проверки.
К ним относятся:
Эти документы кадровой службы в организации часто имеют индивидуальные шаблоны, утверждённые внутренними регламентами компании. В ELMA365 КЭДО можно создавать собственные формы и маршруты согласования таких документов, обеспечивая единый стандарт оформления.
Таблица 2. Список обязательных кадровых документов с указанием формы и срока хранения
| Документ | Форма (бумажная / электронная) | Срок хранения |
|---|---|---|
| Трудовой договор, доп. соглашения | Бумажная и электронная | 75 лет |
| Трудовая книжка (бумажная или ЭТК) | Бумажная / электронная | 75 лет |
| Личная карточка работника (Т-2) | Бумажная / электронная | 75 лет |
| Штатное расписание | Электронная | 1 год после замены новой формой |
| График отпусков | Бумажная / электронная | 1 год |
| Табель учёта рабочего времени | Бумажная / электронная | 5 лет |
| Положение о персональных данных, согласия работников | Электронная | 3 года после увольнения сотрудника |
Локальные кадровые документы регулируют внутренние процессы компании, права и обязанности сторон трудовых отношений. Они утверждаются руководителем и действуют в пределах организации. К обязательным ЛНА относятся документы, без которых невозможно соблюдение требований Трудового кодекса РФ: Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о персональных данных, Положение об оплате труда, Положение о премировании.
Кроме того, в каждой организации может быть разработано Положение о кадровой службе и Положение о кадровом делопроизводстве, где фиксируются обязанности специалистов, структура документооборота и порядок ведения архивов. Все эти документы можно вести в электронном виде с помощью системы ELMA365 КЭДО, где они хранятся централизованно и доступны для согласования и подписания.
Выше мы перечислили обязательные документы, которые составляют основу кадрового делопроизводства. Остальные не имеют общепринятой формы. В основном туда относятся бланки заявлений (кроме упомянутых ранее), вспомогательные положения и инструкции. То есть всё то, что дополняет кадровую работу конкретной компании. ELMA365 КЭДО позволяет добавить в систему, обработать такие документы и сопутствующие им бизнес-процессы с использованием Low-code платформы.
Ведение и хранение кадровой документации — одна из ключевых обязанностей работодателя. Документы по личному составу подтверждают трудовую деятельность сотрудников, поэтому они подлежат особому контролю и защите. Порядок хранения регулируется Трудовым кодексом РФ, а также нормативными актами — в частности, Приказом Минкультуры России № 558-н от 31.07.2019 г.
Организация обязана обеспечивать сохранность кадровых документов независимо от их носителя — бумажного или электронного. Ответственным лицом назначается сотрудник кадровой службы или архивариус. При использовании систем электронного документооборота, таких как ELMA365 КЭДО, все документы хранятся централизованно в защищённом хранилище, а доступ к ним регулируется правами пользователей.
После истечения срока текущего хранения документы передаются в архив организации. Определённые категории бумаг — приказы по личному составу, трудовые договоры, личные карточки — подлежат долговременному или постоянному хранению. При этом фиксируется дата передачи и составляется опись дел, что особенно важно при проверках.
Знать, какие кадровые документы сдаются в архив, необходимо каждому специалисту отдела кадров. В архив подлежат передаче:
Сроки хранения кадровых документов в организации зависят от их значимости. Документы, связанные с трудовой деятельностью граждан, должны храниться до 75 лет, поскольку они могут потребоваться для подтверждения стажа при назначении пенсии. Временные документы (например, записки, уведомления, справки) хранятся от одного до пяти лет.
В ELMA365 КЭДО предусмотрен автоматический контроль сроков хранения. Система уведомляет кадровика о необходимости передачи документов в архив или их уничтожения по истечении нормативного срока, что снижает риск ошибок и нарушений требований законодательства.
| Вид документа | Срок хранения | Комментарий |
|---|---|---|
| Документы по личному составу (трудовые договоры, приказы, личные карточки) | 75 лет | Подлежат долговременному хранению в архиве |
| Журналы инструктажей по охране труда | 10 лет | Согласно приказу № 558-н |
| Штатное расписание, табели учёта рабочего времени | 5 лет | Хранение по месту формирования |
| Графики отпусков, отчёты кадровой службы | 1 год | До утверждения новых форм |
| Локальные нормативные акты (ПВТР, положения, регламенты) | 3 года после отмены | Подлежат передаче в архив при изменении |
Многие кадровые документы оформляются по утверждённым шаблонам. Типовые формы кадрового делопроизводства используются для единообразия сведений и упрощения проверки со стороны контролирующих органов. Их структура определена постановлениями Госкомстата и приказами Минтруда РФ.
Унифицированные формы кадровой документации применяются для таких документов, как приказы, карточки, табели, графики отпусков. Их заполнение строго регламентировано, а использование обязательных реквизитов обеспечивает юридическую силу кадровых документов. При необходимости организация может утвердить собственные формы, сохранив обязательные поля и подписи.
Современные системы КЭДО, например ELMA365, включают встроенные шаблоны кадровых документов и позволяют создавать корпоративные формы с фирменным стилем и автоматическим заполнением данных из профилей сотрудников.
| Форма | Наименование документа | Назначение |
|---|---|---|
| Т-1 | Приказ о приёме на работу | Оформление трудовых отношений с сотрудником |
| Т-2 | Личная карточка работника | Учёт персональных и трудовых данных |
| Т-3 | Штатное расписание | Фиксация должностей и окладов сотрудников |
| Т-5 | Приказ о переводе на другую работу | Оформление временного или постоянного перевода |
| Т-6 | Приказ о предоставлении отпуска | Подтверждение права сотрудника на отпуск |
| Т-8 | Приказ об увольнении (расторжении трудового договора) | Фиксация прекращения трудовых отношений |
Даже при переходе на электронные документы унифицированные формы остаются актуальными. В ELMA365 КЭДО они используются как электронные шаблоны, позволяющие быстро создавать, согласовывать и подписывать кадровые документы с электронной подписью.
Кадровые приказы — это распорядительные документы, издаваемые работодателем по вопросам приёма, перевода, отпуска, увольнения, поощрения и дисциплинарных взысканий. Они относятся к категории документов по кадровым вопросам и являются обязательными для всех организаций.
Основные виды кадровых приказов включают:
Эти документы формируют юридическую основу трудовых отношений и подтверждают действия работодателя в отношении сотрудников. Приказы подписываются руководителем организации и хранятся в личных делах работников.
Помимо установленных законом форм, существуют и необязательные кадровые документы — внутренние записки, уведомления, справки, которые помогают в организации делопроизводства, но не предусмотрены нормативными актами. Они также относятся к основным видам кадровых документов, однако разрабатываются работодателем самостоятельно и действуют в рамках внутренних регламентов.
В системах электронного документооборота, таких как ELMA365 КЭДО, все документы по кадровым вопросам формируются на основе шаблонов, автоматически заполняются из профилей сотрудников и подписываются ЭП. Это исключает ошибки и ускоряет движение документов между сотрудником, кадровиком и руководителем.
Система ELMA365 помогает компаниям внедрить КЭДО быстро и без юридических рисков. Платформа объединяет все инструменты для цифровизации кадрового делопроизводства — от подготовки документов до их подписания и хранения в полном соответствии с трудовым законодательством.
С помощью ELMA365 вы сможете:
ELMA365 поддерживает все требования законодательства о КЭДО и полностью готова к работе как с офисными, так и с дистанционными сотрудниками. Платформа легко интегрируется с 1С, ERP и другими корпоративными системами, обеспечивая единое цифровое пространство для работы с персоналом.
Внедрение КЭДО с ELMA365 — это простой способ перейти на электронный кадровый документооборот без сложных доработок и долгих согласований. Система поможет сделать кадровые процессы прозрачными, быстрыми и безопасными.
Как известно, в кадровом деле нет ничего лишнего. Любой документ, который сегодня не требуется, может оказаться нужным спустя много лет. При чем срочно и в самый неподходящий момент. И здесь отметим, что срок хранения некоторых документов составляет 75 лет. Всё, от трудовых книжек до заявлений на материальную помощь и приказов о поощрении, должно быть поставлено на учёт, систематизировано, надежно сохранено. С помощью систем электронного документооборота, таких как ELMA365 КЭДО, работа сотрудников кадровой службы может быть существенно упрощена. Высокая степень автоматизации, интеграция с различными сторонними продуктами и гибкость в настройке облегчает работу как с формализованными, так и не имеющими постоянной формы документами.
К кадровой документации относятся все документы, связанные с трудовой деятельностью работников: трудовые договоры, приказы, личные карточки, графики отпусков, штатные расписания и положения. Эти бумаги подтверждают приём, перевод, отпуск и увольнение сотрудников, а также регулируют внутренние отношения в компании.
К обязательным кадровым документам относятся трудовой договор, личная карточка сотрудника (форма Т-2), трудовая книжка, приказы о приёме и увольнении, табель учёта рабочего времени, штатное расписание, график отпусков и положения о персональных данных. Без этих документов организация не сможет пройти проверку трудовой инспекции.
Да, но незначительно. ИП может вести кадровое делопроизводство в упрощённом виде, однако трудовой договор, табель учёта рабочего времени, график отпусков и приказы должны быть оформлены и у индивидуального предпринимателя. ООО обязано вести полный комплект документов в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Ответственность за ведение кадровых документов несёт кадровая служба или специалист по кадрам. В крупных организациях функции могут распределяться между кадровиком, HR-отделом и архивариусом. При электронном документообороте эти процессы автоматизируются с помощью систем КЭДО, например ELMA365.
В архив передаются трудовые договоры, личные карточки, приказы по личному составу, графики отпусков, штатные расписания и локальные нормативные акты. Передача осуществляется после истечения срока их текущего хранения. Документы по личному составу должны храниться до 75 лет.
Сроки зависят от категории документа. Трудовые договоры и приказы хранятся 75 лет, штатные расписания и табели учёта рабочего времени — 5 лет, графики отпусков — 1 год, локальные нормативные акты — 3 года после отмены. Эти сроки установлены приказом Минкультуры РФ № 558-н от 31.07.2019 г.
ЛНА — это документы, регулирующие внутренние отношения в компании: правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, о премировании, о персональных данных, о коммерческой тайне. Они обязательны для всех работодателей и утверждаются руководителем организации.
Кадровые документы делятся на обязательные, локальные и вспомогательные. Обязательные закреплены в Трудовом кодексе, локальные регулируют внутренние процессы, а вспомогательные — это различные заявления, служебные записки и уведомления. В совокупности они формируют систему кадровой документации компании.
Унифицированные формы — это утверждённые государством шаблоны кадровых документов (например, Т-1 — приказ о приёме, Т-2 — личная карточка, Т-3 — штатное расписание). Их структура разработана для единообразного ведения кадрового делопроизводства и применяется во всех организациях.
Да, организация может разрабатывать собственные формы кадровых документов, если в них сохранены обязательные реквизиты и подписи. В ELMA365 КЭДО можно создавать фирменные шаблоны, автоматически заполняемые из карточек сотрудников.
Регламент кадрового документооборота определяет порядок создания, согласования, подписания и хранения кадровых документов. Он устанавливает ответственных лиц, сроки и маршруты прохождения документов — особенно важно при переходе на электронный формат в КЭДО.
Электронное делопроизводство позволяет отказаться от бумажных документов, ускорить процессы и исключить ошибки при заполнении. Системы вроде ELMA365 КЭДО обеспечивают автоматическое формирование, хранение, поиск и подписание кадровых документов с помощью электронной подписи.
Поделиться:
Электронный документооборот (ЭДО) в 2025 году: основные изменения и нововведения, которые следует учитывать в работе. ЭДО в России регулируется различными законами со стороны различных государственных структур.
В этой статье мы подробно разберём, с чего начать внедрение КЭДО, какие этапы пройти, какие документы и действия потребуются, а также как избежать типичных ошибок.
Что такое кадровый электронный документооборот, в чем его преимущества перед бумажным и какие процессы могут быть в нем реализованы — рассказали в этой статье.
