Обязательные кадровые документы: полный перечень и правила ведения в 2025 году

Что такое кадровая документация и зачем она нужна

Кадровая документация — это совокупность документов, которые фиксируют трудовые отношения между работодателем и работниками. Она подтверждает приём на работу, переводы, отпуска, увольнения и другие кадровые события. Именно благодаря этим документам компания может вести точный учёт персонала, начислять заработную плату и выполнять требования Трудового кодекса РФ.

Кадровая документация — это не просто формальности, а инструмент правовой защиты как работодателя, так и сотрудника. Она служит доказательной базой при проверках и спорах, обеспечивает прозрачность взаимодействия и упорядоченность всех процессов, связанных с персоналом.

В состав документации по учёту кадров входят личные карточки работников, трудовые договоры, приказы, графики отпусков, положения, журналы и отчётные формы. Эти документы различаются по видам и степени обязательности, но все они формируют основу кадрового делопроизводства организации.

Виды кадровой документации делятся на основные (обязательные) и дополнительные. К основным относятся документы, предусмотренные законодательством, — трудовые договоры, штатное расписание, табель учёта рабочего времени и т.д. Дополнительные документы разрабатываются организацией самостоятельно для внутреннего регулирования — например, положения, инструкции, локальные акты.

Как устроен документооборот кадрового делопроизводства

Документооборот кадрового делопроизводства — это последовательное движение кадровых документов внутри организации: от их создания и согласования до утверждения, подписания и хранения. Грамотно выстроенный документооборот позволяет избежать задержек при оформлении приказов, переводов и увольнений, снизить риск потери документов и обеспечить прозрачность всех кадровых процессов.

Каждая компания формирует собственный регламент кадрового документооборота, в котором закрепляются порядок работы с документами, ответственные лица, маршруты согласования и сроки исполнения. В этот регламент обычно входят правила регистрации, присвоения номеров, передачи и архивирования кадровых документов, а также порядок использования электронной подписи.

В небольших организациях движение кадровых документов часто осуществляется вручную: кадровик подготавливает документы, согласует их с руководителем и передаёт на подпись. В крупных компаниях такие процессы сложно контролировать без автоматизации, поэтому всё чаще используется система электронного кадрового документооборота (КЭДО).

На примере ELMA365 КЭДО можно рассмотреть, как автоматизируется этот процесс. После того как сотрудник отдела кадров формирует документ, система направляет его на согласование руководителю, затем — на подпись работнику с помощью электронной подписи. После подписания документ автоматически регистрируется и сохраняется в архиве. Такой цифровой поток можно описать цепочкой: сотрудник → КЭДО → кадровик → руководитель → ЭП → архив.

Автоматизированный документооборот делает кадровое делопроизводство прозрачным и управляемым: система сама отслеживает сроки, формирует напоминания, хранит электронные копии и обеспечивает юридическую значимость всех операций. Это снижает нагрузку на кадровую службу и помогает компании соответствовать требованиям трудового законодательства.

Особенности классификации и виды кадровых документов

Классификация кадровой документации может быть различной и зависит от целей делопроизводства. По формальному признаку — степени унификации — всю документацию можно разделить на две большие группы. Первая группа состоит из документов, формы которых утверждены приказами Минтруда, постановлениями Госкомстата или Правительства РФ. Их также называют унифицированными или первичными формами. Список и виды кадровых документов второй группы определяются непосредственно организацией-работодателем.

Для кадровика, использующего систему КЭДО, более удобны в работе документы первой группы. Для них характерна жёсткая структура внесения и представления данных, основанная на заранее определённых шаблонах. В этом состоит отличие от документов «свободной» формы, которые создаются в произвольном виде и требуют ручной проверки. При этом не все обязательные документы входят в альбом унифицированных форм — некоторые из них всё ещё должны дублироваться на бумаге.

Структура кадровой документации  включает в себя не только унифицированные формы, но и локальные нормативные акты, журналы, положения, заявления, приказы и иные внутренние документы. Контролирующие органы при проверке запрашивают именно эту совокупность документов, подтверждающих соблюдение трудового законодательства.

В организациях малого, среднего и крупного бизнеса состав и объём кадровых документов различается. Для микропредприятий действуют упрощённые требования к делопроизводству в соответствии с Федеральным законом № 348-ФЗ от 03.07.2016 г. Однако базовые формы и регламенты ведения кадровых документов обязательны для всех работодателей без исключения.

Сегодня всё больше компаний переходят к электронному формату ведения документов, используя систему ELMA365 КЭДО. Она поддерживает как унифицированные формы, так и внутренние шаблоны компании, обеспечивая единообразие заполнения и быстрый поиск нужных документов.

Перечень обязательных кадровых документов

Независимо от формы собственности и численности персонала, каждая компания обязана вести определённый набор кадровых документов. Для ООО и ИП требования различаются по деталям, но основа одинакова: кадровая служба должна обеспечить ведение всех документов, предусмотренных трудовым законодательством. Эти документы подтверждают приём на работу, перевод, отпуск, увольнение и другие кадровые действия.

Ниже приведён примерный перечень кадровых документов, который в 2025 году считается базовым для любой организации. Именно этот набор формирует основу обязательных документов отдела кадров 2025 и используется при проверках контролирующих органов:

• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• трудовая книжка (в бумажной или электронной форме);
• личная карточка сотрудника (форма Т-2);
• положение о персональных данных и согласия работников на их обработку;
• приказы и заявления сотрудников;
• штатное расписание;
• табель учёта рабочего времени;
• график отпусков;
• положение об охране труда и журналы инструктажей;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение об оплате труда и премировании;
• положение о коммерческой тайне.

Все эти документы составляют основу кадрового делопроизводства и должны храниться в актуальном состоянии — на бумаге или в электронном виде.

Основные документы кадрового учёта

Документы кадрового учёта — это основной блок кадровой документации, который подтверждает наличие и движение сотрудников в компании. К ним относятся трудовые договоры, личные карточки, приказы, штатное расписание и графики отпусков. Эти документы кадрового учёта обязательные для всех работодателей, независимо от формы собственности. Они входят в состав документации по учёту кадров, которую запрашивают при любой проверке инспекции труда.

Пример: при приёме сотрудника оформляется трудовой договор, создаётся личная карточка формы Т-2, издаётся приказ о приёме, а сведения передаются в Пенсионный фонд через форму СЗВ-ТД. Все действия фиксируются в системе учёта, обеспечивая полную прослеживаемость.

В системе ELMA365 КЭДО эти процессы выполняются автоматически: кадровик направляет кандидату приглашение, сотрудник заполняет данные, документы формируются по шаблонам и подписываются электронной подписью. Такой подход исключает ошибки ручного оформления и ускоряет процесс трудоустройства.

Трудовой договор

Начнем обзор с трудового договора. Этот основополагающий документ регулирует трудовые отношения сотрудника и работодателя внутри организации. ТК РФ обязывает работодателя при приёме сотрудника на работу оформить трудовой договор. Сделать это необходимо в течение трех дней с момента трудоустройства данного сотрудника.

С помощью ELMA365 КЭДО процесс приема на работу организован так. Сотрудник отдела кадров организации отправляет новому работнику приглашение на портал КЭДО. Работник лично вносит свои данные и загружает требуемые для трудоустройства документы. Далее по установленным шаблонам система автоматически формирует пакет документов и направляет сотруднику на подпись. Подписываются документы с помощью электронной подписи, которая также формируется в системе. В ELMA365 КЭДО предусмотрена возможность оформлять доп. соглашения к трудовым договорам.

Альтернативой трудовому договору является договор гражданско-правого характера. В этом случае взаимодействие между работодателем и работником регулируется Гражданским кодексом РФ, а не Трудовым. Стоит также учитывать, что такой договор подходит для выполнения работ с конкретным результатом и не является полноценной заменой трудового договора.

Для будущих сотрудников организации и других приглашенных пользователей доступен внешний портал КЭДО. Это изолированная страница внутри системы. Зарегистрированным пользователям портал предоставляет доступ к нескольким сервисам КЭДО. О них речь пойдет далее.

Трудовая книжка работника

Следующим важным документом в кадровом делопроизводстве является трудовая книжка работника. Ведение трудовых книжек является обязанностью работодателя. Это ключевой документ, доказывающий трудовой стаж, карьерный путь, факт награждения сотрудника в компании. Напомним, что с 2022 года, согласно Федеральному закону РФ № 439-ФЗ, работникам, впервые устраивающимся на работу, предоставляют электронные трудовые книжки (ЭТК). За формирование трудовых книжек отвечает Пенсионный Фонд России. Эта работа ведется на основании данных, предоставленных работодателем. Для подачи кадровой службой компании данных в ПФР используется утвержденная форма СЗВ-ТД. Переход на ЭТК не отменяет ведение бумажных трудовых книжек, оформленных до 2022 года. Также вне зависимости от формы (ЭТК или бумажной) работодатель должен вести книгу учёта движения трудовых книжек.Данные о работниках хранятся также в личных карточках сотрудников. Для их ведения предусмотрена форма Т-2.

Сообщить об изменении персональных данных (например, изменился состав семьи, контактный номер телефона или данные о воинском учёте) сотрудник может через портал ELMA365 КЭДО. Согласно законодательству РФ, перед обработкой личной информации сотрудника кадровик должен ознакомить его с положением о персональных данных и получить письменное согласие на их обработку.

Заявления и приказы организации

Следующая большая группа кадровых документов, с которой обязательно столкнется кадровик при ведении делопроизводства, — заявления и приказы организации. Для них в ELMA365 КЭДО разработаны удобные шаблоны. Сотрудник сам заполняет необходимые поля через портал КЭДО, после чего заявления ставятся на учет и отправляются руководителю. После согласования составляется приказ, который подписывается двумя сторонами, регистрируется и ставится на учёт. Помимо общепринятых приказов (о приёме на работу, о переводе, об увольнении, об отпуске и др.) и заявлений (на предоставление материальной помощи, на предоставление отпуска, на пособие и др.) в ELMA365 КЭДО можно добавить свои формы и шаблоны, использующиеся в компании. Поэтому полезным будет проанализировать внутренние документы и решить, какие приказы и заявления полезно вести электронно. Напомним, что по Федеральному закону РФ №377-ФЗ приказ об увольнении работника должен в обязательном порядке иметь бумажный дубликат.

Обязательные документы в сфере охраны труда

При приеме на работу, периодически во время трудовой деятельности, при возникновении внеплановых случаев работодатель в обязательном порядке проводит инструктажи по охране труда. Ознакомление с инструкциями по охране труда сопровождается обязательной отметкой в специальном журнале. Знакомить работников с инструкциями и вести журналы должен инженер по охране труда (если такая должность предусмотрена в компании) или сотрудник отдела кадров. Инструкции могут храниться в электронном виде. А для журнала, согласно уже известному нам Федеральному закону РФ №377-ФЗ, обязателен электронный дубликат.

Для расчёта заработной платы в компании действует штатное расписание. С этой же целью ведется табель учёта рабочего времени. В ELMA365 КЭДО осуществлена двусторонняя интеграция с широко распространенной среди компаний РФ системой 1С:ЗУП.

Документы для отпуска

Трудовая деятельность неизбежно перемежается отпусками. Составлять график отпусков, а также приказы на предоставление или перенос отпуска — также является обязательной деятельностью кадровика. ELMA365 КЭДО поможет спланировать график на год, учитывая выходные и праздничные дни, проверит отпуск на соответствие ТК РФ и оповестит сотрудника за несколько дней до запланированной даты.

С помощью ELMA365 КЭДО можно всем сотрудникам присвоить разного рода категории. С их помощью система определит, чей отпуск нельзя прерывать, а кто из работников имеет внеочередной отгул или дополнительные дни отдыха. Обо всех нюансах ELMA365 КЭДО оповестит сотрудника отдела кадров, учтет все особенности у разных категорий работников при составлении и коррекции графика отпусков.

Установленная форма отсутствует у некоторых обязательных документов. Это положения об оплате труда и премировании в структурных подразделениях, о прохождении сотрудниками аттестации, правила внутреннего распорядка, положение о коммерческой тайне и коллективный договор.

Остальные документы

Выше мы перечислили обязательные документы, которые составляют основу кадрового делопроизводства. Остальные не имеют общепринятой формы. В основном туда относятся бланки заявлений (кроме упомянутых ранее), вспомогательные положения и инструкции. То есть всё то, что дополняет кадровую работу конкретной компании. ELMA365 КЭДО позволяет добавить в систему, обработать такие документы и сопутствующие им бизнес-процессы с использованием Low-code платформы.

Хранение и архив кадровых документов

Ведение и хранение кадровой документации — одна из ключевых обязанностей работодателя. Документы по личному составу подтверждают трудовую деятельность сотрудников, поэтому они подлежат особому контролю и защите. Порядок хранения регулируется Трудовым кодексом РФ, а также нормативными актами — в частности, Приказом Минкультуры России № 558-н от 31.07.2019 г.

Организация обязана обеспечивать сохранность кадровых документов независимо от их носителя — бумажного или электронного. Ответственным лицом назначается сотрудник кадровой службы или архивариус. При использовании систем электронного документооборота, таких как ELMA365 КЭДО, все документы хранятся централизованно в защищённом хранилище, а доступ к ним регулируется правами пользователей.

Типовые и унифицированные формы кадровой документации

Многие кадровые документы оформляются по утверждённым шаблонам. Типовые формы кадрового делопроизводства используются для единообразия сведений и упрощения проверки со стороны контролирующих органов. Их структура определена постановлениями Госкомстата и приказами Минтруда РФ.

Унифицированные формы кадровой документации применяются для таких документов, как приказы, карточки, табели, графики отпусков. Их заполнение строго регламентировано, а использование обязательных реквизитов обеспечивает юридическую силу кадровых документов. При необходимости организация может утвердить собственные формы, сохранив обязательные поля и подписи.

Современные системы КЭДО, например ELMA365, включают встроенные шаблоны кадровых документов и позволяют создавать корпоративные формы с фирменным стилем и автоматическим заполнением данных из профилей сотрудников.

Документы по кадровым вопросам и приказы

Кадровые приказы — это распорядительные документы, издаваемые работодателем по вопросам приёма, перевода, отпуска, увольнения, поощрения и дисциплинарных взысканий. Они относятся к категории документов по кадровым вопросам и являются обязательными для всех организаций.

Основные виды кадровых приказов включают:

• о приёме на работу (форма Т-1);
• о переводе на другую должность (форма Т-5);
• об увольнении (форма Т-8);
• о предоставлении отпуска (форма Т-6);
• о поощрении или дисциплинарном взыскании;
• о назначении ответственных лиц, изменении условий труда и др.

Эти документы формируют юридическую основу трудовых отношений и подтверждают действия работодателя в отношении сотрудников. Приказы подписываются руководителем организации и хранятся в личных делах работников.

ELMA365 КЭДО: удобная система для ведения, хранения и подписания кадровых документов

Система ELMA365 помогает компаниям внедрить КЭДО быстро и без юридических рисков. Платформа объединяет все инструменты для цифровизации кадрового делопроизводства — от подготовки документов до их подписания и хранения в полном соответствии с трудовым законодательством.

С помощью ELMA365 вы сможете:

• автоматизировать кадровые процессы — создать электронные шаблоны приказов, заявлений, договоров и других документов;
• организовать юридически значимый документооборот с использованием электронной подписи (УКЭП, УНЭП);
• обеспечить безопасное хранение кадровых данных и контроль доступа к ним;
• ускорить согласование документов между сотрудниками, руководителями и бухгалтерией;
• снизить бумажные затраты и минимизировать ручной труд кадровых специалистов.

ELMA365 поддерживает все требования законодательства о КЭДО и полностью готова к работе как с офисными, так и с дистанционными сотрудниками. Платформа легко интегрируется с 1С, ERP и другими корпоративными системами, обеспечивая единое цифровое пространство для работы с персоналом.

Внедрение КЭДО с ELMA365 — это простой способ перейти на электронный кадровый документооборот без сложных доработок и долгих согласований. Система поможет сделать кадровые процессы прозрачными, быстрыми и безопасными.

В заключение

Как известно, в кадровом деле нет ничего лишнего. Любой документ, который сегодня не требуется, может оказаться нужным спустя много лет. При чем срочно и в самый неподходящий момент. И здесь отметим, что срок хранения некоторых документов составляет 75 лет. Всё, от трудовых книжек до заявлений на материальную помощь и приказов о поощрении, должно быть поставлено на учёт, систематизировано, надежно сохранено. С помощью систем электронного документооборота, таких как ELMA365 КЭДО, работа сотрудников кадровой службы может быть существенно упрощена. Высокая степень автоматизации, интеграция с различными сторонними продуктами и гибкость в настройке облегчает работу как с формализованными, так и не имеющими постоянной формы документами.

Вопросы и ответы