Обязательные документы кадровика

Особенности классификации

Классификация кадровых документов может быть различной. Например, по формальному признаку — унификации — всю документацию можно разделить на две больших группы. Первая группа состоит из документов, формы которых определены приказами Минтруда, постановлениями Госкомстата или Правительства РФ. Их также называют первичными. Список и вид документов второй группы определяется непосредственно организацией работодателя.

Для кадровика, использующего систему КЭДО, более удобны в работе документы первой группы. Для них характерна жесткая структура внесения и представления данных, основанная на заранее известных шаблонах. В этом состоит отличие от документов «свободной» формы. К сожалению, выделить всю обязательную документацию из общей массы по формальному признаку не удастся. Есть документы, не содержащиеся среди альбомов унифицированных форм, и часть из них должна непременно дублироваться в бумажном варианте.

Классификацию можно дополнить перечнем кадровых документов, которые при проверке любой организации обязательно потребуют контролирующие органы.

Следует отметить, что в данной статье мы будем ориентироваться на организации малого, среднего и крупного бизнеса. Все требования, предъявляемые к кадровому делопроизводству, будут включать в себя требования для микропредприятий, ведущих делопроизводство в сокращенном объеме на основании положений Федерального закона РФ № 348-ФЗ от 03.07.2016 года.

На текущий год всё больше организаций переходят к электронному делопроизводству, выбирая для себя подходящую систему ЭДО. Работу кадровика проиллюстрируем возможностями ELMA365 КЭДО — одной из самых функциональных и гибких систем на рынке.

Перечень обязательных кадровых документов

Исходя из ранее рассмотренных критериев классификации, документы, которые необходимо вести специалисту кадрового делопроизводства организации, выглядят так:

• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• трудовая книжка;
• личная карточка сотрудника;
• положение о персональных данных;
• согласия сотрудников на обработку персональных данных;
• приказы;
• заявления;
• штатное расписание;
• табель учёта рабочего времени;
• график отпусков;
• положение об охране труда и журналы охраны труда;
• правила внутреннего распорядка;
• положение об оплате труда, положение о премировании;
• положение о коммерческой тайне.

Начнем обзор с трудового договора. Этот основополагающий документ регулирует трудовые отношения сотрудника и работодателя внутри организации. ТК РФ обязывает работодателя при приёме сотрудника на работу оформить трудовой договор. Сделать это необходимо в течение трех дней с момента трудоустройства данного сотрудника.

С помощью ELMA365 КЭДО процесс приема на работу организован так. Сотрудник отдела кадров организации отправляет новому работнику приглашение на портал КЭДО. Работник лично вносит свои данные и загружает требуемые для трудоустройства документы. Далее по установленным шаблонам система автоматически формирует пакет документов и направляет сотруднику на подпись. Подписываются документы с помощью электронной подписи, которая также формируется в системе. В ELMA365 КЭДО предусмотрена возможность оформлять доп. соглашения к трудовым договорам.

Альтернативой трудовому договору является договор гражданско-правого характера. В этом случае взаимодействие между работодателем и работником регулируется Гражданским кодексом РФ, а не Трудовым. Стоит также учитывать, что такой договор подходит для выполнения работ с конкретным результатом и не является полноценной заменой трудового договора.

Для будущих сотрудников организации и других приглашенных пользователей доступен внешний портал КЭДО. Это изолированная страница внутри системы. Зарегистрированным пользователям портал предоставляет доступ к нескольким сервисам КЭДО. О них речь пойдет далее.

Следующим важным документом в кадровом делопроизводстве является трудовая книжка работника. Ведение трудовых книжек является обязанностью работодателя. Это ключевой документ, доказывающий трудовой стаж, карьерный путь, факт награждения сотрудника в компании. Напомним, что с 2022 года, согласно Федеральному закону РФ № 439-ФЗ, работникам, впервые устраивающимся на работу, предоставляют электронные трудовые книжки (ЭТК). За формирование трудовых книжек отвечает Пенсионный Фонд России. Эта работа ведется на основании данных, предоставленных работодателем. Для подачи кадровой службой компании данных в ПФР используется утвержденная форма СЗВ-ТД. Переход на ЭТК не отменяет ведение бумажных трудовых книжек, оформленных до 2022 года. Также вне зависимости от формы (ЭТК или бумажной) работодатель должен вести книгу учёта движения трудовых книжек.

Данные о работниках хранятся также в личных карточках сотрудников. Для их ведения предусмотрена форма Т-2. Сообщить об изменении персональных данных (например, изменился состав семьи, контактный номер телефона или данные о воинском учёте) сотрудник может через портал ELMA365 КЭДО. Согласно законодательству РФ, перед обработкой личной информации сотрудника кадровик должен ознакомить его с положением о персональных данных и получить письменное согласие на их обработку.

Следующая большая группа кадровых документов, с которой обязательно столкнется кадровик при ведении делопроизводства, — заявления и приказы организации. Для них в ELMA365 КЭДО разработаны удобные шаблоны. Сотрудник сам заполняет необходимые поля через портал КЭДО, после чего заявления ставятся на учет и отправляются руководителю. После согласования составляется приказ, который подписывается двумя сторонами, регистрируется и ставится на учёт. Помимо общепринятых приказов (о приёме на работу, о переводе, об увольнении, об отпуске и др.) и заявлений (на предоставление материальной помощи, на предоставление отпуска, на пособие и др.) в ELMA365 КЭДО можно добавить свои формы и шаблоны, использующиеся в компании. Поэтому полезным будет проанализировать внутренние документы и решить, какие приказы и заявления полезно вести электронно. Напомним, что по Федеральному закону РФ №377-ФЗ приказ об увольнении работника должен в обязательном порядке иметь бумажный дубликат.

Переходим к обязательным документам в сфере охраны труда. При приеме на работу, периодически во время трудовой деятельности, при возникновении внеплановых случаев работодатель в обязательном порядке проводит инструктажи по охране труда. Ознакомление с инструкциями по охране труда сопровождается обязательной отметкой в специальном журнале. Знакомить работников с инструкциями и вести журналы должен инженер по охране труда (если такая должность предусмотрена в компании) или сотрудник отдела кадров. Инструкции могут храниться в электронном виде. А для журнала, согласно уже известному нам Федеральному закону РФ №377-ФЗ, обязателен электронный дубликат.

Для расчёта заработной платы в компании действует штатное расписание. С этой же целью ведется табель учёта рабочего времени. В ELMA365 КЭДО осуществлена двусторонняя интеграция с широко распространенной среди компаний РФ системой 1С:ЗУП.

Трудовая деятельность неизбежно перемежается отпусками. Составлять график отпусков, а также приказы на предоставление или перенос отпуска — также является обязательной деятельностью кадровика. ELMA365 КЭДО поможет спланировать график на год, учитывая выходные и праздничные дни, проверит отпуск на соответствие ТК РФ и оповестит сотрудника за несколько дней до запланированной даты.

С помощью ELMA365 КЭДО можно всем сотрудникам присвоить разного рода категории. С их помощью система определит, чей отпуск нельзя прерывать, а кто из работников имеет внеочередной отгул или дополнительные дни отдыха. Обо всех нюансах ELMA365 КЭДО оповестит сотрудника отдела кадров, учтет все особенности у разных категорий работников при составлении и коррекции графика отпусков.

Установленная форма отсутствует у некоторых обязательных документов. Это положения об оплате труда и премировании в структурных подразделениях, о прохождении сотрудниками аттестации, правила внутреннего распорядка, положение о коммерческой тайне и коллективный договор.

Остальные документы

Выше мы перечислили обязательные документы, которые составляют основу кадрового делопроизводства. Остальные не имеют общепринятой формы. В основном туда относятся бланки заявлений (кроме упомянутых ранее), вспомогательные положения и инструкции. То есть всё то, что дополняет кадровую работу конкретной компании. ELMA365 КЭДО позволяет добавить в систему, обработать такие документы и сопутствующие им бизнес-процессы с использованием Low-code платформы.

В заключение

Как известно, в кадровом деле нет ничего лишнего. Любой документ, который сегодня не требуется, может оказаться нужным спустя много лет. При чем срочно и в самый неподходящий момент. И здесь отметим, что срок хранения некоторых документов составляет 75 лет. Всё, от трудовых книжек до заявлений на материальную помощь и приказов о поощрении, должно быть поставлено на учёт, систематизировано, надежно сохранено. С помощью систем электронного документооборота, таких как ELMA365 КЭДО, работа сотрудников кадровой службы может быть существенно упрощена. Высокая степень автоматизации, интеграция с различными сторонними продуктами и гибкость в настройке облегчает работу как с формализованными, так и не имеющими постоянной формы документами.