+7 (499) 921-02-87
Значительная экономия бюджета
КЭДО позволяет отказаться от бумажных носителей и, тем самым, снижает затраты работодателя на покупку расходных материалов, логистику и организацию архива.
Кадровый электронный
документооборот
Простое и удобное решение для быстрого обмена документами: договоры, приказы, заявления
Какой результат вы получите
от внедрения кадрового ЭДО?
Снижение трудозатрат
Система существенно сокращает время на поиск, передачу и подписание документов. Подписать трудовой документ можно всего за 1 минуту с любого устройства без бумажной волокиты.
Работа с сотрудниками на удалёнке
Кадровый ЭДО организует оперативное взаимодействие с удалёнными работниками. Для подписания документов не требуется личное присутствие в офисе.
Удобный мониторинг
Решение позволяет контролировать движение трудовых документов и в любой момент посмотреть, на какой стадии они находятся.
Укрепление HR-бренда
Система организовывает удобное взаимодействие между сотрудником и компанией и отделом кадров, а забота о персонале — существенный вклад в повышение лояльности и укрепление HR-бренда.
Исключение операционных ошибок
Автоматизация процессов исключает человеческий фактор и значительно снижает ошибки при формировании и подписании документов.
В 2021 году был подписан закон, разрешающий вести кадровые документы электронно.
22 ноября 2021 года государство на законодательном уровне позволило компаниям вести кадровый документооборот в электронном виде
В 2021 году был подписан закон, разрешающий вести кадровые документы электронно.
Согласно изменениям ТК РФ, внесенными ФЗ-377, любая компания может перейти на кадровое делопроизводство без дублирования документов на бумаге.
Мы подготовили для вас подробный гайд о нюансах законодательства, регламентирующего КЭДО для гладкого перевода ваших кадровых процессов в электронный формат.
Из гайда вы узнаете:
- о преимуществах электронного взаимодействия
- как легитимно организовать КЭДО в организации
- о нюансах законодательства
3 шага для перехода на кадровый ЭДО
Подготовьте локально-нормативный акт
1Установите порядок перехода на кадровый электронный документооборот и закрепите его в ЛНА
Установите решение ELMA КЭДО
2При помощи готовых инструментов внесите в систему пользователей, добавьте шаблоны документов и выпустите УНЭП для работников
Начните пользоваться решением
3Создавайте, подписывайте и храните документы в ELMA КЭДО
Как работает решение ELMA КЭДО
ELMA КЭДО — готовая и простая СЭД для трудовых отношений и перевода кадровых процессов в электронный формат,
которая
упростит коммуникации с работниками и ускорит подписание документов.
Теперь вы сможете подписывать документы без бумаги и без личных встреч с сотрудниками, в том числе: трудовой
и
ученический договоры, заявления и служебные записки, договор о материальной ответственности, приказы по
личному составу и другие. Для легитимного подписания всех видов электронных документов, согласно
ТК РФ, достаточно выпустить для сотрудника УНЭП.
*УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ и установить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания.
Сгенерировать УНЭП можно прямо внутри системы ELMA КЭДО, сотрудник подтвердит заявление на выпуск цифровой
подписи через госуслуги и получит доступ к сертификату подписания по SMS. Такой способ не требует длительной
авторизации, больших финансовых затрат и соответствует закону.
Функционал
В ELMA КЭДО предусмотрено электронное выполнение следующих процессов делопроизводства:
- Трудоустройство работников согласно ТК РФ
- Оформление заявлений и приказов
- Перевод сотрудника в другой отдел/на другую должность
- Запрос справок
- Оформление увольнения сотрудников по ТК РФ
- Настройка шаблонов для автоматического создания документов
- Настройка маршрутов согласования
- Загрузка сотрудников из 1С:ЗУП
- Загрузка штатного расписания из 1С:ЗУП
Благодаря современным инструментам и лёгкой настройке вы можете расширить функциональные возможности системы, добавив в неё необходимые вам документы или дополнительные бизнес-процессы в кадровое решение.
Пример процесса трудоустройства в ELMA КЭДО:
1
Заполнение персональных данных
Отдел кадров направляет приглашение на портал КЭДО новому сотруднику, а он сам введет все персональные данные и загрузит свои документы.
2Подписание соглашения
Система автоматически сформирует соглашение об электронном взаимодействии и направит работнику на подписание.
3Выпуск УНЭП
Система автоматически сформирует заявку на выпуск УНЭП для сотрудника и направит ее в удостоверяющий центр. Сотрудник подтвердит выпуск подписи онлайн на госуслугах.
4Подписание документов
Система сформирует пакет документов для трудоустройства и направит сотруднику на подписание согласно ТК РФ. Он подпишет документы с помощью цифровой подписи, получив к ней доступ по SMS.
5Кадровые сервисы
После регистрации на портале сотруднику будут доступны все необходимые кадровые сервисы. Он в любой момент сможет создать заявление, которое система автоматически отправит на согласование и вернёт на подписание.
Возможности ELMA КЭДО
Быстрая адаптация персонала
Система кадрового электронного документооборота интуитивно понятна и обладает удобным интерфейсом. Сотрудники быстро освоятся и уже в первый день смогут сами запускать кадровые процессы и отправлять документы на подписание.
Легитимность и безопасность
Решение разработано в соответствии с законом, регулирующим кадровый ЭДО, и является полностью легитимным. Облачные электронные подписи признаны юридически значимыми и не требуют дублирования на бумаге.
Существенная экономия времени
В систему можно загрузить шаблоны всех необходимых типов кадровых документов и в дальнейшем не придётся тратить время на их формирование, за вас это сделает система.
Прозрачность процессов
Сотрудник всегда имеет доступ к своим кадровым документам и видит, на каких этапах они находятся. Такой подход позволяет полностью контролировать движение и подписание документов.
Интеграция с учётными системами
В решении предусмотрено взаимодействие с 1С:ЗУП для автоматической передачи информации по штатному расписанию и сотрудникам, чтобы не приходилось заносить эту информацию вручную. Также можно настроить интеграцию с другими учётными системами.
Гибкость настроек
ELMA КЭДО легко подстраивается под особенности организации, позволяет менять процессы прямо во время эксплуатации и настраивать собственные маршруты движения документов.
