logo
+7 (499) 921-02-87

Кадровый электронный
документооборот

Простое и удобное решение для быстрого обмена документами: договоры, приказы, заявления

Главный экран

Какой результат вы получите
от внедрения кадрового ЭДО?

  • Icon

    Значительная экономия бюджета

    КЭДО позволяет отказаться от бумажных носителей и, тем самым, снижает затраты работодателя на покупку расходных материалов, логистику и организацию архива.

  • Icon

    Снижение трудозатрат

    Система существенно сокращает время на поиск, передачу и подписание документов. Подписать трудовой документ можно всего за 1 минуту с любого устройства без бумажной волокиты.

  • Icon

    Работа с сотрудниками на удалёнке

    Кадровый ЭДО организует оперативное взаимодействие с удалёнными работниками. Для подписания документов не требуется личное присутствие в офисе.

  • Icon

    Удобный мониторинг

    Решение позволяет контролировать движение трудовых документов и в любой момент посмотреть, на какой стадии они находятся.

  • Icon

    Укрепление HR-бренда

    Система организовывает удобное взаимодействие между сотрудником и компанией и отделом кадров, а забота о персонале — существенный вклад в повышение лояльности и укрепление HR-бренда.

  • Icon

    Исключение операционных ошибок

    Автоматизация процессов исключает человеческий фактор и значительно снижает ошибки при формировании и подписании документов.

В 2021 году был подписан закон, разрешающий вести кадровые документы электронно.

В 2021 году был подписан закон, разрешающий вести кадровые документы электронно.

Согласно Федеральному закону 377 ФЗ любая компания может перейти на кадровое делопроизводство без дублирования документов на бумаге.

Форма

3 шага для перехода на кадровый ЭДО

  • Подготовьте локально-нормативный акт

    1

    Установите порядок перехода на кадровый электронный документооборот и закрепите его в ЛНА

  • Установите решение ELMA КЭДО

    2

    При помощи готовых инструментов внесите в систему пользователей, добавьте шаблоны документов и выпустите УНЭП для работников

  • Начните пользоваться решением

    3

    Создавайте, подписывайте и храните документы в ELMA КЭДО

Как работает решение ELMA КЭДО

ELMA КЭДО — готовая и простая СЭД для трудовых отношений и перевода кадровых процессов в электронный формат,
которая упростит коммуникации с работниками и ускорит подписание документов.

Теперь вы сможете подписывать документы без бумаги и без личных встреч с сотрудниками, в том числе: трудовой и ученический договоры, заявления и служебные записки, договор о материальной ответственности, приказы по личному составу и другие. Для легитимного подписания всех видов электронных документов, согласно ТК РФ, достаточно выпустить для сотрудника УНЭП. *УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ и установить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания.
Сгенерировать УНЭП можно прямо внутри системы ELMA КЭДО, сотрудник подтвердит заявление на выпуск цифровой подписи через госуслуги и получит доступ к сертификату подписания по SMS. Такой способ не требует длительной авторизации, больших финансовых затрат и соответствует закону.

Функционал

В ELMA КЭДО предусмотрено электронное выполнение следующих процессов делопроизводства:

  • Трудоустройство работников согласно ТК РФ
  • Оформление заявлений и приказов
  • Перевод сотрудника в другой отдел/на другую должность
  • Запрос справок
  • Оформление увольнения сотрудников по ТК РФ
  • Настройка шаблонов для автоматического создания документов
  • Настройка маршрутов согласования
  • Загрузка сотрудников из 1С:ЗУП
  • Загрузка штатного расписания из 1С:ЗУП

Благодаря современным инструментам и лёгкой настройке вы можете расширить функциональные возможности системы, добавив в неё необходимые вам документы или дополнительные бизнес-процессы в кадровое решение.

Пример процесса трудоустройства в ELMA КЭДО:

  • Заполнение персональных данных
    1
    |

    Заполнение персональных данных

    Отдел кадров направляет приглашение на портал КЭДО новому сотруднику, а он сам введет все персональные данные и загрузит свои документы.

    title
  • Подписание соглашения
    2
    |

    Подписание соглашения

    Система автоматически сформирует соглашение об электронном взаимодействии и направит работнику на подписание.

    title
  • Выпуск УНЭП
    3
    |

    Выпуск УНЭП

    Система автоматически сформирует заявку на выпуск УНЭП для сотрудника и направит ее в удостоверяющий центр. Сотрудник подтвердит выпуск подписи онлайн на госуслугах.

    title
  • Подписание документов
    4
    |

    Подписание документов

    Система сформирует пакет документов для трудоустройства и направит сотруднику на подписание согласно ТК РФ. Он подпишет документы с помощью цифровой подписи, получив к ней доступ по SMS.

    title
  • Кадровые сервисы
    5

    Кадровые сервисы

    После регистрации на портале сотруднику будут доступны все необходимые кадровые сервисы. Он в любой момент сможет создать заявление, которое система автоматически отправит на согласование и вернёт на подписание.

    title

Возможности ELMA КЭДО

Быстрая адаптация персонала

Система кадрового электронного документооборота интуитивно понятна и обладает удобным интерфейсом. Сотрудники быстро освоятся и уже в первый день смогут сами запускать кадровые процессы и отправлять документы на подписание.

Легитимность и безопасность

Решение разработано в соответствии с законом, регулирующим кадровый ЭДО, и является полностью легитимным. Облачные электронные подписи признаны юридически значимыми и не требуют дублирования на бумаге.

Существенная экономия времени

В систему можно загрузить шаблоны всех необходимых типов кадровых документов и в дальнейшем не придётся тратить время на их формирование, за вас это сделает система.

Прозрачность процессов

Сотрудник всегда имеет доступ к своим кадровым документам и видит, на каких этапах они находятся. Такой подход позволяет полностью контролировать движение и подписание документов.

Интеграция с учётными системами

В решении предусмотрено взаимодействие с 1С:ЗУП для автоматической передачи информации по штатному расписанию и сотрудникам, чтобы не приходилось заносить эту информацию вручную. Также можно настроить интеграцию с другими учётными системами.

Гибкость настроек

ELMA КЭДО легко подстраивается под особенности организации, позволяет менять процессы прямо во время эксплуатации и настраивать собственные маршруты движения документов.

Форма