Какие кадровые документы обязательны?

В организациях еженедельно оформляется сотни основных кадровых документов — трудовой договор и изменения к нему, приказы на отпуск/командировку/увольнение/прием на работу/перевод/награждение или взыскание. Помимо этого, существуют массовые документы, которые относятся ко всем работникам или определенным подразделениям. Например, инструкции по пожарной безопасности, положения о коммерческой тайне и информационной безопасности, различные распоряжения, регламенты и др. Необходимость долговременного хранения некоторых документов, рост популярности удаленного режима работы — все это в совокупности повлияло перейти на электронный формат, в цифру. Благодаря принятым в ноябре 2021 года поправкам к ТК РФ №377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ» и Федеральному закону №407-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ в части регулирования дистанционной(удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях» официально разрешено работать с кадровыми документами в электронном виде, без дублирования документов на бумаге. При этом по электронным документам могут работать все сотрудники, включая работников на удаленке.

С переходом организации на КЭДО работа с документами будет выглядеть таким образом: кадровая служба оформляет их в электронном виде, сотрудники получают и подписывают документы в системе КЭДО. Приходить лично в отдел кадров теперь нет необходимости, потому что представитель работодателя и сотрудники ставят на документ электронные подписи.

Подробнее о видах электронной подписи можно прочитать в статье «Как учесть ФЗ об ЭДО при внедрении кадрового электронного документооборота».

Так, ведение кадрового документооборота в электронном формате существенно упрощает ряд задач. Во-первых, сотрудник отдела кадров сможет легко настроить поиск по разным критериям и оперативно найти файл, внесенный в компьютерную базу. Во-вторых, КЭДО отвечает за надежное и безопасное хранение данных, что позволит не потерять цифровые копии документов в отличие от бумажных, которые подвергаются этому постоянно. В-третьих, автоматизированный кадровый электронный документооборот способствует экономии финансовых средств по выплате заработных плат сотрудникам отдела кадров, поскольку необходимость в некоторых специалистах становится равна нулю.

Итак, что относится к обязательным кадровым документам для цифровизации? Рассмотрим подробнее.

Большая часть кадровых документов доступна для перевода в электронный вид за исключением некоторых (ТК РФ ч.1 ст. 22.1), их более 200 типов. Согласно ТК РФ по-прежнему требуется дублировать бумажные аналоги для следующих документов (ТК РФ ч.3 ст.22.1):

• акт о несчастном случае на производстве;
• приказ об увольнении;
• инструктаж по охране труда.

Эти документы можно создавать и согласовывать через систему, но после этого все равно необходимо продублировать их на бумажном носителе. Данные правила не распространяются на трудовые книжки: с 1 января 2020 года введен электронный формат трудовых книжек. Их ведение регулирует Федеральный закон №439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» от 16 декабря 2019 года.

Конечно, новые требования к документообороту и обработке персональных данных многократно усилили роль специалиста отдела кадров в работе организаций. Кроме того, ужесточились инспекционные требования к соблюдению норм Трудового кодекса РФ. Запрашивать кадровые документы для проверки могут Государственная трудовая инспекция, Роскомнадзор, Федеральная налоговая служба. К тому же, если выяснится, что отсутствуют какие-то обязательные кадровые документы, то это повлечет за собой штрафы. Кто же должен за это отвечать в организации? В первую очередь работодатель, а только затем должностное лицо, в обязанности которого входит кадровый учет в организации. Кадровые документы должны быть правильно оформлены, этим определяется качество работы с персоналом. Поэтому крайне важно, чтобы в организации были все обязательные документы, предусмотренные Трудовым законодательством РФ.

Важно: единые требования к составу и форматам электронных документов работодатели начнут применять с 1 марта 2023 года (ч.2 ст.2 Федерального закона от 22 ноября 2021 года №377-ФЗ).

В список обязательных кадровых документов входят документы индивидуального характера: трудовые договоры, договор о полной материальной ответственности, приказы о приеме и переводе, приказ на отпуск и командировку, личные карточки сотрудников, журнал учета медицинских обследований (если по закону требуется направлять персонал на медосмотры). Часть документов кадрового делопроизводства, например, правила внутреннего трудового распорядка или положения, регулирующие отдельные аспекты взаимоотношений с персоналом — разрабатываются единожды и применяются из года в год. Изменения в них вносятся только по мере необходимости. Вторая часть документов составляется с определенной регулярностью: график отпусков — ежегодно, табель учета рабочего времени — ежемесячно и т.п.

Также следует учитывать тот факт, что не вся документация по кадровому делопроизводству является обязательной. Некоторые кадровые документы носят рекомендательный характер. Например, сюда относятся:

• коллективный договор;
• положение об аттестации и профессиональной переподготовке сотрудников;
• правила работы с архивом;
• документы индивидуального характера: анкеты, заполненные в процессе трудоустройства, заявления работников, распоряжения о предоставлении материальной помощи и т.д.

Поскольку данные кадровые документы носят рекомендательный характер, то за их отсутствие работодателя не оштрафуют, однако эффективность работы с персоналом может пострадать. Информацию о точных сроках хранения электронных документов можно посмотреть в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Обязательно ли работодателю переходить на КЭДО? Перейти на кадровый ЭДО может любой работодатель, независимо от того, какая форма собственности — ИП или ООО. При этом следует учитывать, что работодатель вправе остаться на бумажном кадровом документообороте, поскольку переход на КЭДО не является обязательным. Однако к 2023 году Правительство РФ планирует ввести стандартизированные формы для всех кадровых документов, которые разрешено вести в электронном виде. В связи с этим обязательность КЭДО — это лишь вопрос времени.

Обязаны ли сотрудники в свою очередь переходить на КЭДО? Согласно ТК РФ работодатель должен уведомить сотрудников о переходе на кадровый ЭДО. Работники имеют два варианта развития событий — дать согласие на перевод документов в электронный формат или отказаться (при этом у сотрудника всегда будет возможность присоединиться к КЭДО позже). Это работает, если даже работник не дал никакой ответ — не согласился и не отказал. Также следует учитывать тот факт: если сотрудник, который изначально выразил согласие на переход к кадровому ЭДО, изъявил обратное желание, то вести документооборот в дальнейшем на бумаге уже не представится возможным. Кроме того, если у работника отсутствует трудовой стаж, то его согласия на переход к КЭДО даже спрашивать не будут. В этом случае он будет переведён на КЭДО автоматически, при условии, что работодатель применяет кадровый электронный документооборот.

Если вкратце, то для перехода на цифру необходимо следующее:

1. электронные подписи для работников;
2. внутренние документы для легализации ЭДО;
3. электронная система, которая соответствует всем требованиям и запросам организации.

Подробнее о о том, с чего начать компаниям, которые планируют перейти на КЭДО читайте в статье «Правильное ведение кадрового делопроизводства». В материале «Обзор популярных сервисов КЭДО» рассмотрены популярные современные системы кадрового электронного документооборота, описаны их характеристики и особенности.

Также для гладкого перевода кадровых процессов в электронный формат мы подготовили для компаний подробный гайд о нюансах законодательства, регламентирующего КЭДО.

Решение ELMA КЭДО

ELMA КЭДО — простое и удобное решение, предназначенное для быстрого обмена документами. В нем предусмотрено выполнение следующих процессов делопроизводства без дублирования в бумажном виде: трудоустройство работников согласно Трудовому кодексу РФ, оформление заявлений и приказов, перевод сотрудника в другой отдел/на другую должность, запрос справок, оформление увольнения сотрудников по ТК РФ, загрузка сотрудников из 1С:ЗУП и штатного расписания из 1С:ЗУП. Какие же кадровые документы движения сотрудников включает ELMA КЭДО? Перечислим их ниже:

• соглашение об электронном взаимодействии;
• заявление на трудоустройство;
• трудовой договор;
• дополнительное соглашение к трудовому договору;
• заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности;
• приказ о приеме/на перевод/на увольнение;
• заявление на перевод/увольнение.

Благодаря современным инструментам и легкой настройке вы можете расширить функциональные возможности системы, добавив в нее необходимые вам документы или дополнительные бизнес-процессы в кадровое решение.

Как работает решение ELMA КЭДО на примере трудоустройства — прочитайте в статье «Переход на электронный кадровый документооборот». Подробно описано, с чего начинается процесс, как новый сотрудник загружает свои документы в систему и подписывает соглашение об электронном взаимодействии, как подтверждает выпуск УНЭП и многое другое.

Попробовать ELMA365 КЭДО

Подведем итоги

Надеемся, что благодаря нашей статье вы смогли разобраться и понять, какие категории документов являются обязательными для кадрового ЭДО, а какие носят рекомендательный характер. Учитывая, что кадровый электронный документооборот — это уже тренд 2022 года, то об автоматизации кадровых процессов стоит задуматься уже сейчас. КЭДО не только сокращает число рутинных операций и снижает нагрузку на сотрудников отдела кадров, но и помогает вести документооборот безопасно.

ELMA365 КЭДО поможет вам автоматизировать кадровый документооборот в организации. Попробуйте бесплатный тестовый период на 14 дней и оцените возможности системы. Переведите кадры на электронный формат взаимодействия и работайте с комфортом!