logo
mobile icon +7 (499) 921-02-87

Правильное ведение кадрового делопроизводства

Каждая организация, в которой есть наёмные сотрудники, должна в обязательном порядке вести кадровое делопроизводство, которое, в свою очередь, строится на обширной законодательной базе. Как вести делопроизводство так, чтобы соблюсти все нормативные акты и выстроить удобные кадровые процессы, как для руководства, так и для персонала? Дадим общую инструкцию в этой статье.

Что такое кадровое делопроизводство?

Кадровое делопроизводство (КДП) — деятельность, направленная на организацию работы с кадровыми документами. Она обеспечивает соблюдение законодательных норм при ведении трудовых отношений и регулирует отношения между работником и работодателем. Основной целью является выстраивание эффективного и качественного взаимодействия с кадровыми документами.

Задачи КДП:

  • Документальное оформление трудовых отношений с сотрудниками предприятия в соответствии с ТК РФ;
  • Формирование штатного расписания;
  • Ведение личных дел и рабочих документов сотрудников;
  • Составление и ведение графика отпусков;
  • Оформление и выдача справок сотрудникам.

Добросовестное выполнение вышеописанных задач упрощает работу с персоналом и существенно сокращает количество трудовых споров. За несоблюдение правил КДП, предусмотренных ТК РФ, предусмотрена административная ответственность, регулируемая п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. За повторное нарушение прописана иная ответственность в ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Кадровое делопроизводство может вестись специально созданным структурным подразделением — отделом кадров, специальными сотрудниками — кадровиками, бухгалтерами, юристами или аутсорсинговыми компаниями.

Как правильно выстроить кадровое делопроизводство

Поставить на рельсы ведение кадрового учёта, особенно если у вас ноль наработок, — довольно непростое дело. Здесь предстоит выполнить колоссальный объём работ, но соблюдая все рекомендации и требования законодательства, у вас обязательно получится с этим справиться. Рассмотрим подробнее, какие шаги нужно пройти, чтобы должным образом организовать кадровое делопроизводство внутри компании.

Как правильно выстроить кадровое делопроизводство

Изучить основы ведения КДП

Во главе списка, конечно, стоит ТК РФ. Он выступает главной нормативной базой и устанавливает основы ведения кадрового учёта. Кроме того, будет полезно изучить различные методички и экспертные статьи на эту тему.

Изучить учредительные документы компании

Владение всей информацией, которую регулируют учредительные документы, является основой для правильного составления дальнейшей документации компании. Это помогает избежать ошибок в процессе оформления трудовых договоров, приказов и прочего.

Создать нормативную базу компании

Здесь необходимо учитывать все требования законодательства, в том числе ТК РФ и Федеральные законы, регулирующие типовые кадровые процессы, такие как: оформление отпусков, выплата заработной платы, приём или увольнение сотрудников и другие.

Определить сотрудников, ответственных за ведение кадрового делопроизводства

Очевидно, что для поддержания кадрового документооборота в тонусе необходимо определить круг лиц (для маленьких предприятий бывает достаточно и одного человека), которые будут ответственны за организацию КДП в компании. Они будут следить за тем, чтобы все процессы выполнялись своевременно и должным образом соответствовали всем установленным законодательным нормам.

Для того чтобы утвердить полномочия выбранных лиц, необходимо оформить приказы об их назначении. Можно разделить обязанности кадровиков в зависимости от конкретного функционала. Например, ответственного за воинский учёт, ответственного за хранение документов, ответственного за охрану труда и т.п.

Составить список обязательных документов

К таковым могут относиться: штатное расписание, график отпусков, личная карточка сотрудника или иного рода первичные документы (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Как правило, данные документы запрашивает инспектор из Государственной инспекции труда РФ при проведении проверок, поэтому не стоит ими пренебрегать. Кстати, вы можете разработать собственные формы бланков для оформления документов в вашей компании, если есть потребность или желание.

Очень важно помнить, что эти документы не должны противоречить друг другу и законодательным нормам. В противном случае могут возникнуть проблемы при разрешении трудовых споров или при проверках уполномоченных органов.

Исключение предоставляется для микропредприятий, они могут не оформлять часть локальных документов. К примеру, им необязательно иметь правила внутреннего распорядка (ст. 309.2 ТК РФ)

Создать локальные нормативные акты (ЛНА)

Существует список ЛНА, обязательных для должного регулирования трудовых отношений. К ним относятся акты, которые:

  • Регулируют внутренний трудовой распорядок (ст. 189 ТК РФ)
  • Устанавливают системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ)
  • Устанавливают инструкции для обработки персональных данных (гл. 14 ТК РФ)
  • Регулируют охрану труда (раздел X ТК РФ)
  • Определяют правила по нормированию труда (ст. 162 ТК РФ)
  • Устанавливают нормы этики и служебного поведения

К таким нормативным актам относятся: положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ), положение о персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ) и другие документы, регулирующие трудовую деятельность на предприятии.

Все сотрудники должны быть ознакомлены с принятыми в компании ЛНА. Каждый новый принимаемый член персонала также должен оформить процедуру ознакомления.

Подготовить шаблон трудового договора

Трудовой договор выступает одним из первостепенных документов организации в сфере регулирования рабочих отношений. Необходимо разработать образец типовой формы, которая в дальнейшем будет использоваться при найме в компанию новых сотрудников. В ТК РФ установлен перечень правил и своего рода инструкции, которые необходимо учитывать при разработке шаблона. Неисполнение этих правил влечёт за собой штрафы, которые считаются самыми дорогими в сфере КДП.

Подготовить шаблон трудового договора

Завести регистрационные журналы

Обязательный пункт для качественной организации КДП, который встретится вам в любой инструкции для кадровика. В журналах нужно фиксировать несчастные случаи на производстве, информацию о проверках, регистрацию инструктажей и другие. Они являются важной частью регулирования трудовых отношений.

Обеспечить надёжное хранение кадровых документов

Законодательство устанавливает жёсткие требования к хранению документов и их конфиденциальности. На работодателя ложится ответственность за создание должных условий для организации надёжного архива. Кроме того, законом установлены различные сроки хранения для разных видов, которые должна соблюдать каждая российская компания. Неисполнение данных правил влечёт за собой юридическую ответственность.

Заранее спланировать работу с ключевыми документами

Подготовьте календарь, в котором будут прописаны важные рубежи для кадрового учёта. Это необходимо для того, чтобы вовремя составлять график отпусков, актуализировать документы и своевременно осуществлять иную кадровую деятельность.

Обязательные кадровые документы

В каждой организации, где имеются наёмные сотрудники, в должном порядке требуется присутствие обязательных документов по учёту кадров (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Обычно во время проверок их запрашивают уполномоченные органы: Государственная инспекция труда РФ, Пенсионный фонд РФ и т.д. Вот перечень таких документов:

  • Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
  • График отпусков (ст. 123 ТК РФ);
  • Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);
  • Журнал о прохождении инструктажей (ст. 212 ТК РФ);
  • Инструкция по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
  • Положение о персональных данных (ст. 88 ТК РФ);
  • Положение об оплате труда (ст. 69 ТК РФ).

Данный перечень не является исчерпывающим. Это фундаментальный минимум, который обязательно должен быть у вас в организации. Если данные документы отсутствуют, компании могут назначить штраф.

Программное обеспечения для автоматизации кадрового делопроизводства

В ноябре 2021 года вышел Федеральный закон № 377-ФЗ, который внёс поправки в ТК РФ и официально разрешил российским компаниям переводить кадровый документооборот в цифровой формат. Это позволяет упростить ведение кадрового делопроизводства и при этом иметь более чёткие инструменты для должного соблюдения законодательных норм.

Программное обеспечения для автоматизации кадрового делопроизводства

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — создание и обмен кадровыми документами в цифровом пространстве без контратипирования на бумаге, легализующийся посредством подписания документов электронной подписью (ч.1 ст.22.1 ТК РФ).

КЭДО реализуется через внедрение в организации специальной информационной системы, в которой настроены все необходимые для работы кадровые процессы. Такая система автоматизирует выполнение типовых задач кадровика, таких как: трудоустройство сотрудников, увольнение, предоставление отпуска/отгула, запрос справок и т.п. Все действия со стороны персонала и руководства выполняются в единой цифровой среде быстро и просто. В отделе кадров на смену бумажному хаосу придёт цифровая гармония.

Чем полезна система КЭДО при ведении кадрового делопроизводства?

В КДП существует много типовых процессов, которые из раза в раз выполняются по одному сценарию, но при этом отнимают много времени, как у сотрудников отдела кадров, так и у остальных задействованных работников. Система помогает решить этот вопрос. Кроме того, она делает эти процессы удобнее и прозрачнее, позволяя должным образом оформить документы в два счёта. А самое приятное — КЭДО не требует контратипировать документы на бумаге. Рассмотрим основные преимущества подробнее:

-Автоматизация операционных задач. Система забирает на себя рутинную работу отдела кадров, за счёт чего ускоряется время выполнения процесса, при этом у кадровика остаётся больше времени на выполнения других задач. Она может даже самостоятельно генерировать документы в рамках установленной формы. -Исключение ошибок. Поскольку типовые процессы выполняет система, снижается риск совершения ошибок человеческого фактора. -Быстрый и удобный поиск документов. Больше не нужно будет прерывать горы бумаг в поисках нужного документа. Поиск можно будет осуществить в два клика по различным параметрам. -Напоминания о задачах. Чтобы не забыть подписать документы в срок или составить график отпусков, можно создать событие в электронном календаре, которое напомнит вам сделать что-либо в должный момент, или можно создать задачу с выставленным сроком окончания. -Контроль движения документов. Можно не задаваться вопросом о том, на какой стадии сейчас находится документ, не нужно звонить исполнителю и спрашивать его, когда он подпишет, а вместо этого достаточно просто посмотреть статус этого документа в системе. -Организация работы с удалёнщиками. Система станет идеальным вариантом для тех, кому необходимо выстроить чёткие коммуникации с удалёнными сотрудниками.

Невооруженным глазом видно, что цифровой подход к ведению кадровых документов и трудовых процессов в целом, имеет значительное преимущество над бумажным вариантом. Задачи выполняются легче, быстрее и чётче, при меньших финансовых затратах, так как происходит экономия на логистике, расходных материалах и самой бумаге.

Чем полезна система КЭДО при ведении кадрового делопроизводства?

Легитимность КЭДО

Как уже упоминалось выше, кадровый ЭДО официально разрешён с ноября 2021 года и регулируется ст. 22.1 — ст. 22.3 ТК РФ. Любая компания может сделать выбор, будет она продолжать вести документы в бумажном виде или же перейдёт на электронный формат взаимодействия.

Электронные документы должны отвечать единым требованиям, точно такие же как и для бумажных. На работодателя возлагается ответственность за соблюдение этих требований при осуществлении кадрового учёта.

Оцифровать можно большинство кадровых документов организации, в том числе: трудовой договор, приказы о предоставлении отпуска, служебные записки и другие документы. Они все будут юридически значимы, при условии, что подписаны электронными подписями, которые необходимо будет оформить для всех пользователей на этапе внедрения системы. Это правило не распространяется только на акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и инструктаж по охране труда. Эти документы по-прежнему требуется оформлять или контратипировать на бумаге (ст. 22.2 и ст. 22.3 ТК РФ).

Как подключить КЭДО

Перевести кадры в цифру — ответственная задача. Важно найти систему, полностью соответствующую требованиям законодательства, и перенести туда без потери всю кадровую документацию. Если пошагово следовать готовым правилам, то у вас всё получится легко и без лишних хлопот.

Итак, рассмотрим обязательные шаги для перевода кадровых документов в цифру:

  1. Подготовить перечень документов, подлежащих цифровизации;
  2. Оформить приказ о переходе на систему КЭДО и разработать регламент работы с ней;
  3. Уведомить сотрудников о переводе документов в электронный формат и получить от них согласия;
  4. Выбрать систему для цифровизации КДП и утвердить проект внедрения;
  5. Оформить выпуск электронных подписей для сотрудников;
  6. Начать пользоваться системой.

Конечно, вам понадобится некоторое время, чтобы освоиться в системе и свободно её эксплуатировать. Но когда вы пройдёте адаптационный период, вы будете получать удовольствие от быстрой и удобной работы с кадрами.

Как подключить КЭДО

Можно не преобразовывать в КЭДО все документы сразу, а начать с определённых типов. Когда вы научитесь работать с системой и будете чувствовать себя уверенно, можно будет перевести оставшиеся документы в цифру и оформлять все взаимоотношения с сотрудниками в едином информационном пространстве. Или же можно вовсе осуществить частичный переход на КЭДО, если есть такое желание или просто нет возможности для полноценной автоматизации

Также отметим, что система предоставляет возможность оформить электронное взаимодействие не только с действующими сотрудниками компании, но и с кандидатами.

Подведём итоги

Правильное ведение кадрового делопроизводства гарантирует руководителю компании слаженное взаимодействие с персоналом, снижение количества трудовых споров и удачно пройденные проверки со стороны Государственной инспекции труда РФ. Для этого необходимо чётко разграничить полномочия между ответственными сотрудниками отдела кадров и добросовестно подойти к организации делопроизводства в компании.

Надёжным помощником для ведения кадрового учёта в организации становится электронная система КЭДО. Она позволяет быстро и безошибочно выполнять задачи по регулированию трудовых отношений, беспрекословно соблюдает законодательные нормы и разгружает сотрудников отдела кадров. Руководитель компании может быть спокоен, что у него нет трудностей в направлении КДП.

Благодарим, что вы дочитали статью до конца и надеемся, что мы помогли вам понять, что необходимо учитывать для правильного ведения кадрового делопроизводства. Предлагаем также попробовать систему ELMA365 КЭДО для автоматизации кадрового документооборота в компании. Для вашего удобства мы предоставляем бесплатный тестовый период на 14 дней, чтобы вы без лишних затрат могли оценить возможности системы. Переведи кадры на электронный формат взаимодействия и работайте с комфортом.

27 июля