Обзор популярных сервисов КЭДО

Что учесть при переходе на КЭДО

В 2021 году в силу вступил 377-ФЗ, который добавил в Трудовой кодекс новые статьи. Среди них: 22.1., 22.2., 22.3. — все они затрагивают введение электронного документооборота во взаимодействие работника и работодателя. Положение о работе с документами позволило создавать, обмениваться и хранить документы сразу в цифровом формате, без создания бумажной копии. При этом по электронным документам могут работать все сотрудники, включая удаленщиков.

Переход к полностью цифровому ЭДО возможен для всех: ИП, юридических лиц, персонала. И прежде чем мы перейдем к обзору решений, давайте узнаем, в чем преимущества КЭДО перед бумажным документооборотом:

1. КЭДО экономит время специалистов при работе с отделом кадров. Это особенно актуально, когда люди трудятся в дистанционном режиме или в случае, когда организация имеет территориально распределенные офисы.
2. Наличие кадровых документов в электронном формате позволяет соблюсти требования законодательства и избежать штрафов.
3. Происходит экономия времени на подпись документов менеджерами организаций, а это в свою очередь — сокращение затрат.
4. КЭДО — привлекательный инструмент для молодых сотрудников и соискателей. Он положительно влияет на формирование позитивного и устойчивого HR-бренда. И может сыграть решающую роль при выборе компании.
5. В компании с КЭДО ниже риски потери кадровых документов и операционные расходы. Проще логистика, меньше затрат на печатные средства и ведение документации.

При переходе на КЭДО необходимо изучить и выбрать документы, которые нужны организации в электронном виде в первую очередь, и получить согласие сотрудников на взаимодействие в цифровом формате. А затем выбрать решение и внедрить его. Отечественные программы, автоматизирующие рекрутинговое и HR-направление стремительно развиваются. Но при покупке важно учесть, соответствует ли разработка законодательству, есть ли в нем интересные возможности по автоматизации и насколько затратное сервисное обслуживание.

Подготовка к выбору решения

Прежде чем перейти к выбору системы — советуем составить требования по обеспечению кадрового электронного документооборота.Даже если у компании не перегруженный ИТ-ландшафт, специалистам следует посмотреть процессы и выявить «узкие места». Хорошо, если команда задастся вопросами:

1. Какие каналы связи сейчас есть? Как они работают? Достаточны ли они для КЭДО?
2. Какие доработки существующих сервисов могут понадобиться перед внедрением нового инструмента?
3. Какие расходы будут ждать впереди — когда штат сотрудников будет расти и понадобятся новые лицензии и электронные подписи?

Эти вопросы помогут четче спланировать сроки и стоимость подготовки текущей инфраструктуры. И кроме того, сформировать требования к платформе и понять, какие модули или функционал необходимы компании в первую очередь. Оценить плюсы и минусы систем.

Для небольших организаций и индивидуальных предпринимателей сейчас существует полностью бесплатное решение КЭДО на базе «Работа в России». Крупному бизнесу, который хочет перевести документооборот в электронный вид, подойдут более комплексные корпоративные сервисы.

Пять ведущих систем КЭДО

Мы рассмотрим наиболее развитые и функциональные решения, которые помогут организациям стать быстрее, сэкономить трудовые и денежные ресурсы, повысить надежность и безопасность при работе с документами.

ELMA365 КЭДО

Разработка для кадрового электронного документооборота от компании ELMA появилась не так давно — в первом полугодии 2022 года. В основе этой системы — Low-code платформа ELMA365. По сути это конструктор с законченными модулями (корпоративный портал и интерфейс отдела кадров), который позволяет обмениваться документами и подписывать бумаги с помощью УНЭП. Использование Low-code инструментов — главная особенность и преимущество ELMA365, так как они позволяют адаптировать систему и маршруты документов под особенности бизнеса и изменения законодательства без привлечения программистов. Для поддержки потребуются только аналитики. При этом при внесении правок и доработок в автоматизацию останавливать работу не требуется.

ELMA КЭДО помогает:

• дистанционно работать с сотрудниками без перебоев;
• оперативно подписывать все трудовые бумаги онлайн;
• экономить на расходниках и логистике кадровых документов;
• легко проводить интеграции с учетными системами;
• исключать из работы ошибки человеческого фактора;
• оптимизировать маршруты движения кадровых документов и сокращать время операций;
• изменять и запускать процессы без разработчиков.

Что входит в систему КЭДО от ELMA? Прежде всего портал. Через него происходит прием и увольнение сотрудников, а также работа с бумагами: приказами, заявлениями и другими документами. Кроме портала важной составляющей системы является цифровой отдел кадров. Он значительно снижает нагрузку менеджеров при работе с бумагами: они быстро могут найти информацию о работниках и историю изменений документов. КЭДО ELMA предусматривает интеграции (с 1С: ЗУП), чтобы загружать штатное расписание и выпускать УНЭП (электронную подпись). В дальнейшем ELMA планирует увеличивать число новых интеграций с другими системами.

Систему можно приобрести в трех версиях: облачная (SaaS), свой сервер (On-Premises) и Enterprise. Вы получите полный пакет функций, который объединяет все программные элементы и конфигурации для перехода к электронному документообороту.

Попробуйте ELMA КЭДО и узнайте больше о возможностях системы.

LanDocs КЭДО

Платформа от компании LanDocs существует на рынке более 21 года и подходит организациям разного масштаба: от 10 человек до 10 тысяч сотрудников. Она дает возможность создавать, хранить и согласовывать любые значимые бумаги в электронном виде. Специальная разработка позволяет взаимодействовать с платформой на любой операционной системе (в том числе отечественной), а также через любые мобильные устройства — смартфоны и планшеты.

Преимущества решения:

• помогает не просто подписывать документы, а автоматизировать процессы кадровой службы;
• не нуждается в сложной и длительной поддержке;
• позволяет сотрудникам ознакамливаться и запрашивать документы в одном окне — личном кабинете;
• имеет несколько видов электронной подписи;
• позволяет отслеживать эффективность команд и специалистов персонально с помощью использования досок канбан и специальных виджетов.

Система LanDocs работает в соответствии с федеральными законами и позволяет вести учет и оборот юридически важных трудовых документов согласно требованиям к длительному хранению. Интегрируется с другими кадровыми информационными системами. Разработчик предоставляет возможность бесплатно протестировать решение в течение трех месяцев при локальном внедрении с подключением 30 (и более) пользователей.

«Сберкорус» КЭДО

Решение от «Сбера» в сфере автоматизации HR-процессов и работы с персоналом позволяет упростить работу с трудовыми документами: договорами, журналами, приказами, служебными записками и табелями. Пользователи авторизуются в системе по SberID, заходят в личный кабинет, а далее — читают инструкции, могут управлять бумагами и подписывать их с помощью УНЭП. Плюс к этому, для установки не требуется специальное дополнительное программное обеспечение, так как решение доступно по SaaS.

Особенности системы:

• решение интегрировано с «1С:ЗУП» и подключается к другим информационным системам через API;
• позволяет перевести в электронный формат наиболее часто используемые кадровые документы: например, заявления на отпуск или отгул;
• позволяет вести учет документов не только штатных сотрудников, но и специалистов, сотрудничающих с компанией по ГПХ или на аутсорсе;
• исключает ручную работу за счет автоматизации процессов;
• помогает избежать потерь или порчи документов;
• упрощает работу с архивами и обработкой данных.

Сервис КЭДО снижает количество ошибок в документах и нагрузку на специалистов кадрового департамента. После внедрения становится центром, единым окном, по работе с бумагами. Особенно подойдет организациям, чьи сотрудники работают удаленно. Эксперты компании-разработчика могут показать работу системы вживую на встрече и продемонстрировать весь реализованный функционал и инструкции.

Directum КЭДО

Разработка компании Directum помогает управлять кадровыми документами и процессами. Например, по подбору персонала, контролю испытательного срока, приему и увольнению сотрудников, переводу из подразделения в подразделение, командировкам, отпускам. Решение позволяет вести электронный справочник сотрудников с фотографиями, контактами и другой информацией. Поэтому будет упрощать работу кадровым департаментам, службе безопасности и топ-менеджменту.

Directum КЭДО позволяет:

• выстроить единое пространство для управления сотрудниками;
• интегрировать HRM-решения работодателя;
• подключаться к системе через мобильные приложения;
• формировать маршруты трудовых документов по принципу конструктора.

Система разработана с учетом трудового законодательства и положений (63-ФЗ, 377-ФЗ, 407-ФЗ) и подходит для сложных цифровизаций: юридически значимого документооборота, онлайн-приема сотрудников, оформления командировок и отчетов, заявок, длительного хранения бумаг. Решение Directum создано для российских компаний и поддерживается на отечественных ОС. По заявке можно получить демодоступ к решению, инструкции и протестировать внутри компании.

HRlink

Сервис компании HRlink помогает работодателям перейти на электронный документооборот и создавать, подписывать и вести бумаги полностью в электронном виде. Разработка призвана автоматизировать ежедневные операции делопроизводства и экономить ресурсы бизнеса на доставке трудовых бумаг.

Преимущества сервиса:

• включает модуль работы с расчетными листками (начислениями и удержаниями), который вносит автоматизацию в процесс выплаты заработной платы;
• сервисы доступны всем сотрудникам со смартфона;
• отправляет уведомления в виде СМС, пушей на почту и в мессенджеры;
• использует цифровые подписи и записи Госуслуг ЕСИА;
• интегрирована с удостоверяющими центрами и соответствует нормативным положениям;
• имеет готовый модуль по приему специалистов на работу и инструкции по эксплуатации.

HRlink снижает количество рутинных ручных операций и затраты на ведение документооборота. Платформа КЭДО входит в Единый реестр отечественного ПО Минкомсвязи России и не управляется из других стран. Поддержка также оказывается на территории РФ. Поэтому сервис помогает российским компаниям быстро перевести процессы на электронный документооборот и работать со всеми типами бумаг, включая договоры (материальная ответственность, трудовой и ученический договоры), заявлениями. Всего 200 типов документов. Благодаря тому, что это полностью российская разработка, с сервисом имеют возможность работать госкорпорации и госслужбы.

Что поможет снизить стоимость внедрения КЭДО

При переходе на КЭДО работодателям необходимо учесть дополнительные расходы и запланировать их в бюджете. Это будут затраты на:

• создание и эксплуатацию информационной системы;
• создание, использование и хранению электронных файлов;
• получение сотрудником электронной подписи (если она отсутствует);
• использование электронной подписи.

Основные расходы на проект по внедрению электронного документооборота можно разделить на две части: покупка самой информационной системы и создание электронных подписей сотрудников.

Стоимость системы ЭДО составляет приблизительно от двух до 10 млн рублей. Дешевле работодателю обойдутся готовые решения «из коробки», которые можно адаптировать под процессы. Хорошо, если это будут системы, автоматизирующие не только работу кадровой службы, но затрагивающие и другие департаменты. Так цифровизация бизнеса будет более глубокой и эффективной. Но здесь важен положительный настрой на переход к новому формату работы и поддержка руководителей всех подразделений, разработка учебных инструкций.

Самый безопасный вид подписи — это УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись). Одна такая подпись стоит в среднем 3–5 тыс. рублей. Если штат компании большой, то закупка подписей станет весомой статьей расходов для работодателя. Поэтому можно ограничить круг лиц, использующих УКЭП. Например, выбрать ряд представителей компании, которые будут подписывать документы. А для рядовых документов использовать упрощенный вид подписи (усиленную неквалифицированную подпись).

Но несмотря на эти минусы, затраты, КЭДО работодатель сэкономит гораздо больше ресурсов. Он освободит офисное пространство от документов; сократит трудозатраты на обработку бумаг; повысит компьютерную грамотность персонала; получит более высокую прозрачность процессов (чем при традиционном документообороте); плюс к тому, защитит себя от хищений и фальсификации документов; упростит трудности работы с удаленными сотрудниками, что особенно стало важным сейчас — когда многие специалисты перешли либо на полностью дистанционную работу, либо на гибридные форматы; наконец, упростит процессы найма и увольнения и другие кадровые процедуры.

Заключение

По отзывам работодателей, которые уже внедрили ту или иную систему КЭДО, расходы на делопроизводство сокращаются в несколько раз, автоматизированные процессы работают четче и быстрее. Все перечисленные системы разработаны с учетом российского законодательства, что служит поддержкой компаниям. Выбор конкретного решения зависит от специфики бизнеса, но все больше разработчиков идут по пути увеличения возможностей функционала и гибкости настройки систем.

Несмотря на то, что переход от бумажного делопроизводства к электронному требует временных и экономических затрат от работодателя, КЭДО — это инвестиция в будущее. Он сокращает число рутинных операций, снижает нагрузку на специалистов кадровых подразделений, помогает вести документооборот безопасно. При переходе к работе в системе важно донести ее преимущества до сотрудников, сделать инструкции и провести обучение. Аккуратная и постепенная адаптация к цифровым процессам вскоре после начала принесет эффект и окупит вложения.

Стоит напоследок отметить: система КЭДО должна быть надежной и постоянно тестироваться на безопасность. Прежде чем сделать выбор, пообщайтесь с разработчиками: важно, чтобы они имели экспертизу в долгосрочном обращении с юридически значимыми трудовыми документами. Платформа КЭДО — покупка на десятилетия, поэтому сделать выбор непросто. Взвесьте все плюсы и минусы. Желаем успешной реализации проектов по внедрению цифровых решений и процветания вашей компании.