Что входит в состав
продукта ELMA365 КЭДО

• Трудоустройство

  Отдел кадров отправляет приглашение на портал КЭДО новому сотруднику, а он сам вводит все персональные данные и загружает свои документы. Система автоматически сформирует соглашение об электронном взаимодействии по шаблону и направит сотруднику на подписание, после чего автоматически сформирует заявку на выпуск УНЭП и направит ее в удостоверяющий центр. Сотрудник подтвердит выпуск подписи онлайн на госуслугах. Система сформирует пакет документов для трудоустройства и направит сотруднику. Он подпишет документы с помощью цифровой подписи, получив к ней доступ по SMS. После регистрации на портале сотруднику будут доступны все необходимые кадровые сервисы.

  

• Перевод и увольнение

  Если принято решение перевести сотрудника в другой отдел, то отдел кадров или сам сотрудник могут инициировать заявление на перевод. Система сгенерирует заявление по шаблону, согласует с руководителем и отделом кадров, после чего отправит сотруднику на подписание. Сотрудник подпишет заявление УНЭП, а отдел кадров подготовит приказ и отправит сотруднику на подписание.
  
  Оформляйте увольнение сотрудника. Здесь процесс происходит аналогично переводу. Сотрудник, его руководитель или отдел кадров инициируют процесс увольнения, указывая причину и дату ухода. Система формирует заявление по шаблону и направляет его на согласование. После того, как заявление согласовано сотрудник подписывает его УНЭП. Приказ формируется автоматически по шаблону и отправляется в отдел кадров. Там приказ распечатывают, а сотрудник получает уведомление о необходимости подойти в отдел кадров для подписания бумажной версии документа.

  

• Заявления и приказы

  Оформляйте в электронном формате следующие виды документов:

  • — Заявление и приказ на отпуск;
  • — Заявление и приказ на неоплачиваемый отпуск;
  • — Заявление и приказ на мат.помощь
  • — Служебная записка и приказ на командировку;
  • — Заявление на пособие.

  
  Сотрудник создает заявление в системе заполняя уникальные поля документа, оно отправляется на согласование руководителю и отделу кадров, после чего возвращается сотруднику на подписание. Следующим шагом сотрудник отдела кадров готовит приказ, который подписывается с двух сторон.
  
  Запрашивайте справки. Можно добавить виды справок и срок их предоставления, а сотрудник сам сможет выбрать, какая справка ему нужна. Запрос справки будет автоматически отправлен в ответственное подразделение, а после ее подготовки, система передаст справку сотруднику.
  
  Можно добавить виды материальной помощи принятые в вашей организации, а также указать перечень необходимых документов и согласующих, если они требуются. Сотрудник при формировании заявления увидит доступные виды и требуемые документы, заполнит по форме; а система сделает все остальное — сформирует заявление по шаблону, направит на согласование и подписание. Сотруднику и отделу кадров потребуется только подписать документы в системе.

  

• Шаблоны документов

  Чтобы не тратить время сотрудника отдела кадров на подготовку документов и они формировались системой автоматически — загрузите их шаблоны в систему. Все кадровые документы, с которыми сталкивается сотрудник на всем пути жизни в компании — от трудового договора до приказа на увольнение.
  
  Шаблон документа — это файл в формате docx или xlsx, содержащий определенный набор переменных. Значения переменных автоматически заполняются из данных, используемых в системе. Вы можете загружать шаблоны документов, например, заявлений, и соглашений и использовать их в кадровых бизнес-процессах.

  

• Электронная подпись

  Для подписания кадровых документов в электронном формате используется электронная подпись. Согласно действующему законодательству для разных видов документов могут использоваться разные виды подписей. Например, при подписании трудового договора работодатель обязан использовать УКЭП, а сотрудник может использовать УКЭП или УНЭП. Чтобы обеспечить возможность подписания всех доступных документов в электронном формате мы предусмотрели выпуск УНЭП для сотрудников.
  
  Сгенерировать УНЭП можно прямо внутри системы ELMA365 КЭДО, сотрудник подтвердит заявление на выпуск цифровой подписи через госуслуги и получит доступ к сертификату подписания по SMS. Такой способ не требует длительной авторизации и больших финансовых затрат, при этом он полностью легитимен.

  

• Интеграция с учетной системой

  Чтобы не заносить вручную информацию по штатному расписанию и сотрудникам в систему КЭДО, в решение встроена интеграция с 1С:ЗУП. Для загрузки штатного расписания из 1С загружаем информацию по организации и должностям в ней, таким образом можно трудоустроить сотрудников на должность из штатного расписания.
  
  При необходимости, можно интегрировать КЭДО и с другой учетной системой для автоматического двустороннего взаимодействия систем.

  

• Изменение персональных данных

  При изменении персональных данных сотруднику необходимо сообщить об этом работодателю и предоставить подтверждающие документы. Изменились паспортные данные, женились или вышли замуж, изменился состав семьи, переехали, поменяли номер телефона и т.д. – работодатель должен знать актуальную информацию о сотруднике.
  
  Актуальные персональные данные важны также в воинском учете. Используете удобные интерфейсы, чтобы быстро сообщить нужную информацию

  

• Присвоение категории

  Различные категории сотрудников обладаю разным набором льгот и прав: кто-то имеет дополнительные дни отпуска, кого-то нельзя отзывать из отпуска, а кто-то может в него пойти в любое удобное для него время. Отдельные категории сотрудников нельзя привлекать к сверхурочным работам, а кого-то обязательно уведомлять о праве отказаться от предлагаемой работы. Также внутри организации могут быть свои правила и льготы для разных жизненных ситуаций.

  Система контролирует исполнение ТК РФ в части взаимоотношений с сотрудниками обладающими льготами, подсказывает и отображает имеющиеся права.

  При необходимости, можно интегрировать КЭДО и с другой учетной системой для автоматического двустороннего взаимодействия систем.