Весеннее обновление ELMA365 КЭДО: отпуск оформляется за минуты, документы подписываются в срок
В новом квартальном релизе ELMA365 КЭДО мы сосредоточились на самом важном — сделать работу с кадровыми документами еще быстрее и эффективнее.
- КЭДО
Электронный документооборот (ЭДО) в России регулируется различными законами со стороны нескольких государственных структур. Единого документа, в котором были бы подробно описаны все нормы и правила цифрового делопроизводства нет. При внедрении системы придется обратиться к налоговому законодательству и приказам, изданным ФНС, постановлениям Правительства, федеральным законам, письмам Минфина, а также приказам, изданным Минцифрами.
Такое обилие нормативных актов кажется пугающим, однако не стоит бояться перехода на систему ЭДО. Провайдеры в случае обновлений публикуют статьи на своих сайтах, а компании-операторы заботливо оповещают своих клиентов об изменениях в правовой сфере.
Электронный документооборот значительно улучшит рабочие процессы в компании, ускорит работу с документами и принесет ряд других преимуществ:
Снижение числа ошибок в документах. Бывает, что уставший или невнимательный сотрудник допускает опечатки, неверно указывает дату или адрес. Создание документов из настроенных шаблонов значительно облегчает работу и, как показывает практика, после перехода на ЭДО качество документации улучшается.
Упрощенное взаимодействие с государственными и контролирующими органами. Электронная подпись приравнивает документы к их бумажным оригиналам, поэтому цифровая документация принимается в налоговой, суде и в других ведомствах.
Снижение затрат на услуги курьерских служб. Когда документы переведены в электронный вид, отправлять их бумажные копии никуда не требуется. Вся работа ведется только через систему ЭДО.
Экономия площадей, необходимых для осуществления хранения документов. Когда бумажной документации становится меньше, компания может отказаться от больших шкафов, или кабинетов, выделенных под архив.
Более экологичная работа. Экономия бумаги является залогом сохранения природных ресурсов.
Безопасная и конфиденциальная работа с данными. Документ, направленный через систему ЭДО будет доставлен непосредственному адресату. Потеря или кража при электронном обмене документацией исключены.
Экономия рабочего времени сотрудников. Некоторые работники вынуждены тратить треть рабочего времени на утверждение и подписание различных документов. ЭДО позволяет использовать рабочие часы с пользой. Вместо печати, сканирования, скрепления бумаги сотрудники смогут выполнять более сложные задачи.
Основные законы, на которые опирается ЭДО
Когда речь заходит об ЭДО, первый закон, о котором вспоминают делопроизводители 63-ФЗ «Об электронной подписи». И он действительно является одним из самых значимых, так как разъясняет вопросы, которые связаны с использованием электронной подписи (ЭП). Благодаря ЭП становятся возможным законный обмен документами — соглашениями, актами, а также договорами с любыми контрагентами, в том числе с государственными ведомствами. Без такой подписи электронная версия будет лишь копией и юридической силы иметь не будет.
К числу важных законодательных актов можно также можно отнести следующие:
- статья 93 Налогового кодекса регулирует удаленный обмен документами с налоговой;
- статья 160 и статья 434 Гражданского кодекса описывает обмен электронными документами;
- статья 169 Налогового кодекса устанавливает порядок создания электронного счета-фактуры;
- статья 9 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» регулирует правила работы с первичными учетными документами;
- Статья 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» разъясняет, что такое электронный документооборот, а также дает определения другим обозначениям, используемым при работе с ЭДО;
- Приказ Министерства финансов, изданный 5 февраля 2021 года (№14Н) устанавливает порядок работы с электронными счетами-фактурами.
Последние изменения в законодательстве
Так как ЭДО в России динамично развивается, законодательная база цифрового документооборота регулярно дополняется новыми постановлениями или поправками. Самые последние изменения коснулись электронной подписи, форматов некоторых документов, требований к операторам системы, оформлению трудовых отношений с работодателем.
В статье об электронном документообороте собрана информация об основных нововведениях в сфере за 2021-2023 годы.
1. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) и машиночитаемые доверенности (МЧД)
В 2022 году произошел ряд изменений, касающихся получения и применения ЭЦП. Положения изложены в Федеральном законе №63 ФЗ. С 31 августа 2023 года удостоверяющие центры, работающие на коммерческой основе должны прекратить свою работу, поэтому для получения сертификата квалифицированной электронной подписи руководителям потребуется посетить удостоверяющий центр ФНС.
С 1 сентября 2023 года, чтобы использовать ЭЦП при подписании документов организации, сотруднику потребуется машиночитаемая доверенность, подтверждающая его полномочия представлять интересы компании.
2. Обновленные требования к документам
Закон об электронном документообороте коснулся формализации деловых бумаг. В 2022 году был унифицирован 21 тип документов. В 2023 планируется утверждение еще 7 типов и обновление 2 ранее утвержденных форматов.
Список основных формализованных документов в электронном документообороте:
- Счет-фактура. Документ, используемый для подтверждения суммы НДС, которую продавец выставляет покупателю. Цифровой формат документа установлен приказом ФНС от 19.12.2018 № MMB-7-15/820@.
- Универсальный передаточный документ (УПД) и исправленный УПД. Содержат в себе все обязательные реквизиты, как для счетов-фактур, так и для всех первичных документов. Формат для ЭДО определен приказом ФНС от 19.12.2018 № MMB-7-15/820@.
- Корректировочный счет-фактура, исправленный счет-фактура и исправление корректировки счета-фактуры. Если у товара меняется цена, количество или стоимость услуг, это будет зафиксировано в корректировочном счете-фактуре. Формат документов был утвержден в приказе ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
- Универсальный корректировочный документ (УКД) и исправленный УКД. Содержит корректировочную счет-фактуру и документ, который подтверждает факт изменения цены товаров или стоимости услуг. Был утвержден 12.10.2020 приказом ФНС № ЕД-7-26/736@.
- Акт приема-передачи работ или услуг. Относится к первичной документации. С помощью акта подтверждается факт выполненных работ или предоставления услуг. Законодательство утвердило обязательные реквизиты для документа в п. 2 ст. 9 Федерального Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
- Товарная накладная. С ее помощью фиксируется факт продажи между организациями товарно-материальных ценностей. Формат цифрового документа утвержден приказами ФНС от 19.12.2018 №ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.
- Электронная транспортная накладная. Документ фиксирует факт перевозки груза. С 11 января 2022 года вступил в силу приказ ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@, в котором был утвержден формат документа.
- Электронный договор. Начиная с 24 марта 2022 года договор должен быть оформлен в соответствии с форматом PDF-А/3.
- Все кадровые документы (за исключением актов о несчастном случае, журналов инструктажей по охране труда и приказов об увольнении). Формат цифровой документации для работодателей утвержден Приказом Минтруда от 20.09.2022 №578н и начал действовать с 1 марта 2023 года.
3. Обновленные требования к оператором электронного документоборота.
С начала 2023 года операторы электронного документооборота обязаны подавать документацию в налоговою с реквизитами прослеживаемости, то есть указывая регистрационный номер партии товара (РНПТ). Это касается универсальных передаточных документов, корректировок универсальных передаточных документов, деклараций по НДС, счетов-фактур и отчета об операциях с товарами, входящих в группу прослеживаемых.
К сожалению, некоторые операторы не справились с переходом на новые требования, и в начале 2023 года из реестра ФНС были исключены 2 компании, предоставляющие услуги по обмену ЭД.
.4 Стандартизация терминологии
С 1 января 2023 года начал действовать новый национальный стандарт криптографической защиты информации — ПНСТ 799-2022. В нем утверждена вся необходимая терминология об электронном документообороте. В списке из 199 слов есть такие аббревиатуры, как ЭЦП, КЭП, УЭП, описываются понятия ключ проверки, сертификат ключа проверки и многие другие.
5. Обязательная цифровизация маркированных товаров
Все нормы, касающиеся электронного документооборота для маркированных товаров, изложены в постановлениях Правительства № 2464 от 31 декабря 2020 года, № 64 от 28 апреля 2021 года, № 841 от 31 мая 2021 года.
Если коротко, то любые сведения, касающиеся товаров, которые подлежат обязательной маркировке необходимо подавать через операторов ЭДО. Список групп товаров увеличивался постепенно, сегодня в него входит достаточно много продукции, поэтому производители, импортеры и продавцы почти всех сфер уже работают через систему электронного документооборота.
Группы товаров, работая с которыми обязательно подключение к ЭДО:
- вода;
- медикаменты;
- шины и покрышки;
- молочная продукция;
- меховая продукция;
- табачные изделия;
- одежда и обувь;
- парфюмерия;
- фототовары.
6. Транспортные документы и ЭДО
В отношении транспортных документов также произошли изменения. Минтранс России был определен оператором информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), благодаря чему документацию перевели в цифровой формат. В системе можно создавать и оформлять накладные, сопроводительные ведомости, заказ-наряды, путевые листы и другие документы. Подробнее об этом написано в Федеральном законе от 2 июля 2021 года № 336-ФЗ, Приказе ФНС от 9 декабря 2021 года № ЕД-7-26/1065@.
7. Изменения в области государственных закупок
В Федеральном законе №44-ФЗ регламентирован порядок актирования государственного контракта через систему электронного документооборота. С 1 мая 2021 года электронное актирование является обязательным для всех способов закупок и производится через личный кабинет участников в ЕИС (единая информационная система).
8. Изменения в КЭДО
С 1 марта 2023 года работодатели должны создавать кадровые и трудовые электронные документы в соответствии с форматом, установленным Приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578Н, а именно состоять из 3 частей определенного образца:
- основная часть в формате PDF;
- электронная подпись в SGN;
- описание документа в XML.
Переход к формализованным документам поможет проверяющим органам ускорить свою работу, единый формат для трудовых договоров, положений, приказов и иных трудовых документов позволит легче считывать и обрабатывать информацию, указанную в документах.
