Закон об электронном документообороте в России

Основные законы, на которые опирается ЭДО

Когда речь заходит об ЭДО, первый закон, о котором вспоминают делопроизводители 63-ФЗ «Об электронной подписи». И он действительно является одним из самых значимых, так как разъясняет вопросы, которые связаны с использованием электронной подписи (ЭП). Благодаря ЭП становятся возможным законный обмен документами — соглашениями, актами, а также договорами с любыми контрагентами, в том числе с государственными ведомствами. Без такой подписи электронная версия будет лишь копией и юридической силы иметь не будет.

К числу важных законодательных актов можно также можно отнести следующие:

• статья 93 Налогового кодекса регулирует удаленный обмен документами с налоговой;
• статья 160 и статья 434 Гражданского кодекса описывает обмен электронными документами;
• статья 169 Налогового кодекса устанавливает порядок создания электронного счета-фактуры;
• статья 9 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» регулирует правила работы с первичными учетными документами;
• Статья 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» разъясняет, что такое электронный документооборот, а также дает определения другим обозначениям, используемым при работе с ЭДО;
• Приказ Министерства финансов, изданный 5 февраля 2021 года (№14Н) устанавливает порядок работы с электронными счетами-фактурами.

Последние изменения в законодательстве

Так как ЭДО в России динамично развивается, законодательная база цифрового документооборота регулярно дополняется новыми постановлениями или поправками. Самые последние изменения коснулись электронной подписи, форматов некоторых документов, требований к операторам системы, оформлению трудовых отношений с работодателем.

В статье об электронном документообороте собрана информация об основных нововведениях в сфере за 2021-2023 годы.

1. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) и машиночитаемые доверенности (МЧД)

В 2022 году произошел ряд изменений, касающихся получения и применения ЭЦП. Положения изложены в Федеральном законе №63 ФЗ. С 31 августа 2023 года удостоверяющие центры, работающие на коммерческой основе должны прекратить свою работу, поэтому для получения сертификата квалифицированной электронной подписи руководителям потребуется посетить удостоверяющий центр ФНС.

С 1 сентября 2023 года, чтобы использовать ЭЦП при подписании документов организации, сотруднику потребуется машиночитаемая доверенность, подтверждающая его полномочия представлять интересы компании.

2. Обновленные требования к документам

Закон об электронном документообороте коснулся формализации деловых бумаг. В 2022 году был унифицирован 21 тип документов. В 2023 планируется утверждение еще 7 типов и обновление 2 ранее утвержденных форматов.

Список основных формализованных документов в электронном документообороте:

• Счет-фактура. Документ, используемый для подтверждения суммы НДС, которую продавец выставляет покупателю. Цифровой формат документа установлен приказом ФНС от 19.12.2018 № MMB-7-15/820@.
• Универсальный передаточный документ (УПД) и исправленный УПД. Содержат в себе все обязательные реквизиты, как для счетов-фактур, так и для всех первичных документов. Формат для ЭДО определен приказом ФНС от 19.12.2018 № MMB-7-15/820@.
• Корректировочный счет-фактура, исправленный счет-фактура и исправление корректировки счета-фактуры. Если у товара меняется цена, количество или стоимость услуг, это будет зафиксировано в корректировочном счете-фактуре. Формат документов был утвержден в приказе ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
• Универсальный корректировочный документ (УКД) и исправленный УКД. Содержит корректировочную счет-фактуру и документ, который подтверждает факт изменения цены товаров или стоимости услуг. Был утвержден 12.10.2020 приказом ФНС № ЕД-7-26/736@.
• Акт приема-передачи работ или услуг. Относится к первичной документации. С помощью акта подтверждается факт выполненных работ или предоставления услуг. Законодательство утвердило обязательные реквизиты для документа в п. 2 ст. 9 Федерального Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
• Товарная накладная. С ее помощью фиксируется факт продажи между организациями товарно-материальных ценностей. Формат цифрового документа утвержден приказами ФНС от 19.12.2018 №ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.
• Электронная транспортная накладная. Документ фиксирует факт перевозки груза. С 11 января 2022 года вступил в силу приказ ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@, в котором был утвержден формат документа.
• Электронный договор. Начиная с 24 марта 2022 года договор должен быть оформлен в соответствии с форматом PDF-А/3.
• Все кадровые документы (за исключением актов о несчастном случае, журналов инструктажей по охране труда и приказов об увольнении). Формат цифровой документации для работодателей утвержден Приказом Минтруда от 20.09.2022 №578н и начал действовать с 1 марта 2023 года.

3. Обновленные требования к оператором электронного документоборота.

С начала 2023 года операторы электронного документооборота обязаны подавать документацию в налоговою с реквизитами прослеживаемости, то есть указывая регистрационный номер партии товара (РНПТ). Это касается универсальных передаточных документов, корректировок универсальных передаточных документов, деклараций по НДС, счетов-фактур и отчета об операциях с товарами, входящих в группу прослеживаемых.

К сожалению, некоторые операторы не справились с переходом на новые требования, и в начале 2023 года из реестра ФНС были исключены 2 компании, предоставляющие услуги по обмену ЭД.

.4 Стандартизация терминологии

С 1 января 2023 года начал действовать новый национальный стандарт криптографической защиты информации — ПНСТ 799-2022. В нем утверждена вся необходимая терминология об электронном документообороте. В списке из 199 слов есть такие аббревиатуры, как ЭЦП, КЭП, УЭП, описываются понятия ключ проверки, сертификат ключа проверки и многие другие.

5. Обязательная цифровизация маркированных товаров

Все нормы, касающиеся электронного документооборота для маркированных товаров, изложены в постановлениях Правительства № 2464 от 31 декабря 2020 года, № 64 от 28 апреля 2021 года, № 841 от 31 мая 2021 года.

Если коротко, то любые сведения, касающиеся товаров, которые подлежат обязательной маркировке необходимо подавать через операторов ЭДО. Список групп товаров увеличивался постепенно, сегодня в него входит достаточно много продукции, поэтому производители, импортеры и продавцы почти всех сфер уже работают через систему электронного документооборота.

Группы товаров, работая с которыми обязательно подключение к ЭДО:

• вода;
• медикаменты;
• шины и покрышки;
• молочная продукция;
• меховая продукция;
• табачные изделия;
• одежда и обувь;
• парфюмерия;
• фототовары.

6. Транспортные документы и ЭДО

В отношении транспортных документов также произошли изменения. Минтранс России был определен оператором информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), благодаря чему документацию перевели в цифровой формат. В системе можно создавать и оформлять накладные, сопроводительные ведомости, заказ-наряды, путевые листы и другие документы. Подробнее об этом написано в Федеральном законе от 2 июля 2021 года № 336-ФЗ, Приказе ФНС от 9 декабря 2021 года № ЕД-7-26/1065@.

7. Изменения в области государственных закупок

В Федеральном законе №44-ФЗ регламентирован порядок актирования государственного контракта через систему электронного документооборота. С 1 мая 2021 года электронное актирование является обязательным для всех способов закупок и производится через личный кабинет участников в ЕИС (единая информационная система).

8. Изменения в КЭДО

С 1 марта 2023 года работодатели должны создавать кадровые и трудовые электронные документы в соответствии с форматом, установленным Приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578Н, а именно состоять из 3 частей определенного образца:

• основная часть в формате PDF;
• электронная подпись в SGN;
• описание документа в XML.

Переход к формализованным документам поможет проверяющим органам ускорить свою работу, единый формат для трудовых договоров, положений, приказов и иных трудовых документов позволит легче считывать и обрабатывать информацию, указанную в документах.