Зачем нужен электронный документооборот

Сейчас самое время приступить к управлению электронными данными и внедрить передовые методы, которые будут способствовать росту вашей компании. А чтобы бизнес оставался конкурентоспособным и перспективным, нужно уйти от бумажной документации и встать на путь прогресса. В этой статье мы разберем что такое электронный документооборот и для чего он нужен современному бизнесу.

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — процесс создания и обмена документами между контрагентами через цифровые каналы связи с использованием электронной подписи.

Система электронного документооборота (СЭД) — это программное обеспечение, которое централизованно хранит и систематизирует документацию в одном цифровом репозитории. Системы автоматизации документации бывают разные в зависимости от функционала, направленности, масштабируемости и т.д. Чтобы работать с ЭДО безболезненно и эффективно, бизнесу нужно четко понимать какие цели он ставит перед системой, как будут переноситься процессы, преобразовываться структура и учесть ряд других организационных моментов.

Компании работают с различными типами документов, начиная от контрактов и маркетинговых брошюр и заканчивая отчетностью, налоговыми документами и прочими файлами. Все это важные активы, которые поддерживают движение бизнеса. Без ЭДО они подвергаются широкому спектру рисков, таких как уничтожение, человеческий фактор и потеря. Система электронного документооборота может организовать идеальный процесс работы с документами, чтобы предприятия могли реализовать рост, экономию и скорость.

Система электронного документооборота также предлагает предприятиям дополнительные преимущества, включая соблюдение нормативных требований и автоматизацию повседневных процессов. Это позволяет сотрудникам сосредоточиться на более стратегических задачах, включая инновации, совместную работу и общение.

Возможности системы ЭДО

Электронный документооборот помогает организациям из разных отраслей переложить рутинные задачи на систему и тем самым снизить потребность в ручном ведении документов, помогая освободить время сотрудников для более важных задач и увеличить прибыль компании.

Возможности системы ЭДО

Создание документов

Существует множество способов добавить файл как внутри системы ЭДО, так и за ее пределами. Можно загрузить документ, созданный в другом приложении, создать его внутри самой платформы или использовать мощные интеграции для сохранения документов из других сервисов. Также можно оцифровать свои документы, чтобы превратить физическую бумагу в электронный файл, который легко сортировать и хранить.

Индексация документов

К документу, находящемуся в системе ЭДО, прикреплено множество данных. Эта информация позволяет организовать файл в базе данных. Например, в процессе создания документа вы можете создать настраиваемые поля указателя, позволяющие работникам выбирать, какой тип документа они создают или какой отдел отвечает за него. Эти входные данные прикрепляются к документу, поэтому система ЭДО знает, куда их поместить и как с ними обращаться. Индексация позволяет автоматизировать процессы, поиск и организацию файлов.

Индексация документов может включать в себя все: от данных, добавляемых вручную, до автоматического извлечения содержимого файла. При добавлении файла система сканирует его, индексируя содержащиеся в нем данные для более эффективного поиска и использования. Индексация может извлекать такую информацию, как номера телефонов, имена, номера счетов, даты, адреса, номера заказов и другую информацию, необходимую для эффективной организации вашего бизнеса и безболезненной отчетности.

Поиск документов

Мощные возможности поиска документов могут сэкономить много времени и облегчить работу сотрудников. Это также важно для компаний, которые работают с огромными объемами данных, которые часто невозможно организовать вручную. Поиск документов имеет большое значение для того, чтобы сделать файлы пригодными для использования и соблюдать правила. В конце концов, если вы не можете найти информацию, вы не можете выполнить требования к ее хранению.

Рабочий процесс

Рабочие процессы во многом определяют эффективность и производительность ваших сотрудников, а также соблюдение политики компании и нормативных требований. Инструменты рабочего процесса в системе позволяют настроить автоматизированные процессы, чтобы упростить утверждение документов, ускорить адаптацию и быстро утвердить запросы на отгулы. Таким образом, документация становятся ценной частью этих задач, а не раздражающей необходимостью.

Контроль версий документов

Многие документы проходят несколько черновиков и версий в процессе разработки, совместного использования и утверждения. Контроль версий отслеживает и поддерживает эти итерации. Вы можете вернуться к старому черновику файла, создать несколько версий для сравнения и проверить изменения документа. Эта функция может также включать идентификацию людей, вносящих изменения. Также это играет большую роль в целостности данных, поскольку пользователи могут обращаться к старым версиям для восстановления файлов, которые могли быть уничтожены. Также это необходимо для обеспечения внутренней отчетности и соблюдения нормативных требований.

Интеграция

Современные организации используют множество различных инструментов и приложений для своей повседневной работы. Чтобы правильно управлять документами и информацией, компаниям нужна система, которая объединяет все приложения и инструменты в одном месте. Система электронного документооборота консолидирует все приложения и инструменты в едином пространстве, позволяя тем самым правильно управлять документами и информацией.

Интеграция

Обмен с контрагентами

Система позволяет свободно производить обмен электронными документами с контрагентами при соблюдении всех необходимых требований. Во-первых, обязательно требуется наличие электронной подписи соответствующего уровня защиты. Во-вторых, документ должен проходить через оператора ЭДО. В результате вы отправляете и принимаете документы через систему, а за их сохранность и безопасность отвечает оператор. Кроме того, оператор поддерживает клиентов на этапе запуска запуска ЭДО и подключения контрагентов, а также помогает работать с сервисом в дальнейшем.

Отчетность онлайн

ЭДО позволяет создавать, проверять и сдавать бухгалтерскую отчетность в государственные контролирующие органы в электронном виде. Функционал системы позволяет получать актуальные данные о контрагентах в выписках из ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Вся отчетность проходит форматную проверку перед отправкой, после чего направляется через защищенные каналы связи.

Как ЭДО помогает бизнесу

Внедрение системы электронного документооборота дает ряд преимуществ. Например, он предлагает повышенную безопасность, эффективность, прозрачность и производительность. Это помогает компании оставаться организованной, а сотрудникам высвобождать драгоценное время, повышая прибыль. Также электронный документооборот снижает вероятность потери данных, помогая бизнесу работать бесперебойно и соответствовать всем установленным требованиям.

Экономия бюджета

Система ЭДО требует финансовых вложений на этапе внедрения, но в дальнейшем она позволит значительно сократить траты на бумажные и расходные материалы, организацию архива, логистику и т.д.

Быстрорастущие компании генерируют огромный поток документов, которые нужно где-то хранить. Часто для этого выделяются даже отдельные площади, за аренду которых нужно платить (а как всем нам известно, в финансовой отчетности это довольно затратная статья расходов). Организация электронного архива — это экономичный способ хранения всех документов компании.

Кроме того, время, которое вы оплачиваете сотрудникам за организацию хранения бумажных документов, можно использовать с большей пользой и перенаправить на продуктивные задачи, укрепляющие ваш бизнес.

Рост эффективности

Наличие хорошей системы ЭДО повысит как внутреннюю эффективность, так и общую конкурентоспособность вашего бизнеса. Нет ничего более отвлекающего или разочаровывающего, чем кучи бумажных документов и файлов, лежащих вокруг. И неспособность найти то, что вам нужно, может в конечном итоге навредить вашей репутации в глазах клиентов или контрагентов.

Необходимость перезванивать клиенту или откладывать его на десять минут, чтобы найти бумажный документ, негативно сказывается на имидже компании и ставит вас в неловкое положение перед клиентом. Электронный документооборот позволяет находить нужные файлы в считанные секунды, исключая при этом риски потери и путаницы.

Легкая масштабируемость

Система электронного обмена документами более гибкая, чем традиционная система бумажного делопроизводства. Любой бизнес стремится к росту и развитию, и когда это происходит компании не нужно прикладывать много усилий для расширения возможностей электронного документооборота. Система позволит сделать это в несколько щелчков мышью.

Электронный документооборот позволяет легко увеличивать количество пользователей, файлов и функциональных возможностей.

Легитимность

Очень важно, чтобы документооборот и все вытекающие процессы соответствовали обязательным законодательным нормам. В системе ЭДО это можно настроить таким образом, чтобы вам не приходилось беспокоиться о легитимности ваших документов. Она сама будет проверять их на соответствие всем установленным требованиям и регламентам.

Нормы и правила в вашей отрасли, вероятно, определяют, как долго вы должны хранить документы. Вам может потребоваться показать, что определенные процедуры соблюдались и конфиденциальная информация хранилась правильно. Использование системы ЭДО гарантирует, что вы архивируете документы столько времени, сколько это требуется по законодательным нормам.

Легитимность

Безопасность

Защита конфиденциальных данных крайне важна для любой компании. Электронный документооборот в рамках лицензированного программного обеспечения гарантирует надлежащий контроль за безопасностью и исполнение всех обязательных норм. ЭДО также предполагает осуществление резервного копирования на случай непредвиденных ситуаций. Благодаря этому у вас сохранятся цифровые копии документов, даже в случае ЧП или непреднамеренного удаления.

Электронная подпись

Обязательным атрибутом легитимного обмена электронными документами выступает наличие на документе электронной подписи. Она служит цифровым эквивалентом обычной рукописной подписи и придает электронному документу юридическую силу.

Если компания решила работать с документацией в электронном виде, ей необходимо получить сертификат квалифицированной электронной подписи. Для этого необходимо обратиться в любой аккредитованный удостоверяющий центр. Список таких центров можно найти на сайте Минцифры РФ. Помимо самого сертификата нужно будет получить 2 ключа — открытый и закрытый. Первый используется для проверки подписи, второй для ее генерации.

Существует 3 вида электронной подписи:

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — самый защищенный вид подписи, подходит для подписания любых документов;
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — имеет хорошую защиту, но не может использоваться для подписания ряда документов;
Простая электронная подпись (ПЭП) — более уязвимый вид подписи, подходит для подписания небольшого круга документов.

Электронная подпись

В случае, если помимо основного документооборота в компании вводится электронный формат работы с кадровой документацией, то обязанность и финансовые расходы за обеспечение сотрудников электронными подписями ложится на работодателя.

Как реализовать переход на ЭДО

Прежде чем приступать к непосредственному внедрению системы ЭДО, важно иметь четкий план и цель ее использования. Это поможет вам определить обязательный функционал, который позволит закрывать все задачи и потребности вашего бизнеса.

Переход на ЭДО пошагово:

Внести изменения в учетную политику. Нужно прописать в организационных документах компании возможность использования электронных документов и цифровой подписи.
Описать движение бумажных документов в компании, с учетом каждого этапа и задействованных сотрудников. Полученную информацию нужно проанализировать и подумать как это можно оптимизировать.
Выбрать систему ЭДО исходя из нужд и особенностей компании.
Выпустить сертификат квалифицированной электронной подписи. Это необходимо, чтобы электронные документы компании имели юридическую силу, равную силе обычной ручной подписи.
Выбрать оператора ЭДО и подключить к нему ваш документооборот. Нельзя производить обмен электронными документами между компаниями напрямую, это можно делать только через специального оператора. Чтобы сделать правильный выбор, подробно изучите условия работы и тарифы, почитайте отзывы и обязательно уточните услугами какого оператора пользуются ваши контрагенты.
Уведомить и подключить контрагентов к электронному обмену документами через оператора ЭДО. Для этого нужно лично сообщить им о своем решении, после чего направить приглашение через систему.

При выборе системы также необходимо обратить внимание на простоту ее использования. Интерфейс должен быть интуитивно понятен, чтобы сотрудники могли быстро адаптироваться и работать с системой без лишних инструкций. Также следует уточнить наличие мобильной версии, поскольку в наше время часто бывает нужно подписать или согласовать документ из любой точки и в любое время.

Не совершайте ошибку, выбирая решение, которое идеально соответствует вашим текущим потребностям компании, без учета будущего роста. Важно понимать свои бизнес-цели, чтобы вы могли выбрать систему, которая может расти вместе с вами.

Подведем итоги

В наших реалиях вопрос о том, зачем нужен электронный документооборот, уже не встает. Он выступает не только трендом, но и необходимостью для любой современной компании. Внедряя ЭДО как во внутренних процессах, так и с внешними контрагентами, вы делаете шаг к созданию более разумной и эффективной организации.

Предлагаем вам рассмотреть систему для автоматизации документооборота и сопутствующих процессов в компании — ELMA365 КЭДО. Для удобства вам будет предоставлен тестовый период на 14 дней, чтобы вы могли познакомиться с решением и оценить его возможности.

Рецензент: Раис Ахкямов

24 апреля