
ELMA365 КЭДО: новые возможности для гибкой автоматизации HR-процессов
В этом квартале мы добавили новые функции, которые позволяют ускорить кадровые процессы, сокращать затраты и повышать прозрачность операций.
Сейчас самое время приступить к управлению электронными данными и внедрить передовые методы, которые будут способствовать росту вашей компании. А чтобы бизнес оставался конкурентоспособным и перспективным, нужно уйти от бумажной документации и встать на путь прогресса. В этой статье мы разберем что такое электронный документооборот и для чего он нужен современному бизнесу.
Электронный документооборот (ЭДО) — процесс создания и обмена документами между контрагентами через цифровые каналы связи с использованием электронной подписи.
Система электронного документооборота (СЭД) — это программное обеспечение, которое централизованно хранит и систематизирует документацию в одном цифровом репозитории. Системы автоматизации документации бывают разные в зависимости от функционала, направленности, масштабируемости и т.д. Чтобы работать с ЭДО безболезненно и эффективно, бизнесу нужно четко понимать какие цели он ставит перед системой, как будут переноситься процессы, преобразовываться структура и учесть ряд других организационных моментов.
Компании работают с различными типами документов, начиная от контрактов и маркетинговых брошюр и заканчивая отчетностью, налоговыми документами и прочими файлами. Все это важные активы, которые поддерживают движение бизнеса. Без ЭДО они подвергаются широкому спектру рисков, таких как уничтожение, человеческий фактор и потеря. Система электронного документооборота может организовать идеальный процесс работы с документами, чтобы предприятия могли реализовать рост, экономию и скорость.
Система электронного документооборота также предлагает предприятиям дополнительные преимущества, включая соблюдение нормативных требований и автоматизацию повседневных процессов. Это позволяет сотрудникам сосредоточиться на более стратегических задачах, включая инновации, совместную работу и общение.
Электронный документооборот помогает организациям из разных отраслей переложить рутинные задачи на систему и тем самым снизить потребность в ручном ведении документов, помогая освободить время сотрудников для более важных задач и увеличить прибыль компании.
Существует множество способов добавить файл как внутри системы ЭДО, так и за ее пределами. Можно загрузить документ, созданный в другом приложении, создать его внутри самой платформы или использовать мощные интеграции для сохранения документов из других сервисов. Также можно оцифровать свои документы, чтобы превратить физическую бумагу в электронный файл, который легко сортировать и хранить.
К документу, находящемуся в системе ЭДО, прикреплено множество данных. Эта информация позволяет организовать файл в базе данных. Например, в процессе создания документа вы можете создать настраиваемые поля указателя, позволяющие работникам выбирать, какой тип документа они создают или какой отдел отвечает за него. Эти входные данные прикрепляются к документу, поэтому система ЭДО знает, куда их поместить и как с ними обращаться. Индексация позволяет автоматизировать процессы, поиск и организацию файлов.
Индексация документов может включать в себя все: от данных, добавляемых вручную, до автоматического извлечения содержимого файла. При добавлении файла система сканирует его, индексируя содержащиеся в нем данные для более эффективного поиска и использования. Индексация может извлекать такую информацию, как номера телефонов, имена, номера счетов, даты, адреса, номера заказов и другую информацию, необходимую для эффективной организации вашего бизнеса и безболезненной отчетности.
Мощные возможности поиска документов могут сэкономить много времени и облегчить работу сотрудников. Это также важно для компаний, которые работают с огромными объемами данных, которые часто невозможно организовать вручную. Поиск документов имеет большое значение для того, чтобы сделать файлы пригодными для использования и соблюдать правила. В конце концов, если вы не можете найти информацию, вы не можете выполнить требования к ее хранению.
Рабочие процессы во многом определяют эффективность и производительность ваших сотрудников, а также соблюдение политики компании и нормативных требований. Инструменты рабочего процесса в системе позволяют настроить автоматизированные процессы, чтобы упростить утверждение документов, ускорить адаптацию и быстро утвердить запросы на отгулы. Таким образом, документация становятся ценной частью этих задач, а не раздражающей необходимостью.
Многие документы проходят несколько черновиков и версий в процессе разработки, совместного использования и утверждения. Контроль версий отслеживает и поддерживает эти итерации. Вы можете вернуться к старому черновику файла, создать несколько версий для сравнения и проверить изменения документа. Эта функция может также включать идентификацию людей, вносящих изменения. Также это играет большую роль в целостности данных, поскольку пользователи могут обращаться к старым версиям для восстановления файлов, которые могли быть уничтожены. Также это необходимо для обеспечения внутренней отчетности и соблюдения нормативных требований.
Современные организации используют множество различных инструментов и приложений для своей повседневной работы. Чтобы правильно управлять документами и информацией, компаниям нужна система, которая объединяет все приложения и инструменты в одном месте. Система электронного документооборота консолидирует все приложения и инструменты в едином пространстве, позволяя тем самым правильно управлять документами и информацией.
Система позволяет свободно производить обмен электронными документами с контрагентами при соблюдении всех необходимых требований. Во-первых, обязательно требуется наличие электронной подписи соответствующего уровня защиты. Во-вторых, документ должен проходить через оператора ЭДО. В результате вы отправляете и принимаете документы через систему, а за их сохранность и безопасность отвечает оператор. Кроме того, оператор поддерживает клиентов на этапе запуска запуска ЭДО и подключения контрагентов, а также помогает работать с сервисом в дальнейшем.
ЭДО позволяет создавать, проверять и сдавать бухгалтерскую отчетность в государственные контролирующие органы в электронном виде. Функционал системы позволяет получать актуальные данные о контрагентах в выписках из ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Вся отчетность проходит форматную проверку перед отправкой, после чего направляется через защищенные каналы связи.
Внедрение системы электронного документооборота дает ряд преимуществ. Например, он предлагает повышенную безопасность, эффективность, прозрачность и производительность. Это помогает компании оставаться организованной, а сотрудникам высвобождать драгоценное время, повышая прибыль. Также электронный документооборот снижает вероятность потери данных, помогая бизнесу работать бесперебойно и соответствовать всем установленным требованиям.
Система ЭДО требует финансовых вложений на этапе внедрения, но в дальнейшем она позволит значительно сократить траты на бумажные и расходные материалы, организацию архива, логистику и т.д.
Быстрорастущие компании генерируют огромный поток документов, которые нужно где-то хранить. Часто для этого выделяются даже отдельные площади, за аренду которых нужно платить (а как всем нам известно, в финансовой отчетности это довольно затратная статья расходов). Организация электронного архива — это экономичный способ хранения всех документов компании.
Кроме того, время, которое вы оплачиваете сотрудникам за организацию хранения бумажных документов, можно использовать с большей пользой и перенаправить на продуктивные задачи, укрепляющие ваш бизнес.
Наличие хорошей системы ЭДО повысит как внутреннюю эффективность, так и общую конкурентоспособность вашего бизнеса. Нет ничего более отвлекающего или разочаровывающего, чем кучи бумажных документов и файлов, лежащих вокруг. И неспособность найти то, что вам нужно, может в конечном итоге навредить вашей репутации в глазах клиентов или контрагентов.
Необходимость перезванивать клиенту или откладывать его на десять минут, чтобы найти бумажный документ, негативно сказывается на имидже компании и ставит вас в неловкое положение перед клиентом. Электронный документооборот позволяет находить нужные файлы в считанные секунды, исключая при этом риски потери и путаницы.
Система электронного обмена документами более гибкая, чем традиционная система бумажного делопроизводства. Любой бизнес стремится к росту и развитию, и когда это происходит компании не нужно прикладывать много усилий для расширения возможностей электронного документооборота. Система позволит сделать это в несколько щелчков мышью.
Электронный документооборот позволяет легко увеличивать количество пользователей, файлов и функциональных возможностей.
Очень важно, чтобы документооборот и все вытекающие процессы соответствовали обязательным законодательным нормам. В системе ЭДО это можно настроить таким образом, чтобы вам не приходилось беспокоиться о легитимности ваших документов. Она сама будет проверять их на соответствие всем установленным требованиям и регламентам.
Нормы и правила в вашей отрасли, вероятно, определяют, как долго вы должны хранить документы. Вам может потребоваться показать, что определенные процедуры соблюдались и конфиденциальная информация хранилась правильно. Использование системы ЭДО гарантирует, что вы архивируете документы столько времени, сколько это требуется по законодательным нормам.
Защита конфиденциальных данных крайне важна для любой компании. Электронный документооборот в рамках лицензированного программного обеспечения гарантирует надлежащий контроль за безопасностью и исполнение всех обязательных норм. ЭДО также предполагает осуществление резервного копирования на случай непредвиденных ситуаций. Благодаря этому у вас сохранятся цифровые копии документов, даже в случае ЧП или непреднамеренного удаления.
Обязательным атрибутом легитимного обмена электронными документами выступает наличие на документе электронной подписи. Она служит цифровым эквивалентом обычной рукописной подписи и придает электронному документу юридическую силу.
Если компания решила работать с документацией в электронном виде, ей необходимо получить сертификат квалифицированной электронной подписи. Для этого необходимо обратиться в любой аккредитованный удостоверяющий центр. Список таких центров можно найти на сайте Минцифры РФ. Помимо самого сертификата нужно будет получить 2 ключа — открытый и закрытый. Первый используется для проверки подписи, второй для ее генерации.
Существует 3 вида электронной подписи:
В случае, если помимо основного документооборота в компании вводится электронный формат работы с кадровой документацией, то обязанность и финансовые расходы за обеспечение сотрудников электронными подписями ложится на работодателя.
Прежде чем приступать к непосредственному внедрению системы ЭДО, важно иметь четкий план и цель ее использования. Это поможет вам определить обязательный функционал, который позволит закрывать все задачи и потребности вашего бизнеса.
Переход на ЭДО пошагово:
При выборе системы также необходимо обратить внимание на простоту ее использования. Интерфейс должен быть интуитивно понятен, чтобы сотрудники могли быстро адаптироваться и работать с системой без лишних инструкций. Также следует уточнить наличие мобильной версии, поскольку в наше время часто бывает нужно подписать или согласовать документ из любой точки и в любое время.
Не совершайте ошибку, выбирая решение, которое идеально соответствует вашим текущим потребностям компании, без учета будущего роста. Важно понимать свои бизнес-цели, чтобы вы могли выбрать систему, которая может расти вместе с вами.
В наших реалиях вопрос о том, зачем нужен электронный документооборот, уже не встает. Он выступает не только трендом, но и необходимостью для любой современной компании. Внедряя ЭДО как во внутренних процессах, так и с внешними контрагентами, вы делаете шаг к созданию более разумной и эффективной организации.
Предлагаем вам рассмотреть систему для автоматизации документооборота и сопутствующих процессов в компании — ELMA365 КЭДО. Для удобства вам будет предоставлен тестовый период на 14 дней, чтобы вы могли познакомиться с решением и оценить его возможности.
Поделиться:
В этом квартале мы добавили новые функции, которые позволяют ускорить кадровые процессы, сокращать затраты и повышать прозрачность операций.
Мы создали гибкое и кастомизируемое решение, которое легко вписывается в существующий ландшафт корпоративных сервисов. А для компаний, только начинающих автоматизацию работы с кадрами, мы продумали быструю во внедрении базовую функциональность КЭДО.
В зимнем релизе представляем новый портал КЭДО и мобильную версию личного кабинета, обновления в оформлении отпусков и в работе с документами.