Требования к кадровому делопроизводству

Делопроизводство – это процесс некого круговорота документов в компании любого размера и оргструктуры. Процесс, который призван обеспечивать документирование, учет, обмен, подписание документов. Если говорить о кадровом делопроизводстве, то определение процесса, то же самое – работа ведется с кадровыми документами.
Корректное ведение кадрового делопроизводства обеспечивает защиту от штрафных взысканий по итогу проверок контролирующих компаний.
Фундаментальная цель ведения кадрового делопроизводства в компании заключается в эффективной и бесперебойно работающей системе, в рамках которой ведется деятельность с документами.

Задачи кадрового делопроизводства и требования к его ведению обусловлены действующим законодательством:

Оформление трудовых отношений, которое должно соответствовать закону;
Организация бесперебойной работы системы управления сотрудниками, которая предусмотрена стратегией организации;
Регламентирование взаимоотношений между сторонами трудовых отношений. Ведение кадровой документации и учет позволяет утвердить характер взаимодействия сотрудников и работодателя, установить правила, зафиксировать права и обязанности на рабочем месте;
Кадровые документы регламентируют обязанности и ответственность сторон трудовых взаимодействий, фиксируют интересы участников трудовых отношений. Создают безопасную, соответствующую законодательству почву как для работодателя, так и для сотрудника.
В случае возникновения трудовых/ производственных споров, кадровые документы могут выступать доказательством при разбирательстве в суде. С этой точки зрения грамотное ведение документов в соответствии с законом необходимо.

Механика процесса ведения делопроизводства

Механика процесса ведения делопроизводства, в том числе кадрового, включает в себя несколько констант. Это так, поскольку процесс выглядит как системная работа с документами, регламентирующими все стороны кадрового процесса – и учет документации, и кадровые расчеты.

Рассмотрим эти поинты:

Подготовка пакета документов для приема на место работы. Здесь имеются в виду договоры, приказы, операции с трудовой книжкой, личное дело;
Процесс увольнения сотрудников в рамках трудового кодекса;
Подготовка ряда основных регламентов, к примеру, положений об оплате труда, командировках, отпусках, регламентов об охране труда и тд.;
Консультативная помощь кадрам.

Подробнее об обязательных кадровых документах (приказах, листках) рассказываем в статье: https://kedo365.ru/articles/kadrovye-dokumenty-kakie-dokumenty-obyazatelny/

Инструкция по кадровому делопроизводству

Организовать кадровое делопроизводство в компании недостаточно, важно чтобы деятельность соответствовала всем необходимым требованиям к кадровому делопроизводству, поскольку через руки кадровиков проходит большое количество однотипной документации.
Далее перечислим поинты пошагово.

Первостепенно потребуется разработать пошаговую инструкцию к организации документооборота. Профит инструкции заключается в том, что в ней отражены все особенности предприятия – нюансы в оргструктуре, бизнес-процессах и делопроизводстве. Инструкция описывает все виды документации, используемой и выстраивающей процесс делопроизводства (приказы, листы, договоры, личные дела), все шаблоны документов – все, что способствует снижению временных издержек. Что касается структуры инструкции, то она относительно общая, то есть это общие пункты, часть, отражающая внутренние процессы компании и приложения.

Подготовка и реализация инструкции, которая регламентирует кадровое делопроизводство, опирается на требования нормативных актов:
- Указания, в котором регламентирован порядок заполнения документации, отвечающей за учет труда и оплаты;
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей;
- Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
- Инструкция по заполнению трудовых книжек;
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения;
Следующий важный этап – подготовка совокупности официальных документов или нормативной базы для кадрового делопроизводства согласно правилам ТК РФ.
Сформировать бесперебойно функционирующий отдел – круг ответственных кадровиков лиц, которые будут заниматься ведением кадрового делопроизводства
Заполнение регистрационно-учетных журналов
Реализация легитимного и безопасного места хранения документов. Это важно, поскольку кадровые документы включают в себя персональные данные сотрудников.

Переход на кадровый ЭДО как способ автоматизации делопроизводства

С недавних пор, благодаря нововведениям в законодательстве кадровое делопроизводство можно вести в электронном виде. И, согласно закону, работодатель имеет возможность выбрать удобный для себя способ ведения кадрового ЭДО – в самостоятельно разработанной системе, на портале Работа в России или выбрать готовую систему. Рынок систем КЭДО сегодня может предложить немало решений для компаний любого типа и с любым запросом – будь это только электронное подписание документов или автоматизация ряда кадровых процессов. Улучшение функциональных возможностей не стоит на месте.
Преимущества электронного ведения кадрового делопроизводства сложно игнорировать.
Перечислим ключевые.

Экономия времени и денег на ведение бумажного делопроизводства

Поддерживать процесс ручного делопроизводства – это долго и дорого – необходимо большое количество специалистов, а это дополнительная рабочая сила. Кроме того, расходуемые объемы бумаги в организациях колоссальны. Электронный кадровый документооборот закрывает необходимость в дополнительной рабочей силе и кипах бумаги.

Исключение ошибок человеческого фактора

Как это? Определение автоматизации говорит само за себя – система кадрового ЭДО исключает ошибки ввода данных, пропущенных строк или полей, все несоответствия оперативно выявляются и подсвечиваются системой и корректируются. Типовые процессы и операции система замыкает на себе, реализуя их благодаря заранее заданным шаблонам.

Экономия на организации физического архива

Возвращаясь к вопросу о колоссальном количестве бумажных документов, которые производит организация в процессе своего жизненного цикла – при переводе документооборота в электронный вид отпадает необходимость арендовать и содержать отдельные физические архивы. Вся документация хранится в облачном пространстве системы.

Организация работы с сотрудниками на удаленке

Новые реалии выступают в качестве двигателя изменений и перестройки рабочих процессов в компаниях. Большое количество сотрудников сейчас работают на удаленке. Большая и основная боль крупных компаний – организация эффективного взаимодействия и обмена документами с такими сотрудниками. Системы КЭДО – выступают в качестве онлайн офисов, поскольку отпадает необходимость физического присутствия в отделе кадров для передачи или подписания какого-либо документа. Все подписания происходят с помощью электронных подписей.

Безопасное и легитимное хранение документации без потерь

Легитимность и безопасность в вопросе делопроизводства очень важны и первостепенны, поскольку все документы это про конфиденциальность и персональные данные сотрудников. При бумажном делопроизводстве обеспечить безопасность и сохранность гораздо сложнее.

Системы КЭДО позволяют организовать хранение таким образом, что круг лиц, имеющих доступ к документу можно ограничить.

Меры за несоблюдение требований к ведению кадрового делопроизводства

Проверки документов в компаниях соответствующими органами – нормальная и достаточно регулярная практика. Согласно законодательству основной проверяющей инстанцией является федеральная инспекция труда. Сотрудники инспекции имеют право на проверки и запрос всех необходимых, согласно регламентам, документов от сотрудников организации. В свою очередь налоговые органы осуществляют проверки документов, регламентирующих порядок трудовых отношений и в случае несоответствия или нарушения регламентов должностным лицам может быть выписан штраф.
Сотрудники Росохранкультуры проверяют делопроизводство с точки зрения правил и условий хранения и учета. Медицинские книжки проверяют сотрудники санэпидемстанции. Если проверяющие намерены проверить документы, которые не относятся к зоне их ведения, то в такой проверке компания может отказать согласно закону.

Проверки документов в компаниях соответствующими органами

Самым распространенным нарушением при ведении кадрового делопроизводства является неправильность ведения обязательной документации. За подобные ошибки предусмотрена административная ответственность в рамках которой за нарушение налагается штраф:

от 1 до 5 тысяч рублей – для должностных лиц;
от 1 до 5 тысяч рублей или запрет на ведение деятельности до 90 дней – для индивидуальных предпринимателей;
от 30 до 50 тысяч рублей или запрет на ведение деятельности до 90 дней – для

юридических лиц.

Выводы:

Важность ведения кадрового делопроизводства сложно недооценить. Правильное и грамотное делопроизводство регламентирует все стороны взаимодействия сотрудника и работодателя, защищая обе стороны, обеспечивая и поддерживая необходимые условия труда. С развитием законодательной базы и технологий сегодня есть возможность перевести ведение кадрового делопроизводства в электронный вид и тем самым существенно закрыть ряд издержек организации, не тормозя при этом масштабирование и реструктуризацию компании.
Попробуйте бесплатно пробную версию ELMA365 КЭДО – решение для комплексной автоматизации кадрового ЭДО. Это отличная возможность “примерить” и оценить функциональные возможности системы.

Кроме того, для понимания нюансов легитимного перехода на КЭДО скачивайте гайд на главной странице сайта.

Рецензент: Раис Ахкямов

30 января