Что такое КЭДО (кадровый электронный документооборот) и зачем он нужен

КЭДО — это кадровый электронный документооборот: создание, согласование, подписание, использование, хранение и поиск кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумаге. В системе КЭДО работодатель, сотрудники и лица, поступающие на работу, обмениваются заявлениями, приказами, трудовыми договорами, локальными нормативными актами и другими документами, связанными с работой.

Кадровый электронный документооборот помогает перевести кадровый документооборот в электронный вид, сократить ручную работу HR-отдела, ускорить подписание документов и обеспечить контроль сроков. В этой статье разберем, что такое КЭДО, как работает электронный кадровый документооборот в организации, какие документы можно перевести в электронный формат, какие риски стоит учесть и как выбрать платформу КЭДО для внедрения.

В этой статье вы узнаете:

• КЭДО — это кадровый документооборот в электронном виде
• Электронный кадровый документооборот в организации: как работает процесс
• Преимущества и плюсы кадрового электронного документооборота
• Минусы, риски и трудности перехода на кадровый ЭДО
• Электронная подпись в КЭДО
• Электронный документооборот кадровых документов в кадровом делопроизводстве
• Как перейти на КЭДО: внедрение кадрового электронного документооборота
• Платформа КЭДО и решения для кадрового электронного документооборота
• Возможности ELMA365 КЭДО
• Часто задаваемые вопросы о КЭДО

Что такое КЭДО

КЭДО — это кадровый документооборот в электронном виде, при котором документы, связанные с работой, создаются, согласуются, подписываются и хранятся в информационной системе. Если говорить простыми словами, кадровый документооборот — это весь процесс работы с кадровыми документами: от приема сотрудника и оформления отпуска до перевода, командировки, ознакомления с ЛНА и хранения архива. В КЭДО эти же процессы выполняются без бумажных экземпляров, с использованием электронной подписи и электронного архива.

Кадровый электронный документооборот отличается от обычного обмена файлами тем, что в системе фиксируются участники процесса, статусы, дата отправки, дата подписания, версия документа и действия пользователей. Это важно для юридической значимости документов, внутреннего контроля и подготовки к проверкам.

Правовая основа КЭДО

Правовая основа КЭДО закреплена в Трудовом кодексе РФ. Федеральный закон № 377-ФЗ дополнил ТК РФ статьями 22.1–22.3, которые регулируют электронный документооборот в сфере трудовых отношений. Эти нормы описывают, какие информационные системы может использовать работодатель, как вводится КЭДО, как работодатель и сотрудник взаимодействуют через электронные документы и какие виды электронной подписи применяются.

Электронный кадровый документооборот можно вести через цифровую платформу «Работа в России», собственную информационную систему работодателя или другую систему, которая соответствует требованиям законодательства. В локальных нормативных актах компании нужно закрепить правила работы с КЭДО: перечень документов, порядок доступа к системе, порядок подписания, сроки уведомлений, правила хранения и действия в нештатных ситуациях.

Чем КЭДО отличается от ЭДО и СЭД

КЭДО, ЭДО и СЭД связаны с электронными документами, но решают разные задачи. КЭДО относится именно к кадровому делопроизводству и трудовым отношениям, поэтому к нему применяются специальные требования Трудового кодекса.

Формат	Что это	Какие документы используются	Где применяется
ЭДО	Электронный документооборот в широком смысле	Акты, счета, УПД, договоры, закрывающие документы	Обмен документами с контрагентами, поставщиками, клиентами
СЭД	Система электронного документооборота для внутренних документов	Служебные записки, регламенты, поручения, внутренние согласования	Управленческие и административные процессы внутри компании
КЭДО	Кадровый электронный документооборот	Трудовые договоры, заявления, приказы, ЛНА, уведомления, кадровые справки	Кадровое делопроизводство и трудовые отношения

Электронный кадровый документооборот в организации: как работает процесс

Электронный кадровый документооборот в организации строится вокруг кадрового процесса: нужно не просто загрузить документ в систему, а провести его по маршруту от создания до подписания и хранения. В КЭДО каждый документ имеет ответственного, статус, срок выполнения и историю действий.

В типовом сценарии документ проходит несколько этапов: кадровик создает документ, система направляет его на согласование, сотрудник получает уведомление, участники подписывают документ электронной подписью, а итоговая версия сохраняется в электронном архиве.

Этапы электронного кадрового документооборота

Этап	Что происходит	Кто участвует
Создание документа	Кадровик формирует документ по шаблону или на основании данных из учетной системы	HR-специалист, кадровик
Согласование	Документ проходит маршрут согласования: руководитель, юрист, бухгалтерия или другие участники	Руководитель, HR, юрист, бухгалтерия
Уведомление сотрудника	Сотрудник получает уведомление о документе в личном кабинете, на почту или другим способом	Сотрудник, система КЭДО
Подписание	Участники подписывают документ электронной подписью в установленном порядке	Работодатель, сотрудник, лицо, поступающее на работу
Хранение	Подписанный документ сохраняется в электронном архиве с учетом сроков хранения	HR-отдел, администратор системы

Такой порядок удобен для регулярных кадровых процессов: приема, перевода, командировок, отпусков, отгулов, ознакомления с ЛНА и изменения условий труда. Для HR-отдела это означает меньше ручной передачи документов, меньше напоминаний и больше проз

КЭДО в организации: участники, роли и маршруты

КЭДО в организации затрагивает не только кадровую службу. В процессе участвуют сотрудники, руководители, бухгалтерия, юристы, служба информационной безопасности и администраторы системы. Для каждого участника можно настроить свою роль: кто создает документы, кто согласует, кто подписывает, кто видит персональные данные и кто отвечает за архив.

Маршруты согласования помогают автоматизировать типовые кадровые сценарии. Например, заявление на отпуск может сначала уходить руководителю, затем в HR-отдел, после чего система формирует приказ и направляет его на подписание. При переводе сотрудника маршрут может включать руководителя текущего подразделения, руководителя нового подразделения, HR и бухгалтерию.

Статусы, уведомления и электронный архив кадровых документов

В бумажном кадровом документообороте сложно быстро понять, где находится документ: у сотрудника, у руководителя, в отделе кадров или в архиве. В КЭДО статус виден в системе. Кадровик может отследить, кто уже подписал документ, кто задерживает согласование, какие документы просрочены и какие требуют повторного уведомления.

После завершения процесса документ попадает в электронный архив. В нем можно искать документы по сотруднику, типу документа, дате, подразделению или статусу. Это упрощает подготовку к проверкам, внутренним аудитам и запросам сотрудников.

Преимущества и плюсы кадрового электронного документооборота

Преимущества кадрового электронного документооборота проявляются на всех уровнях компании: у HR-отдела снижается ручная нагрузка, у руководителей ускоряется согласование, у сотрудников появляется доступ к документам онлайн, а бизнес получает прозрачный и управляемый кадровый процесс.

Главный плюс КЭДО — не просто отказ от бумаги. Система меняет саму модель работы с кадровыми документами: процессы становятся быстрее, статусы — прозрачнее, а документы — доступнее для поиска и контроля.

Что получает HR, руководитель и сотрудник после перехода на КЭДО

Для кого	Что дает КЭДО
HR-отдел	Меньше ручной работы, быстрый поиск документов, контроль сроков, автоматические маршруты согласования и меньше напоминаний сотрудникам
Руководители	Быстрое согласование отпусков, переводов, заявлений и приказов без бумажных экземпляров и личных встреч
Сотрудники	Доступ к кадровым документам онлайн, возможность подписывать документы удаленно и получать уведомления о важных действиях
Бизнес	Снижение затрат на печать, доставку, хранение архива и ручное администрирование кадровых процессов
Юристы и служба безопасности	Фиксация действий, контроль версий, разграничение прав доступа и защита персональных данных

Чем КЭДО удобнее бумажного кадрового документооборота

В бумажной модели документ нужно распечатать, передать на подпись, дождаться возврата, проверить комплектность, подшить и хранить в архиве. Если сотрудник работает удаленно или находится в другом городе, процесс растягивается на дни или недели.

Кадровый документооборот в электронном виде сокращает этот путь. Документ создается в системе, отправляется по маршруту, подписывается электронной подписью и автоматически сохраняется в архиве. HR-специалист видит статус документа и может быстро понять, на каком этапе возникла задержка.

Для компаний с распределенной структурой, филиалами, удаленными сотрудниками и большим объемом кадровых документов КЭДО становится не только способом экономии, но и инструментом управления кадровыми процессами.

Минусы, риски и трудности перехода на кадровый ЭДО

Минусы и трудности перехода на кадровый ЭДО чаще всего связаны не с самой идеей КЭДО, а с подготовкой к внедрению. Компании нужно выбрать платформу, подготовить локальные нормативные акты, определить виды электронной подписи, обучить сотрудников и настроить интеграции с учетными системами.

Финансовые, юридические и технические риски

Риск или трудность	Как проявляется	Как снизить риск
Финансовые затраты	Нужно оплатить платформу, внедрение, выпуск электронных подписей, обучение и поддержку	Сначала провести аудит процессов и запускать КЭДО поэтапно, начиная с самых массовых документов
Ошибки в ЛНА	В локальных актах не закреплен порядок КЭДО, сроки подписания, перечень документов и правила доступа	Подготовить положение о КЭДО, порядок электронного взаимодействия и соглашения об электронной подписи
Сопротивление сотрудников	Сотрудники не понимают, зачем переходить на КЭДО и как подписывать документы	Провести презентацию, обучение, подготовить инструкции и назначить ответственных за поддержку
Ошибки с электронной подписью	Компания неправильно выбирает тип подписи для разных документов и участников процесса	Заранее описать сценарии подписания и проверить их с учетом требований законодательства
Технические сложности	Нет интеграции с 1С:ЗУП, кадровой системой, учетными базами или сервисами подписи	Выбирать платформу КЭДО с готовыми интеграциями и возможностью донастройки процессов
Параллельный документооборот	Часть сотрудников может работать в электронном формате, а часть — оставаться на бумаге	Планировать переход по группам сотрудников и заранее определить правила смешанного документооборота

Как снизить риски при внедрении КЭДО

Чтобы внедрение КЭДО прошло безопасно, не стоит сразу переводить в электронный формат все кадровые документы. Лучше начать с аудита: определить, какие процессы самые массовые, где больше всего ручной работы и какие документы чаще всего задерживаются на подписи.

После этого можно выбрать пилотный процесс: например, заявления на отпуск, ознакомление с ЛНА или оформление переводов. На пилоте легче проверить маршруты, подписи, уведомления, интеграции и реакцию сотрудников. Когда процесс работает стабильно, КЭДО можно масштабировать на другие документы и подразделения.

Электронная подпись в КЭДО

Электронная подпись в КЭДО нужна для подтверждения личности подписанта и юридической значимости электронного документа. Без электронной подписи кадровый электронный документооборот превращается в обычный обмен файлами, который не дает нужного уровня доказательности и контроля.

Какие виды электронной подписи используются в КЭДО

В КЭДО используются разные варианты электронной подписи. При этом важно разделять юридические виды подписи и инструменты, через которые сотрудник может получить или применить подпись. УКЭП, УНЭП и ПЭП — это виды электронной подписи. Госключ и ЕСИА — это не отдельные виды подписи, а инструменты и сценарии идентификации или подписания, которые могут использоваться в предусмотренных законом случаях.

Вариант подписания	Что означает	Когда применяется в КЭДО
УКЭП	Усиленная квалифицированная электронная подпись	Используется для юридически значимого подписания документов, когда требуется максимальный уровень подтверждения
УНЭП	Усиленная неквалифицированная электронная подпись	Может применяться для подписания кадровых документов при соблюдении условий, установленных законом и соглашением сторон
ПЭП	Простая электронная подпись	Используется в случаях, когда это допускается законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия
Госключ	Приложение для получения и применения электронной подписи	Может использоваться сотрудниками для подписания документов в предусмотренных сценариях
ЕСИА	Единая система идентификации и аутентификации	Может использоваться для идентификации пользователя и применения простой электронной подписи в допустимых случаях

Госключ и ЕСИА в КЭДО

Госключ и ЕСИА часто упоминают вместе с электронной подписью, но их не стоит считать самостоятельными видами ЭП. Госключ — это приложение, через которое можно получить и использовать сертификат электронной подписи. ЕСИА используется для идентификации пользователя и доступа к государственным цифровым сервисам.

При настройке КЭДО важно не просто выбрать удобный способ подписания, а закрепить его в локальных документах компании и проверить, подходит ли он для конкретного типа кадрового документа. Для разных документов и участников процесса могут применяться разные сценарии подписания.

Электронный документооборот кадровых документов в кадровом делопроизводстве

Электронный документооборот кадровых документов в кадровом делопроизводстве охватывает большинство процессов, связанных с работой сотрудника: трудоустройство, отпуска, переводы, командировки, ознакомление с локальными нормативными актами, оформление заявлений и хранение кадрового архива.

При этом КЭДО — это не просто перевод документа в PDF. Документ должен быть создан или загружен в систему, пройти установленный маршрут, быть подписан электронной подписью и сохранен в электронном архиве. Только в этом случае кадровый документооборот в электронном виде становится управляемым и юридически значимым.

Какие кадровые документы можно перевести в КЭДО

Можно перевести в КЭДО	Можно с условиями	Нельзя вести только в КЭДО
Заявления сотрудников	Трудовые договоры и дополнительные соглашения	Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности
Приказы об отпуске, переводе, командировке	Ознакомление с локальными нормативными актами	Акт о несчастном случае на производстве
Графики отпусков и уведомления	Документы, где важно корректно оформить порядок подписания и получения согласия	Приказ или распоряжение об увольнении
Справки, запросы, внутренние кадровые формы	Документы, связанные с персональными данными и разграничением доступа	Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда
Документы по обучению, стажировкам, кадровому резерву	Документы с особыми требованиями к подписи или хранению	Документы, для которых законом прямо предусмотрена бумажная форма

Электронное оформление трудоустройства

Электронное оформление трудоустройства через КЭДО позволяет быстрее собрать документы нового сотрудника и провести их по нужному маршруту. Система может сформировать пакет документов по заранее подготовленным шаблонам: трудовой договор, согласие на обработку персональных данных, анкету, ознакомление с локальными нормативными актами и другие документы.

В электронном трудоустройстве особенно важны скорость и удобство. Новый сотрудник может получить документы в личном кабинете, подписать их электронной подписью и начать работу без обмена бумажными экземплярами через почту или курьерскую доставку.

В ELMA365 КЭДО можно автоматизировать не только подписание документов, но и подготовку данных: распознавание, заполнение шаблонов, проверку комплектности и передачу информации в кадровые процессы.

Электронное управление отпусками и отгулами

КЭДО упрощает управление отпусками, отгулами и отсутствиями. Сотрудник подает заявление в системе, руководитель согласует отсутствие, HR-отдел получает уведомление, а система формирует необходимые документы и сохраняет их в архиве.

В ELMA365 КЭДО для этого предусмотрен пакет «Отпуска». Система может напоминать сотрудникам о планировании отпусков, проверять пересечения, отправлять пожелания на согласование руководителям и помогать формировать график отпусков.

Перед началом отпуска система также может напомнить о необходимости подтвердить или перенести отпуск, подготовить уведомление, приказ и другие документы. Это снижает ручную нагрузку на кадровиков и помогает не пропускать сроки.

Электронное оформление переводов, приказов и распоряжений

Электронное оформление переводов, приказов и распоряжений в КЭДО превращает сложный ручной процесс в управляемый маршрут. Кадровик выбирает шаблон, заполняет данные, отправляет документ на согласование, а система уведомляет всех участников и фиксирует действия.

Так можно оформлять приказы о переводе на другую должность, изменении оклада, направлении в командировку, назначении премий, изменении графика работы и другие кадровые документы. После согласования документ подписывается электронной подписью, регистрируется и сохраняется в электронном архиве.

Если платформа КЭДО интегрирована с 1С:ЗУП или другой учетной системой, данные из подписанных документов можно передавать дальше без ручного ввода. Это снижает риск ошибок и ускоряет работу бухгалтерии, HR-отдела и руководителей.

Электронное ведение кадровой номенклатуры и хранение документов

Электронное ведение кадровой номенклатуры помогает организовать хранение документов, связанных с кадровой работой. В бумажном архиве документы нужно печатать, подшивать, раскладывать по папкам, учитывать сроки хранения и выделять место для архива. В электронном архиве документы можно распределять по типам, сотрудникам, подразделениям, датам и статусам.

Система КЭДО может автоматически присваивать документам номера, фиксировать версии, хранить историю подписания и ограничивать доступ к персональным данным. Это особенно важно для компаний с большим количеством сотрудников, филиалов и регулярных кадровых операций.

При проверке электронный архив помогает быстрее найти нужные документы, подтвердить факт подписания и показать историю работы с документом. Это снижает риск ошибок из-за невнимательности и упрощает внутренний контроль.

Что нельзя переводить в КЭДО

Несмотря на широкие возможности КЭДО, не все кадровые документы можно вести только в электронном виде в рамках стандартного электронного кадрового документооборота. К исключениям относятся трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

Для таких документов могут действовать специальные правила, отдельные формы или требование бумажного оформления. Поэтому перед внедрением КЭДО важно составить перечень документов и разделить их на три группы: переводим в электронный формат, переводим с условиями, оставляем на бумаге.

Как перейти на КЭДО: внедрение кадрового электронного документооборота

Чтобы перейти на КЭДО, компании нужно не только выбрать систему, но и подготовить процессы, документы и сотрудников. Внедрение кадрового электронного документооборота включает аудит текущего документооборота, подготовку ЛНА, выбор платформы, настройку электронной подписи, присоединение сотрудников и запуск процессов.

Подготовка к внедрению КЭДО

Подготовку лучше начинать с аудита кадровых документов. Нужно определить, какие документы используются чаще всего, какие процессы занимают больше времени, где возникают задержки и какие документы нельзя полностью перевести в КЭДО.

После аудита компания формирует целевую модель: какие процессы переводятся в электронный формат в первую очередь, какие подразделения участвуют в пилоте, какие роли нужны в системе и какие интеграции потребуются. Например, для массового запуска часто выбирают отпуска, заявления сотрудников, ознакомление с ЛНА или оформление переводов.

Этапы внедрения КЭДО в организации

Переход на кадровый электронный документооборот обычно выполняется поэтапно. Такой подход помогает снизить риски, подготовить сотрудников и протестировать процессы до массового запуска.

Этап	Что выполняется	Результат
Анализ процессов	Аудит кадрового делопроизводства и определение документов для перевода в электронный вид	Понимание объема внедрения
Выбор платформы	Оценка функциональности, интеграций и возможностей электронной подписи	Выбранная система КЭДО
Подготовка документов	Разработка ЛНА, регламентов и соглашений	Юридическая готовность
Подключение сотрудников	Уведомление, получение согласий и обучение пользователей	Готовность персонала
Запуск	Тестирование и перевод процессов в рабочий режим	Полноценная работа КЭДО

На практике компании редко переводят весь кадровый документооборот в электронный формат одновременно. Чаще всего сначала автоматизируют наиболее массовые процессы: отпуска, заявления сотрудников, ознакомление с локальными нормативными актами и кадровые переводы.

ЛНА, уведомления и согласие сотрудников

Перед запуском КЭДО работодатель утверждает локальный нормативный акт, в котором закрепляет порядок электронного кадрового документооборота. В ЛНА стоит описать используемую информационную систему, перечень документов, категории сотрудников, порядок доступа, сроки подписания, правила уведомлений, порядок хранения и случаи, когда допускается бумажный документооборот.

Сотрудников нужно уведомить о переходе на КЭДО. Для сотрудников, которые были приняты до введения КЭДО, может потребоваться согласие на взаимодействие через электронный документооборот. Также необходимо заключить соглашение об использовании электронной подписи, если выбранный сценарий подписания этого требует.

Какие документы нужны для перехода на КЭДО

Присоединение к КЭДО: уведомление и согласие сотрудников

Присоединение к КЭДО — это процесс подключения сотрудников к электронному кадровому документообороту. Он включает уведомление, получение согласия там, где оно необходимо, создание учетной записи, выпуск или подключение электронной подписи и обучение работе с системой.

На этом этапе важно объяснить сотрудникам, как они будут получать документы, где их подписывать, как восстановить доступ, что делать при ошибке и куда обращаться за поддержкой. Чем понятнее процесс присоединения, тем меньше сопротивления и обращений в HR-отдел после запуска.

Запуск, обучение и масштабирование КЭДО в организации

После подготовки ЛНА и подключения сотрудников лучше запустить пилот. Он помогает проверить маршруты согласования, уведомления, корректность подписей, интеграции и работу электронного архива. Если на пилоте появляются ошибки, их проще исправить до масштабирования на всю компанию.

После успешного пилота КЭДО можно расширять: подключать новые документы, подразделения, филиалы и сценарии. На этом этапе важно отслеживать метрики: сколько документов подписывается в электронном виде, где возникают задержки, сколько времени экономит HR-отдел и какие процессы требуют доработки.

Типичные ошибки при внедрении КЭДО

Большинство проблем при переходе на кадровый электронный документооборот связано не с системой КЭДО, а с недостаточной подготовкой процессов и сотрудников.

Ошибка	Последствие
Отсутствие аудита кадровых процессов	Автоматизация неэффективных процессов без устранения проблем
Выбор системы без интеграции с кадровыми решениями	Дублирование данных и дополнительная ручная работа
Неподготовленные ЛНА	Юридические риски и вопросы при проверках
Недостаточное обучение сотрудников	Сопротивление изменениям и низкая вовлеченность
Попытка перевести все документы одновременно	Перегрузка HR-службы и рост числа ошибок

Поэтому внедрение КЭДО рекомендуется начинать с пилотных процессов и постепенно расширять область применения электронного кадрового документооборота.

Платформа КЭДО и решения для кадрового электронного документооборота

Платформа КЭДО — это программное решение, в котором компания ведет кадровый электронный документооборот: создает документы, настраивает маршруты, подключает сотрудников, использует электронную подпись, хранит архив и контролирует статусы. КЭДО-решения отличаются по функциональности, способу размещения, возможностям интеграции и гибкости настройки процессов.

Какие функции нужны платформе КЭДО

При выборе платформы КЭДО стоит оценивать не только возможность подписывать документы электронной подписью. Для полноценного кадрового электронного документооборота важны личный кабинет сотрудника, рабочее место кадровика, шаблоны документов, маршруты согласования, уведомления, электронный архив, разграничение прав доступа и интеграции с учетными системами.

Хорошая платформа должна поддерживать разные кадровые сценарии: трудоустройство, отпуска, переводы, командировки, ознакомление с ЛНА, заявления, справки, хранение архива. Также важно, чтобы HR-отдел мог донастраивать процессы без сложной разработки или с минимальным участием IT-команды.

Интеграция с 1С:ЗУП, электронной подписью и архивом

Для большинства компаний критична интеграция КЭДО с 1С:ЗУП или другой кадровой системой. Без интеграции HR-специалистам придется вручную переносить данные из одной системы в другую, а это снижает эффект от автоматизации и повышает риск ошибок.

Также нужно проверить, как платформа работает с электронной подписью, где хранит подписанные документы, как разграничивает права доступа и как помогает подготовиться к проверкам. Чем лучше платформа встроена в текущую IT-инфраструктуру, тем проще перейти на КЭДО и масштабировать его на всю организацию.

Возможности ELMA365 КЭДО

ELMA365 КЭДО — это решение для кадрового электронного документооборота на Low-code платформе ELMA365. Оно помогает перевести кадровые процессы в электронный формат: от подачи заявления и согласования документа до подписания электронной подписью, хранения в архиве и контроля статусов.

Портал сотрудника и рабочее место кадровика

В ELMA365 КЭДО предусмотрен портал сотрудника, через который можно работать с кадровыми документами, подавать заявления, получать уведомления и подписывать документы онлайн. Для HR-отдела доступно рабочее место кадровика: сотрудники отдела кадров видят работников, документы, статусы подписания, изменения и задачи по кадровым процессам.

Такой формат помогает сократить количество ручных операций: не нужно передавать документы от одного подписанта к другому, искать бумажные экземпляры, контролировать подписи вручную и постоянно напоминать сотрудникам о документах.

Low-code настройка кадровых процессов

Благодаря Low-code подходу ELMA365 КЭДО можно адаптировать под специфику бизнеса. Компания может настраивать маршруты, роли, справочники, типы документов и формы без длительной разработки. Это особенно важно, если кадровые процессы отличаются по подразделениям, филиалам или категориям сотрудников.

Изменения в процессах можно вносить быстрее, чем при классической разработке. Это помогает развивать КЭДО после запуска: добавлять новые документы, менять маршруты согласования, подключать дополнительные уведомления и улучшать пользовательский опыт сотрудников.

Интеграции, архив и контроль статусов

ELMA365 КЭДО поддерживает интеграции с учетными системами и помогает выстроить единый электронный архив кадровых документов. В системе можно контролировать статусы документов, видеть задержки, отслеживать подписания и быстро находить нужные документы.

ELMA365 КЭДО подходит компаниям, которым нужна не только электронная подпись кадровых документов, но и полноценная автоматизация кадровых процессов: портал сотрудника, рабочее место HR, маршруты согласования, электронный архив, интеграции и гибкая настройка под внутренние правила.

Переведите работу отдела кадров в удобный электронный формат и повысьте производительность с помощью кадрового ЭДО на ELMA365. Получите тестовый доступ к решению и начните работу с ELMA365 КЭДО.

Часто задаваемые вопросы о КЭДО

Здесь собраны ответы на популярные вопросы о КЭДО, кадровом электронном документообороте, переводе кадровых документов в электронный формат и выборе платформы для внедрения.

КЭДО — что это такое простыми словами?

КЭДО — это кадровый электронный документооборот. Простыми словами, это работа с кадровыми документами без бумаги: документы создаются, согласуются, подписываются электронной подписью и хранятся в системе.

Кадровый электронный документооборот и КЭДО — это одно и то же?

Да, кадровый электронный документооборот и КЭДО — это одно и то же. Аббревиатура КЭДО расшифровывается как кадровый электронный документооборот.

Можно ли вести кадровый документооборот полностью в электронном виде?

Большинство кадровых документов можно вести в электронном виде, если компания соблюдает требования законодательства, закрепляет порядок КЭДО в локальных актах и использует электронную подпись. Но есть документы, которые нельзя вести только в КЭДО: например, приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве и документы по инструктажам по охране труда.

Какие кадровые документы нельзя переводить в КЭДО?

В стандартный КЭДО нельзя полностью перевести трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ или распоряжение об увольнении, а также документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Для таких документов действуют специальные требования.

Нужна ли электронная подпись для КЭДО?

Да, электронная подпись нужна для юридически значимого кадрового электронного документооборота. В зависимости от документа и сценария могут использоваться УКЭП, УНЭП или ПЭП, а также инструменты вроде Госключа и ЕСИА в допустимых случаях.

Чем платформа КЭДО отличается от обычной СЭД?

Платформа КЭДО ориентирована на кадровые процессы и требования трудового законодательства. В ней важны личный кабинет сотрудника, электронная подпись, маршруты кадровых документов, уведомления, согласия, работа с персональными данными и электронный архив. Обычная СЭД чаще используется для внутреннего управленческого документооборота и не всегда закрывает кадровые требования.

Как выбрать решение для КЭДО?

При выборе решения для КЭДО стоит оценить поддержку электронной подписи, личный кабинет сотрудника, рабочее место кадровика, маршруты согласования, электронный архив, интеграции с 1С:ЗУП, разграничение прав доступа и возможность донастройки процессов под правила компании.