+7 (499) 302-33-65
ELMA365 КЭДО: новые возможности для гибкой автоматизации HR-процессов
В этом квартале мы добавили новые функции, которые позволяют ускорить кадровые процессы, сокращать затраты и повышать прозрачность операций.
Кадровый документооборот. Суть процесса
Для начала разберемся, что такое документооборот как понятие. Это комплекс логичных и последовательных действий с документом, а именно обработка, прием, передача, хранение, подписание, архивирование и тд.
Документооборот, согласно законодательству РФ, — это неотъемлемая часть делопроизводства, внешних и внутренних процессов организации любого размера. Если в компании есть хотя бы один сотрудник, помимо работодателя, документообороту и трудовым отношениям быть. Документ является важным артефактом, который сопровождает и регламентирует бизнес-деятельность.
От того, насколько грамотно будет организован документооборот, это будет зависеть эффективность трудовых взаимодействий, легитимность и скорость внутренних и внешних процессов организации. Поэтому важным поинтом является то, как в организации происходит хранение, уничтожение документов, насколько строго соблюдаются дедлайны, касающиеся операций с документами.
Ключевые задачи кадрового документооборота
Документооборот в организации решает огромное количество задач, касающихся всех аспектов трудовых отношений, взаимодействия связок работник-работник, работодатель-работник, работник-контрагент и тд. Обеспечивает бесперебойный процесс кадрового делопроизводства. Очевидно, что ценность документа как артефакта в организации колоссальна.
Выделим несколько ключевых задач документооборота:
- оформление и фиксация факта старта трудовых отношений работников и трудоустройства сотрудника;
- ведение бухгалтерии;
- придание определенной формы процессам в организации;
- организация условий для грамотного и удобного управления персоналом;
- управление разрешением разного рода конфликтов между сторонами трудовых отношений;
- установление и фиксация правил и регламентов взаимодействия между работником и работодателем.
Виды кадровых документов
Затронем виды кадровых документов, касающихся некоторых кадровых процессов и кадрового делопроизводства и бухгалтерии в целом в рамках ТК РФ.
Прием сотрудника:
- трудовой договор;
- заявление о приеме;
- приказ о приеме;
- соглашение об обработке персональных данных;
- трудовая книжка;
- договор материальной ответственности.
Перевод сотрудника:
- заявление на перевод;
- приказ на перевод;
- дополнительное соглашение.
Отпуск/ отсутствие:
- график отпусков;
- заявление на перенос отпуска;
- заявление на учебный отпуск;
- больничный;
- заявление на отзыв из отпуска;
- приказ о предоставлении отпуска;
- диспансеризация;
- заявление на отпуск за свой счет.
Сверхурочная работа:
- документ вызова;
- согласие на сверхурочную работу;
- приказ о привлечении к сверхурочным работам;
- уведомление о праве отказаться.
Командировка:
- служебная записка;
- приказ о командировке;
- отчет о командировке;
- авансовый отчет;
- заявление о продлении.
Типы документооборота
Тип документооборота иллюстрирует то, каким образом организовано движение документов, их учет и прочие операции с документами в организации, то есть это некая схема. Все операции с документами в рамках каждого типа регламентированы законодательством РФ. Каждый из типов, о которых поговорим ниже, призван решать важную задачу, а именно, регламентировать трудовые отношения между сотрудником и работодателем, оптимизировать документооборот таким образом, чтобы максимально отсечь лишние шаги при управлении документами и тд.
- Централизованный. Этот тип документооборота подразумевает консолидацию всех документов организации в одном месте, это может быть, например, канцелярия. Управление и операции с документами, связанные с хранением и регистрацией происходят именно там.
- Децентрализованный. Название говорит само за себя. В этом случае документы могут храниться в нескольких точках, и каждая обрабатывает документы по единому регламенту. Такой тип управления документооборотом логичен для внедрения в организациях, у которых есть филиалы не только в разных районах, но и разных городах и даже странах.
- Смешанный. Представляет собой гибрид выше представленных типов организации документооборота.
Важно отметить, что каждый из типов организации документооборота и кадрового учета удобен для определенных групп компаний. То есть, если мы говорим о централизованном типе управления документами, то такой тип удобен для небольших организаций, где документооборотом занимается 1-2 штатных работника.
Децентрализованный тип управления документами подойдет крупным и средним организациям, которые имеют несколько филиалов с разным гео-расположением. Если говорим о смешанном типе управления, то при такой организации документооборота формируется целый отдел, компетенция которого — это непосредственная работа с кадровыми документами.
Что такое кадровая политика организации
Мало просто организовать документооборот и учет в организации. Для того, чтобы управление кадровым делопроизводством было отлажено, все кадровые процессы работали легитимно, слаженно, грамотно и безошибочно, важно регламентировать шаги, подкрепить их правилами. И здесь появляется такое понятие как кадровая политика в трудовых отношениях. Кадровая политика — вектор организации работы, свод правил, принципов и методов, по которым работают кадры в организации и выстраиваются трудовые отношения. Это некая система управления кадрами и процессами, обеспечивающая соответствие действующему законодательству РФ в сфере трудовых взаимоотношений.
Существует несколько типов «кадровых политик», обусловлены они в первую очередь структурой организаций, а не трудовым кодексом РФ. Разберем эти типы подробнее:
По степени влияния управленцев организации на сотрудников:
Пассивная. В этом случае кадровая работа сводится в основном только к ликвидации негативных последствий. У кадровых специалистов, как правило нет стратегии подбора персонала и прогноза по потребностям в персонале, нет KPI. Кадровые проблемы и причины возникновения не подлежат анализу, стратегии по минимизации этих проблем, как правило, нет. Диагностика кадровой ситуации в целом отсутствует. Управление выстраивается по принципу резкого реагирования на возникающие конфликтные ситуации. Принцип трудовых отношений в том, что анализ конфликтной ситуации не проводится.
Реактивная. Здесь руководство выстраивает управление с той точки зрения, что контролирует симптомы негативного состояния в кадровой работе, причины и ситуации развития кризиса и принимает своевременные меры по устранению кризиса. Такой тип кадровой политики направлен на осознание причин, которые привели к кризису в кадровой работе и трудовых отношениях.
Превентивная. Такой тип управления в отличие от пассивной политики характеризуется видением и пониманием прогноза развития событий и пошагового плана для преждевременного устранения кризисных и конфликтных ситуаций в трудовых взаимодействиях.
Активная. Здесь мы говорим о наличии у управленцев не только объективных прогнозов, но и о наличии мер воздействия на персонал. Кадровые подразделения держат руку на пульсе и способны подготавливать нужные кадровые программы, проводить аудит и мониторинг конфликтных ситуаций краткосрочно и долгосрочно.
По уровню открытости к внешнему миру:
Открытая. Прозрачность процессов для сотрудников — основополагающий принцип открытого типа кадровой политики, это, безусловно, подкупает и выстраивает определенные трудовые отношения. Приверженность к такому типу управления может стать козырем при завоевании рынка и выходом на лидирующие позиции в отрасли.
Закрытая. Такой тип управления также имеет место быть, характеризуется определенными принципами найма — нанимаются только сотрудники низшего должностного уровня, а все руководящие должности, как правило, занимаются кадрами, которые уже давно работают в организации.
«Симптомы» успешного ведения кадрового документооборота
Ниже выделим несколько пунктов, которые говорят о том, что с вашим документооборотом и учетом все в полном порядке.
- Движение каждого документа (договора, приказа и т.д.) в системе отлажено, происходит оперативно и без ошибок, независимо от места хранения;
- Все сроки, связанные с учетом, обработкой, регистрацией, отправкой, подписанием документов соблюдаются без малейших задержек и погрешностей;
- Возможность параллельной работы с документом несколькими сотрудниками одновременно.
Как правильно вести кадровый документооборот?
Есть несколько правил, которых стоит придерживаться для успешного ведения кадрового документооборота.
- Количество подразделений, которые занимаются операциями с документами должно быть минимальным;
- Для минимизации и в идеале исключения ошибок необходима четкая регламентация всех этапов движения документов;
- За каждым подразделением должны быть закреплены определенные категории документов.
Электронный кадровый документооборот. Качественные преимущества.
В течение нескольких лет, начиная с 2018 года Министерство труда РФ реализовало ряд экспериментальных нововведений, касающихся зоны ответственности работодателя. Были затронуты и видоизменены процессы электронного контроля документации и электронного обмена.
Проведенные экспериментальные нововведения, безусловно, расширили нормативную базу и дали позитивный толчок и обратную связь от участников. Планка ряда показателей эффективности действительно была поднята.
В итоге, цифровая онлайн коммуникация и обмен электронными документами в трудовых отношениях официально разрешены. Перевести в электронный вид можно все кадровые документы за исключением трех:
- акт о несчастном случае на производстве;
- приказ об увольнении;
- инструктаж по охране труда.
В этом случае закон обязывает дублировать на бумаге данные документы.
Последние изменения легитимизировали использование ЭП для подписания определенных видов документов: трудового договора и допсоглашений, ученического договора, договора о материальной ответственности и изменений к этим документам. В остальных случаях может использоваться другой вид электронной подписи, при условии, что факт использования зафиксирован в соответствующем документе.
Внедрение КЭДО определенно — это прогрессивный шаг, но, тем не менее, согласно законодательству РФ, это не обязанность как для работодателя, так и для работника. Работодатель может не внедрять КЭДО, а работник может не переходить, даже если работодатель его внедрил.
Далее о преимуществах электронного кадрового документооборота в кадровых процессах.
Организация работы без бумаги
То, о чем так мечтали все участники документооборота в организациях, особенно кадровые отделы — организация работы без бумаги, отказ от физического архива, экономия ресурсов. Архив теперь электронный. Как говорит законодательство РФ — ведение практически всех документов возможно электронно без дублирования на бумаге. Исключения все же есть: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и инструктаж по охране труда.
Минимизация кадровых трудозатрат
Кадровики сводят свой объем операционных задач к минимуму, что высвобождает внушительную часть времени для другой стратегической работы. Неоценимым преимуществом программ для ЭДО является возможность организации работы с документом в месте, где ведется кадровый учет: 1С, БОСС-Кадровик и тд.
Безболезненное взаимодействие с работниками на удаленке
Системы КЭДО — настоящий шаг вперед в том смысле, что мир и рынок находятся в постоянном изменяемом движении, а КЭДО — технологичный шаг, соответствующий изменениям и упрощающий кадровую работу. Удаленка — одно из проявлений изменяющегося мира, и КЭДО дает возможность грамотно и безболезненно обмениваться документами на больших и малых расстояниях без потери скорости.
Укрепление HR-бренда
Функциональное и простое взаимодействие с работниками, прозрачные процессы и понятные всем процессы — все это огромные плюсы в сторону роста лояльности сотрудника и кандидата. Не очевидно, но абсолютно точно электронный кадровый документооборот ускоряет воронку найма. Что это значит?— теперь HR закрывают вопросы с документами быстрее и не теряют потенциальных сотрудников.
Отслеживание статуса документов
Благодаря продуманному функционалу, документ не затеряется и не застопорится на каком-либо этапе. Работник всегда может проверять в системе актуальный статус документа и предпринимать необходимые действия.
Исключение ошибок человеческого фактора
Система подхватывает и страхует абсолютно все физические действия работника с документами.
3 обязательных фундаментальных шага для перехода на кадровый ЭДО:
- Аудит кадровых процессов, подготовка требований. Важнейший этап, без которого весь смысл перехода сводится к нулю. Цель аудита понять, какие процессы и документы, в каком количестве станут участниками перевода в электронный вид.
- Выбор программы КЭДО. Перед тем как начать выбирать, нужно определить, что именно для вашей организации будет важно, какие требования должна учесть программа для вас. Собрав пул требований, можно приступить к мониторингу рынка.
- Разработка документа, в котором будет зафиксированы все детали и правила перевода. Документ называется локально-нормативный акт. Каждый работник обязательно ознакамливается с документом.
Как перейти на электронный кадровый ЭДО. Чек-лист
Не торопитесь сразу выбирать программу КЭДО. Переход на новое ПО — это многоступенчатый процесс. Для относительно быстрого перевода кадровых процессов в электронный вид и для спокойствия команды, необходимо провести ряд подготовительных действий ДО.
Рассмотрим действия детальнее.
Организация рабочего процесса в соответствии с законом
Очевидный факт, что в целом работа с документами ведется в рамках законодательства РФ. На этом шаге обращаем внимание на человеческий фактор, по которым работают некоторые процессы и также из-за которого очень часто происходят ошибки и неточности при оформлении и подписании документации. Например, при подписании документации «задним числом». Цифровизация исключает такую возможность, поэтому важно заострить внимание работников на этом.
Правильно внесенные в учетной системе
Очень часто в системе бывают указаны неверные данные работников — фамилия, номер телефона или адрес электронной почты. Любые неточности такого рода стопорят работу в программе КЭДО, а именно обмен необходимой документацией и ее подписание. Поэтому важно учесть этот момент заранее и актуализировать все данные работников.
HR-портал или ЛК работника
HR-портал работника по-настоящему раскрывает все фишки и функциональность программ КЭДО, поскольку именно там реализован ряд возможностей для автоматизации всей кадрово-документной рутины. Работник может закрывать все необходимые задачи по кадровым документам (оформление, подписание, обмен) через свой личный кабинет.
Теперь вы готовы, переходим непосредственно к шагам по переходу на КЭДО.
Аудит кадровых процессов
Важнейший этап, без которого весь смысл перехода сводится к нулю. Цель аудита понять, какие процессы и документы, в каком количестве станут участниками перевода в электронный вид.
Внедрение программного обеспечения
После установки ПО, проходит первичная базовая настройка, загрузка и перенос данных, адаптация интерфейсов для работников, подготовка регламентов и пользовательской пошаговой инструкции.
Следующий этап — тесты. Грамотно при проведении тестов программного обеспечения дублировать документы в бумажном варианте, чтобы был вариант юридически значимого документа. Обычно этап тестирования реализуется на тестовой группе пользователей, которых обучают как пользоваться программой и как обмениваться документами. Тестовый период играет важную роль в адаптировании ПО в структуре организации. При успешном тестировании можно смело расширять проект.
Формирование локально-нормативного акта
Работодателю важно учесть этот организационный момент. На выходе должен быть сформирован некий документ, журнал с руководством, в котором прописаны все действия, нюансы и правила электронной коммуникации. Строгих правил того, как должен выглядеть документ на сегодняшний день нет.
Кроме того, акт согласно ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ должен содержать:
- информацию о выбранной системе КЭДО;
- порядок доступа к информационной системе работодателя;
- электронные документы работников, которые будут участниками КЭДО;
- срок уведомления о переходе на данную систему работы;
- дата внедрения ПО.
Готовая программа или собственная разработка
Рынок программ КЭДО сейчас уже достаточно разнообразен по функционалу, ценам и форматам поставки. Коробочные решения без труда помогут легитимно закрыть базовые потребности в работе с кадровыми документами. Программы, предлагающие кастомизацию для автоматизации, также присутствуют на рынке.
Разработка ПО под себя — вариант заманчивый, так как можно учесть все потребности и хотелки бизнеса, но есть одно но — это очень дорого.
Оптимальный формат — коробка с возможность кастомизации процессов под себя. Гибкость и адаптивность — важные характеристики как бизнесов, так и инструментария нашего времени.
Например, в расширенной версии ELMA365 КЭДО есть возможность дополнять функционал системы и добавлять новые способы обработки кадровых документов благодаря Low-code инструментам.
Требования к программе кадрового ЭДО
Внутренние процессы, оргструктура организаций могут быть разными и требующими проработки требований. но основные требования к ПО выглядят следующим образом:
- гибкость, возможность добавлять новые процессы в систему с учетом специфики бизнес-процессов организации;
- поддержка всех ЭП;
- интеграция программы с учетной системой;
- хранение документов и доступности к ним на протяжении всего необходимого срока;
- соответствие программы требованиям законодательства РФ.
Программа ELMA365 КЭДО соответствует всем основным требованиям и, кроме того, обеспечивает возможность добавлять новые кадровые процессы, если возникает такая потребность. Решение включает в себя HR-портал, интерфейс отдела кадров, интеграции.
HR-портал подхватывает реализацию полного цикла делопроизводства в организации — прием/перевод/увольнение сотрудников, работа с кадровой документацией.
Для кадровых специалистов в программе реализован рабочий интерфейс, обеспечивающий доступ ко всем работникам и их личным данным, кадровым документам и процессам.
Программа бесшовно интегрируется 1С:ЗУП и УД для выпуска УНЭП.
ELMA365 КЭДО — гибкая программа с Low-code инструментами, которые позволяют собирать новые бизнес-процессы, в том числе кадровые, на конструкторе и без значительных трудозатрат и программистов.
Рассмотрим пример трудовых отношений на процессе трудоустройства.
Для того, чтобы начать полноценно работать в программе, нужно выгрузить штатное расписание из учетной системы, например, в 1С:ЗУП. С помощью базовой возможности интеграции это легко реализуемо. Расписание выгружается для того, чтобы работники залогинились в программе и получили доступ к функционалу.
Специалист-кадровик вносит все данные каждого сотрудника в программу: ФИО, электронная почта, телефон, должность и др. После этого работник получает от кадровика приглашение в портал, где самостоятельно подгружает документацию (после создания соглашения о ПД), онлайн подписывает соглашение об электронном взаимодействии. Этот документ важен для запуска подготовки УНЭП и электронного обмена документацией. Весь пул документации после этого отправляется на проверку в отдел кадров.
Если найдены ошибки, то для изменения данных необходимо выбрать этап заполнения информации, на который стоит вернуть сотрудника. Например, на сканы документов. Сотрудник также получает уведомление о внесении изменений и комментарий специалиста отдела кадров. После того, как проверка данных успешно пройдена, оформите УНЭП — усиленную неквалифицированную подпись для сотрудника. Как это происходит? Система автоматически отправит заявку на УНЭП в удостоверяющий центр, выпуск которой сотрудник подтвердит на госуслугах.
После того, как сотрудник подтвердил выпуск УНЭП, система автоматически получит открытый ключ сертификата, сохранит его к себе. А закрытый ключ сертификата хранится в облаке удостоверяющего центра, к которому имеет доступ только сотрудник со вторым фактором подтверждения по SMS. Далее процесс автоматически переводит его на этап трудоустройства, формирует пакет документов по шаблонам. Сотрудник проверяет свои данные и подписывает документы с помощью облачной УНЭП, подтвердив свою личность по SMS.
Затем сотрудник попадает на портал КЭДО, где будут доступны кадровые сервисы — заявления на отпуск, отгул, командировку и т.п. Сотрудник в любой момент сможет создать заявление, которое система автоматически отправит на согласование и вернет на подписание. Сотрудник будет иметь доступ к своим документам и видеть, на каких этапах они находятся.
