logo
mobile icon +7 (499) 921-02-87

Кадровый документооборот в организации

Кадровый документооборот. Суть процесса

Для начала разберемся, что такое документооборот как понятие. Это комплекс логичных и последовательных действий с документом, а именно обработка, прием, передача, хранение, подписание, архивирование и тд.

Документооборот, согласно законодательству РФ, — это неотъемлемая часть делопроизводства, внешних и внутренних процессов организации любого размера. Если в компании есть хотя бы один сотрудник, помимо работодателя, документообороту и трудовым отношениям быть. Документ является важным артефактом, который сопровождает и регламентирует бизнес-деятельность.

От того, насколько грамотно будет организован документооборот,поинт это будет зависеть эффективность трудовых взаимодействий, легитимность и скорость внутренних и внешних процессов организации. Поэтому важным поинтом является то, как в организации происходит хранение, уничтожение документов, насколько строго соблюдаются дедлайны, касающиеся операций с документами.

Ключевые задачи кадрового документооборота

Документооборот в организации решает огромное количество задач, касающихся всех аспектов трудовых отношений, взаимодействия связок работник-работник, работодатель-работник, работник-контрагент и тд. Обеспечивает бесперебойный процесс кадрового делопроизводства. Очевидно, что ценность документа как артефакта в организации колоссальна.

Выделим несколько ключевых задач документооборота:

  • оформление и фиксация факта старта трудовых отношений работников и трудоустройства сотрудника;
  • ведение бухгалтерии;
  • придание определенной формы процессам в организации;
  • организация условий для грамотного и удобного управления персоналом;
  • управление разрешением разного рода конфликтов между сторонами трудовых отношений;
  • установление и фиксация правил и регламентов взаимодействия между работником и работодателем.

Виды кадровых документов

Затронем виды кадровых документов, касающихся некоторых кадровых процессов и кадрового делопроизводства и бухгалтерии в целом в рамках ТК РФ.

Прием сотрудника:

  • трудовой договор;
  • заявление о приеме;
  • приказ о приеме;
  • соглашение об обработке персональных данных;
  • трудовая книжка;
  • договор материальной ответственности.

Перевод сотрудника:

  • заявление на перевод;
  • приказ на перевод;
  • дополнительное соглашение.

Отпуск/ отсутствие:

  • график отпусков;
  • заявление на перенос отпуска;
  • заявление на учебный отпуск;
  • больничный;
  • заявление на отзыв из отпуска;
  • приказ о предоставлении отпуска;
  • диспансеризация;
  • заявление на отпуск за свой счет.

Сверхурочная работа:

  • документ вызова;
  • согласие на сверхурочную работу;
  • приказ о привлечении к сверхурочным работам;
  • уведомление о праве отказаться.

Командировка:

  • служебная записка;
  • приказ о командировке;
  • отчет о командировке;
  • авансовый отчет;
  • заявление о продлении.

Типы документооборота

Тип документооборота иллюстрирует то, каким образом организовано движение документов, их учет и прочие операции с документами в организации, то есть это некая схема. Все операции с документами в рамках каждого типа регламентированы законодательством РФ. Каждый из типов, о которых поговорим ниже, призван решать важную задачу, а именно, регламентировать трудовые отношения между сотрудником и работодателем, оптимизировать документооборот таким образом, чтобы максимально отсечь лишние шаги при управлении документами и тд.

  • Централизованный. Этот тип документооборота подразумевает консолидацию всех документов организации в одном месте, это может быть, например, канцелярия. Управление и операции с документами, связанные с хранением и регистрацией происходят именно там.
  • Децентрализованный. Название говорит само за себя. В этом случае документы могут храниться в нескольких точках, и каждая обрабатывает документы по единому регламенту. Такой тип управления документооборотом логичен для внедрения в организациях, у которых есть филиалы не только в разных районах, но и разных городах и даже странах.
  • Смешанный. Представляет собой гибрид выше представленных типов организации документооборота.

Важно отметить, что каждый из типов организации документооборота и кадрового учета удобен для определенных групп компаний. То есть, если мы говорим о централизованном типе управления документами, то такой тип удобен для небольших организаций, где документооборотом занимается 1-2 штатных работника.

Децентрализованный тип управления документами подойдет крупным и средним организациям, которые имеют несколько филиалов с разным гео-расположением. Если говорим о смешанном типе управления, то при такой организации документооборота формируется целый отдел, компетенция которого — это непосредственная работа с кадровыми документами.

Что такое кадровая политика организации

Мало просто организовать документооборот и учет в организации. Для того, чтобы управление кадровым делопроизводством было отлажено, все кадровые процессы работали легитимно, слаженно, грамотно и безошибочно, важно регламентировать шаги, подкрепить их правилами. И здесь появляется такое понятие как кадровая политика в трудовых отношениях. Кадровая политика — вектор организации работы, свод правил, принципов и методов, по которым работают кадры в организации и выстраиваются трудовые отношения. Это некая система управления кадрами и процессами, обеспечивающая соответствие действующему законодательству РФ в сфере трудовых взаимоотношений.

Существует несколько типов «кадровых политик», обусловлены они в первую очередь структурой организаций, а не трудовым кодексом РФ. Разберем эти типы подробнее:

По степени влияния управленцев организации на сотрудников:

  1. Пассивная. В этом случае кадровая работа сводится в основном только к ликвидации негативных последствий. У кадровых специалистов, как правило нет стратегии подбора персонала и прогноза по потребностям в персонале, нет KPI. Кадровые проблемы и причины возникновения не подлежат анализу, стратегии по минимизации этих проблем, как правило, нет. Диагностика кадровой ситуации в целом отсутствует. Управление выстраивается по принципу резкого реагирования на возникающие конфликтные ситуации. Принцип трудовых отношений в том, что анализ конфликтной ситуации не проводится.

  2. Реактивная. Здесь руководство выстраивает управление с той точки зрения, что контролирует симптомы негативного состояния в кадровой работе, причины и ситуации развития кризиса и принимает своевременные меры по устранению кризиса. Такой тип кадровой политики направлен на осознание причин, которые привели к кризису в кадровой работе и трудовых отношениях.

  3. Превентивная. Такой тип управления в отличие от пассивной политики характеризуется видением и пониманием прогноза развития событий и пошагового плана для преждевременного устранения кризисных и конфликтных ситуаций в трудовых взаимодействиях.

  4. Активная. Здесь мы говорим о наличии у управленцев не только объективных прогнозов, но и о наличии мер воздействия на персонал. Кадровые подразделения держат руку на пульсе и способны подготавливать нужные кадровые программы, проводить аудит и мониторинг конфликтных ситуаций краткосрочно и долгосрочно.

По уровню открытости к внешнему миру:

  1. Открытая. Прозрачность процессов для сотрудников — основополагающий принцип открытого типа кадровой политики, это, безусловно, подкупает и выстраивает определенные трудовые отношения. Приверженность к такому типу управления может стать козырем при завоевании рынка и выходом на лидирующие позиции в отрасли.

  2. Закрытая. Такой тип управления также имеет место быть, характеризуется определенными принципами найма — нанимаются только сотрудники низшего должностного уровня, а все руководящие должности, как правило, занимаются кадрами, которые уже давно работают в организации.

«Симптомы» успешного ведения кадрового документооборота

Ниже выделим несколько пунктов, которые говорят о том, что с вашим документооборотом и учетом все в полном порядке.

  • Движение каждого документа (договора, приказа и т.д.) в системе отлажено, происходит оперативно и без ошибок, независимо от места хранения;
  • Все сроки, связанные с учетом, обработкой, регистрацией, отправкой, подписанием документов соблюдаются без малейших задержек и погрешностей;
  • Возможность параллельной работы с документом несколькими сотрудниками одновременно.

Как правильно вести кадровый документооборот?

Есть несколько правил, которых стоит придерживаться для успешного ведения кадрового документооборота.

  • Количество подразделений, которые занимаются операциями с документами должно быть минимальным;
  • Для минимизации и в идеале исключения ошибок необходима четкая регламентация всех этапов движения документов;
  • За каждым подразделением должны быть закреплены определенные категории документов.

Электронный кадровый документооборот. Качественные преимущества.

В течение нескольких лет, начиная с 2018 года Министерство труда РФ реализовало ряд экспериментальных нововведений, касающихся зоны ответственности работодателя. Были затронуты и видоизменены процессы электронного контроля документации и электронного обмена.

Проведенные экспериментальные нововведения, безусловно, расширили нормативную базу и дали позитивный толчок и обратную связь от участников. Планка ряда показателей эффективности действительно была поднята.

В итоге, цифровая онлайн коммуникация и обмен электронными документами в трудовых отношениях официально разрешены. Перевести в электронный вид можно все кадровые документы за исключением трех:

  • акт о несчастном случае на производстве;
  • приказ об увольнении;
  • инструктаж по охране труда.

В этом случае закон обязывает дублировать на бумаге данные документы.

Последние изменения легитимизировали использование ЭП для подписания определенных видов документов: трудового договора и допсоглашений, ученического договора, договора о материальной ответственности и изменений к этим документам. В остальных случаях может использоваться другой вид электронной подписи, при условии, что факт использования зафиксирован в соответствующем документе.

Внедрение КЭДО определенно — это прогрессивный шаг, но, тем не менее, согласно законодательству РФ, это не обязанность как для работодателя, так и для работника. Работодатель может не внедрять КЭДО, а работник может не переходить, даже если работодатель его внедрил.

Далее о преимуществах электронного кадрового документооборота в кадровых процессах.

Организация работы без бумаги

То, о чем так мечтали все участники документооборота в организациях, особенно кадровые отделы — организация работы без бумаги, отказ от физического архива, экономия ресурсов. Архив теперь электронный. Как говорит законодательство РФ — ведение практически всех документов возможно электронно без дублирования на бумаге. Исключения все же есть: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и инструктаж по охране труда.

Минимизация кадровых трудозатрат

Кадровики сводят свой объем операционных задач к минимуму, что высвобождает внушительную часть времени для другой стратегической работы. Неоценимым преимуществом программ для ЭДО является возможность организации работы с документом в месте, где ведется кадровый учет: 1С, БОСС-Кадровик и тд.

Безболезненное взаимодействие с работниками на удаленке

Системы КЭДО — настоящий шаг вперед в том смысле, что мир и рынок находятся в постоянном изменяемом движении, а КЭДО — технологичный шаг, соответствующий изменениям и упрощающий кадровую работу. Удаленка — одно из проявлений изменяющегося мира, и КЭДО дает возможность грамотно и безболезненно обмениваться документами на больших и малых расстояниях без потери скорости.

Укрепление HR-бренда

Функциональное и простое взаимодействие с работниками, прозрачные процессы и понятные всем процессы — все это огромные плюсы в сторону роста лояльности сотрудника и кандидата. Не очевидно, но абсолютно точно электронный кадровый документооборот ускоряет воронку найма. Что это значит?— теперь HR закрывают вопросы с документами быстрее и не теряют потенциальных сотрудников.

Отслеживание статуса документов

Благодаря продуманному функционалу, документ не затеряется и не застопорится на каком-либо этапе. Работник всегда может проверять в системе актуальный статус документа и предпринимать необходимые действия.

Исключение ошибок человеческого фактора

Система подхватывает и страхует абсолютно все физические действия работника с документами.

3 обязательных фундаментальных шага для перехода на кадровый ЭДО:

  • Аудит кадровых процессов, подготовка требований. Важнейший этап, без которого весь смысл перехода сводится к нулю. Цель аудита понять, какие процессы и документы, в каком количестве станут участниками перевода в электронный вид.
  • Выбор программы КЭДО. Перед тем как начать выбирать, нужно определить, что именно для вашей организации будет важно, какие требования должна учесть программа для вас. Собрав пул требований, можно приступить к мониторингу рынка.
  • Разработка документа, в котором будет зафиксированы все детали и правила перевода. Документ называется локально-нормативный акт. Каждый работник обязательно ознакамливается с документом.

Как перейти на электронный кадровый ЭДО. Чек-лист

Не торопитесь сразу выбирать программу КЭДО. Переход на новое ПО — это многоступенчатый процесс. Для относительно быстрого перевода кадровых процессов в электронный вид и для спокойствия команды, необходимо провести ряд подготовительных действий ДО.

Рассмотрим действия детальнее.

Организация рабочего процесса в соответствии с законом

Очевидный факт, что в целом работа с документами ведется в рамках законодательства РФ. На этом шаге обращаем внимание на человеческий фактор, по которым работают некоторые процессы и также из-за которого очень часто происходят ошибки и неточности при оформлении и подписании документации. Например, при подписании документации «задним числом». Цифровизация исключает такую возможность, поэтому важно заострить внимание работников на этом.

Правильно внесенные в учетной системе

Очень часто в системе бывают указаны неверные данные работников — фамилия, номер телефона или адрес электронной почты. Любые неточности такого рода стопорят работу в программе КЭДО, а именно обмен необходимой документацией и ее подписание. Поэтому важно учесть этот момент заранее и актуализировать все данные работников.

HR-портал или ЛК работника

HR-портал работника по-настоящему раскрывает все фишки и функциональность программ КЭДО, поскольку именно там реализован ряд возможностей для автоматизации всей кадрово-документной рутины. Работник может закрывать все необходимые задачи по кадровым документам (оформление, подписание, обмен) через свой личный кабинет.

Теперь вы готовы, переходим непосредственно к шагам по переходу на КЭДО.

Аудит кадровых процессов

Важнейший этап, без которого весь смысл перехода сводится к нулю. Цель аудита понять, какие процессы и документы, в каком количестве станут участниками перевода в электронный вид.

Внедрение программного обеспечения

После установки ПО, проходит первичная базовая настройка, загрузка и перенос данных, адаптация интерфейсов для работников, подготовка регламентов и пользовательской пошаговой инструкции.

Следующий этап — тесты. Грамотно при проведении тестов программного обеспечения дублировать документы в бумажном варианте, чтобы был вариант юридически значимого документа. Обычно этап тестирования реализуется на тестовой группе пользователей, которых обучают как пользоваться программой и как обмениваться документами. Тестовый период играет важную роль в адаптировании ПО в структуре организации. При успешном тестировании можно смело расширять проект.

Формирование локально-нормативного акта

Работодателю важно учесть этот организационный момент. На выходе должен быть сформирован некий документ, журнал с руководством, в котором прописаны все действия, нюансы и правила электронной коммуникации. Строгих правил того, как должен выглядеть документ на сегодняшний день нет.

Кроме того, акт согласно ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ должен содержать:

  • информацию о выбранной системе КЭДО;
  • порядок доступа к информационной системе работодателя;
  • электронные документы работников, которые будут участниками КЭДО;
  • срок уведомления о переходе на данную систему работы;
  • дата внедрения ПО.

Готовая программа или собственная разработка

Рынок программ КЭДО сейчас уже достаточно разнообразен по функционалу, ценам и форматам поставки. Коробочные решения без труда помогут легитимно закрыть базовые потребности в работе с кадровыми документами. Программы, предлагающие кастомизацию для автоматизации, также присутствуют на рынке.

Разработка ПО под себя — вариант заманчивый, так как можно учесть все потребности и хотелки бизнеса, но есть одно но — это очень дорого.

Оптимальный формат — коробка с возможность кастомизации процессов под себя. Гибкость и адаптивность — важные характеристики как бизнесов, так и инструментария нашего времени.

Например, в расширенной версии ELMA365 КЭДО есть возможность дополнять функционал системы и добавлять новые способы обработки кадровых документов благодаря Low-code инструментам.

ELMA КЭДО: гибкость настроек

Требования к программе кадрового ЭДО

Внутренние процессы, оргструктура организаций могут быть разными и требующими проработки требований. но основные требования к ПО выглядят следующим образом:

  • гибкость, возможность добавлять новые процессы в систему с учетом специфики бизнес-процессов организации;
  • поддержка всех ЭП;
  • интеграция программы с учетной системой;
  • хранение документов и доступности к ним на протяжении всего необходимого срока;
  • соответствие программы требованиям законодательства РФ.

Программа ELMA365 КЭДО соответствует всем основным требованиям и, кроме того, обеспечивает возможность добавлять новые кадровые процессы, если возникает такая потребность. Решение включает в себя HR-портал, интерфейс отдела кадров, интеграции.

HR-портал подхватывает реализацию полного цикла делопроизводства в организации — прием/перевод/увольнение сотрудников, работа с кадровой документацией.

Для кадровых специалистов в программе реализован рабочий интерфейс, обеспечивающий доступ ко всем работникам и их личным данным, кадровым документам и процессам.

Программа бесшовно интегрируется 1С:ЗУП и УД для выпуска УНЭП.

ELMA365 КЭДО — гибкая программа с Low-code инструментами, которые позволяют собирать новые бизнес-процессы, в том числе кадровые, на конструкторе и без значительных трудозатрат и программистов.

Рассмотрим пример трудовых отношений на процессе трудоустройства.

Для того, чтобы начать полноценно работать в программе, нужно выгрузить штатное расписание из учетной системы, например, в 1С:ЗУП. С помощью базовой возможности интеграции это легко реализуемо. Расписание выгружается для того, чтобы работники залогинились в программе и получили доступ к функционалу.

ELMA КЭДО: существенная экономия времени

Специалист-кадровик вносит все данные каждого сотрудника в программу: ФИО, электронная почта, телефон, должность и др. После этого работник получает от кадровика приглашение в портал, где самостоятельно подгружает документацию (после создания соглашения о ПД), онлайн подписывает соглашение об электронном взаимодействии. Этот документ важен для запуска подготовки УНЭП и электронного обмена документацией. Весь пул документации после этого отправляется на проверку в отдел кадров.

Если найдены ошибки, то для изменения данных необходимо выбрать этап заполнения информации, на который стоит вернуть сотрудника. Например, на сканы документов. Сотрудник также получает уведомление о внесении изменений и комментарий специалиста отдела кадров. После того, как проверка данных успешно пройдена, оформите УНЭП — усиленную неквалифицированную подпись для сотрудника. Как это происходит? Система автоматически отправит заявку на УНЭП в удостоверяющий центр, выпуск которой сотрудник подтвердит на госуслугах.

После того, как сотрудник подтвердил выпуск УНЭП, система автоматически получит открытый ключ сертификата, сохранит его к себе. А закрытый ключ сертификата хранится в облаке удостоверяющего центра, к которому имеет доступ только сотрудник со вторым фактором подтверждения по SMS. Далее процесс автоматически переводит его на этап трудоустройства, формирует пакет документов по шаблонам. Сотрудник проверяет свои данные и подписывает документы с помощью облачной УНЭП, подтвердив свою личность по SMS.

Затем сотрудник попадает на портал КЭДО, где будут доступны кадровые сервисы — заявления на отпуск, отгул, командировку и т.п. Сотрудник в любой момент сможет создать заявление, которое система автоматически отправит на согласование и вернет на подписание. Сотрудник будет иметь доступ к своим документам и видеть, на каких этапах они находятся.

7 ноября