Переход на КЭДО — это важный шаг к цифровизации кадровых процессов, который требует подготовки не только технической, но и организационной. Несмотря на добровольный характер перехода, всё больше компаний внедряют электронный документооборот, чтобы ускорить работу с персоналом, сократить затраты и соответствовать современным требованиям законодательства.
В этой статье мы подробно разберём, с чего начать внедрение КЭДО, какие этапы пройти, какие документы и действия потребуются, а также как избежать типичных ошибок. Материал будет полезен руководителям, HR-специалистам и юристам, которые планируют переход на электронный кадровый документооборот.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это современный способ ведения кадровых процессов, при котором все документы между работодателем и сотрудником создаются, подписываются, хранятся в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП).
Переход на КЭДО — это не просто технологическое новшество, а логичный шаг в сторону цифровизации кадровых процессов. Он помогает компаниям:
Читайте в отдельной статье о том, что такое КЭДО и зачем он нужен.
Переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО) регулируется рядом федеральных законов, которые последовательно создают правовую основу для цифрового ведения кадровых процессов. КЭДО закреплён в статьях 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ, введённых федеральными законами № 377-ФЗ и № 407-ФЗ. Эти нормы определяют порядок внедрения электронного кадрового документооборота, права и обязанности сторон, а также требования к безопасности и хранению электронных документов.
Основные нормативные акты, регулирующие переход на кадровый ЭДО:
Таким образом, правовая база КЭДО в России полностью сформирована: переход на электронные документы не только разрешён, но и официально регулируется государством. Подробнее — в отдельной статье о законодательных аспектах КЭДО.
На данный момент переход на кадровый электронный документооборот носит добровольный характер — работодатель сам решает, внедрять ли КЭДО или оставаться на бумажной форме. Однако вектор развития законодательства очевиден.
Внедрение электронного кадрового документооборота — это шаг к цифровизации бизнеса и повышению эффективности HR-процессов. Законодательство уже полностью поддерживает внедрение КЭДО, поэтому компании, начавшие переход сейчас, обеспечат себе конкурентное преимущество и юридическую устойчивость.
На сегодняшний день переход на кадровый электронный документооборот в России не является обязательным для всех работодателей. Закон предоставляет организациям право, а не обязанность, вести кадровые документы в электронном виде. Решение о внедрении КЭДО принимается работодателем самостоятельно.
Тем не менее, существуют ситуации, когда использование электронных кадровых документов становится практически необходимым или предусмотрено законом для отдельных процессов. Например:
Государство постепенно расширяет перечень документов, допустимых в электронном виде, а также создаёт правовую базу для полноценного КЭДО. Поэтому, хотя формальной обязанности пока нет, переход на электронные кадровые процессы становится логичным шагом для компаний, стремящихся к автоматизации и соответствию современным требованиям трудового законодательства.
Переход на электронный кадровый документооборот требует не просто установки системы КЭДО, а комплексной подготовки кадровых процессов. Прежде чем внедрять цифровые инструменты, необходимо детально описать существующее кадровое делопроизводство (КДП) — как именно создаются, согласуются, подписываются и хранятся документы.
На первом этапе важно определить:
Далее следует провести оценку всех кадровых документов: какие из них можно перевести в электронный формат уже сейчас, а какие по законодательным или организационным причинам пока останутся на бумаге.
Особое внимание нужно уделить готовности кадрового делопроизводства к автоматизации. Наличие утверждённых шаблонов документов, формализованных этапов согласования и продуманной системы хранения — обязательное условие для безопасного и юридически корректного перехода на электронный кадровый документооборот.
Без чётко выстроенных процессов КДП внедрение КЭДО может привести к потерям данных, ошибкам в оформлении документов и рискам нарушения трудового законодательства. Поэтому грамотная подготовка — ключ к успешной цифровизации кадровых процессов.
Внедрение КЭДО — это поэтапный процесс, который требует подготовки, анализа и грамотной настройки всех кадровых процедур. Чтобы переход на электронный кадровый документооборот прошёл без сбоев и юридических рисков, важно последовательно пройти несколько ключевых шагов.
Ниже рассмотрим пять основных этапов внедрения КЭДО, начиная с анализа текущего кадрового делопроизводства и заканчивая выбором и запуском системы, которая обеспечит безопасное и удобное ведение электронных документов.
Первый этап внедрения КЭДО — детальный анализ действующих кадровых процессов. Необходимо описать все кадровые процессы: как создаются, согласуются и хранятся документы, какие подразделения вовлечены, где возможны дублирования или ошибки. Такой аудит помогает определить узкие места, повторяющиеся операции и документы, которые можно без риска перевести в цифровой формат. Результатом анализа становится понимание, какие процессы требуют доработки перед автоматизацией.
После анализа наступает второй этап внедрения КЭДО — выбор подходящего программного решения. На этом шаге важно оценить, какие возможности предлагает система: поддерживает ли она юридически значимый электронный документооборот, интеграцию с 1С или другими HR-сервисами, работу с электронной подписью и хранение документов в соответствии с требованиями законодательства.
Грамотно подобранная платформа КЭДО обеспечит безопасность данных, удобство для сотрудников и полное соответствие нормативным требованиям.
Читайте в отдельной статье подробнее о том, как выбрать систему КЭДО.
На третьем этапе разрабатываются или корректируются локальные нормативные акты, которые регулируют работу с электронными документами. Также создаются шаблоны кадровых документов и соглашения о переходе на КЭДО для сотрудников. Эти документы закрепляют права и обязанности сторон, порядок подписания и хранения электронных файлов, обеспечивая юридическую силу всех операций.
Прежде чем внедрить КЭДО, работодателю необходимо официально уведомить сотрудников о переходе на электронный формат и получить их согласие. На этом этапе сотрудники знакомятся с преимуществами КЭДО, правилами использования электронной подписи и особенностями работы с системой. Грамотная коммуникация помогает избежать недопонимания и ускоряет процесс адаптации коллектива.
Финальный этап внедрения КЭДО — тестирование системы и её запуск в постоянную эксплуатацию. Проверяются корректность обмена документами, маршруты согласования, работа подписей и хранение данных. После успешного тестирования компания полностью переходит на электронный кадровый документооборот, обеспечивая прозрачность процессов и соблюдение всех правовых норм.
| Этап | Что делаем | Участники | Выход |
|---|---|---|---|
| 1. Подготовка процессов | Аудит КДП, определение документов | HR, юристы | Список процессов под КЭДО |
| 2. Выбор системы | Анализ требований, выбор поставщика | IT, HR | ТЗ, выбранная система |
| 3. Настройка и адаптация | Настройка маршрутов, шаблонов, обучение | IT, внедренцы | Тестовая система |
| 4. Переход и уведомления | Информирование сотрудников, уведомление ФНС | HR, бухгалтерия | Уведомление отправлено |
| 5. Эксплуатация и контроль | Работа с документами, отчётность | Все | Полноценный КЭДО |
Система ELMA365 помогает компаниям внедрить КЭДО быстро и без юридических рисков. Платформа объединяет все инструменты для цифровизации кадрового делопроизводства — от подготовки документов до их подписания и хранения в полном соответствии с трудовым законодательством.
С помощью ELMA365 вы сможете:
ELMA365 поддерживает все требования законодательства о КЭДО и полностью готова к работе как с офисными, так и с дистанционными сотрудниками. Платформа легко интегрируется с 1С, ERP и другими корпоративными системами, обеспечивая единое цифровое пространство для работы с персоналом.
Внедрение КЭДО с ELMA365 — это простой способ перейти на электронный кадровый документооборот без сложных доработок и долгих согласований. Система поможет сделать кадровые процессы прозрачными, быстрыми и безопасными.
Нет, внедрение КЭДО для компаний носит добровольный характер.
Обычно процесс внедрения занимает от нескольких недель до нескольких месяцев, в зависимости от масштаба компании и готовности кадровых процессов.
Закон не требует обязательного перевода всех документов связанных с трудовыми отношениями. Компания самостоятельно определяет перечень электронных документов, в отношении которых осуществляется электронный документооборот.
Да, сотрудники должны быть уведомлены и дать письменное согласие на использование электронного кадрового документооборота.
Основные этапы: анализ кадровых процессов, выбор системы КЭДО, подготовка шаблонов документов и ЛНА, уведомление сотрудников о переходе на КЭДО, тестирование и запуск КЭДО.
Поделиться:
Электронный документооборот (ЭДО) в 2025 году: основные изменения и нововведения, которые следует учитывать в работе. ЭДО в России регулируется различными законами со стороны различных государственных структур.
В этой статье мы подробно разберём, с чего начать внедрение КЭДО, какие этапы пройти, какие документы и действия потребуются, а также как избежать типичных ошибок.
Что такое кадровый электронный документооборот, в чем его преимущества перед бумажным и какие процессы могут быть в нем реализованы — рассказали в этой статье.
