Переход на КЭДО: этапы внедрения электронного кадрового документооборота

Переход на КЭДО — это важный шаг к цифровизации кадровых процессов, который требует подготовки не только технической, но и организационной. Несмотря на добровольный характер перехода, всё больше компаний внедряют электронный документооборот, чтобы ускорить работу с персоналом, сократить затраты и соответствовать современным требованиям законодательства.

В этой статье мы подробно разберём, с чего начать внедрение КЭДО, какие этапы пройти, какие документы и действия потребуются, а также как избежать типичных ошибок. Материал будет полезен руководителям, HR-специалистам и юристам, которые планируют переход на электронный кадровый документооборот.

Оглавление

• Что такое электронный кадровый документооборот (КЭДО) и зачем он нужен
• Электронный кадровый документооборот: законодательная база и сроки перехода
• Когда переход на КЭДО становится обязательным для работодателя
• Как перейти на кадровый электронный документооборот
• Внедрение КЭДО: 5 этапов перехода на электронный кадровый документооборот
• Как внедрить КЭДО с помощью ELMA365: быстро, законно и удобно
• Частые вопросы о переходе на КЭДО

Что такое электронный кадровый документооборот (КЭДО) и зачем он нужен

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это современный способ ведения кадровых процессов, при котором все документы между работодателем и сотрудником создаются, подписываются, хранятся в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП).

Переход на КЭДО — это не просто технологическое новшество, а логичный шаг в сторону цифровизации кадровых процессов. Он помогает компаниям:

• Сократить бумажные издержки. Отсутствие печати документов, архивирования и пересылки документов значительно снижает расходы и ускоряет работу отдела кадров.
• Ускорить кадровые процессы. Оформление трудоустройства, отпусков или командировок занимает минуты вместо дней — документы можно согласовать онлайн с любого устройства.
• Обеспечить юридическую значимость документов. Электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) со стороны работодателя и усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) со стороны сотрудника, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные оригиналы.
• Повысить прозрачность и безопасность. Система КЭДО фиксирует все действия участников и защищает персональные данные сотрудников в соответствии с законами № 149-ФЗ и № 152-ФЗ.
• Облегчить взаимодействие с удалёнными сотрудниками. Подписание и обмен документами возможны онлайн, что особенно актуально для гибридных и дистанционных команд.

Читайте в отдельной статье о том, что такое КЭДО и зачем он нужен.

Электронный кадровый документооборот: законодательная база и сроки перехода

Переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО) регулируется рядом федеральных законов, которые последовательно создают правовую основу для цифрового ведения кадровых процессов. КЭДО закреплён в статьях 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ, введённых федеральными законами № 377-ФЗ и № 407-ФЗ. Эти нормы определяют порядок внедрения электронного кадрового документооборота, права и обязанности сторон, а также требования к безопасности и хранению электронных документов.

Основные нормативные акты, регулирующие переход на кадровый ЭДО:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 22.1–22.3) — устанавливает порядок внедрения КЭДО и получение согласий от сотрудников.
• Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — определяет виды и юридическую силу электронной подписи, применяемой при оформлении кадровых документов.
• Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» — регулирует использование электронных первичных документов, включая приказы по трудовым отношениям.
• Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» — устанавливает правила защиты персональных данных работников.
• Приказы Минтруда и ФНС — уточняют технические требования к форматам кадровых документов и операторам ЭДО.

Таким образом, правовая база КЭДО в России полностью сформирована: переход на электронные документы не только разрешён, но и официально регулируется государством. Подробнее — в отдельной статье о законодательных аспектах КЭДО.

Сроки перехода на КЭДО

На данный момент переход на кадровый электронный документооборот носит добровольный характер — работодатель сам решает, внедрять ли КЭДО или оставаться на бумажной форме. Однако вектор развития законодательства очевиден.

• ФЗ № 197-ФЗ от 30.12.2001 года — Трудовой кодекс Российской Федерации. Устанавливает государственные гарантии трудовых прав и свобод, регулирует отношения между работниками и работодателями. Введён с 1 февраля 2002 года, заменив Кодекс законов о труде РСФСР.
• ФЗ № 149 от 27.07.2006 — закон об информационных технологиях и о защите информации. Устанавливает правила оборота информации, обязанности участников, защиту информации от утечек и неправомерного доступа.
• ФЗ № 63 от 06.04.2011 — закон об электронной подписи. Регулирует использование электронных подписей (ПЭП, НЭП, КЭП) при юридически значимых действиях. КЭП приравнена к собственноручной подписи.
• Приказ ФСБ РФ № 795 от 27.12.2011 — требования к форме квалифицированного сертификата электронной подписи. Определяет обязательные данные сертификата и их формат.
• ФЗ № 86-ФЗ от 01.05.2017 — закон об электронных листках нетрудоспособности. Регламентирует их формирование с использованием КЭП врача и медорганизации.
• Приказ Минтруда России № 194 от 26.03.2018 — запуск эксперимента по переводу кадровых документов в электронный формат. Проверка технологической готовности и устранение законодательных барьеров перед массовым внедрением.
• ФЗ № 439-ФЗ от 16.12.2019 — переход на электронные трудовые книжки и формирование сведений о трудовой деятельности в цифровом виде.
• ФЗ № 48-ФЗ от 01.04.2019 — изменения в индивидуальном учёте в пенсионной системе. Учет трудовой деятельности, стажа, зарплаты и взносов для формирования пенсионных прав.
• ФЗ № 122-ФЗ от 24.04.2020 — эксперимент по использованию электронных документов, связанных с работой. Добровольное участие до 15 ноября 2021 года.
• Приказ Минкомсвязи РФ № 472 от 14.09.2020 — утверждение обязательного формата электронной подписи. Требования к структуре и данным, включая поддержку нескольких подписей.
• ФЗ № 407-ФЗ от 08.12.2020 — закон о дистанционной работе. Закрепляет электронный документооборот, ЭП, правила удалёнки и компенсации.
• ФЗ № 377-ФЗ от 22.11.2021 — закон о КЭДО. Вводит статьи 22.1–22.3 в ТК РФ и устанавливает правила ведения кадрового ЭДО.
• Приказ Минцифры РФ № 858 от 18.08.2021 — требования к XML-формату машиночитаемых доверенностей (МЧД), включая сроки, полномочия и участников.
• Приказ Минтруда России № 578н от 20.09.2022 — единые требования к составу и формату электронных кадровых документов. Обязательные элементы: PDF/A-1A, ЭП, XML-описание, приложения.
• Приказ Росстандарта № 622-ст от 26.06.2025 — ГОСТ Р 7.0.97-2025. Национальный стандарт оформления документов в рамках систем стандартизации и архивного хранения.

Почему стоит КЭДО внедрить уже сейчас

• Сокращение затрат на бумагу, хранение и пересылку документов;
• Автоматизация рутинных задач освобождает время сотрудников HR и линейных менеджеров;
• Ускоряется процесс подписания документов, что особенно важно для распределенных команд или компаний с филиалами в разных городах;
• Возможность оперативного поиска и обработки документов;
• Безопасное хранение данных в соответствии с законом;
• Готовность к будущим изменениям законодательства.

Внедрение электронного кадрового документооборота — это шаг к цифровизации бизнеса и повышению эффективности HR-процессов. Законодательство уже полностью поддерживает внедрение КЭДО, поэтому компании, начавшие переход сейчас, обеспечат себе конкурентное преимущество и юридическую устойчивость.

Когда переход на КЭДО становится обязательным для работодателя

На сегодняшний день переход на кадровый электронный документооборот в России не является обязательным для всех работодателей. Закон предоставляет организациям право, а не обязанность, вести кадровые документы в электронном виде. Решение о внедрении КЭДО принимается работодателем самостоятельно.

Тем не менее, существуют ситуации, когда использование электронных кадровых документов становится практически необходимым или предусмотрено законом для отдельных процессов. Например:

• при оформлении дистанционных сотрудников, для которых подписание документов с помощью электронной подписи (УКЭП) значительно упрощает процесс взаимодействия;
• при участии работодателя в пилотных проектах Минтруда или интеграции с государственными системами, такими как Единая цифровая платформа «Работа в России».

Государство постепенно расширяет перечень документов, допустимых в электронном виде, а также создаёт правовую базу для полноценного КЭДО. Поэтому, хотя формальной обязанности пока нет, переход на электронные кадровые процессы становится логичным шагом для компаний, стремящихся к автоматизации и соответствию современным требованиям трудового законодательства.

Как перейти на кадровый электронный документооборот

Переход на электронный кадровый документооборот требует не просто установки системы КЭДО, а комплексной подготовки кадровых процессов. Прежде чем внедрять цифровые инструменты, необходимо детально описать существующее кадровое делопроизводство (КДП) — как именно создаются, согласуются, подписываются и хранятся документы.

На первом этапе важно определить:

• ответственных лиц за внедрение КЭДО и сопровождение электронного документооборота;
• роли и участников процесса — кто формирует документы, кто их утверждает, кто подписывает и контролирует исполнение;
• регламенты и порядок взаимодействия между подразделениями, включая сроки и способы обмена документами.

Далее следует провести оценку всех кадровых документов: какие из них можно перевести в электронный формат уже сейчас, а какие по законодательным или организационным причинам пока останутся на бумаге.

Особое внимание нужно уделить готовности кадрового делопроизводства к автоматизации. Наличие утверждённых шаблонов документов, формализованных этапов согласования и продуманной системы хранения — обязательное условие для безопасного и юридически корректного перехода на электронный кадровый документооборот.

Без чётко выстроенных процессов КДП внедрение КЭДО может привести к потерям данных, ошибкам в оформлении документов и рискам нарушения трудового законодательства. Поэтому грамотная подготовка — ключ к успешной цифровизации кадровых процессов.

Внедрение КЭДО: 5 этапов перехода на электронный кадровый документооборот

Внедрение КЭДО — это поэтапный процесс, который требует подготовки, анализа и грамотной настройки всех кадровых процедур. Чтобы переход на электронный кадровый документооборот прошёл без сбоев и юридических рисков, важно последовательно пройти несколько ключевых шагов.

Ниже рассмотрим пять основных этапов внедрения КЭДО, начиная с анализа текущего кадрового делопроизводства и заканчивая выбором и запуском системы, которая обеспечит безопасное и удобное ведение электронных документов.

1. Анализ кадровых процессов и документов

Первый этап внедрения КЭДО — детальный анализ действующих кадровых процессов. Необходимо описать все кадровые процессы: как создаются, согласуются и хранятся документы, какие подразделения вовлечены, где возможны дублирования или ошибки. Такой аудит помогает определить узкие места, повторяющиеся операции и документы, которые можно без риска перевести в цифровой формат. Результатом анализа становится понимание, какие процессы требуют доработки перед автоматизацией.

2. Выбор программы или модуля КЭДО

После анализа наступает второй этап внедрения КЭДО — выбор подходящего программного решения. На этом шаге важно оценить, какие возможности предлагает система: поддерживает ли она юридически значимый электронный документооборот, интеграцию с 1С или другими HR-сервисами, работу с электронной подписью и хранение документов в соответствии с требованиями законодательства.

Грамотно подобранная платформа КЭДО обеспечит безопасность данных, удобство для сотрудников и полное соответствие нормативным требованиям.

Читайте в отдельной статье подробнее о том, как выбрать систему КЭДО.

3. Подготовка ЛНА, шаблонов соглашений и соглашений о КЭДО

На третьем этапе разрабатываются или корректируются локальные нормативные акты, которые регулируют работу с электронными документами. Также создаются шаблоны кадровых документов и соглашения о переходе на КЭДО для сотрудников. Эти документы закрепляют права и обязанности сторон, порядок подписания и хранения электронных файлов, обеспечивая юридическую силу всех операций.

4. Уведомление сотрудников о переходе на КЭДО

Прежде чем внедрить КЭДО, работодателю необходимо официально уведомить сотрудников о переходе на электронный формат и получить их согласие. На этом этапе сотрудники знакомятся с преимуществами КЭДО, правилами использования электронной подписи и особенностями работы с системой. Грамотная коммуникация помогает избежать недопонимания и ускоряет процесс адаптации коллектива.

5. Тестирование и запуск электронного кадрового документооборота

Финальный этап внедрения КЭДО — тестирование системы и её запуск в постоянную эксплуатацию. Проверяются корректность обмена документами, маршруты согласования, работа подписей и хранение данных. После успешного тестирования компания полностью переходит на электронный кадровый документооборот, обеспечивая прозрачность процессов и соблюдение всех правовых норм.

Этапы перехода на КЭДО

Этап	Что делаем	Участники	Выход
1. Подготовка процессов	Аудит КДП, определение документов	HR, юристы	Список процессов под КЭДО
2. Выбор системы	Анализ требований, выбор поставщика	IT, HR	ТЗ, выбранная система
3. Настройка и адаптация	Настройка маршрутов, шаблонов, обучение	IT, внедренцы	Тестовая система
4. Переход и уведомления	Информирование сотрудников, уведомление ФНС	HR, бухгалтерия	Уведомление отправлено
5. Эксплуатация и контроль	Работа с документами, отчётность	Все	Полноценный КЭДО

Как внедрить КЭДО с помощью ELMA365: быстро, законно и удобно

Система ELMA365 помогает компаниям внедрить КЭДО быстро и без юридических рисков. Платформа объединяет все инструменты для цифровизации кадрового делопроизводства — от подготовки документов до их подписания и хранения в полном соответствии с трудовым законодательством.

С помощью ELMA365 вы сможете:

• автоматизировать кадровые процессы — создать электронные шаблоны приказов, заявлений, договоров и других документов;
• организовать юридически значимый документооборот с использованием электронной подписи (УКЭП, УНЭП);
• обеспечить безопасное хранение кадровых данных и контроль доступа к ним;
• ускорить согласование документов между сотрудниками, руководителями и бухгалтерией;
• снизить бумажные затраты и минимизировать ручной труд кадровых специалистов.

ELMA365 поддерживает все требования законодательства о КЭДО и полностью готова к работе как с офисными, так и с дистанционными сотрудниками. Платформа легко интегрируется с 1С, ERP и другими корпоративными системами, обеспечивая единое цифровое пространство для работы с персоналом.

Внедрение КЭДО с ELMA365 — это простой способ перейти на электронный кадровый документооборот без сложных доработок и долгих согласований. Система поможет сделать кадровые процессы прозрачными, быстрыми и безопасными.

Частые вопросы о переходе на КЭДО 

Обязателен ли переход на КЭДО для всех компаний?

Нет, внедрение КЭДО для компаний носит добровольный характер.

Сколько времени занимает внедрение кадрового электронного документооборота?

Обычно процесс внедрения занимает от нескольких недель до нескольких месяцев, в зависимости от масштаба компании и готовности кадровых процессов.

Какие документы обязательно перевести в электронный вид при переходе?

Закон не требует обязательного перевода всех документов связанных с трудовыми отношениями. Компания самостоятельно определяет перечень электронных документов, в отношении которых осуществляется электронный документооборот.

Нужно ли уведомлять сотрудников о переходе на КЭДО?

Да, сотрудники должны быть уведомлены и дать письменное согласие на использование электронного кадрового документооборота.

Что входит в этапы внедрения КЭДО в организации?

Основные этапы: анализ кадровых процессов, выбор системы КЭДО, подготовка шаблонов документов и ЛНА, уведомление сотрудников о переходе на КЭДО, тестирование и запуск КЭДО.