Переход на КЭДО: законодательные аспекты и нюансы

Законодательная база в сфере КЭДО

На сегодняшний день в Российской Федерации активно формируется нормативно-правовая база для кадрового ЭДО. С 2017 по 2020 гг. Министерство труда и социальной защиты РФ проводило несколько кадровых экспериментов для работодателей — электронная проверка кадровых документов и обмен кадровыми документами. В ходе данных экспериментов компании-участники подтвердили прогнозы — внедрение электронного кадрового документооборота в России показало значительное ускорение кадровых процессов и в целом деятельности компании.

Благодаря принятым в ноябре 2021 года поправкам в ТК РФ (№377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ») и Федеральному закону №407-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ в части регулирования дистанционной (удаленной( работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях» разрешено работать с кадровыми документами в электронном виде, без дублирования документов на бумажном носителе. В Трудовой кодекс РФ добавили новые статьи — ст. 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений», ст. 22.2 «Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот», ст. 22.3 «Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота», согласно которым создавать, подписывать, использовать и хранить трудовые документы можно в электронном виде. В целом переход КЭДО — это право, а не обязанность для работодателя и работника. Организация вправе сама определиться в необходимости перехода на кадровое ЭДО. Работодатель может не внедрять КЭДО, а работник может отказаться, даже если работодатель его внедрил.

Практически все кадровые документы можно перевести в электронный вид за исключением следующих — акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда, трудовые книжки, если сотрудник не отказался от бумажной формы (трудовую книжку можно переводить в электронный вид только с согласия работника). В этом случае закон обязывает дублировать на бумаге данные экземпляры. Остальные же документы могут подписываться с помощью электронной подписи в соответствии с ФЗ от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ». Такие документы считаются юридически значимыми, как и их бумажная версия согласно ст. 6, 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Кроме того, с массовым переходом на дистант у специалистов кадровой службы появился совершенно новый пласт работы с удаленными сотрудниками. А это дополнительные расходы на логистику. Поскольку иногда из-за допущенных ошибок HR-специалисту приходится отправлять работнику документы несколько раз. Разумеется, что в электронном формате это делать удобнее, быстрее и комфортнее. Кадровый электронный документооборот обеспечивает контроль, безопасность, прозрачность процессов, исключает риск ошибки. А электронный обмен документами можно вести со всеми сотрудниками компании, в том числе с работниками, которые трудятся удаленно. Для этого необходимо заручиться их согласием на переход к электронному ведению документов (ч. 1 ст. 22.1, ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

С 1 марта 2023 года будут доступны единые требования к составу и форматам электронных документов (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 22 ноября 2021 года №377-ФЗ).

Виды электронной подписи

Перед тем, как перейти на кадровый ЭДО, необходимо приобрести электронную подпись (ЭП). Она является аналогом рукописной подписи, содержит информацию о личности владельца и придает документам юридическую значимость. При этом следует учитывать, что электронная подпись по сравнению с рукописной может идентифицировать как физлицо и индивидуального предпринимателя, так и сотрудника юрлица.

Согласно Федеральному закону от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи», существует три разновидности ЭП:

• Простая электронная подпись (ПЭП). Используется для подтверждения личности (это логин/пароль, код из СМС и подобные формы, удостоверяющие личность), однако не гарантирует неизменность текста документа после его подписания — в него могут быть внесены правки. Применение ПЭП как юридически значимой ЭП возможно только при наличии соответствующего соглашения с участниками совершаемого электронного обмена.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Необходима сотруднику компании для подписания трудовых договоров, заявлений, служебных записок и других документов. По закону № 63-ФЗ документ, подписанный НЭП, заменяет бумажный только в случаях, оговоренных законом, или по согласию сторон (создается соглашение о юридической значимости этой подписи). В ином случае необходим бумажный оригинал документа.
  Сгенерировать УНЭП можно прямо внутри системы ELMA КЭДО: сотрудник подтвердит заявление на выпуск цифровой подписи через «Госуслуги» и получит доступ к сертификату подписания по SMS. Такой способ не требует длительной авторизации и больших финансовых затрат, при этом он полностью легитимен.

• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Юридически равнозначна собственноручной подписи. Необходима руководителям компании, назначенным лицам от его имени и кадровикам, как минимум для сдачи налоговой отчетности и оформления УПД, а также для подписания практически всех разрешенных документов в КЭДО со стороны работодателя. УКЭП выдают исключительно в специальных удостоверяющих центрах, получивших аккредитацию.

Переход на кадровый ЭДО экономит не только значительную часть ресурсов компании — бумагу, время сотрудников компании, финансы, но и способствует оптимизации работы всех сотрудников компании, начиная от ТОП-менеджмента и заканчивая кадровой службой и работниками организации. Кроме этого, преимуществом КЭДО становится переход на новый этап цифровизации бизнеса. По плану цифровой трансформации Правительством Российской Федерации намечен курс на переход к современному и продвинутому взаимодействию в электронном формате. Указания по цифровизации зафиксированы в документе «О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года», согласно которому к 2024 году планируется полностью избавиться от бумажных носителей и перейти на электронные платформы.

По сути в КЭДО схема работы та же, что и в бумажном кадровом делопроизводстве, за исключением одного нюанса — подписывать документы можно из любой точки мира без использования бумажных носителей и услуг курьеров. Именно по этой причине кадровый электронный документооборот является самым удобным форматом ведения документации при дистанционной работе.

На первый взгляд кажется, что все легко и просто: КЭДО — удобное решение для быстрого обмена документами и коммуникации с сотрудниками. Однако для его внедрения необходимо учитывать множество нюансов. Мы позаботились о максимально комфортном переходе бизнеса на кадровый ЭДО, реализовав новое решение ELMA КЭДО. Взаимодействие работника с системой возможно из любой точки мира, поэтому для оформления кадровой процедуры совсем не обязательно посещать офис, а для специалистов кадровой службы реализована интеграция КЭДО с 1С:ЗУП для автоматической передачи данных по штатному расписанию и сотрудникам, чтобы не заносить эту информацию вручную. Переход на кадровый электронный документооборот удобен абсолютно для всех сотрудников компании — ТОП-менеджмента, специалистов кадрового отдела и работников организации, а с точки зрения компании выгоден в финансовом плане, поскольку обеспечивает экономию ресурсов работодателя.

Скачать простое и удобное решение ELMA КЭДО для быстрого обмена документами.

Как перейти на КЭДО?

Какие документы необходимо разработать, чтобы выдать электронную подпись сотрудникам компании и перейти на кадровый электронный документооборот? Начнем с того, что перейти на КЭДО может любой работодатель как юридическое лицо, так и индивидуальный предприниматель. При этом абсолютно не имеют значения ни сфера деятельности, ни объем штата.

Для того, чтобы перейти на КЭДО, необходимо выполнить несколько шагов:

1. Определиться с документами кадрового делопроизводства, которые планируется перевести в электронный вид в первую очередь. Подготовка описания функционирующих в компании кадровых процессов и перечня документации, подлежащей переходу на цифру.
2. Анализ законов в сфере трудовых отношений. Каждый кадровый документ необходимо соотнести с рядом важных параметров — требования к подписи, к срокам хранения и т.п.
3. Разработка локальных нормативных актов, которые будут содержать правила перехода на КЭДО и регламентировать электронное взаимодействие. Перечень документов: положение об ЭДО, внесение корректировок в трудовой и коллективный договор. Решение руководителя о переходе на цифровые кадровые документы оформляют отдельным распоряжением. Согласно ч. 2 ст. 22.2 Трудового кодекса РФ в приказ на кадровый ЭДО следует включить следующие данные:

• сведения об информационной системе работодателя, с помощью которой будет осуществляться кадровый ЭДО;
• перечень документов и категорий работников, которые будут участвовать в КЭДО;
• лицо, ответственное за переход на КЭДО.

4. Уведомление сотрудников о переходе на новый формат кадрового электронного документооборота с целью получить их согласие на использование. Согласие необходимо получить абсолютно от каждого работника, который состоял в штате компании на 31 декабря 2021 года. Если трудовой договор с сотрудниками заключен после этой даты, то их не надо уведомлять об использовании КЭДО и получать согласие.
   Важно: отказ сотрудника от перехода на КЭДО никак не может повлиять на решение работодателя о приеме на работу кандидатов. Кроме того, по этой причине нельзя уволить сотрудника.
5. Выдача и получение работниками электронных подписей — простая или усиленная. О видах электронной подписи рассказали выше.
6. Выбор подходящего сервиса для перехода на КЭДО. На рынке представлено огромное количество решений подобного рода. Для выбора оптимального варианта следует провести сравнительный анализ.
7. Внедрение КЭДО и его тестирование.
8. Запуск решения.

Максимально быстро и удобно осуществить переход на КЭДО можно с помощью нового решения ELMA КЭДО, которое имеет интеграцию с 1С:ЗУП и создано для автоматизации кадрового документооборота — трудоустройство сотрудников, оформление заявлений и приказов и др.

Как работает решение ELMA КЭДО — подробно рассмотрели в статье «Переход на электронный кадровый документооборот в 2022 году».

Вывод

Подводя итоги, важно отметить, что перед выбором и внедрением подходящего решения необходимо тщательно изучить правовые аспекты в КЭДО, поскольку есть юридические нюансы и нововведения, которые важно учитывать при переходе на электронный кадровый документооборот. Наше решение ELMA КЭДО — простая и удобная СЭД для трудовых отношений и перевода кадровых процессов в электронный формат, которая не только упростит взаимодействие с сотрудниками, но и ускорит подпсиание документов. Соответствует тренду дистанционной работы, отвечает потребностям территориально-распределенных компаний.

Переведите работу отдела кадров в удобный формат и повысьте производительность с помощью кадрового ЭДО на ELMA365. Получите тестовый доступ к решению!
Начните работу в ELMA КЭДО прямо сейчас!