ELMA365 КЭДО вошла в топ-7 рейтинга CNews Market
Решение ELMA365 КЭДО заняло 7-е место в рейтинге российских систем КЭДО, подготовленном CNews Market
- Экосистема
- КЭДО
Закон об электронном документообороте в России
Закон о кадровом электронном документообороте представляет собой совокупность нормативных правовых актов, регулирующих использование электронных кадровых документов в трудовых отношениях. Единого федерального закона, полностью посвящённого КЭДО, в настоящее время не существует.
Правовое регулирование осуществляется через Трудовой кодекс РФ, а также ряд федеральных законов и подзаконных актов, включая Федеральные законы № 63-ФЗ «Об электронной подписи», № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» и № 152-ФЗ «О персональных данных». Данные акты устанавливают требования к созданию, подписанию, хранению и передаче электронных кадровых документов, а также определяют юридическую силу электронной подписи.
Краткое содержание:
- Какие законы регламентируют кадровый электронный документооборот
- Как учесть ФЗ при внедрении КЭДО
- Как ELMA365 КЭДО помогает соблюдать требования законодательства
- Выводы
- Часто задаваемые вопросы
Какие законы регламентируют кадровый электронный документооборот
Кадровый ЭДО регулируется комплексом федеральных законов, подзаконных актов и статей Трудового кодекса РФ. Каждая из норм отвечает за отдельный аспект регулирования — от использования электронной подписи до защиты персональных данных и хранения кадровых электронных документов.
Ниже приведены ключевые аспекты КЭДО:
- Добровольное участие. Переход на КЭДО возможен только с письменного согласия сотрудника. Работодатель обязан обеспечить выбор — вести кадровые документы на бумаге или в электронном виде.
- Локальные нормативные акты по КЭДО. Для легитимного внедрения кадрового электронного документооборота работодатель обязан утвердить нормативные акты, регулирующие порядок работы с электронными кадровыми документами.
- Техническое оснащение и обучение сотрудников. Полноценная реализация электронного кадрового документооборота невозможна без надлежащего технического обеспечения и подготовки персонала.
- Юридическая сила электронных документов. Электронные кадровые документы обладают такой же юридической значимостью, как и бумажные, при условии их подписания электронной подписью в соответствии с требованиями закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
- Электронная подпись работодателя и сотрудника. Закон допускает использование усиленной квалифицированной подписи для работодателя и неквалифицированной — для работников (при наличии согласия на КЭДО). Это обеспечивает баланс между безопасностью и удобством документооборота.
- Машиночитаемая доверенность (МЧД). При реализации кадрового электронного документооборота особое значение имеет использование МЧД. Данное требование закреплено в статье 185.1 Гражданского кодекса и необходимо для подтверждения полномочий сотрудников, подписывающих кадровые документы от имени работодателя.
- Информационная безопасность. Работодатель обязан гарантировать защиту персональных данных сотрудников, используемых в процессе КЭДО. Это включает шифрование, разграничение доступа и соблюдение требований закона № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».
- Хранение электронных документов. Электронные кадровые документы подлежат хранению в сроках, установленных законодательством РФ. Работодатель должен обеспечить возможность восстановления и предоставления электронных документов по запросу государственных органов или самого работника.
Трудовой кодекс РФ (поправки 377-ФЗ и 407-ФЗ)
Федеральные законы № 377-ФЗ и № 407-ФЗ внесли важные поправки в Трудовой кодекс РФ, установив правовые основы для кадрового электронного документооборота (КЭДО). В кодекс были добавлены статьи 22.1–22.3 ТК РФ, которые устанавливают порядок внедрения КЭДО, права и обязанности работодателя и работников, а также требования к защите данных.
Порядок введения КЭДО в организации по ТК РФ включает в себя следующее:
- Принятие решения работодателем. Организация утверждает локальный нормативный акт (например, Положение о КЭДО), определяющий перечень документов, форматы и порядок обмена.
- Информирование сотрудников. Все сотрудники уведомляются о переходе на электронный кадровый документооборот.
- Получение согласия сотрудника. Переход на электронный кадровый документооборот с сотрудником осуществляется только при наличии письменного согласия. Исключение — сотрудники, впервые трудоустроенные после 31 декабря 2021 года, у которых отсутствует трудовой стаж.
- Настройка технической платформы. Обеспечение защищенного доступа, идентификации подписантов и хранения документов.
- Ведение КЭДО на постоянной основе. Электронные кадровые документы приравниваются к бумажным и имеют одинаковую юридическую силу.
- Хранение и доступность данных. Работодатель обязан обеспечивать сохранность, целостность и доступность кадровой информации для всех участников.
Права и обязанности сторон при использовании КЭДО
При переходе на кадровый электронный документооборот обязанности и полномочия участников трудовых отношений чётко закреплены в статьях 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ.
Работодатель и работник становятся равноправными участниками электронного взаимодействия, где каждая сторона несёт ответственность за корректность, сохранность и своевременность оформления документов.
В таблице ниже приведены основные права и обязанности работодателя и работников при ведении КЭДО, установленные федеральными законами № 377-ФЗ и № 407-ФЗ.
| Сторона | Права | Обязанность |
|---|---|---|
| Работодатель |
|
|
| Сотрудник |
|
|
Благодаря законам 377-ФЗ и 407-ФЗ кадровый электронный документооборот был официально легализован и стал полноценной альтернативой традиционному бумажному документообороту. Эти поправки упрощают кадровые процессы, повышают прозрачность взаимодействия между работодателем и работником и способствуют цифровизации HR-документов в России.
63-ФЗ «Об электронной подписи»
Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» регулирует порядок применения электронной подписи и устанавливает её виды: простая, неквалифицированная и усиленная квалифицированная электронная подпись.
Закон 63-ФЗ гарантирует защиту информации, подтверждение личности подписанта и неизменность содержания документа после подписания, что делает использование электронной подписи безопасным и законным инструментом для работодателей и сотрудников.
| Вид электронной подписи | Правовое определение | Юридическая сила | Применение в КЭДО |
|---|---|---|---|
| Простая электронная подпись (ПЭП) | Подтверждает факт формирования ЭП с использованием логина, пароля, SMS-кода или иных средств идентификации. Не требует криптографических средств. | Обеспечивает подтверждение лица, но не гарантирует неизменность данных. Используется при взаимном согласии сторон. | Может применяться работником для ознакомления с локальными актами, уведомлениями и другими документами, не требующими усиленной подписи. |
| Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) | Создаётся с применением криптографических средств и позволяет определить лицо, подписавшее документ, и выявить факт внесения изменений после подписания. Сертификат может быть выдан любым удостоверяющим центром (не обязательно аккредитованным). | Имеет юридическую силу при наличии соглашения между сторонами об её использовании. | Применяется для подписания кадровых документов со стороны сотрудника. |
| Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) | Создаётся с помощью сертифицированных средств и сопровождается сертификатом ключа проверки, выданным аккредитованным удостоверяющим центром. | Полная юридическая сила — приравнивается к собственноручной подписи. | Обязательно используется для подписания кадровых документов со стороны работодателя, а также может быть использована сотрудником. |
402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» устанавливает единые требования к первичным учётным документам, включая кадровые документы, содержащие сведения, влияющие на бухгалтерский и налоговый учёт организации.
К таким документам относятся:
- приказы о приёме и увольнении сотрудников;
- приказы о начислении заработной платы, премий, отпускных и иных выплат;
- табели учёта рабочего времени;
- сведения о командировках и иных изменениях в оплате труда.
Закон 402-ФЗ является правовой основой, которая связывает кадровый и бухгалтерский электронный документооборот. Он гарантирует законность использования электронных приказов, расчетных ведомостей, табелей и отчётных форм, подтверждая их юридическую значимость в системе КЭДО.
Таким образом, применение 402-ФЗ в кадровом электронном документообороте обеспечивает единый стандарт хранения, подтверждения и учёта электронных кадровых документов, формируя надёжную правовую базу для цифровизации кадровых процессов.
149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» задаёт правовые основы для обращения с электронными документами и определяет ключевые термины, применимые к кадровому электронному документообороту (КЭДО).
В рамках закона определяются понятия:
- информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;
- информационная система — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;
- электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
- обладатель информации — лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам;
- оператор информационной системы — гражданин или юридическое лицо, осуществляющие деятельность по эксплуатации информационной системы, в том числе по обработке информации, содержащейся в её базах данных.
В контексте КЭДО закон 149-ФЗ регулирует:
- порядок создания, хранения и передачи электронных кадровых документов;
- использование информационных систем для обмена документами между работодателем и сотрудником;
- ответственность оператора (работодателя или поставщика ИТ-системы) за защиту данных и соблюдение конфиденциальности.
Эти нормы обеспечивают законность функционирования кадровых систем, в которых ведутся электронные документы такие, как приказы, заявления, договоры и уведомления. Закон 149-ФЗ играет ключевую роль в обеспечении защиты персональных данных сотрудников, обрабатываемых в рамках КЭДО.
Приказы Минтруда, Минфина и ФНС
Эти ведомственные документы конкретизируют требования к форматам электронных кадровых и бухгалтерских документов, порядку их хранения, а также к операторам ЭДО.
В развитие положений федеральных законов — в частности, 63-ФЗ, 377-ФЗ, 402-ФЗ — были приняты ведомственные приказы Минтруда, Минфина и ФНС, устанавливающие форматы и правила обмена электронными кадровыми документами.
Данные акты регулируют:
- технические форматы электронных кадровых документов (XML, PDF/A и др.);
- порядок подписания документов электронной подписью (ЭП);
- требования к операторам электронного документооборота (ЭДО);
- условия хранения и архивации электронных документов.
Таким образом, приказы Минтруда, Минфина и ФНС формируют технический и организационный фундамент для практической реализации кадрового электронного документооборота, обеспечивая единые стандарты для работодателей, работников и операторов ЭДО.
Основные законы, касающиеся КЭДО и что они регулируют
| Нормативный акт | Что регулирует |
|---|---|
| 377-ФЗ, 407-ФЗ (поправки в ТК РФ) | Правила внедрения КЭДО, порядок взаимодействия работодателя и сотрудников, права и обязанности сторон |
| 63-ФЗ «Об электронной подписи» | Виды электронной подписи, юридическая сила документов |
| 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» | Правила ведения первичных учетных документов в электронном формате |
| 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» | Отношения, возникающие при поиске, получении, передаче, производстве и распространении информации, при применении информационных технологий, а также при обеспечении защиты информации |
| Приказы Минтруда, Минфина, ФНС | Форматы кадровых и бухгалтерских документов, требования к операторам ЭДО |
Как учесть ФЗ при внедрении КЭДО
КЭДО не является принудительным. Работодатель на добровольной основе выбирает, будет ли он переводить кадровые документы в цифру либо продолжит вести их на бумаге. Если принято решение внедрять на предприятии КЭДО, то на работодателя возлагается ответственность уведомить об этом всех своих работников. А они, со своей стороны, имеют право согласиться или отказаться от ведения своих документов в электронном формате (ч. 4 и ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ). В случае если кто-то из сотрудников отказался переходить в систему КЭДО, то работу с ними необходимо поддерживать в бумажном виде, а всех согласившихся можно спокойно переводить на электронный кадровый документооборот. Сотрудники, отказавшиеся от перехода, в будущем смогут изменить свой выбор.
Не требуется получать одобрение на ведение кадровых документов в электронном виде от работников, которые трудоустроены после 31 декабря 2021 года и у которых при этом отсутствует трудовой стаж.
Если работодатель созрел и решил осуществить переход на кадровый электронный документооборот, ему необходимо подготовить локальный нормативный правовой акт (ЛНА), который будет регулировать ведение КЭДО на предприятии.
Подготовьте локальный нормативно-правовой акт (ЛНА)
В нем должно быть учтено следующее:
- Определена электронная система для управления КЭДО;
- Описан порядок получения доступа к выбранной системе;
- Установлен список документов, которые в дальнейшем будут создаваться и передаваться в цифровом формате;
- Определён срок уведомления работников о переходе на кадровый электронный документооборот.
Используйте необходимые виды электронной подписи (ЭП)
Наличие электронной подписи (ЭП) — обязательный атрибут для организации электронного кадрового документооборота в компании, являющийся цифровым эквивалентом обычной подписи. Рассмотрим детальнее, что вообще представляет собой ЭП и какие виды бывают.
Электронная подпись — реквизит электронного документа, позволяющий определить лицо, которое его подписало, а также зафиксировать состояние информации в этом документе на момент его подписания.
№ 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 года отождествляет значимость электронной и рукописной подписи и устанавливает следующие виды ЭП:
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Самая надёжная, но и самая сложная и дорогая. Позволяет подписывать любые виды документов, включая трудовые договоры. Получается в удостоверяющем центре — на токене или в облаке.
- Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП). Обладает высоким уровнем защиты, создаётся с применением криптографии. Работодатель может выдавать её сотрудникам через внутреннюю систему.
- Простая электронная подпись (ПЭП). Самый доступный, но наименее защищённый вариант. Не использует криптографию, применяется по логину и паролю. Использование требует зафиксированных в ЛНА правил защиты ключа.
Какие виды ЭП могут использовать работник и работодатель при кадровом взаимодействии
Ответ на этот вопрос зависит от типа документа, используемой системы КЭДО и статуса подписанта:
- Работодатель не может использовать ПЭП. Для договоров и важных документов обязателен УКЭП. Для остальных — допустим УКЭП или УНЭП.
- Работник может использовать УКЭП или УНЭП для всех документов. ПЭП допускается в ограниченных случаях (например, для ознакомления).
Соблюдайте правила хранения кадровых документов
Ответственность за сохранность кадровых документов лежит на работодателе. Сроки хранения аналогичны бумажным:
- Приказ о дисциплинарном взыскании — не менее 3 лет;
- Реестры доходов — до 75 лет;
- Документы ликвидируемой организации — передаются в государственный архив.
Требования к хранению электронных документов:
- Хранение на двух внешних носителях;
- Контроль целостности каждые 5 лет, перезапись при сбоях;
- Возможность преобразования формата документов при необходимости.
Если сотруднику потребуется копия документа, он подаёт заявление, и в течение 3 дней работодатель предоставляет документ в бумажном или электронном виде с подписью и печатью.
Как ELMA365 КЭДО помогает соблюдать требования законодательства
Система ELMA365 КЭДО разработана в полном соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, а также федеральных законов № 63-ФЗ, № 377-ФЗ, № 402-ФЗ и № 149-ФЗ. Она обеспечивает законное ведение кадровых документов в электронном виде и помогает работодателям быстро и безопасно перейти на цифровой формат документооборота.
ELMA365 КЭДО гарантирует:
- соблюдение всех норм, установленных Трудовым кодексом РФ и федеральными законами, регулирующими электронный документооборот;
- использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) для юридически значимого подписания кадровых документов со стороны работодателя;
- хранение данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных по 149-ФЗ и 152-ФЗ.
Интеграция с 1С:ЗУП и другими системами
Платформа ELMA365 КЭДО легко интегрируется с 1С:Зарплата и управление персоналом, а также другими учетными системами. Это обеспечивает единый информационный контур и автоматическую синхронизацию кадровых данных, документов без дублирования информации.
Поддержка усиленных электронных подписей
В системе ELMA365 КЭДО реализована поддержка двух видов электронных подписей, предусмотренных Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — усиленной квалифицированной (УКЭП) и усиленной неквалифицированной (УНЭП).
Подписи используются для подписания юридически значимых кадровых документов, таких как трудовые договоры, дополнительные соглашения, приказы и уведомления. Подписанные таким образом документы имеют полную юридическую силу и могут храниться в электронном виде без обязательного дублирования на бумаге.
Благодаря поддержке УКЭП и УНЭП ELMA365 КЭДО обеспечивает баланс между юридической надёжностью и удобством работы, позволяя компаниям полностью перейти на электронное кадровое делопроизводство без нарушения требований законодательства.
Готовые шаблоны кадровых документов
ELMA365 КЭДО включает предустановленные шаблоны всех основных кадровых документов — от трудовых договоров и дополнительных соглашений до заявлений сотрудников. Все шаблоны соответствуют требованиям законодательства и регулярно обновляются в соответствии с изменениями нормативных актов.
Быстрый и безопасный переход на КЭДО
Платформа позволяет перейти на электронный кадровый документооборот без длительной настройки и сложных интеграций. ELMA365 КЭДО предоставляет пошаговый сценарий внедрения: создание положения о КЭДО, подключение сотрудников, настройка ЭП и обучение пользователей.
В результате компания получает полностью готовую систему, которая не только автоматизирует кадровые процессы, но и гарантирует их юридическую значимость.
Выводы
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) сегодня остаётся добровольным, однако фактически становится новым стандартом работы с персоналом. Законодательство РФ активно развивается: в Трудовой кодекс и федеральные законы уже внесены нормы, закрепляющие порядок ведения кадровых документов в электронном виде, использование электронной подписи и защиту персональных данных.
Переход на КЭДО позволяет работодателям заранее адаптироваться к новым цифровым требованиям, сократить бумажный документооборот и повысить прозрачность кадровых процессов.
Компании, которые внедряют КЭДО уже сейчас, получают юридически безопасную, технологичную и экономичную систему управления персоналом, полностью соответствующую нормам российского законодательства.
Часто задаваемые вопросы
Обязателен ли кадровый электронный документооборот для работодателя?
Нет. КЭДО — добровольный формат. Работодатель может вести документы на бумаге или в электронном виде.
С какого года КЭДО станет обязательным?
Точная дата не установлена, но нормативная база расширяется, и переход к КЭДО — вопрос времени.
Какие документы нельзя перевести в КЭДО?
Те, что требуют бумажного оригинала по закону: приказы об увольнении, акты о несчастных случаях, часть документов по охране труда.
Какие законы регулируют электронный кадровый документооборот?
- Трудовой кодекс РФ (ст. 22.1–22.3);
- 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
- 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»;
- 149-ФЗ «Об информации, ИТ и защите информации».
Что должно быть в локальном нормативном акте для КЭДО?
Система, перечень электронных документов, порядок доступа и уведомления сотрудников. Также можно включить сроки подписания, обучение и исключения для бумаги.
Нужны ли согласия сотрудников на переход к КЭДО?
Да, письменное согласие требуется. Исключение — сотрудники без стажа, принятые после 31.12.2021.
Какие виды электронной подписи применяются в КЭДО?
Работодатель — УКЭП. Работник — УНЭП или УКЭП. ПЭП допустима только по соглашению сторон.
Как долго нужно хранить электронные кадровые документы?
От 3 до 75 лет в зависимости от вида. Сроки аналогичны бумажным (приказ Росархива № 236 от 20.12.2019).
Чем кадровый ЭДО отличается от традиционного документооборота?
ЭДО заменяет бумагу. Подписание, обмен и хранение — в цифровом виде с полной юридической силой.
Какая система КЭДО соответствует требованиям закона?
ELMA КЭДО соответствует ТК РФ и ФЗ 63/377/402/149. Поддерживает УКЭП, УНЭП, интеграцию с 1С и безопасное хранение.
Рецензент:
Раис Ахкямов
Поделиться:
Новости и статьи
Все новости и статьи
Обязательные кадровые документы: полный перечень и правила ведения в 2025 году
Статья расскажет о том, как с помощью КЭДО сотрудники кадровой службы могут вести обязательные кадровые документы, об особенностях данного вида делопроизводства, а также о локальных нормативных актах предприятия и некоторых рекомендуемых документах.
Переход на КЭДО: этапы внедрения электронного кадрового документооборота
В этой статье мы подробно разберём, с чего начать внедрение КЭДО, какие этапы пройти, какие документы и действия потребуются, а также как избежать типичных ошибок.