Как учесть ФЗ об ЭДО при внедрении кадрового электронного документооборота

Что такое КЭДО?

КЭДО (кадровый электронный документооборот) — обмен между работодателем и работниками кадровыми документами в электронном виде на базе корпоративного программного обеспечения. Система даёт возможность создавать, согласовывать и подписывать кадровые документы в цифровом формате без контратипирования на бумаге. (ч.1 ст.22.1 ТК РФ).

Говоря о кадровом документообороте, важно упомянуть, что создание электронных документов должно осуществляться в соответствии с едиными государственными требованиями. Ответственность за сохранность этих документов возлагается на работодателя.

Преимущества КЭДО

• Исключение операционных ошибок. Электронная система забирает на себя типовые процессы, благодаря чему вероятность ошибок человеческого фактора значительно снижается.
• Экономия финансовых средств. КЭДО позволяет исключить затраты на бумагу, логистику, расходные материалы и т.д.
• Снижение загрузки сотрудников. Система значительно ускоряет работу с документами, оптимизирует учет сотрудников, благодаря чему кадровик получает больше времени для выполнения других задач.
• Укрепление HR-бренда. КЭДО выстраивает в компании удобные коммуникации между работниками и руководством, повышая тем самым лояльность персонала.
• Возможность удалённой работы. Благодаря цифровому пространству для обмена документами не требуется личное присутствие сотрудника.

На кадровый ЭДО переходить можно как полностью, так и частично. При полном переходе оцифровывается кадровое взаимодействие со всеми сотрудникам компании, а при частичном — определённые группы, например, сотрудники, работающие удалённо.

Законодательная база для ведения КЭДО

Основанием для легитимного перехода на КЭДО может служить № 377-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ» от 22 ноября 2021 года. Данный закон дополнил действующее трудовое законодательство и определили порядок ведения кадровых документов в электронном виде. Новые положения закреплены в статьях 22.1 — 22.3 ТК РФ.

КЭДО не является принудительным. Работодатель на добровольной основе выбирает, будет ли он переводить кадровые документы в цифру либо продолжит вести их на бумаге. Если принято решение внедрять на предприятии КЭДО, то на работодателя возлагается ответственность уведомить об этом всех своих работников. А они, со своей стороны, имеют право согласиться или отказаться от ведения своих документов  в электронном формате (ч. 4 и ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ). В случае если кто-то из сотрудников отказался переходить в систему КЭДО, то работу с ними необходимо поддерживать в бумажном виде, а всех согласившихся можно спокойно переводить на электронный кадровый документооборот. Сотрудники, отказавшиеся от перехода, в будущем смогут изменить свой выбор.

Не требуется получать одобрение на ведение кадровых документов в электронном виде от работников, которые трудоустроены после 31 декабря 2021 года и у которых при этом отсутствует трудовой стаж.

Если работодатель созрел и решил осуществить переход на кадровый электронный документооборот, ему необходимо подготовить локальный нормативный правовой акт (ЛНА), который будет регулировать ведение КЭДО на предприятии.

Какие документы можно оцифровать

Большинство кадровых документов доступно для перевода в электронный формат, в том числе: трудовой договор, приказы по личному составу, табели, служебные записки, различные заявления работников, ученический договор и другие. Однако, есть несколько исключений.

Трудовой кодекс РФ по-прежнему требует создавать бумажные аналоги для следующих документов:

• Акт о несчастном случае на производстве;
• Приказ об увольнении;
• Инструктаж по охране труда.

То есть эти документы можно будет создавать и согласовывать через систему, но после этого всё равно нужно будет продублировать их на бумажном носителе.

Данные положения законодательства не включают в себя порядок ведения и хранения трудовой книжки и сведений о трудовой деятельности. Но это вовсе не означает, что их нельзя вести в цифровом формате. Напротив, с 1 января 2021 года все сведения о трудовой деятельности будут только электронными. Просто регулируется это уже другими положениями, а именно ст. 66 и 66.1 ТК РФ.

Большим преимуществом КЭДО является ещё и тот факт, что оцифровывать кадровое взаимодействие можно не только с штатными сотрудниками, но и с кандидатами. Вы можете использовать систему для подписания трудового договора, сбора пакета документов, оформления нового сотрудника и т.д.

При приёме нового сотрудника в штат, кадровик направляет ему приглашение через портал, а он уже самостоятельно заполняет данные о себе и загружает все необходимые документы. Система генерирует заявку в специальный центр для выпуска ЭП для будущего сотрудника, а он со своей стороны осуществляет подтверждение на портале госуслуг. Доступ к ЭП будет предоставлен по смс. Далее система сформирует все необходимые для трудоустройства документы, вплоть до трудового договора, и направит их на подписание.

Виды электронных подписей

Наличие электронной подписи (ЭП) — обязательный атрибут для организации электронного кадрового документооборота в компании, являющийся цифровым эквивалентом обычной подписи. Рассмотрим детальнее, что вообще представляет собой ЭП и какие виды бывают.

Электронная подпись — реквизит электронного документа, позволяющий определить лицо, которое его подписало, а также зафиксировать состояние информации в этом документе на момент его подписания.

№ 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 года отождествляет значимость электронной и рукописной подписи и устанавливает следующие виды ЭП:

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Данный вид электронной подписи считается самым надёжным, но вместе с тем самым сложным и дорогим. Главное его преимущество в том, что он позволяет подписывать любые виды документов, вплоть до трудовых договоров. Получить УКЭП можно в специальной удостоверяющей службе на токене или через облачный сервис.

Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП)

Такая электронная подпись обладает высоким уровнем защиты, взломать который считается практически невозможным. Она использует средства криптографии и легко помогает идентифицировать лицо, подписавшее документ либо внёсшее правки в него уже после подписания.

Если организация уже ведёт учет внутрикорпоративных документов в КЭДО, работодатель наделяется полномочиями самостоятельно осуществлять выдачу УНЭП работникам. Как правило, делать это можно прямо через саму систему.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Самый доступный вид, но при этом самый слабозащищённый. Он представляет собой комбинацию логина и пароля в корпоративной среде КЭДО. Когда сотрудник вводит их при входе в систему, он тем самым подтверждает, что дальнейшие действия совершаются от его имени.

ПЭП не использует средства криптографии, поэтому её легко скомпрометировать. Ещё один существенный минус заключается в том, что она не позволяет отследить факт внесения правок в документ после его подписания. Если работодатель решает использовать ПЭП на предприятии, то он должен зафиксировать требования к конфиденциальности ключа и обозначить правила определения лиц в ЛНА.

Какие виды ЭП могут использовать работник и работодатель при кадровом взаимодействии?

Ответ на этот вопрос складывается из ряда факторов: какой документ необходимо подписать, какая система КЭДО эксплуатируется в организации, кто именно удостоверяет документ.

Работодатель не может пользоваться ПЭП при удостоверении любого рода документов. Для подписания трудовых или ученических договоров, договоров о материальной ответственности работодателю разрешено использовать только УКЭП. Для остальных документов можно использовать как УКЭП, так и УНЭП.

К работникам предъявляются более мягкие требования. Особо важные документы (трудовой договор, договор о материальной ответственности и т.п.) можно подписывать УНЭП или УКЭП, а в остальных случаях допускается использование ПЭП.

Хранение электронных кадровых документов

Ответственность за сохранность документов по-прежнему лежит на работодателе. Сроки установлены те же, что и для бумажных документов. Например, приказ о дисциплинарном взыскании должен храниться не менее трёх лет, а реестры о доходах физлиц — семьдесят пять лет. В случае ликвидации компании, всю документацию необходимо передать в государственный архив.

Законодательство требует хранить электронные документы на двух внешних носителях и контролировать целостность содержимого как минимум раз в пять лет. При обнаружении повреждения данные необходимо перезаписать. Также обязательно нужно учесть, что электронные документы должны свободно преобразовываться в другие форматы.

Если через некоторое время сотруднику потребуется экземпляр электронного документа или его копия, ему необходимо написать специальное заявление. В течение трёх дней после этого работодатель должен предоставить запрашиваемые документы в напечатанном виде с подписью и печатью либо в цифровом формате.

Как перейти на КЭДО

Необязательно сразу переводить все имеющиеся кадровые документы в информационную систему, можно начать с самых популярных или самых простых. Это позволит вам постепенно адаптировать работников к новому формату взаимодействия и провести своего рода практическое обучение. Когда кадровик и другие сотрудники войдут в ритм и перестанут испытывать сложности, можно будет оцифровать оставшиеся внутрикорпоративные документы и полноценно переводить учет персонала в систему.

Что нужно сделать, чтобы навсегда уйти от бумажного хаоса и автоматизировать кадровое делопроизводство? Рассмотрим основные шаги:

• Определить список документов, подлежащих цифровизации;
• Составить регламент работы с информационной системой КЭДО, порядок перехода на неё;
• Уведомить работников и получить от них согласия/отказы;
• Выбрать и внедрить систему для цифровизации документооборота;
• Выпустить ЭП для пользователей данной системы;
• Провести обучение для сотрудников.

Кроме того необходимо назначить ответственного сотрудника, который будет курировать проект внедрения системы КЭДО. Для этого нужно составить и утвердить приказ, в котором будут чётко прописаны все обязанности ответственного.

Все расходы, связанные с внедрением и эксплуатацией системы, берёт на себя работодатель, в том числе выпуск электронных подписей для всех пользователей. Для сотрудников пользование системой должно быть бесплатным. Если у сотрудника уже имеется собственная ЭП, переоформлять её не нужно, он сможет ей пользоваться.

Когда вы успешно преодолеете все стадии перехода на электронный документооборот, потребуется некоторое время, чтобы адаптироваться и начать полноценную работу с системой. Как правило, на это не требуется много времени, так как большинство современных ПО интуитивно понятны и удобны в использовании. Подготовьте для сотрудников образец заполнения документов, проведите дополнительное обучение, если потребуется, и в дальнейшем вам останется только наслаждаться простотой и скоростью работы с кадровыми документами.

Как правильно выбрать систему КЭДО

Приобретение любого программного обеспечения — серьёзный шаг, к которому надо подойти ответственно и детально. Чтобы сделать правильный выбор и бесстрашно переходить в мир цифровых документов, нужно проверить каждый критерий системы на соответствие вашим ожиданиям. Рассмотрим эти критерии подробнее:

Подведём итоги

Кадровый электронный документооборот становится глотком свежего воздуха для российских работодателей. Он упрощает коммуникации с работниками, и благодаря этому кадровик и сотрудник коммуницируют чётко и оперативно.

Важно уделить пристальное внимание выбору системы КЭДО для вашей организации. Нужно учитывать все юридические положения о кадровом ЭДО и следить, чтобы будущая система полностью соответствовала требованиям законодательства. № 377-ФЗ "О внесении изменений в ТК РФ" от 22 ноября 2021 года предоставил бизнесу хорошую законодательную базу, которая поможет всем желающим осуществить переход правильно.

Советуем вам попробовать систему ELMA КЭДО, которая полностью соответствует всем юридическим требованиям и обладает полноценным функционалом. Для удобства предоставляется бесплатный пробный период на 14 дней. Можете изучать возможности системы без лишних затрат и обязательств прямо сейчас.