Закон о кадровом электронном документообороте представляет собой совокупность нормативных правовых актов, регулирующих использование электронных кадровых документов в трудовых отношениях. Единого федерального закона, полностью посвящённого КЭДО, в настоящее время не существует.
Правовое регулирование осуществляется через Трудовой кодекс РФ, а также ряд федеральных законов и подзаконных актов, включая Федеральные законы № 63-ФЗ «Об электронной подписи», № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» и № 152-ФЗ «О персональных данных». Данные акты устанавливают требования к созданию, подписанию, хранению и передаче электронных кадровых документов, а также определяют юридическую силу электронной подписи.
Краткое содержание:
Кадровый ЭДО регулируется комплексом федеральных законов, подзаконных актов и статей Трудового кодекса РФ. Каждая из норм отвечает за отдельный аспект регулирования — от использования электронной подписи до защиты персональных данных и хранения кадровых электронных документов.
Ниже приведены ключевые аспекты КЭДО:
Федеральные законы № 377-ФЗ и № 407-ФЗ внесли важные поправки в Трудовой кодекс РФ, установив правовые основы для кадрового электронного документооборота (КЭДО). В кодекс были добавлены статьи 22.1–22.3 ТК РФ, которые устанавливают порядок внедрения КЭДО, права и обязанности работодателя и работников, а также требования к защите данных.
Порядок введения КЭДО в организации по ТК РФ включает в себя следующее:
При переходе на кадровый электронный документооборот обязанности и полномочия участников трудовых отношений чётко закреплены в статьях 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ.
Работодатель и работник становятся равноправными участниками электронного взаимодействия, где каждая сторона несёт ответственность за корректность, сохранность и своевременность оформления документов.
В таблице ниже приведены основные права и обязанности работодателя и работников при ведении КЭДО, установленные федеральными законами № 377-ФЗ и № 407-ФЗ.
| Сторона | Права | Обязанность |
|---|---|---|
| Работодатель |
|
|
| Сотрудник |
|
|
Благодаря законам 377-ФЗ и 407-ФЗ кадровый электронный документооборот был официально легализован и стал полноценной альтернативой традиционному бумажному документообороту. Эти поправки упрощают кадровые процессы, повышают прозрачность взаимодействия между работодателем и работником и способствуют цифровизации HR-документов в России.
Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» регулирует порядок применения электронной подписи и устанавливает её виды: простая, неквалифицированная и усиленная квалифицированная электронная подпись.
Закон 63-ФЗ гарантирует защиту информации, подтверждение личности подписанта и неизменность содержания документа после подписания, что делает использование электронной подписи безопасным и законным инструментом для работодателей и сотрудников.
| Вид электронной подписи | Правовое определение | Юридическая сила | Применение в КЭДО |
|---|---|---|---|
| Простая электронная подпись (ПЭП) | Подтверждает факт формирования ЭП с использованием логина, пароля, SMS-кода или иных средств идентификации. Не требует криптографических средств. | Обеспечивает подтверждение лица, но не гарантирует неизменность данных. Используется при взаимном согласии сторон. | Может применяться работником для ознакомления с локальными актами, уведомлениями и другими документами, не требующими усиленной подписи. |
| Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) | Создаётся с применением криптографических средств и позволяет определить лицо, подписавшее документ, и выявить факт внесения изменений после подписания. Сертификат может быть выдан любым удостоверяющим центром (не обязательно аккредитованным). | Имеет юридическую силу при наличии соглашения между сторонами об её использовании. | Применяется для подписания кадровых документов со стороны сотрудника. |
| Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) | Создаётся с помощью сертифицированных средств и сопровождается сертификатом ключа проверки, выданным аккредитованным удостоверяющим центром. | Полная юридическая сила — приравнивается к собственноручной подписи. | Обязательно используется для подписания кадровых документов со стороны работодателя, а также может быть использована сотрудником. |
Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» устанавливает единые требования к первичным учётным документам, включая кадровые документы, содержащие сведения, влияющие на бухгалтерский и налоговый учёт организации.
К таким документам относятся:
Закон 402-ФЗ является правовой основой, которая связывает кадровый и бухгалтерский электронный документооборот. Он гарантирует законность использования электронных приказов, расчетных ведомостей, табелей и отчётных форм, подтверждая их юридическую значимость в системе КЭДО.
Таким образом, применение 402-ФЗ в кадровом электронном документообороте обеспечивает единый стандарт хранения, подтверждения и учёта электронных кадровых документов, формируя надёжную правовую базу для цифровизации кадровых процессов.
Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» задаёт правовые основы для обращения с электронными документами и определяет ключевые термины, применимые к кадровому электронному документообороту (КЭДО).
В рамках закона определяются понятия:
В контексте КЭДО закон 149-ФЗ регулирует:
Эти нормы обеспечивают законность функционирования кадровых систем, в которых ведутся электронные документы такие, как приказы, заявления, договоры и уведомления. Закон 149-ФЗ играет ключевую роль в обеспечении защиты персональных данных сотрудников, обрабатываемых в рамках КЭДО.
Эти ведомственные документы конкретизируют требования к форматам электронных кадровых и бухгалтерских документов, порядку их хранения, а также к операторам ЭДО.
В развитие положений федеральных законов — в частности, 63-ФЗ, 377-ФЗ, 402-ФЗ — были приняты ведомственные приказы Минтруда, Минфина и ФНС, устанавливающие форматы и правила обмена электронными кадровыми документами.
Данные акты регулируют:
Таким образом, приказы Минтруда, Минфина и ФНС формируют технический и организационный фундамент для практической реализации кадрового электронного документооборота, обеспечивая единые стандарты для работодателей, работников и операторов ЭДО.
| Нормативный акт | Что регулирует |
|---|---|
| 377-ФЗ, 407-ФЗ (поправки в ТК РФ) | Правила внедрения КЭДО, порядок взаимодействия работодателя и сотрудников, права и обязанности сторон |
| 63-ФЗ «Об электронной подписи» | Виды электронной подписи, юридическая сила документов |
| 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» | Правила ведения первичных учетных документов в электронном формате |
| 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» | Отношения, возникающие при поиске, получении, передаче, производстве и распространении информации, при применении информационных технологий, а также при обеспечении защиты информации |
| Приказы Минтруда, Минфина, ФНС | Форматы кадровых и бухгалтерских документов, требования к операторам ЭДО |
КЭДО не является принудительным. Работодатель на добровольной основе выбирает, будет ли он переводить кадровые документы в цифру либо продолжит вести их на бумаге. Если принято решение внедрять на предприятии КЭДО, то на работодателя возлагается ответственность уведомить об этом всех своих работников. А они, со своей стороны, имеют право согласиться или отказаться от ведения своих документов в электронном формате (ч. 4 и ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ). В случае если кто-то из сотрудников отказался переходить в систему КЭДО, то работу с ними необходимо поддерживать в бумажном виде, а всех согласившихся можно спокойно переводить на электронный кадровый документооборот. Сотрудники, отказавшиеся от перехода, в будущем смогут изменить свой выбор.
Не требуется получать одобрение на ведение кадровых документов в электронном виде от работников, которые трудоустроены после 31 декабря 2021 года и у которых при этом отсутствует трудовой стаж.
Если работодатель созрел и решил осуществить переход на кадровый электронный документооборот, ему необходимо подготовить локальный нормативный правовой акт (ЛНА), который будет регулировать ведение КЭДО на предприятии.
В нем должно быть учтено следующее:
Наличие электронной подписи (ЭП) — обязательный атрибут для организации электронного кадрового документооборота в компании, являющийся цифровым эквивалентом обычной подписи. Рассмотрим детальнее, что вообще представляет собой ЭП и какие виды бывают.
Электронная подпись — реквизит электронного документа, позволяющий определить лицо, которое его подписало, а также зафиксировать состояние информации в этом документе на момент его подписания.
№ 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 года отождествляет значимость электронной и рукописной подписи и устанавливает следующие виды ЭП:
Ответ на этот вопрос зависит от типа документа, используемой системы КЭДО и статуса подписанта:
Ответственность за сохранность кадровых документов лежит на работодателе. Сроки хранения аналогичны бумажным:
Требования к хранению электронных документов:
Если сотруднику потребуется копия документа, он подаёт заявление, и в течение 3 дней работодатель предоставляет документ в бумажном или электронном виде с подписью и печатью.
Система ELMA365 КЭДО разработана в полном соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, а также федеральных законов № 63-ФЗ, № 377-ФЗ, № 402-ФЗ и № 149-ФЗ. Она обеспечивает законное ведение кадровых документов в электронном виде и помогает работодателям быстро и безопасно перейти на цифровой формат документооборота.
ELMA365 КЭДО гарантирует:
Платформа ELMA365 КЭДО легко интегрируется с 1С:Зарплата и управление персоналом, а также другими учетными системами. Это обеспечивает единый информационный контур и автоматическую синхронизацию кадровых данных, документов без дублирования информации.
В системе ELMA365 КЭДО реализована поддержка двух видов электронных подписей, предусмотренных Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — усиленной квалифицированной (УКЭП) и усиленной неквалифицированной (УНЭП).
Подписи используются для подписания юридически значимых кадровых документов, таких как трудовые договоры, дополнительные соглашения, приказы и уведомления. Подписанные таким образом документы имеют полную юридическую силу и могут храниться в электронном виде без обязательного дублирования на бумаге.
Благодаря поддержке УКЭП и УНЭП ELMA365 КЭДО обеспечивает баланс между юридической надёжностью и удобством работы, позволяя компаниям полностью перейти на электронное кадровое делопроизводство без нарушения требований законодательства.
ELMA365 КЭДО включает предустановленные шаблоны всех основных кадровых документов — от трудовых договоров и дополнительных соглашений до заявлений сотрудников. Все шаблоны соответствуют требованиям законодательства и регулярно обновляются в соответствии с изменениями нормативных актов.
Платформа позволяет перейти на электронный кадровый документооборот без длительной настройки и сложных интеграций. ELMA365 КЭДО предоставляет пошаговый сценарий внедрения: создание положения о КЭДО, подключение сотрудников, настройка ЭП и обучение пользователей.
В результате компания получает полностью готовую систему, которая не только автоматизирует кадровые процессы, но и гарантирует их юридическую значимость.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) сегодня остаётся добровольным, однако фактически становится новым стандартом работы с персоналом. Законодательство РФ активно развивается: в Трудовой кодекс и федеральные законы уже внесены нормы, закрепляющие порядок ведения кадровых документов в электронном виде, использование электронной подписи и защиту персональных данных.
Переход на КЭДО позволяет работодателям заранее адаптироваться к новым цифровым требованиям, сократить бумажный документооборот и повысить прозрачность кадровых процессов.
Компании, которые внедряют КЭДО уже сейчас, получают юридически безопасную, технологичную и экономичную систему управления персоналом, полностью соответствующую нормам российского законодательства.
Нет. КЭДО — добровольный формат. Работодатель может вести документы на бумаге или в электронном виде.
Точная дата не установлена, но нормативная база расширяется, и переход к КЭДО — вопрос времени.
Те, что требуют бумажного оригинала по закону: приказы об увольнении, акты о несчастных случаях, часть документов по охране труда.
Система, перечень электронных документов, порядок доступа и уведомления сотрудников. Также можно включить сроки подписания, обучение и исключения для бумаги.
Да, письменное согласие требуется. Исключение — сотрудники без стажа, принятые после 31.12.2021.
Работодатель — УКЭП. Работник — УНЭП или УКЭП. ПЭП допустима только по соглашению сторон.
От 3 до 75 лет в зависимости от вида. Сроки аналогичны бумажным (приказ Росархива № 236 от 20.12.2019).
ЭДО заменяет бумагу. Подписание, обмен и хранение — в цифровом виде с полной юридической силой.
ELMA КЭДО соответствует ТК РФ и ФЗ 63/377/402/149. Поддерживает УКЭП, УНЭП, интеграцию с 1С и безопасное хранение.
Поделиться:
Статья расскажет о том, как с помощью КЭДО сотрудники кадровой службы могут вести обязательные кадровые документы, об особенностях данного вида делопроизводства, а также о локальных нормативных актах предприятия и некоторых рекомендуемых документах.
В этой статье мы подробно разберём, с чего начать внедрение КЭДО, какие этапы пройти, какие документы и действия потребуются, а также как избежать типичных ошибок.
Что такое кадровый электронный документооборот, в чем его преимущества перед бумажным и какие процессы могут быть в нем реализованы — рассказали в этой статье.
