Кадровый учет в организации: что это, зачем нужен и как правильно вести
Разбираем, как выстроить кадровый учет в 2025 году: состав, функции, структура, документы, частые ошибки и переход на электронный формат.
Кадровый учет — это обязательный процесс фиксирования трудовых отношений между работодателем и сотрудниками, включая оформление, хранение и контроль кадровых документов. Он требуется всем организациям, в которых есть хотя бы один наёмный работник, и регулируется трудовым законодательством.
Это не просто техническая обязанность, а основа стабильной работы с персоналом: помогает поддерживать порядок в документах, снижает риски проверок и штрафов, обеспечивает прозрачность внутри компании. В статье разберём, зачем нужен кадровый учет, как его правильно выстроить, какие документы требуются и что стоит учитывать при переходе на электронный формат.
Краткое содержание:
Что такое кадровый учет и зачем он обязателен
Кадровый учет – ведение и хранение всей документации, связанной с сотрудниками организации и трудовыми отношениями между работодателем и наемным персоналом.
Первое и самое важное, что необходимо знать о кадровом учете: он обязателен абсолютно для всех предприятий, где есть хотя бы один нанятый на работу сотрудник. Исключение: индивидуальные предприниматели, работающие самостоятельно, у которых отсутствуют наемные кадры.
Помимо соблюдения законодательства, кадровое делопроизводство необходимо и для нормальной организации работы компании. Оно решает ряд принципиальных задач:
Фиксирует все трудовые отношения в организации или на предприятии.
Закрепляет назначение и исполнение должностных обязанностей.
Позволяет формировать структуру компании.
Помогает вести учет и планирование рабочего времени.
Помогает планировать расширение или сокращение штата.
Назначение и функции кадрового учета
Кадровый учет — это не только обязательный процесс, закреплённый в законодательстве, но и важнейший элемент системы управления персоналом. Он помогает формализовать трудовые отношения, обеспечить контроль за документацией, выстроить прозрачную структуру работы с кадрами и снизить риски нарушений.
Назначение кадрового учета
Назначение кадрового учета — обеспечить законность трудовых отношений и управляемость персонала. Он фиксирует, кто, когда и на каких условиях работает, какие функции выполняет, как соблюдаются графики и нормы.
Учет помогает отследить изменения в штате, подготовить отчетность, быстро найти документы. Это основа для управленческих решений, основанных на точных данных о составе и движении персонала.
7 функций кадрового учета
Функции кадрового учета охватывают все аспекты взаимодействия между работодателем и сотрудниками, которые необходимо зафиксировать в документах и системах учета. Эти функции лежат в основе всей работы кадровой службы.
Вот основные из них:
Оформление трудовых отношений
Подготовка и сопровождение трудовых договоров, приказов о приеме, переводе, увольнении, заключение дополнительных соглашений.Создание и ведение личных дел сотрудников
Сбор и систематизация персональных данных, копий документов, анкет и прочей информации.Учет кадрового движения
Фиксация отпусков, командировок, временной нетрудоспособности, переводов внутри компании.Учет рабочего времени
Ведение табелей учета, формирование графиков сменности, соблюдение норм труда и отдыха.Формирование отчетности
Подготовка отчетов для ПФР, ФСС, налоговых органов и других инстанций.Соблюдение норм трудового законодательства
Контроль за правильностью оформления документов, сроками хранения, ведением охраны труда, защитой персональных данных.Поддержка организационной структуры
Формирование и актуализация штатного расписания, должностных инструкций, структуры подразделений.
Таким образом, функции кадрового учета затрагивают как операционные, так и управленческие задачи. Это не просто техническая работа, а основа стабильной и правомерной работы с персоналом.
Структура и порядок ведения кадрового учета
Правильная структура кадрового учета — основа точности, доступности и прозрачности документов. Порядок ведения поможет выстроить процессы логично и удобно для компании.
Шаг 1. Систематизируйте документы: разработайте номенклатуру дел, распределите шаблоны и формы.
Шаг 2. Определите ответственных: кто оформляет, проверяет, сохраняет.
Шаг 3. Установите сроки пересмотра и обновления (минимум раз в год или при изменении регламента).
Шаг 4. Обеспечьте прозрачность и удобство работы, но при этом сохранность и конфиденциальность.
Как организовать кадровый учет: пошаговая структура на практике
| Этап | Действия | Ответственный | Сроки / частота | Документы |
|---|---|---|---|---|
| 1. Формирование системы учета | Разработка регламентов, шаблонов, структуры хранения, номенклатуры дел | Руководитель, кадровый специалист | До начала работы или при реструктуризации | Регламент учета, номенклатура дел |
| 2. Оформление кадровых событий | Формирование документов: приказы, заявления, табель, отпуск, увольнение | Кадровик, HR, руководитель | По мере возникновения событий | Трудовой договор, приказ, заявление, табель |
| 3. Контроль правильности учета | Проверка полноты и корректности, устранение ошибок | Кадровик, аудит | Ежеквартально / ежегодно | Отчеты, корректировки |
| 4. Хранение и архивирование | Систематизация по срокам хранения, соблюдение порядка уничтожения | Кадровик, архивариус | Постоянно | Карточки, номенклатура, акты |
| 5. Актуализация и обновление | Корректировка шаблонов и структуры с учетом изменений в законе и внутри компании | Юрист, отдел кадров | По мере изменений | Новые формы, обновленные регламенты |
Документы кадрового учета: состав и оформление
Кадровый учет невозможен без системной работы с документами, которые фиксируют отношения между сотрудником и работодателем. Эти документы оформляются на каждом этапе трудовых взаимоотношений — от приема до увольнения — и должны соответствовать требованиям законодательства.
В состав кадровой документации входят:
Трудовые договоры - основа юридических отношений с работником.
Штатное расписание - отражает структуру компании, количество ставок и оклады.
Приказы по персоналу - приёмы, переводы, увольнения и другие изменения.
Заявления работников- например, на отпуск или увольнение.
Должностные инструкции - регламентируют обязанности сотрудников.
Локальные нормативные акты - правила внутреннего распорядка, положения об оплате труда и др.
График отпусков - обязательный документ, подтверждающий отпускные периоды.
Табель учета рабочего времени - основа для начисления зарплаты и контроля дисциплины.
Документы по охране труда и защите персональных данных - подтверждают соблюдение требований безопасности и закона о ПДн.
Все документы должны:
иметь утвержденные шаблоны;
быть оформлены в срок и надлежащим образом;
- храниться по номенклатуре дел;
- быть доступными для поиска, аудита и внутренней работы.
Оформление каждого кадрового события требует соблюдения определенных процедур. В следующих разделах мы разберем, как правильно документировать ключевые этапы: приём, учет рабочего времени, отпуск и увольнение.
Прием сотрудника
Оформление приёма — это не только договор. Важно правильно и вовремя подготовить пакет документов: приказ, личную карточку, ознакомление с правилами. Даже в маленькой компании лучше сразу выстроить порядок, чтобы потом не запутаться и не нарушить требования закона.
Хорошая практика — использовать шаблоны и маршруты согласования, особенно если подключена система автоматизации. Так ошибок будет меньше, а работа — быстрее.
Учёт рабочего времени
Кто работает, кто в отпуске, кто опоздал — всё фиксируется в табеле. Это документ, на основе которого рассчитывают зарплату, проверяют дисциплину и контролируют переработки.
В электронных системах табель может заполняться автоматически — с данными из задач, календарей, пропускных систем. Это удобно, прозрачно и избавляет от рутинной ручной работы.
Как оформляются отпуска
Заявление, согласование, приказ — даже простой отпуск требует оформления. Если всё сделано правильно, не возникнет путаницы с графиком, заменами и компенсациями.
В компаниях с КЭДО часть процессов можно автоматизировать: сотрудник получает напоминание, заполняет шаблон, а система сама предложит даты и согласующих лиц. Удобно, особенно когда в отделе десятки сотрудников.
Увольнение
Когда сотрудник увольняется, важно соблюсти процедуру. Помимо заявления и приказа, нужно вовремя выдать документы, провести расчёт и закрыть доступы.
Если использовать систему электронного учета, можно заранее увидеть все шаги: что готово, кто должен подписать, какие документы ещё на согласовании. Это снижает риски и делает процесс прозрачным для всех участников.
Отличие кадрового учета от кадрового делопроизводства
Понятия «кадровый учет» и «кадровое делопроизводство» часто используют как синонимы, но на практике они обозначают разный объем задач.
Кадровый учет — это более широкое понятие, которое охватывает все процессы, связанные с управлением персоналом на уровне документации, анализа и контроля. Он включает планирование численности, учет движения кадров, формирование отчетности, соблюдение требований законодательства.
Кадровое делопроизводство — это часть кадрового учета, связанная исключительно с документами. Оно включает оформление трудовых договоров, приказов, личных карточек, ведение табеля, графика отпусков и архива документов.
Простой ориентир:
Если речь идет о документообороте — это делопроизводство.
Если в фокусе учет, анализ, контроль, отчетность — это кадровый учет.
8 типовых ошибок в кадровом учете
Даже в небольших компаниях кадровый учет может давать сбои — из-за нехватки времени, внимания к деталям или незнания требований законодательства. Вот несколько распространенных ошибок, которые часто встречаются на практике:
Отсутствие трудового договора или его оформление после начала работы. Это грубое нарушение, за которое грозят штрафы.
Неправильное или несвоевременное оформление приказов — о приеме, отпуске, переводе или увольнении.
Несоблюдение сроков хранения документов или отсутствие архива вовсе.
Нет графика отпусков, либо он не актуализирован — это частая причина споров с сотрудниками и проверяющими органами.
Ошибки в табеле учета рабочего времени — особенно при сменных графиках и гибком расписании.
Нарушения в оформлении локальных нормативных актов, отсутствуют подписи работников о знакомстве.
Отсутствие или неактуальность должностных инструкций.
Неполное или несвоевременное предоставление отчетностив государственные органы.
Даже одна из этих ошибок может стать причиной претензий со стороны инспекции по труду или налоговой. Чтобы снизить риски, компании всё чаще переходят на автоматизацию кадрового учета — электронные системы помогают контролировать сроки, шаблоны и маршруты согласования.
Электронный кадровый учет: зачем переходить
Переход на электронный формат кадрового учета (КЭДО) становится все более актуальным для компаний разного масштаба. Это не только способ сократить бумажную работу, но и возможность оптимизировать процессы, снизить риски и быстрее адаптироваться к изменениям.
Способы ведения кадрового учета: бумажный или электронный?
На сегодняшний день в РФ одинаково допустимы оба эти способа. Первый – более привычный, но и менее перспективный. Второй – стал возможен несколько лет назад, но уже доказал свою эффективность.
Рассмотрим отрицательные и положительные стороны кадрового электронного документооборота (КЭДО) и традиционного бумажного.
| Бумажный кадровый учет | КЭДО |
|---|---|
| 1. Уже существует, не надо его создавать заново. Если компания не вновь созданная, то кадровый учет там уже ведется в бумажном виде. И, безусловно, велик соблазн оставить все так, как есть. | 1. Экономия на ведении архива. Легко и удобно хранить, занимает мало места, не нужно выделять огромные стеллажи и даже помещения под хранение документов. А затраты на распечатку документов при КЭДО вообще составят ноль рублей! |
| 2. Понятен сотрудникам и не вызывает опасений. Работники предприятий, особенно старшего возраста, могут бояться нововведений в кадровых вопросах. В новые методы необходимо вникать, изучать их, а традиционный формат давно известен и понятен. | 2. Легкость и быстрота в решении вопросов. Делопроизводство в КЭДО выстроено так, что почти любой кадровый документ может быть составлен, согласован и подписан в кратчайшие сроки, пошагово и при минимальных перемещениях. Можно вести работу со смартфона, а не носить документы из кабинета в кабинет, оставляя их «на подпись». А понятные инструкции помогут со сложными вопросами. |
| 3. Может быть оптимален для компаний с небольшой численностью. Традиционный кадровый учет удобно и экономически выгодно вести в компаниях с небольшой численностью в несколько человек. Как правило, там нет отдельного специалиста, документов создается не так много. В этом случае тратиться на КЭДО может быть нерационально. | 3. Уменьшение зависимости от человеческого фактора. Система не даст сотрудникам забыть про документ, перепутать или оформить неправильно. Вероятность ошибки стремится к нулю. |
| 4. Нет сложностей с получением электронных подписей для сотрудников, внедрением программного обеспечения на предприятии. | 4. Автоматизация Часть вопросов в КЭДО может решаться автоматически. Например, можно настроить уведомления об отпуске, заполнить пошаговый шаблон заявления, синхронизировать табель рабочего времени с программами бухгалтерии. Это экономит время, финансы, помогает избежать ошибок. |
| 5. Удаленный формат работы С электронным документооборотом можно вести кадровый учет, не выезжая в офис. Отлично подойдет для компаний, где есть удаленные сотрудники или вся команда работает через хоум-офис. |
Выбор электронного или традиционного способа ведения кадрового учета зависит от многих факторов и должен быть определен непосредственно руководством предприятия. Стоит учитывать при этом тенденции рынка труда и задуматься о будущем. Электронное кадровое делопроизводство выбирают все больше организаций, а эксперты считают, что в ближайшие годы он станет основным способом ведения делопроизводства в сфере трудовых отношений. Рассмотрим, что нужно знать о внедрении КЭДО.
Что нужно для перехода на электронный кадровый учет
Чтобы перейти на электронный кадровый учет, важно заранее подготовиться. Ниже — ключевые шаги, которые необходимо предусмотреть:
Выбор платформы. Это может быть бесплатный портал «Работа в России», готовое решение вроде ELMA365 КЭДО, либо собственная разработка.
Определение состава документов. Нужно заранее решить, какие документы переводятся в электронный вид, и какие остаются в бумажном.
Подготовка маршрутов согласования. Для каждого документа — своя логика обработки и перечень ответственных.
Принятие локальных нормативных актов. В них фиксируются сроки перехода, выбранное ПО и общие правила.
Уведомление сотрудников и получение согласий. Это обязательная часть процедуры.
Организация системы электронных подписей. Сотрудникам достаточно УНЭП, а работодателю потребуется УКЭП.
Какие документы нельзя перевести в КЭДО
Несмотря на широкие возможности электронного кадрового учета, полностью отказаться от бумажного формата пока нельзя. Законодательство РФ требует обязательного оформления отдельных документов именно на бумаге:
Сведения о трудовой деятельности — документы, подтверждающие опыт и стаж.
Акт о несчастном случае на производстве — фиксируется по установленной форме, хранится в бумажном архиве.
Приказ об увольнении сотрудника — должен иметь бумажную версию.
Журналы и акты по охране труда — включая инструкции, подписи о прохождении инструктажей и допуски.
Эти документы необходимо оформлять и хранить в соответствии с установленными нормами, даже если в компании внедрен КЭДО. Для всех остальных кадровых процессов можно использовать электронный формат.
Как вести кадровый учет в КЭДО
При традиционном варианте делопроизводства любой документ, связанный с кадровыми вопросами, должен быть подготовлен в бумажном виде по утвержденному шаблону или в свободной форме. Готовят документы кадры или сотрудник самостоятельно (зависит от вида документа). Затем следует процесс согласования и подписания. Документы передаются на подпись руководителю, в том числе могут ждать подписания от нескольких часов до двух-трех дней. Документы по трудовым отношениям сохраняются в архиве, согласно номенклатуре дел.
Как происходит ведение кадрового учета в КЭДО? Абсолютно аналогично, только без распечатывания документов, очередей на подписание и риска утери бумажных аналогов – практически ноль проблем! Более подробно расскажем на примере ELMA365 КЭДО:
Делопроизводство ведется через личные кабинеты. Они отличаются набором функций и возможностями в зависимости от должности и специфики задач: сотрудник, специалист отдела кадров, руководитель. В личном кабинете можно подготовить документ по готовой форме, подписать его ЭП и отправить далее.
Для каждого документа в КЭДО должны быть составлены шаблон заполнения и маршрут движения (какие лица подписывают и согласуют документы, сроки исполнения и прочее).
Система ELMA365 КЭДО сама напоминает о срочных задачах, может предложить написать заявление на отпуск, если по графику уже пришло время. Ноль усилий – максимум эффективности!
Электронный формат уменьшает почти до ноля количество ошибок, возникших из-за человеческого фактора. Ни один документ не будет утерян, помят или передан на утверждение другому лицу.
Все, что оформлено в системе, хранится там в строгой номенклатуре дел. Удобный электронный поиск поможет найти требуемый документ по типу, времени создания, согласующему лицу и даже ключевым словам.
В КЭДО строго настроены уровни допуска. Для каждой категории и каждого сотрудника есть свои документы, с которыми они могут работать. Это обеспечивает безопасность предприятия и персональных данных.
Техническая поддержка ELMA365 КЭДО, инструкции и справочники помогут разобраться с любым вопросом практически 24/7.
Подведем итоги
Ведение кадрового учета должно быть четко организовано и соответствовать требованиям закона. Большое количество и сложность хранения документов становится проблемой для многих компаний и предприятий. Избежать трудоемких бумажных архивов поможет система КЭДО – кадрового электронного документооборота.
КЭДО позволяет вести кадровое дело удобно и продуманно. Оно расширяет и возможности бизнеса: можно работать с удаленными сотрудниками, увеличивать штат, не расширяя отдел кадров, сократить расходы на бумажное делопроизводство и время руководителя и всей команды.
Узнайте больше о возможностях ELMA365 КЭДО для вашего бизнеса во время тестового периода. 14 дней – за ноль рублей!
Часто задаваемые вопросы о кадровом учете
Что входит в кадровый учет в организации?
Кадровый учет включает оформление трудовых договоров, приказы, табели, графики отпусков, локальные нормативные акты, личные дела и отчётность.
Как правильно вести кадровый учет с нуля?
Начать стоит с разработки структуры документов, назначения ответственных, создания номенклатуры дел и выбора способа ведения — бумажного или электронного.
В чем разница между кадровым учетом и делопроизводством?
Кадровый учет — это система учета и контроля персонала, а делопроизводство — его документальная часть: оформление и хранение документов.
Обязателен ли кадровый учет для ИП?
Нет, если ИП работает без наемных сотрудников. При найме хотя бы одного человека кадровый учет становится обязательным.
Какие функции выполняет кадровый учет?
Он фиксирует трудовые отношения, отслеживает движение кадров, оформляет документы, ведет табели, обеспечивает соответствие закону.
Что включает структура кадрового учета?
Она состоит из порядка документооборота, ответственных лиц, сроков хранения, шаблонов, регламентов и маршрутов согласования.
Как избежать ошибок в кадровом учете?
Автоматизировать процессы, регулярно обновлять документы, соблюдать сроки и использовать проверенные шаблоны и инструкции.
Какие документы нельзя перевести в электронный вид?
На бумаге должны оформляться: сведения о трудовой деятельности, приказы об увольнении, акты о несчастных случаях, документы по охране труда.
Зачем переходить на электронный кадровый учет?
Чтобы снизить нагрузку на отдел кадров, ускорить процессы, исключить ошибки и обеспечить удобную работу с удаленными сотрудниками.
Что нужно для перехода на КЭДО?
Платформа, ЭП, регламенты, локальные акты и согласие сотрудников. Также — чёткая структура маршрутов и контроль доступа.
