Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве с 2022 года

Большой эксперимент и последующие изменения в Трудовом Кодексе Российской Федерации

В апреле 2020 года издан Федеральный закон №122 , который дал старт масштабному эксперименту по практическому использованию электронных документов в кадровой сфере. По замыслу Минтруда России, необходимо было на примере действующего бизнеса испытать возможности и механизмы работы кадрового электронного документооборота.

Участие работодателей, работников и соискателей вакансий было исключительно добровольным, а сам эксперимент проводился на основе системы «Работа в России». Для начала перед каждым работодателем стояла задача — определить перечень документов, структур организации и работников, принимавших участие в эксперименте. Еще одним обязательством работодателя была подготовка надлежащей информационной системы кадрового электронного документооборота, а также осуществление ее взаимосвязи и интеграции с «Работой в России». Кроме того, работодатель в процессе эксперимента имел право вносить изменения в локальные нормативные акты и коллективные договоры, обязательно принимая во внимание позицию профсоюзной организации.

Эксперимент закончился в ноябре 2021 года. Он продемонстрировал, что КЭДО помогает компаниям организовать кадровое делопроизводство эффективнее, безопаснее, удобнее. Достигнутые результаты были тщательно проанализированы и с учетом замечаний работодателей и работников оформлены Федеральным законом №377 от 22 ноября 2021 года. Со всей справедливостью можно сказать, что с этой даты кадровый электронный документооборот официально является одним из видов организации трудовых взаимоотношений.

Три новые статьи, добавленные Федеральным законом №377 в Трудовой Кодекс, отражают основные аспекты, которые в 2022 году регламентируют кадровый электронный документооборот.

Статья 22.1 определяет основные действия работодателя и предлагает использовать в качестве систем КЭДО либо подсистему «Электронный кадровый документооборот» единой цифровой платформы «Работа в России», либо иную систему, удовлетворяющую работодателя и позволяющую подписывать, хранить и отмечать факт получения электронного документа с обязательным соблюдением требований Трудового Кодекса РФ. При этом расходы на внедрение и поддержание системы ложатся на саму организацию. В этой же статье прописаны требования к форматам электронных документов, требования вступят в силу с 1 марта 2023 года.

Статья 22.2 подробно описывает порядок ведения КЭДО в организации и прием работодателем сотрудника на работу.

Статья 22.3 описывает механизм подачи работником заявлений в КЭДО и алгоритм предоставления работодателем электронных документов или их заверенных бумажных экземпляров по требованию, определяет порядок применения электронной подписи для различных типов документов. Согласно этой статье, в КЭДО работникам и работодателю разрешается использовать электронные подписи: УКЭП, УНЭП, УНЭП (выданную электронным правительством). Работнику наряду с использованием усиленных ЭП разрешается подписывать некоторые виды документов с помощью простой электронной подписи, в том числе выданной при личной явке за получением услуг в электронной форме — применима для работы на портале «Работа в России». Выбор той или иной электронной подписи зависит от типа документа и системы, которую работодатель внедрил для организации КЭДО. При этом для всех программных продуктов действует общее правило: универсальной подписью для работодателя является усиленная квалифицированная ЭП, с ее помощью можно подписать любой без исключения тип документа. Работнику для этой же цели разрешается использовать как квалифицированную, так и неквалифицированную усиленную ЭП. Отметим, что оформление электронной подписи для сотрудников компании, согласно ТК РФ, происходит за счет работодателя.

Типы документов для перевода в электронный вид

Для успешного перехода к КЭДО работодателю необходимо руководствоваться статьями 22.1, 22.2, 22.3 Трудового Кодекса РФ, которые разрешают вести в системе КЭДО практически всю кадровую документацию: больничные листы, график отпусков, командировочные документы, приказы о переводе, заявления работников в адрес работодателя и многие другие. Однако федеральный закон все же обязует компании составлять бумажные экземпляры некоторых видов документов. Эти исключения прописаны в ст. 22.1. По-прежнему оформляться на бумаге должны:

• трудовая книжка;
• акты о несчастном случае на производстве (заполняются по форме);
• журналы ознакомления работников под роспись с правилами охраны труда;
• приказ об увольнении.

В случае с трудовой книжкой важно уточнить: ее возможно перевести в электронный вид, но только после письменного заявления работника.

Почему закон предусмотрел некоторые исключения? Дело в том, что перечисленные документы затрагивают наиболее щепетильные стороны взаимоотношений работника и компании, фиксируют кардинальные изменения в трудовой жизни человека. При расследовании несчастных случаев на рабочем месте, когда вопрос касается здоровья и жизни сотрудника, грубого нарушения норм охраны труда со стороны работодателя, более весомым аргументом остается документ, составленный на бумаге.

Где вести КЭДО?

Согласно новым изменениям в трудовом законодательстве в 2022 году организация может вести КЭДО как с помощью государственной платформы «Работа в России», так и в системе, выбранной работодателем, исходя из своих нужд и возможностей. Рассмотрим оба варианта. В качестве примера альтернативной системы кадрового электронного документооборота возьмем программный продукт компании ELMA.

«Работа в России»

Постановление Правительства РФ № 867 от 13 мая 2022 года устанавливает правила функционирования платформы «Работа в России». На платформе действует множество различных подсистем. Например, «Личный кабинет», «Общероссийская база резюме», «Анализ трудоустройства граждан» и другие. Нас, конечно же, интересует подсистема «Электронный кадровый документооборот». О ее возможностях и перспективах на конец 2022 года речь пойдет ниже.

До 31 марта 2021 года функционал подсистемы «Электронный кадровый документооборот» был доступен только для компаний, заявивших о желании принять участие в эксперименте по использованию электронных документов, связанных с кадровой работой. С 2022 года любой работодатель, а также сотрудник организации может получить доступ к данному сервису.

На сегодняшний день, к 2022 году, реализован следующий функционал:

• создание документов и шаблонов с помощью конструктора;
• составление приглашения работнику к оформлению сотрудничества;
• обеспечение юридической значимости документов с помощью применения электронной подписи;
• загрузка и выгрузка подписанных документов;
• отправка оповещений пользователям о действиях с документами (просьба о доработке, окончание срока действия, уведомление об отказе);
• авторизация работодателя и работников с помощью учетной записи на портале Госуслуг (ЕСИА);
• автозаполнение информации с портала Госуслуг;
• доступ с персональных компьютеров и мобильных устройств;
• хранение документов на государственных серверах;
• гарантия безопасности и сохранности данных.

В «Работе в России» реализован API, позволяющий получить доступ к открытым данным платформы. Сами данные выложены на сайте платформы и представляют собой аналитику, научно-исследовательскую информацию, справочники и т.д. Данные организованы в тематические наборы и постоянно пополняются новой информацией.

Также в 2022 году на портале «Работа в России» должны быть внедрены механизм связи со службой техподдержки непосредственно из личного кабинета КЭДО; искусственный помощник (чат-бот), оказывающий первоначальную помощь пользователям; механизм определения порядка приоритетов произошедших инцидентов и максимальных сроков их устранения. Среди нововведений, прогнозируемых в КЭДО «Работа в России» в 2023 году, должны появиться:

• более 100 шаблонов кадровых документов в конструкторе КЭДО;
• возможность передачи полномочий по ведению КЭДО внешним организациям;
• контроль соответствия нормам Трудового Кодекса Российской Федерации и другим законам при подготовке документов форматно-логическим контролем (ФЛК);
• возможность ознакомления и подписания работником документов в мобильном приложении «Работа в России»;
• унификация требований к составу и виду электронных документов.

Платформа «Работа в России» по состоянию на 2022 год более подходит организациям с общим количеством сотрудников пятьдесят или меньше человек. Подсистема «Электронный кадровый документооборот» является лишь одной из многих подсистем платформы «Работа в России», и ее развитие полностью контролируется государством, что может сказываться на скорости внедрения нового функционала.

ELMA КЭДО для современного предприятия

Цифровизацию кадровой службы допускается проводить на основе альтернативного программного продукта. Свою систему кадрового электронного документооборота предлагает компания ELMA.

ELMA КЭДО — принципиально новый вид документооборота для организации трудовых отношений и перевода кадровых процессов в цифровой формат. Система упрощает взаимодействие с работниками организации, ускоряет подписание документов и отвечает всем требованиям трудового законодательства 2022 года (Постановление Правительства РФ от 01.07.2022 года «Правила взаимодействия информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ»).

Работодатель имеет возможность выбрать из двух пакетов: базового и расширенного. Разработаны также пакеты «Командировка», «Отпуска», «Мобилизация».

Базовый пакет переводит в цифровой вид такие HR-процессы, как трудоустройство сотрудника, оформление кадровых заявлений, справок и приказов, перевод сотрудника компании или его увольнение. Система позволяет проводить подписание документов с помощью электронной подписи, включает в себя набор шаблонов документов, обеспечивает интеграцию с учетной системой 1С: ЗУП.

Как выглядит процедура оформления соискателя на работу с помощью ELMA КЭДО? Работник HR-отдела организации отправляет приглашение на портал КЭДО новому сотруднику, который подгружает необходимый пакет документов на портал. Далее в автоматическом режиме система формирует два документа: соглашение об электронном взаимодействии (как мы уже говорили, это требование Федерального закона) и заявку на выпуск цифровой подписи. Соглашение направляется сотруднику, а заявка — в удостоверяющий центр. Сотруднику требуется всего лишь авторизоваться на Госуслугах или зайти в уже созданный личный кабинет, подтвердить выпуск цифровой подписи и подписать ею документы.

Еще одна распространенная HR-задача — перевод сотрудника внутри организации. Он может быть начат как самим работником, так и отделом кадров. Используя нужный шаблон, система создает заявление и отправляет его на согласование с работодателем, а после — и самим сотрудником. Заявление подписывается усиленной цифровой подписью. Отдел кадров готовит приказ на перевод и доводит его до работника.

Увольнение работника осуществляется аналогичным образом. После подписания работодателем заявления готовится приказ на расторжение трудового договора. Важно напомнить, что, согласно Федеральному закону, в 2022 году приказ на расторжение трудового договора составляется в электронном и бумажном виде.

ELMA КЭДО предоставляет в распоряжение пользователей большое количество шаблонов документов. Приказы на отпуск, заявления на материальную помощь, пособия, служебные записки и приказы на командировку — это лишь краткий список возможных документов.

Также сотрудники отдела кадров могут добавить необходимые шаблоны документов в систему в формате docs или xlsx, что делает систему гибкой и легко настраиваемой под задачи компании.

Юридическую значимость документов в ELMA КЭДО обеспечивают различные виды цифровых подписей. К примеру, при подписании трудового договора работник может использовать усиленную неквалифицированную (УНЭП) и усиленную квалифицированную (УКЭП) подпись. Работодатель же в этом случае обязан использовать только УКЭП. Создать легитимную неквалифицированную подпись для работника можно непосредственно внутри системы.

Также в базовый пакет поставки системы входит интеграция с 1С:ЗУП. Из системы 1С:ЗУП можно загрузить информацию по организации и штатное расписание. В результате можно трудоустроить сотрудников на должность из штатного расписания.

Расширенный пакет ELMA КЭДО позволяет добавлять новые кадровые документы и шаблоны, выстраивать бизнес-процессы и интегрировать ELMA КЭДО с другой информационной системой (Босс-Кадровик, SAP HR, Камин: кадровый учет).

С 2022 года в ELMA365 КЭДО добавились новые пакеты: «Командировка», «Отпуска», «Мобилизация».

Пакет «Отпуска» позволяет спланировать график отпусков сотрудников компании на год с учетом выходных и праздничных дней, оформить перенос отпуска в течение года, подготовить пакет необходимых документов для согласования руководством в электронном виде.

Пакет «Командировка» поможет работодателю ускорить оформление работника в деловую поездку: сформировать заявку на командировку, быстро рассчитать суточные, оформить приказ и проконтролировать авансовую отчетность.

С учетом реалий 2022 года в системе появился новый пакет — «Мобилизация». Он позволяет в рамках действующих российских законов исполнить все виды общественных обязательств, оперативно уведомить работодателя о получении работником организации повестки. Сэкономленное время можно использовать для подготовки документов, в том числе для подтверждения отсрочки.

Как осуществить переход к КЭДО в 2022 году?

Общая логика перехода к кадровому ЭДО выглядит так. Работодателю необходимо проанализировать собственную организационную систему, сопоставить ее с предложениями компаний-разработчиков и выбрать подходящий вариант. Дальнейшие работы по внедрению программного продукта потребуют решения ряда финансовых и технических вопросов.

Если говорить о более детальном плане, то переходить к внедрению КЭДО в организации следует, руководствуясь, в первую очередь, статьей 22.2 ТК РФ. Порядок перехода следующий:

• работодатель готовит локальный нормативный акт, в котором указывает наименование системы КЭДО, используемую в компании;
• составляется список сотрудников, которые будут работать с КЭДО, описывается метод предоставления доступа работникам в систему, описываются текущие рабочие процессы;
• составляется список документов, которые можно оцифровать, не противореча законодательству;
• сотрудники уведомляются о переходе к КЭДО, знакомятся с распорядительными документами и получают электронные подписи для работы.

После этих действий можно переходить непосредственно к КЭДО в организации. Однако, если работодатель решил использовать государственную платформу «Работа в России», то дополнительно к вышеуказанным действиям ему необходимо зарегистрировать организацию на портале «Госуслуги», заполнить и отправить форму заявки на подключение, посетить онлайн-встречу в формате видеоконференции с представителями Роструда и после рассмотрения заявки получить доступ к платформе.

Подчеркнем, что при переходе на КЭДО компания обязательно должна получить от работника письменное согласие. Отсутствие этого документа трактуется законом как отказ работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота. Однако этот негативный для работодателя момент частично нивелируется законом, в котором сказано, что не требуется согласия сотрудника, устроившегося на работу в компанию в 2022 году и не имеющего на момент трудоустройства трудового стажа.

Преимущества КЭДО

Говоря о переходе к КЭДО как к новому способу организации трудовых отношений, отметим целый ряд возможностей, которые для компании открывает электронное кадровое делопроизводство.

Во-первых, расширяется поле поиска необходимых специалистов за счет более активного привлечения удаленных сотрудников и самозанятых физических лиц. Теперь оформить, согласовать и подписать документы с ними можно дистанционно.

Во-вторых, в компании создается электронная база кадровых документов, в том числе электронный архив. Больше нет необходимости организовывать хранение бумаг в отдельных комнатах на стеллажах «от пола до потолка». При этом обеспечивается удобный поиск документов.

В-третьих, ускоряется движение кадровых документов внутри компании, экономится значительная часть времени участников процесса за счет:

• быстрого и простого оформления документов между работником и работодателем;
• гибкой настройки маршрутов согласования и сокращения времени проверок документов;
• отсутствия необходимости собирать «живые» подписи, физически перемещаясь по компании.

Плюсами КЭДО являются также сокращение материальных расходов на печать и отправку документов; снижение количества используемой бумаги.

Заключение

Можно с уверенностью сказать, что с 2022 года кадровый электронный документооборот становится нормой при организации HR-направления компании. Внедрение КЭДО поддерживается со стороны государства и бизнеса. Катализатором для перехода служит и новое поколение соискателей работы. С каждым годом растет количество молодых специалистов с иным видением производственных процессов. В нем бумажные документы превратились в архаизм доцифровой эры, удаленная работа заменила офисные будни, а многие вопросы решаются «в один клик» — быстро и удобно. Новое время создает свои возможности, при которых кадровое делопроизводство заметно упрощается из-за перевода документов в электронный вид. Поэтому для любой организации, крупной или небольшой, так важно решить нетривиальную задачу перехода к кадровому ЭДО. Мы искренне надеемся, что после прочтения статьи вы стали лучше представлять положение дел и общие тенденции в кадровом делопроизводстве.

Попробуйте ELMA КЭДО и узнайте больше о возможностях системы