Кадровый документооборот: что обязательно для работодателя

Новое в кадровом ЭДО

Итак, какие же возможности получили работодатели в связи с изменениями в Трудовом кодексе РФ? Во-первых, в статье 22.1 ТК РФ в трудовом законодательстве Российской Федерации ввели понятие и определение электронного документооборота в сфере кадрового учета. Согласно положениям данной статьи можно узнать следующее: какие кадровые документы можно перевести 100% в электронный формат, а какие — нет; какие информационные системы работодатели, а также работники могут использовать для электронного документооборота. В статье «Обзор популярных сервисов КЭДО» мы рассмотрели несколько популярных цифровых систем КЭДО, описали их характеристики и рассказали про особенности. Во-вторых, порядок ведения КЭДО и электронного взаимодействия участников трудовых отношений установлены в ТК РФ статьи 22.2, 22.3 ТК РФ. Они содержат информацию о допустимых для применения сторонами видах электронных подписей.

По факту в виде электронного документа можно создавать и использовать любые кадровые документы, соответствующие двум пунктам:

• их создание предусмотрено трудовым законодательством и другими нормативными актами в сфере трудовых отношений;
• предполагается их оформление в бумажном виде и (или) ознакомление сотрудника, оформляемого на должность кандидата, в письменном виде, включая ознакомление под подпись.

Отметим, что в каждой компании, где имеются наемные сотрудники, требуется ведение кадровых документов обязательных для работодателя (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). К ним относятся:

• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
• график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
• штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);
• журнал о прохождении инструктажей (ст. 212 ТК РФ);
• инструкция по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
• положение о персональных данных (ст. 88 ТК РФ);
• положение об оплате труда (ст. 69 ТК РФ).

Эти обязательные кадровые документы обычно запрашивают уполномоченные органы — Государственная инспекция труда Российской Федерации, Пенсионный фонд Российской Федерации и т.д. За их отсутствие компании могут назначить штраф. Также следует учитывать, что данный перечень документов не является исчерпывающим, скорее это базовый набор, который обязательно должен быть в каждой организации.

Однако не для всех кадровых документов предусмотрен электронный формат. Акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении сотрудников, документы о прохождении инструктажей по охране труда — для этих документов остается только бумажная версия.

Виды электронных подписей

Прежде чем перейти на кадровый ЭДО, необходимо определиться с выбором электронной подписи (ЭП) и ее приобретением. На сегодняшний день ЭП является аналогом рукописной подписи, поскольку содержит информацию о личности владельца и придает документам юридическую значимость. Также следует обратить внимание на тот факт, что ЭП в отличие от рукописной может идентифицировать как физическое лицо и индивидуального предпринимателя, так и сотрудника юрлица.

Итак, согласно ФЗ от 6 апреля 2011 года №63-ФЗ «Об электронной подписи» существует несколько видов ЭП:

• Простая электронная подпись (ПЭП) — самый доступный вид ЭП. Используется для подтверждения личности. Это могут быть логин/пароль, код из SMS и другие подобные формы, удостоверяющие личность. Применять ПЭП как юридически значимую электронную подпись можно только в том случае, если стороны согласовали такой вариант и коммуницируют с помощью информационной системы КЭДО работодателя. Получить простую ЭП можно на портале Госуслуг после подтверждения личности. Однако ее нельзя использовать для подписания документов, для которых обязательна УКЭП. Также ПЭП имеет ряд существенных недостатков. Во-первых, это слабозащищенная электронная подпись, поэтому ее достаточно легко скомпрометировать. Во-вторых, ПЭП не позволяет отследить факт внесения правок в документ после его подписания.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Доступна для использования только работниками и только в информационной системе электронного документооборота работодателя. Например, в ELMA КЭДО сгенерировать УНЭП легко и быстро: сотруднику достаточно подтвердить заявление на выпуск цифровой подписи через Госуслуги и получить доступ к сертификату подписания по SMS.
  
  Попробуйте бесплатный тестовый период ELMA КЭДО на 14 дней и оцените возможности системы. Переведите кадры на электронный формат взаимодействия и работайте с комфортом!
• Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) — это самая надежная и универсальная разновидность ЭП, юридически равносильна собственноручной подписи владельца. Однако она и самая дорогая. Ее основное преимущество состоит в том, что она позволяет подписывать любые виды документов. УКЭП выдают исключительно в специальной удостоверяющей службе.

Все расходы по переходу на кадровый электронный документооборот несет работодатель. Соответственно, усиленная квалифицированная подпись или усиленная неквалифицированная подпись для работников приобретаются за счет средств организации (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ).

Какие виды электронных подписей используют в работе сотрудник и работодатель при кадровом взаимодействии? Здесь играют роль огромное количество факторов, среди которых — какой конкретно документ необходимо подписать, какая информационная система используется в организации, кто именно удостоверяет документ и т.д. Например, работодатель не может применять в работе простую электронную подпись для любого вида кадровых документов. Для подписания трудовых или ученических договоров, договоров о материальной ответственности работодателю разрешено использовать только УКЭП. Для остальных документов можно применять как УКЭП, так и УНЭП.

Что касается работников, то к ним предъявляются более мягкие требования. Особо важные документы (трудовой договор, договор о материальной ответственности и т.п.) можно подписывать УНЭП или УКЭП, в остальных случаях допускается использование ПЭП.

Информационные системы для КЭДО

Что касается этого вопроса, то здесь право выбора остается полностью за работодателем: организовать КЭДО можно на базе единой цифровой платформы «Работа в России» (полностью бесплатное решение КЭДО) или собственной информационной системы работодателя. Сотрудник в свою очередь работает с документами там, где ведет электронный документооборот работодатель. Запуск платформы «Работа в России» планируется 1 сентября 2022 года. Для работы на данной платформе нужно будет всего лишь зарегистрироваться через портал Госуслуги и авторизоваться в подсистеме «Электронный кадровый документооборот». Мы предлагаем не ждать, а попробовать систему ELMA КЭДО для автоматизации кадрового документооборота в компании уже сейчас. ELMA КЭДО — простое и удобное решение, которое позволяет обмениваться документами и подписывать бумаги с помощью усиленной неквалифицированной подписи. Выпуск УНЭП сотруднику необходимо подтвердить в личном кабинете на Госуслугах. Главной особенностью ELMA КЭДО является применение Low-code инструментов, которые позволяют адаптировать решение под запросы бизнеса и изменения законодательства без привлечения программистов. С ELMA КЭДО вы сможете дистанционно работать с сотрудниками без перебоев и из любой точки мира, подписывать все кадровые документы оперативно и онлайн, оптимизировать маршруты движения кадровых документов и сокращать время операций.

Собственная информационная платформа работодателя должна обеспечивать соблюдение порядка ведения кадрового электронного документооборота и взаимодействия его участников согласно Трудовому кодексу РФ. Важные составляющие — реализованный функционал для подписания документов электронными подписями необходимых типов и видов, фиксация получения сторонами электронных документов и их хранение.

Как быстро и безболезненно внедрить КЭДО

Как правильно выстроить кадровое делопроизводство? Какие документы необходимы для грамотного перехода на КЭДО? Что делать, если у вас отсутствуют наработки? Конечно, это довольно непростое дело, поскольку необходимо выполнить колоссальный объем работ, при этом соблюдая все тонкости, нюансы и требования законодательства. Рассмотрим подробнее, какие шаги нужно осуществить, чтобы организовать кадровый ЭДО внутри организации и перейти на него. Согласно содержанию новой статьи 22.2 ТК РФ необходимо:

1. Провести аудит текущих кадровых процессов в компании. До внедрения КЭДО вы должны четко знать, какие кадровые документы подлежат переходу на цифру, а какие — нет, какие из них устарели и давно не применяются в работе. Кроме того, на этом этапе важно провести анализ законов в сфере трудовых отношений, поскольку абсолютно каждый кадровый документ соотносится с рядом ключевых параметров, таких как требования к подписи, конфиденциальности, срокам хранения и т.д.

2. Разработать и утвердить локальный нормативный акт (ЛНА) о введении кадрового электронного документооборота на предприятии. В ЛНА должна быть определена информационная система для управления КЭДО, описаны правила перехода на кадровое ЭДО и порядок получения доступа к выбранной системе, установлен список документов, который будет создаваться и передаваться в электронном формате, а также определен срок уведомления сотрудников о переходе на КЭДО.
   
   Что входит в перечень документов: положение об ЭДО, внесение корректировок в трудовой и коллективный договоры, распоряжение о переходе на цифровые кадровые документы. Также следует учитывать, что согласно ч.2 ст. 22.2 ТК РФ приказ о переходе на КЭДО должен включать следующие данные: сведения об информационной системе работодателя, с помощью которой будет осуществляться кадровый ЭДО; перечень документов и категорий работников, которые будут участвовать в КЭДО; лицо, ответственное за переход на КЭДО (который будет курировать проект внедрения системы).

3. Уведомить работников о переходе на новый формат КЭДО и получить от них согласия/отказы на использование. Необходимо получить согласие абсолютно от каждого сотрудника организации, который имеет трудовой стаж по состоянию на 31 декабря 2021 года. Однако если трудовой договор с сотрудниками заключен после 31 декабря 2021 года, то в этом случае не требуется согласовывать с принимаемым работником переход на КЭДО. То есть в отношении работников, которые трудоустроены с 1 января 2022 года и ранее нигде не работали, работодателю достаточно просто проинформировать их о переходе на КЭДО, не получая на это согласия (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). В связи с вышеперечисленным можно сделать следующее заключение — перевести работника на кадровый электронный документооборот без его согласия запрещено, исключение составляют сотрудники, впервые трудоустраиваемые с 1 января 2022 года.
   
   Важно: работодатель не вправе уволить сотрудника, если тот отказался от перехода на кадровый ЭДО. Это не является причиной для увольнения и не влияет на решение работодателя о приеме на работу кандидата. В случае отказа работника переходить на электронное взаимодействие работодатель обязан обеспечить сотруднику возможность взаимодействовать стандартным способом — «на бумаге».

4. Выбрать подходящую информационную систему для учета кадрового делопроизводства. Как мы отметили выше, закон разрешает использовать собственную информационную систему, внедрить готовое комплексное решение или организовать процесс на базе портала «Работа в России». Для выбора оптимального сервиса следует провести сравнительный анализ. В статье «Обзор популярных сервисов КЭДО» мы рассмотрели несколько популярных цифровых систем учеКЭДО, описали их характеристики и рассказали про особенности.

5. Оформить выпуск ЭП для работников компании. О видах и характеристиках ЭП мы рассказали выше в разделе «Виды электронных подписей».

6. Внедрить информационную систему, запустить пилотный проект. На этом этапе проходит первичная настройка, загрузка данных, настройка интерфейсов для работников и т.д. Затем начинается тестирование сервиса небольшой фокус-группой. Команда проходит обучение, обменивается кадровыми документами. Благодаря этому находятся баги, выявляются узкие места, проводятся технические доработки решения. Так, есть возможность устранить недостатки на ранней стадии и масштабировать проект на всю организацию.

7. Запустить решение. Потребуется некоторое время для адаптации сотрудников и полноценной работы с новой системой. Чтобы ускорить этот процесс необходимо провести обучение работников, если это будет необходимо. В целом системы интуитивно понятны. Поэтому в дальнейшем вы сможете наслаждаться простотой и скоростью работы с кадровым документооборотом.

Требования к хранению электронных документов

Согласно закону работодатель является ответственным за сохранность документов. Требования к срокам хранения документов идентичны для двух форматов — электронных и бумажных. Абсолютно каждая компания должна соблюдать установленные законом сроки хранения разных видов документов, иначе несоблюдение данных правил влечет за собой юридическую ответственность.

Итак, как же осуществлять хранение электронных документов? Законодательство гласит хранить электронные документы на двух внешних носителях, при этом необходимо контролировать целостность содержимого как минимум 1 раз в 5 лет. Архив может быть создан на базе собственной информационной системы работодателя, но в рамках обеспечения безопасности необходимо дублирование файлов в облаке или на материальных носителях. В целом обеспечить сохранность документов — это задача работодателя.

Важно:

1. Если данные повреждены, то их нужно перезаписать.
2. Учитывать свободное преобразование электронных документов в другие форматы.
3. Если компания ликвидирована, то всю документацию необходимо передать в государственный архив.

Резюмируем

Конечно, еще много вопросов по переходу и применению кадрового электронного документооборота в компаниях. И по сути работодатели только начинают процесс по цифровизации кадровых документов, сталкиваясь с определенными трудностями на пути, поскольку еще не все моменты отражены в законе. Например, отсутствуют единые требования к составу и форматам электронных документов. Они должны быть разработаны к 1 марта 2023 года (ч.2 ст.2 ФЗ от 22 ноября 2021 года №377-ФЗ). Несмотря на это перейти на КЭДО стремятся многие компании, поскольку это имеет ряд существенных преимуществ. Кадровый ЭДО не только экономит значительную часть ресурсов работодателя (бумагу, финансы, время сотрудников), но и способствует оптимизации работы в первую очередь отдела кадров, а затем уже сотрудников компании, автоматизации кадровых процессов. Кроме того, согласно Указу Президента РФ «О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года» к 2024 году планируется полностью избавиться от бумажных носителей и перейти на новый этап цифровизации бизнеса — электронные платформы.

Цифровизируйте кадровые процессы и будьте спокойны за свой бизнес! Попробуйте бесплатный тестовый период ELMA КЭДО на 14 дней и оцените возможности системы.