С ростом решения мы постоянно совершенствуемся: используем возможности платформы, пересматриваем типовые процессы и добавляем новые, не забывая про устойчивость.
В летнем релизе мы презентуем обновленную архитектуру ELMA365 КЭДО, позволяющую быстро реагировать на законодательные изменения в кадровом документообороте и гибко адаптировать решение под задачи клиентов.
Создавайте собственные алгоритмы работы с КЭДО. Меню настроек позволяет адаптировать существующие процессы вынесенными параметрами, включать и отключать интеграцию с прочими учетными системами.
Параметры для настройки
Благодаря новой архитектуре мы смогли не только разделить все процессы на изменяемые и неизменяемые, но и предложить пользователям широкий спектр возможностей для настройки и кастомизации решения. Все преднастроенные справочники, списки личных документов и другие опции могут быть изменены в зависимости от задач конкретной компании. Для начала использования необходимо просто нажать «вкл» / «выкл» или ввести необходимое значение параметров.
Настройки интеграции
Два «коробочных» варианта интеграции с 1С — мастер системой может являться как 1С: ЗУП, так и ELMA. Дополнительно мы предлагаем параметр для настройки интеграции с прочими учетными системами, что позволяет активировать отдельные шлюзы и ветки процессов без необходимости перестройки основного решения.
Автоматизированная первичная настройка
Система заполняет все основные справочники значениями по умолчанию. Часто используемые параметры проставляются в меню настроек автоматически, что позволяет ускорить начало эксплуатации решения. При необходимости можно создать и запустить уникальные алгоритмы бизнес-процессов, таких как ознакомление с ЛНА, определение руководителя или других.
Выполните первичную загрузку штатного расписания и списка сотрудников, настройте отправку печатных форм между системами, загрузку остатка отпусков и рассылку расчетных листков.
Расширение к 1С
На стороне 1С: ЗУП сотрудник может воспользоваться модулем интеграции с ELMA, в котором отображаются все документы и задачи для выполнения, переданные из ELMA. Это могут быть командировки, отпуска, совмещение должностей и так далее.
ЗУП самостоятельно подключается и передает данные в ELMA365 КЭДО, а ELMA365 КЭДО является доской задач для специалиста отдела кадров.
Автоматическая передача печатных форм
Печатный образ документа, например справка 2НДФЛ, созданная в ЗУП, передается на подпись в ELMA365 в качестве задачи на подписание. Решение поддерживает возможность редактирования печатных форм и подписание документов в интерфейсе ЗУП. К задаче, поступающей в ELMA на специалиста, ответственного за кадровый документооборот, могут быть прикреплены любые дополнительные документы, необходимые для ее исполнения.
Выбирайте сотрудников и отмечайте действия, которые необходимо применить для данной группы. Например, запустите массовый процесс трудоустройства, перевода или выпуска НЭП.
Трудоустройство
Меню настроек помогает активировать базовые опции, необходимые для трудоустройства, или дополнить их специфическими, характерными только для вашей компании. Например, отметить, требуется ли наличие заявления на трудоустройство и приказа на прием, выбрать список необходимых документов и задать алгоритм формирования пакета, определиться с порядком ознакомления новых сотрудников с ЛНА. Предусмотрена настройка подписания документов только со стороны сотрудника и создание уникальных печатных форм, соответствующих бизнес-процессам конкретной компании.
Справочники документов
В процесс трудоустройства внесен справочник личных документов. Теперь при приеме на работу специалист отдела кадров может выбирать то, какие документы должен предоставить конкретный сотрудник. Порядок подписания документов учтен автоматически. Предусмотрена настройка удаления сканов личных данных по окончании процесса трудоустройства.
Работа в выходной день
Мы проработали решение, которое помимо классического оформления работы в выходной день, когда приказ подписывается до фактического дня выхода, предусматривает возможность подписания приказа после выхода. В данном случае формируется распоряжение и происходит уведомление сотрудника о праве отказаться.
Массовая работа с сотрудниками
Список сотрудников — решение ELMA365 КЭДО, взаимодействующее со справочником всех пользователей учетной системы. Специалист по кадрам может отобрать группу сотрудников, для которых необходимо совершить массовое действие: пригласить их как внешних пользователей портала, сформировать уведомление о переходе на КЭДО, оформить соглашение об электронном взаимодействии. Внутри каждого действия заложены различные ветки развития процессов, например, можно предусмотреть выпуск УНЭП, согласие на обработку ПДн, запросить сканы документов и определить правила внесения личных данных сотрудника.
Проверки при создании сотрудника
Для минимизации ошибок при приглашении сотрудника реализован ряд автоматизированных проверок: по номеру телефона, почте, СНИЛС и ИНН. Если в компании уже установлена ELMA365, то при подключении ELMA365 КЭДО поддерживается привязка сотрудников к уже существующим пользователям.
Напоминания
Меню настроек позволяет создавать гибкие напоминания о событиях. Специалист отдела кадров может корректировать значения для сроков оповещения, периоды повторного уведомления сотрудников, срок подключения руководителя или запуска процесса эскалации.
Управляйте организационной структурой компании при внедрении, администрировании и разграничении прав доступа.
Для каждой организации можно назначить конкретных сотрудников в разрезе зон ответственности: генеральный директор или руководитель, подписанты или группа доверенных лиц с правом подписи, отдел кадров, бухгалтерия, ответственные за финансы и офис-менеджеры.
Выбранные сотрудники участвуют в маршрутах согласования и подписания документов с учетом прав доступа к информации.
Формирование графика отпусков — обязательная процедура для большинства компаний, однако нарушение норм Трудового кодекса РФ нередко приводит к спорам с сотрудниками, проверкам ГИТ и финансовым санкциям. Рассмотрим ключевые проблемы и законодательные требования, которые помогут минимизировать риски.
В этом квартале мы добавили новые функции, которые позволяют ускорить кадровые процессы, сокращать затраты и повышать прозрачность операций.
Мы создали гибкое и кастомизируемое решение, которое легко вписывается в существующий ландшафт корпоративных сервисов. А для компаний, только начинающих автоматизацию работы с кадрами, мы продумали быструю во внедрении базовую функциональность КЭДО.