Расчетный лист

Расчетный листок (расчетный лист, расчетка ЗП, расчетные листки по заработной плате) — это официальный документ, который работодатель обязан выдавать сотруднику при каждой выплате зарплаты. В нем отражаются все начисления, удержания и итоговая сумма «к выплате», чтобы работник понимал, как сформировалась зарплата. Расчетный лист по ЗП помогает проверить оклад, премии, отпускные, больничные, НДФЛ и другие удержания, а также вовремя заметить ошибки.

Краткое содержание статьи:

• Суть и назначение расчётного листка
• Обязанность работодателя по выдаче
• Обязательный состав расчётного листка
• Структура и форма листка
• 📰 Скачать бланк-образец
• Раздел «Начисления»
• Раздел «Удержания»
• Итоговые суммы
• Быстрая проверка листка
• Типичные ошибки в листках
• Электронный формат: законность
• Организация выдачи листков
• Действия при невыдаче листка
• Действия при обнаружении ошибки
• Ответы на частые вопросы (FAQ)
• Итоги

Что такое расчетный листок и зачем он нужен

Расчетный листок по заработной плате — это уведомление работника о том, из чего состоит его зарплата: какие суммы начислены, какие удержаны и сколько в итоге должно быть выплачено «на руки». Простыми словами: это ваш финансовый отчет от бухгалтерии за конкретный период.

Главная задача расчетки по зарплате — обеспечить прозрачность расчета и дать работнику возможность проверить выплаты.

Расчетный лист выполняет 3 ключевые функции:

• Информационная — показывает структуру зарплаты.

• Контрольная — позволяет найти ошибки в начислениях и удержаниях.

• Доказательная — подтверждает, что работодатель уведомил работника о составе зарплаты.

Обязан ли работодатель выдавать расчетный листок

Да, работодатель обязан выдавать расчетный листок при каждой выплате заработной платы. Это требование закреплено в ч. 1 ст. 136 ТК РФ.

Закон требует, чтобы работнику сообщали:

• состав начисленной зарплаты;

• виды и суммы удержаний (НДФЛ, алименты и др.);

• общую сумму, подлежащую выплате.

Важно: обязанность касается каждого сотрудника, независимо от должности, уровня зарплаты и формы занятости (штат, совместительство и т.д.).

Когда должны выдавать расчетный листок по зарплате

Расчетные листки выдаются при каждой выплате, то есть обычно:

• при выплате аванса (первая часть зарплаты);

• при окончательном расчете за месяц;

• при увольнении (окончательный расчет).

На практике в некоторых компаниях дают один расчетный листок за месяц — это распространено, но корректность зависит от того, как организована система уведомления.

Ответственность за невыдачу расчетного листка

Если расчетный лист по заработной плате не выдается, это нарушение трудового законодательства. Работодатель может быть привлечен к ответственности по КоАП РФ (как правило, по ст. 5.27).

Что должно быть в расчетном листке по заработной плате

Расчетный листок может отличаться по форме в разных компаниях, но по смыслу он обязан содержать одни и те же блоки. Если документ не показывает начисления и удержания детально — это уже «неполноценная расчетка» .

В расчетном листке по ЗП должны быть:

• период расчета (месяц/даты);

• сведения о работнике (ФИО, табельный номер);

• начисления (оклад, премии, доплаты);

• удержания (НДФЛ, исполнительные листы и т.д.);

• итоговые суммы: начислено, удержано, к выплате.

Как выглядит расчетный листок: структура и расшифровка

Расчетный листок по заработной плате почти всегда состоит из трех логических блоков: начисления → удержания → итог. Чтобы быстро понять документ, важно смотреть именно на эту логику.

Cтруктура расчетного листка: расшифровка основных полей

Раздел/поле	Что означает	Пример / пояснение
Период расчета	За какой месяц рассчитана зарплата	Март 2026
Начисления	Все выплаты до удержаний	Оклад, премия, отпускные
Оклад	Основная часть зарплаты	85 000 ₽
Премия	Стимулирующая выплата	15 000 ₽
Доплата	Ночные, переработки, совмещение	7 500 ₽
Больничный	Пособие по нетрудоспособности	12 300 ₽
Отпускные	Оплата отпуска	24 800 ₽
Удержания	Все вычеты из дохода	НДФЛ, алименты
НДФЛ	Налог на доходы физлиц	13%
Исполнительные удержания	Алименты, штрафы и др.	по постановлению
Итоги	Финальный расчет	начислено – удержано
Начислено	Сумма всех начислений	110 000 ₽
Удержано	Сумма всех удержаний	14 300 ₽
К выплате	Зарплата «на руки»	95 700 ₽

Расчетный листок по заработной плате: скачать бланк

Утвержденной формы расчетного листка нет, можно составить ее самостоятельно.

Скачайте бесплатно шаблон в формате Word для быстрого редактирования.

📰 Расчетный листок — СКАЧАТЬ БЛАНК ( .DOCX )

Раздел «Начисления»: из чего складывается зарплата

Начисления в расчетном листке — это все суммы, которые работодатель обязан выплатить работнику за период. Это не только оклад: часто именно здесь «теряются» премии и доплаты.

Основные виды начислений:

• Оклад (тарифная ставка) — фиксированная часть зарплаты за отработанное время.

• Премия — зависит от KPI, плана или решения руководства.

• Доплаты и надбавки — ночные смены, сверхурочные, работа в выходные, совмещение, стаж.

• Районный коэффициент / северная надбавка — отдельная строка в регионах.

• Отпускные — рассчитываются по среднему заработку.

• Больничный — пособие по листу нетрудоспособности.

• Компенсации — например, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении.

Как проверить начисления по расчетке ЗП

Чтобы быстро проверить корректность начислений, задавайте себе вопрос по каждой строке:

«За что мне начислили эту сумму и на основании какого документа?»

Например:

• оклад — по трудовому договору;

• премия — по приказу или положению о премировании;

• переработки — по табелю учета рабочего времени.

Раздел «Удержания»: что и почему вычитают из зарплаты

Удержания в расчетном листке — это суммы, которые вычитаются из начисленного дохода. Этот блок часто вызывает больше всего вопросов, потому что работники путают удержания и страховые взносы.

Удержания бывают законными только при наличии основания.

Основные удержания в расчетном листке

• НДФЛ 13% — главный обязательный налог.

• Исполнительные листы — алименты, штрафы, взыскания.

• Профсоюзные взносы — только с согласия работника.

• Возврат подотчетных сумм — если сотрудник не отчитался.

• Возврат переплаты — если зарплата ранее была начислена ошибочно (в пределах закона).

Важно: страховые взносы — это не удержания

Многие путают удержания с тем, что работодатель платит «сверху» .
Страховые взносы (ПФР/ФОМС/ФСС) обычно не уменьшают сумму «к выплате», потому что платятся работодателем отдельно.

Итоговые суммы: «Начислено», «Удержано», «К выплате»

Финальный блок расчетного листка — самый простой, но критически важный. Он отвечает на главный вопрос: сколько денег вы получите .

Формула всегда одна:

К выплате = Начислено – Удержано

Где:

• Начислено — все выплаты до вычетов,

• Удержано — налоги и другие удержания,

• К выплате — итоговая зарплата «на руки» .

Если сумма «к выплате» не совпадает с поступлением на карту — это сигнал немедленно уточнить расчет.

Как читать расчетный листок за 5 минут: пошаговая инструкция проверки

Проверка расчетного листка по заработной плате — это быстрый алгоритм, который реально помогает находить ошибки: переработки, неправильный НДФЛ, пропущенные премии.

Шаг 1. Проверьте период и отработанное время

Сверьте:

• месяц расчета;

• количество отработанных дней/часов;

• наличие больничного/отпуска.

Лучший источник проверки — табель учета рабочего времени .

Шаг 2. Проверьте оклад и основные начисления

Сверьте:

• оклад по трудовому договору;

• премию по приказу/положению;

• надбавки по локальным документам.

Если у вас сменный график — смотрите, учтены ли ночные и праздничные часы.

Шаг 3. Проверьте отпускные и больничные

Частые ошибки тут:

• неверный расчет среднего заработка;

• не учтены премии в расчетном периоде;

• неправильно учтен страховой стаж.

Если цифра кажется странной — можно запросить у бухгалтерии расчет среднего заработка.

Шаг 4. Проверьте удержания (особенно НДФЛ)

НДФЛ считается с базы налогообложения, а не с суммы «на руки» .

Пример:

• начислено 100 000 ₽

• НДФЛ 13% = 13 000 ₽

• к выплате (без других удержаний) = 87 000 ₽

Если у вас есть дети и оформлен вычет, НДФЛ должен быть меньше.

Шаг 5. Проверьте арифметику итогов

Сложите начисления, сложите удержания и проверьте итоговую формулу.

Шаг 6. Сравните с поступлением на карту

Сумма «к выплате» должна совпадать до копейки.

Частые ошибки в расчетных листках

Ошибки встречаются даже в автоматизированных системах 1С. Особенно часто — при переработках и вычетах.

Самые распространенные проблемы:

• не учли сверхурочные или работу в выходной;

• забыли начислить премию по приказу;

• неправильно рассчитали отпускные;

• не применили налоговый вычет на детей;

• неверно удержали НДФЛ;

• арифметическая ошибка в итоговой сумме;

• в расчетке отсутствует расшифровка начислений.

Электронный расчетный листок: законно ли выдавать онлайн

Электронный расчетный листок — это расчетный лист по зарплате, который выдается не на бумаге, а в цифровом виде: через личный кабинет, КЭДО или корпоративную систему.

Да, выдавать электронные расчетные листки законно, если соблюдены требования трудового законодательства и обеспечена возможность работника получить документ.

Как работодатели выдают электронные расчетные листки

На практике используется 4 основных способа:

• личный кабинет сотрудника (например, портал HR/1С);

• корпоративная почта;

• КЭДО (кадровый электронный документооборот);

• выдача PDF-файла через защищенный канал.

Нужно ли согласие работника

Ключевой риск для работодателя — выдавать расчетку ЗП в электронном виде без согласия сотрудника и без закрепления порядка в локальных документах.

Как работодателю организовать выдачу расчетных листков (бумажных и электронных)

Работодатель должен не просто «выдать документ», а обеспечить системный порядок, который можно подтвердить в случае проверки.

Как утвердить форму расчетного листка

Обычно используется схема:

• утверждение формы расчетного листка (внутренний документ);

• приказ или положение о выдаче расчетных листков;

• описание порядка выдачи (бумага или электронный формат).

Как подтвердить выдачу расчетного листка

Рабочие варианты:

• выдача под подпись (журнал выдачи);

• фиксация выдачи в системе КЭДО;

• уведомление в личном кабинете с логами доступа.

Что делать работнику, если расчетный листок не выдали

Если расчетный лист по заработной плате не предоставляют, действуйте по схеме «от мягкого к жесткому» .

1) Запросите расчетный лист письменно

Лучше всего:

• заявление в бухгалтерию,

• обращение через корпоративную почту,

• запрос через кадровый отдел.

2) Обратитесь в трудовую инспекцию

Если реакции нет, подается жалоба в ГИТ. Невыдача расчетного листка — прямое нарушение ст. 136 ТК РФ.

3) Суд или прокуратура

Это крайняя мера, если нарушение системное и влияет на выплаты.

Что делать, если в расчетном листке ошибка

Если вы нашли несоответствие (например, неправильный НДФЛ или не начислена премия), алгоритм такой:

1. собрать подтверждения (табель, приказ, трудовой договор);

2. написать запрос на перерасчет;

3. получить письменный ответ бухгалтерии;

4. при отказе — обращаться в ГИТ.

FAQ: частые вопросы про расчетные листки

В чем разница между расчетным листком и расчетным листом?

Разницы нет. В ТК РФ используется термин «расчетный листок», но «расчетный лист» — распространенный синоним.

Как часто должны выдавать расчетный листок?

При каждой выплате зарплаты (обычно минимум 2 раза в месяц).

Можно ли получить расчетный листок за прошлые месяцы?

Да, работник вправе запросить расчетные листки за предыдущие периоды.

Должна ли быть подпись и печать?

Печать не обязательна. Подпись может быть предусмотрена внутренним регламентом компании, но главное — факт предоставления информации работнику.

Можно ли отказаться от расчетного листка?

Работодатель обязан уведомлять работника, поэтому «отказ» не отменяет обязанность выдачи.

Что делать, если расчетка пришла без расшифровки?

Требуйте детализацию начислений и удержаний: без расшифровки документ не выполняет функцию уведомления.

Вывод: как использовать расчетный листок для защиты своих денег

Расчетный листок по заработной плате — это не формальность, а главный инструмент контроля доходов. Он показывает, как сформировалась зарплата, какие удержания сделаны и какая сумма должна быть выплачена.

Если вы проверяете расчетку ЗП каждый месяц по алгоритму «начисления → удержания → итог», вы быстро заметите ошибки и сможете защитить свои права без конфликтов и потери времени.