Система КЭДО

Что такое КЭДО?

Кадровый электронный документооборот — это ведение всех или части кадровых вопросов компании в цифровом виде на базе специальной электронной платформы. С ноября 2021 года в РФ этот способ абсолютно легитимен и позволяет свести практически к минимуму трудо- и ресурсозатратный бумажный документооборот.

Переход на КЭДО дает возможность работодателю и сотрудникам перевести их взаимодействие в электронный формат. Трудоустройство (включая заявление о приеме, пакет документов, подписание договора), перевод в другой отдел, заявления на отпуска, отгулы, оформление командировок и прочее теперь не требуют долгой бумажной волокиты и могут решаться в один клик.

К примеру, чтобы оформить заявление на отпуск не придется идти в отдел кадров или к кадровому специалисту, писать вручную заявление по шаблону, искать руководителя, чтобы поставить визу, потом нести обратно в отдел кадров… Достаточно зайти в специальную программу на компьютере или смартфоне, выбрать нужный вопрос, заполнить даты и отправить на согласование начальнику, который может «подписать» его в электронном виде за несколько секунд даже со своего телефона.

Без чего не сможет работать КЭДО?

Работа электронного документооборота в сфере кадров невозможна без аналога личной подписи человека — цифровой подписи. Но пусть вас не пугает этот момент — получить такую подпись для всех участников процесса не составит труда. Например, в ELMA365 КЭДО усиленная неквалифицированная электронная подпись генерируется автоматически и подтверждается быстро и легко с помощью смс.

Зачем нужен КЭДО?

Переход на КЭДО дает большое количество преимуществ и возможностей для компании и ее сотрудников:

• Процесс подготовки и подписания всех кадровых документов становится быстрее. При этом снижается количество ошибок, недочетов из-за человеческого фактора.
• Уменьшаются затраты на материально-техническое обеспечение работы кадрового делопроизводства: начиная с распечатки и ксерокопирования документов, заканчивая организацией хранения кадрового архива. С КЭДО в этом не будет необходимости.
• Повышается исполнительская дисциплина: система не даст забыть о сроках исполнения или подготовки документов, своевременно напомнит о невыполненных задачах.
• Появляется возможность бесперебойной работы с удаленными сотрудниками, что в условиях рынка без географических границ, благотворно влияет на репутацию работодателя. И позволяет нанимать специалистов без учета их физического местонахождения.
• Открываются возможности для ведения аналитики, быстрого сбора и систематизации документов.
• Обеспечивается необходимый уровень информационной безопасности: система позволяет настраивать различные уровни и права доступа для разных сотрудников.

Внедрение электронного документооборота поможет сократить расходы на кадровую работу в организации, а в перспективе — и откроет новые возможности для роста и развития.

Переход на электронный документооборот

Ведение кадрового делопроизводства в электронном виде возможно тремя способами. Самый первый и менее удобный — через федеральный портал «Работа России». Да, это государственный ресурс, и с ним можно быть уверенным в строгом соблюдении законодательства. Однако он требует постоянного внесения данных вручную и регистрации всех сотрудников. При этом предоставляет минимум возможностей для автоматизации и развития документооборота, вызывает много сложностей при работе в личном кабинете.

Второй вариант — готовая специализированная электронная платформа, созданная профессиональными разработчиками, «под ключ». Пример такой системы — ELMA365 КЭДО. Есть все необходимые инструменты и возможности, платформа постоянно развивается и адаптируется под запросы пользователей, над ней работает большая команда, которая несет ответственность за качество продукта и оказывает оперативную техническую поддержку.

Третий вариант — удобный для больших компаний и корпораций — создание собственного программного продукта силами штатных разработчиков.

Трудоустройство в системе КЭДО

Согласно законодательству, в электронном виде возможно ведение практически всех кадровых вопросов. Трудоустройство в их числе.

КЭДО может сформировать пакет документов для нового сотрудника (по заранее подготовленным шаблонам) — трудовой договор, заявление о приеме и приказ, информированное согласие на обработку персональных данных, внутренняя анкета и прочее.

В КЭДО также можно организовать хранение скринов персональных документов работников (паспорт, ИНН, СНИЛС). Более того, в ELMA365 КЭДО реализована возможность их распознавания и автоматического заполнения.

Новый сотрудник, начиная процесс трудоустройства, посредством КЭДО сможет быстро оформить и получить цифровую подпись, с помощью которой заверит все необходимые документы. После чего будет трудоустроен, даже если находится за несколько тысяч километров. Согласитесь, приятная альтернатива обмену бумагами с помощью Почты или курьерской доставки.

Помимо собственно трудоустройства, в рамках электронного кадрового документооборота можно внедрять и процесс подбора персонала. Создание базы резюме с полной историей взаимодействия с соискателями, анкетирование существующих и будущих сотрудников, проработка профиля и текста вакансии.

Отпуска и отгулы

В системе ELMA365 КЭДО разработан специальный пакет «Отпуска». Он позволяет не только электронно подписывать заявление на отпуск, но и полностью организовывать весь процесс в компании.

Система сама напомнит сотруднику о планировании отпусков на следующий год. Составит график с учетом возможного количества дней отдыха для каждого сотрудника. Проверит пересечения отпусков и предложит скорректировать. Отправит пожелания сотрудников на согласование руководителям подразделений, а готовый график — руководителю компании.

ELMA365 КЭДО также напомнит о необходимости подтвердить или перенести отпуск за 2 недели до запланированного времени. Подготовит уведомление, приказ об отпуске, предложит выбрать замещающего коллегу.

Сложный и глобальный аспект кадровой работы становится простым и удобным, если использовать систему электронного документооборота.

Внутренние приказы, распоряжения, переводы

ELMA365 КЭДО интегрируется с учетной системой 1C:ЗУП, что позволяет автоматически передавать данные штатного расписания и сотрудников. Это помогает при работе с кадровой документацией.

Оформить перевод сотрудника из одного отдела в другой, временное исполнение обязанностей, стажировку и наставничество, перевод на индивидуальный график работы, приказ о работе в выходной день и прочие жизненные ситуации — возможно благодаря шаблонам документов и выстроенным маршрутам согласования. При этом тратится минимум времени и ресурсов.

ЭДО сама напомнит об оформлении необходимых сопутствующих документов, проследит за соблюдением маршрута согласования и сроками. При этом строго учитываются требования законодательства в части сбора необходимых согласий, своевременных уведомлений, соблюдения нормативов и цифр. Например, при подготовке приказа о сверхурочной работе система самостоятельно проверит общую сумму сверхурочных часов, подготовит необходимые для ознакомления документы, оформит приказ и допуск.

Кадровая номенклатура

Хранение документов, связанных с кадровой работой — отдельная проблема для компаний. Соблюсти все стандарты и нормативные акты, пронумеровать, подшить, создать место для архива и даже правильно утилизировать — большой пласт работы и необходимость держать в штате отдельного специалиста, а иногда и не одного.

В электронном виде все организовать намного проще. Система самостоятельно присвоит всем документам номера, разложит по нужным разделам каталога. При этом место в шкафу не потребуется.

Используя систему КЭДО, вы сможете настроить права доступа для разных категорий сотрудников, защитив коммерческую тайну и персональные данные. Сможете при необходимости «поднять» интересующие архивные документы, подготовить аналитические записки и проанализировать необходимую информацию.

Если в организацию придет проверка, то подготовиться к ней будет намного легче. А опасность совершения ошибок из-за непрофессионализма или невнимательности сотрудников будет минимальной.

В настоящее время законодательство позволяет создавать и хранить в электронном виде следующие документы:

• трудовые договоры с сотрудниками;
• внутренние приказы на отпуска, переводы, командировки;
• график отпусков;
• приказы о привлечении к работе в выходной день, сверхурочной работе;
• приказы о поощрении и материальной помощи;
• документы по стажировкам, обучению сотрудников, формированию кадрового резерва;
• договор о материальной ответственности;
• штатное расписание и табель учета рабочего времени.

Перечень документов, которые Минтруд требует создавать и хранить обязательно в бумажном виде, — совсем небольшой. К нему относятся: приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве (по специальной форме), журнал инструктажей по охране труда (по специальной форме).

Подведем итоги

КЭДО — удобный и перспективный инструмент для решения кадровых вопросов. Он помогает избежать лишних трат времени, денег, человеческих ресурсов, благодаря четко выстроенным и автоматически работающим процессам. Узнать больше о КЭДО и законодательстве в этой сфере вы можете из нашего гайда.

Готовое решение для электронного документооборота — система ELMA365 КЭДО — оснащена большим количеством разнообразных опций, закрывает практически все потребности кадрового делопроизводства и постоянно расширяется. Это не просто программа для подписания документов электронно. Это автоматизированная система, которая реализует полный цикл кадрового делопроизводства и интегрирована с системами учета.

Low-code инструменты адаптируют готовую систему под специфику организации, дают возможность легко создавать шаблоны и маршруты согласования непосредственно в ходе эксплуатации.

Попробовать ELMA365 КЭДО в качестве эксперимента можно во время бесплатного пробного периода.