Кадровое делопроизводство — это не просто оформление документов, а основа законных и прозрачных трудовых отношений. Грамотно выстроенное КДП снижает юридические риски, повышает доверие сотрудников и помогает пройти любые проверки без штрафов.
В этой статье вы узнаете:
Краткое содержаниe:
Кадровое делопроизводство (КДП)- это системная деятельность по оформлению, ведению, хранению и передаче документов, касающихся трудовых отношений в компании. КДП направлено на соблюдение норм трудового законодательства, в том числе требований Конституции РФ, Трудового кодекса, «О персональных данных» № 152-ФЗ, закона «Об архивном деле» № 125-ФЗ и иных нормативных правовых актов.
КДП обеспечивает юридическую защиту интересов работодателя и сотрудников упрощает работу с персоналом и помогает избежать штрафов при проверках.
Задачи кадрового делопроизводства и требования к его ведению обусловлены действующим законодательством:
Комплексный подход к ведению кадрового делопроизводства снижает юридические риски, подтверждает прозрачность трудовых отношений и обеспечивает защиту интересов как работодателя, так и сотрудников.
Процесс кадрового делопроизводства охватывает все действия, связанные с оформлением, учётом и хранением документов, регулирующих трудовые отношения в компании. Он начинается с приема сотрудника на работу и продолжается на протяжении всего срока его трудовой деятельности — вплоть до увольнения и выдачи необходимых справок. Понимание этапов и особенностей этого процесса позволяет работодателю соблюдать требования законодательства, минимизировать риски и выстроить прозрачную систему управления персоналом. В этом разделе мы разберем ключевые направления и документы, которые формируют структуру кадрового делопроизводства на практике.
Ведение кадрового делопроизводства - ключевой процесс, обеспечивающий законность и прозрачность трудовых отношений в компании. От правильного оформления кадровых документов зависит не только защита интересов работодателя, но и соблюдение прав сотрудников.
Оформление трудовых отношений возникают с момента подписания трудового договора (ст. 16, 67 ТК РФ). Договор заключается в письменной форме в двух экземплярах и содержит обязательные условия, такие как сведения о подписантах, должность, место работы, условия оплаты труда и другие (ст. 57 ТК РФ).
Для внутреннего учёта может оформляться приказ о приёме на работу (ст. 68 ТК РФ), но он не является обязательным документом: юридическую силу имеет именно договор. Работодатель также обязан ознакомить сотрудника с локальными актами — правилами внутреннего трудового распорядка, положением о персональных данных, инструкциями по охране труда и другими документами, связанными с работой сотрудника.
Для систематизации сведений о сотрудниках работодатель может вести личные дела, в которых хранятся копии документов, заявления и приказы. Дополнительно применяется личная карточка сотрудника по форме Т-2 (Постановление Госкомстата № 1 от 05.01.2004). Однако важно учитывать: ни личное дело, ни карточка Т-2 не закреплены как обязательные кадровые документы для коммерческих организаций. Их ведение - элемент корпоративных стандартов и инструмент упорядоченного кадрового учёта.
Работа с документами кадровой службы — это обеспечение законности и прозрачности внутренних процессов, напрямую влияющих на дисциплину и управляемость компании. Рассмотрим несколько примеров обязательных документов:
График отпусков обязателен для всех работодателей и сотрудников (ст. 123 ТК РФ). Он утверждается не позднее чем за 2 недели до наступления нового календарного года и обязателен к исполнению как для работодателя, так и для сотрудника. Извещение сотрудника о начале отпуска должно быть под подпись и не позднее чем за 2 недели до начала данного отпуска. Форма извещения не регламентирована - это может быть как уведомление в свободной форме, так и приказ об отпуске.
Табель учета рабочего времени необходимый для фиксации фактического рабочего времени каждого сотрудника компании: отработанные часы, отпуска, больничные. Он служит для расчета заработной платы, контроля трудовой дисциплины и соблюдения рабочего графика. Табель должны вести все компании и ИП.
Соглашение к трудовому договору дополняет или прекращает условия ранее заключенного трудового договора. Он имеет ту же юридическую силу, что и основной трудовой договор, и оформляется при необходимости внести изменения в такие пункты, как трудовая функция, условия оплаты труда, режим работы или местонахождение работодателя.
Помимо обязательных документов, таких как трудовой договор и соглашения к нему, график отпусков, приказы о командировках, увольнениях, личные заявления сотрудника, существуют и другие документы, которые необходимы для полноценной работы компании:
Системное ведение справок, отпусков, графиков и других документов - это не формальность, а инструмент управления, снижающий юридические риски и повышающий доверие сотрудников.
Правила ведения кадрового делопроизводства закреплены в трудовом законодательстве и обязательны для всех работодателей, независимо от формы собственности. Базовые требования установлены Трудовым кодексом РФ:
Дополнительно применяются Федеральные законы, постановления Правительства РФ, ГОСТ Р 7.0.97-2025 по документообороту, приказы Росархива.
Нарушение правил ведения кадрового делопроизводства влечёт административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ). Штрафы для организаций — до 200 000 руб. Повторные нарушения могут повлечь дисквалификацию должностных лиц. Подробнее о юридических аспектах внедрения КЭДО можно узнать в этой статье.
Корректное ведение КДП - это не только требование закона, но и основа устойчивого бизнеса. Разберем пошаговый алгоритм: от изучения трудового законодательства и аудита учредительных документов до создания локальных актов, формирования перечня обязательных кадровых документов и организации их хранения.
Ссылки на Трудовой кодекс РФ, федеральные законы и приказы Росархива помогут выстроить процесс юридически грамотно и избежать штрафов при проверках.
6 ключевых шагов:
Изучить основы трудового законодательства и судебную практику.
Провести аудит учредительных документов компании.
Разработать обязательные локальные акты (ст. 189, 135, 86, 212, 162 ТК РФ).
Сформировать перечень обязательных документов по КДП (ст. 22, 57, 123 ТК РФ).
Определить ответственных за кадровый документооборот.
Организовать хранение документов с учётом сроков (Приказ Росархива № 236, ст. 23 125-ФЗ).
Основой для кадрового делопроизводства выступает Конституция РФ и Трудовой кодекс РФ. Далее значимы федеральные законы, затрагивающие трудовые отношения между сотрудником и работодателем.
Кроме того, будет полезно изучить судебную практику по спорным вопросам.
Проверка устава, положения о структурных подразделениях поможет избежать противоречий в кадровой документации.
Согласно трудовому кодексу РФ обязательными актами должны быть:
Сотрудники должны быть ознакомлены под подпись.
Исключение предоставляется для микропредприятий, они могут не оформлять часть локальных документов. К примеру, им необязательно иметь правила внутреннего распорядка (ст. 309.2 ТК РФ).
Данный перечень не является исчерпывающим. Это фундаментальный минимум, который обязательно должен быть у вас в компании. Если данные документы отсутствуют, компанию может ожидать административная ответственность.
Включите:
трудовые договоры и соглашения к нему;
приказы (перевод, увольнение, отпуск и другие);
табель учета рабочего времени;
согласие сотрудника на выполнение работ в нерабочее время;
согласие сотрудника на обработку персональных данных;
акты по охране труда и технике безопасности.
Подготовьте актуальные формы с учётом всех обязательных реквизитов по ГОСТ Р7.0.97-2025 и внутренней политики компании.
Данный перечень также не является исчерпывающим и в зависимости от вида деятельности компании может меняться.
Для поддержания кадрового документооборота необходимо определить круг лиц, которые будут отвечать за организацию КДП в установленном порядке.
Соблюдайте сроки хранения по Приказу Росархива № 236 и ст. 23 125-ФЗ. Например:
Обеспечьте защищенный архив и ограниченный доступ.
Законодательство устанавливает жёсткие требования к хранению документов и их конфиденциальности. На работодателя ложится ответственность за создание должных условий для организации надёжного архива. Кроме того, законом установлены различные сроки хранения для разных видов, которые должна соблюдать каждая компания. Неисполнение данных правил влечёт за собой административную ответственность.
Подготовьте календарь, в котором будут прописаны важные рубежи для кадрового учёта. Это необходимо для того, чтобы вовремя составлять график отпусков, актуализировать документы, подготавливать и отправлять отчеты, и своевременно осуществлять иную кадровую деятельность.
Система хранения кадровых документов строго регламентирована:
Для компании это означает:
| Вид документа | Срок хранения | Практическое пояснение |
|---|---|---|
| Организация труда и служебной деятельности | ||
| Журналы учета сотрудников, совмещающих профессии (вредные/опасные условия) | До минования надобности (минимум 1 год) | Подтверждение занятости и условий работы |
| Документы о численности, составе, движении сотрудников | 5 лет | Для отчетности и проверок ГИТ и ПФР |
| Документы о квотировании рабочих мест | 5 лет | Необходимы при проверках на соблюдение квот |
| Направления для временного трудоустройства / уведомления о трудоустройстве иностранных граждан | 3 года | Подтверждение легальности трудоустройства |
| Заявки о привлечении иностранных сотрудников | 1 год | Внутренний учет |
| Переписка о квотах и иностранной рабочей силе | 5 лет | Контроль соблюдения законодательства |
| Перечни профессий (утверждённые) | Постоянно | Нормативный документ |
| Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год после замены | Подтверждение дисциплинарных правил |
| Документы о нарушении ПВТР | 1 год | Служебный учет |
| Документы о соблюдении дисциплины труда | 3 года | Подтверждение действий работодателя |
| Нормирование и оплата труда | ||
| Перечни норм труда | Постоянно / до замены | Планирование, расчет заработной платы |
| Документы о нормировании труда (положения, расчёты, отчёты, протоколы) | 5 лет | Подтверждение обоснованности норм и тарифов |
| Документы о премировании и поощрении сотрудников | 5 лет | Подтверждение выполнения условий для премий |
| Документы о введении и изменении систем оплаты труда | 5 лет | Обоснование изменений в оплате труда |
| Документы о введении и изменении тарифных ставок и окладов | 5 лет | Обоснование изменений в оплате труда |
| Документы об учёте рабочего времени (табели, графики, сверхурочные) | 5 лет | Расчет зарплаты и учет рабочего времени |
| Документы о начислении и выплате заработной платы | 5 лет | Подтверждение выплат и расчётов |
| Документы о начислении и выплате компенсаций за неиспользованный отпуск | 5 лет | Подтверждение расчётов компенсаций |
| Документы о начислении и выплате отпускных, больничных, пособий и других выплат | 5 лет | Подтверждение расчётов и выплат |
| Документы о начислении и выплате премий, бонусов, надбавок | 5 лет | Подтверждение расчётов и выплат поощрений |
| Документы о начислении и выплате материальной помощи, компенсаций, прочих выплат | 5 лет | Подтверждение расчётов и выплат |
| Документы о начислении и выплате вознаграждений по итогам года | 5 лет | Подтверждение расчётов и выплат |
| Охрана труда | ||
| Отчёты по СОУТ, протоколы, заключения, карты и т. п. | 50–75 лет (вредные условия) / 5 лет (обычные) | Подтверждение соблюдения охраны труда |
| Сертификаты соответствия (по охране труда) | 5 лет после истечения срока | Для инспекций и внутреннего контроля |
| Документы о состоянии и мерах улучшения охраны труда | 5 лет | Для внутреннего анализа и отчетности |
| Перечни работ с вредными условиями (для женщин и подростков) | Постоянно / до замены | Контроль соблюдения ограничений |
| Перечни вредных факторов и работ, требующих осмотров | Постоянно / до замены | Подтверждение необходимости медицинских осмотров |
| Документы о диагностике профпригодности | Постоянно / до замены | Хранение для аттестации и страховой защиты |
| Протоколы психофизиологических обследований | 50–75 лет | Доказательная база при травмах и спорах |
| Списки работающих при вредных условиях труда | 50–75 лет | Контроль условий работы и отчетности |
| Наряды-допуски на вредные работы / журнал учета | 1 год (или 45 лет при авариях) | Для безопасности и расследования несчастных случаев |
| Гигиенические требования к условиям труда инвалидов | Постоянно / до замены | Соблюдение специальных условий |
| Переписка по вопросам охраны труда | 5 лет | Для внутреннего контроля и инспекций |
Микропредприятия вправе вести кадровое делопроизводство в упрощённом порядке. Данное право закреплено в ст. 309.2 ТК РФ.
Ключевые особенности:
Таким образом, упрощение касается формы, а не содержания: обязательные гарантии сотрудникам должны быть обеспечены в любом случае.
Проверки документов в компаниях соответствующими органами – нормальная и достаточно регулярная практика. Согласно законодательству основной проверяющей инстанцией является федеральная инспекция труда. Сотрудники инспекции имеют право на проверки и запрос всех необходимых, согласно регламентам, документов от сотрудников организации. В свою очередь налоговые органы осуществляют проверки документов, регламентирующих порядок трудовых отношений и в случае несоответствия или нарушения регламентов должностным лицам может быть выписан штраф.
Сотрудники Государственной инспекции труда проверяют делопроизводство с точки зрения правил и условий хранения и учета. Медицинские книжки проверяют сотрудники Роспотребнадзора. Если проверяющие намерены проверить документы, которые не относятся к зоне их ведения, то в такой проверке компания может отказать согласно закону.
Самым распространенным нарушением при ведении кадрового делопроизводства является неправильность ведения обязательной документации. За подобные ошибки предусмотрена административная ответственность в рамках которой за нарушение налагается штраф.
| Нарушение | Норма закона | Ответственность |
|---|---|---|
| Общее нарушение трудового законодательства | Ст. 5.27 КоАП РФ | Штраф до 200 000 руб., дисквалификация до 3 лет |
| Нарушение охраны труда | Ст. 5.27.1 КоАП РФ | Штраф до 130 000 руб. |
| Ошибки в трудовых договорах | Ст. 5.31 КоАП РФ | Штраф до 50 000 руб. |
| Нарушение сроков хранения документов | Ст. 13.20 КоАП РФ | Штраф до 10 000 руб. |
| Нарушение правил работы с персональными данными | Ст. 13.11 КоАП РФ | Штраф до 75 000 руб. |
| Несвоевременное уведомление СФР/ФНС | Ст. 15.33.2 КоАП РФ | Штраф до 50 000 руб. |
На практике наиболее частые штрафы — за отсутствие трудовых договоров, нарушение правил охраны труда, неправильное хранение документов.
С 2022 года работодатели получили возможность полностью перейти на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве с 2022, отказавшись от бумажных документов в пользу цифровых аналогов с юридической силой.
КДП (кадровое делопроизводство) - это процесс ведения обязательных кадровых документов: трудовые договоры, приказы, графики отпусков, табели и др. Его правила закреплены в Трудовом кодексе РФ и нормативных актах (ч. 2 ст. 22 ТК РФ, Приказ Росархива № 236).
КЭДО (кадровый электронный документооборот) - это технология ведения тех же кадровых процессов, но в электронном виде. Она регулируется ФЗ-63 «Об электронной подписи», Трудовым кодексом РФ и нормативными актами в части электронного документооборота.
| Критерий | КДП (кадровое делопроизводство) | КЭДО (кадровый электронный документооборот) |
|---|---|---|
| Суть | Процесс ведения кадровой документации | Технология ведения КДП в электронном виде |
| Регулирование | ТК РФ (ч. 2 ст. 22), Приказ Росархива № 236 | ТК РФ (ст. 22.1), ФЗ-63 «Об электронной подписи», Постановление Правительства № 1815 |
| Форма документов | Бумажная, с подписями и печатями | Электронная, с электронным подписями |
| Обязательность | Обязателен для всех работодателей | Доброволен |
| Практика | Классический формат: трудовой договор, приказы, табели, графики отпусков | Те же документы, но в цифровом виде (через платформы КЭДО) |
| Ключевая идея | Что оформляется (содержание) | Как оформляется (технология) |
КЭДО упрощает кадровое администрирование, снижает затраты и повышает юридическую прозрачность.
Рынок систем КЭДО сегодня может предложить немало решений для компаний любого типа и с любым запросом – будь это только электронное подписание документов или автоматизация ряда кадровых процессов. Улучшение функциональных возможностей не стоит на месте.
Преимущества электронного ведения кадрового делопроизводства сложно игнорировать. Перечислим ключевые:
Мониторинг изменений законодательства
Специалистам отдела кадров необходимо следить за нововведениями в законодательстве для правильного оформления документации. Ошибки могут привести к административным и финансовым санкциям. Система КЭДО обновляется в соответствии с изменениями, что позволяет специалистам оперативно адаптироваться к новым требованиям и снижать риск ошибок.
Соблюдение сроков, установленных законом
Соблюдение сроков в кадровых вопросах имеет решающее значение. Оформление трудового договора, предоставление отпусков и расчеты при увольнении должны выполняться в установленные сроки. Нарушение этих сроков может негативно сказаться на организации и сотрудниках, увеличивая нагрузку на кадровых специалистов. Использование КЭДО облегчает мониторинг ключевых сроков с помощью SLA.
Конфиденциальность информации
Специалисты по кадрам обязаны защищать личную информацию сотрудников в соответствии с законом о персональных данных, поскольку утечка или несанкционированный доступ могут привести к юридическим последствиям. Система КЭДО обеспечивает защиту данных, ограничивая доступ к персональной информации и фиксируя действия внутри системы, что предотвращает несанкционированный доступ.
Своевременное подписание с сотрудниками
Сотрудники не всегда вовремя подписывают документы, что вынуждает специалистов отдела кадров постоянно напоминать об этом и искать возможность встречи для оформления. Система КЭДО позволяет подписывать документы удаленно с помощью электронной подписи в удобное время.
Прозрачность документооборота
Документы направляются сотрудникам непосредственно в электронном виде и подписываются с использованием персональной электронной подписи в системе КЭДО. Это гарантирует аутентичность и защищенность документов, исключая возможность подделки документов.
Выдача электронных подписей происходит через систему КЭДО с использованием УЦ “Контур”. Подписание возможно с любого устройства без установки дополнительного ПО, что ускоряет работу сотрудников.
Хранение документов
Организация и хранение архивных документов могут быть сложными: найти конкретный документ среди большого объема информации бывает трудно. Электронные архивы упрощают управление и поиск документов, что ускоряет работу. Документы сохраняются в защищенном облачном хранилище или на серверах работодателя.
Оптимизация времени руководителя
Сокращает время руководителя, затрачиваемое на подписание больших объемов документов вручную. Используя КЭДО, можно одновременно подписать множество документов благодаря функции массового подписания.
Оптимизация времени специалиста отдела кадрового делопроизводства
Специалистам не нужно тратить время на постоянные напоминания о подписании документов, на поиск нужных экземпляров в архиве, на отправку по почте и на ожидание ответа, а также на передачу документа от одного подписанта к другому.
Оптимизация финансовых затрат
Сокращает издержки на расходные материалы, а также курьерскую службу организации. Внедрение КЭДО снижает эти затраты минимум на 60%.
Самостоятельное администрирование
Специалист отдела кадров самостоятельно управляет справочниками и устанавливает необходимые типы документов для КЭДО.
ELMA365 КЭДО предлагает полный цикл электронного кадрового документооборота в соответствии с ТК РФ (ст. 22.1) и ФЗ-63 «Об электронной подписи».
| Функция ELMA365 КЭДО | Что это даёт бизнесу |
|---|---|
| Электронное подписание документов | Быстрое заключение и изменение трудовых договоров, заявлений, приказов онлайн |
| Электронный архив кадровых документов | Снижение затрат на хранение, исключение потерь документов |
| Интеграция с HR-системами и 1С | Автоматизация кадровых процессов, минимизация ручного труда |
| Доступ сотрудников к документам онлайн | Удобство для удалённых сотрудников, оперативное ознакомление с локальными актами |
| Контроль сроков и уведомления | Исключение пропусков по табелям, графикам отпусков, отчётам |
| Защита данных | Соответствие требованиям о персональных данных, безопасность архива |
ELMA365 КЭДО сочетает законность, удобство и экономию, превращая кадровое делопроизводство из рутины в управляемый бизнес-процесс.
Выводы: почему важно вести кадровое делопроизводство правильно
Кадровое делопроизводство — это не формальность, а юридическая обязанность работодателя (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Неправильное ведение документов приводит к штрафам, спорам с сотрудниками и рискам при проверках (ст. 5.27 КоАП РФ).
Правильная организация КДП:
Системный подход к КДП - это основа устойчивости бизнеса. Следующий шаг — переход к автоматизации и КЭДО, чтобы снизить издержки и минимизировать ошибки.
В этом разделе собраны ответы на наиболее распространённые вопросы, связанные с кадровым делопроизводством. Здесь вы найдёте разъяснения по оформлению документов, срокам хранения, требованиям трудового законодательства, а также нюансам работы с персональными данными.
Кадровое делопроизводство — это оформление трудовых отношений по ТК РФ. Документооборот охватывает движение всех видов документов в компании.
Нет. Электронный кадровый документооборот разрешён законом, но отдельные документы (например, трудовая книжка или акты по охране труда) всё ещё требуют бумажной формы.
Да, но ответственность за соблюдение закона остаётся на работодателе. Нужен официальный договор с учётом персональных данных.
Чаще всего теряют трудовые договоры, приказы, графики отпусков и документы по охране труда — это грозит штрафами по КоАП.
ELMA365 КЭДО — готовое решение для ведения кадрового документооборота в электронном виде с соблюдением всех требований закона.
Поделиться:
Статья расскажет о том, как с помощью КЭДО сотрудники кадровой службы могут вести обязательные кадровые документы, об особенностях данного вида делопроизводства, а также о локальных нормативных актах предприятия и некоторых рекомендуемых документах.
Электронный документооборот (ЭДО) в 2025 году: основные изменения и нововведения, которые следует учитывать в работе. ЭДО в России регулируется различными законами со стороны различных государственных структур.
В этой статье мы подробно разберём, с чего начать внедрение КЭДО, какие этапы пройти, какие документы и действия потребуются, а также как избежать типичных ошибок.
