Порядок организации электронного документооборота

Особенности оформления кадровых документов в электронном виде

При КЭДО весь процесс взаимодействия с персоналом по кадровым вопросам, начиная с трудоустройства, происходит в электронном виде с помощью специального программного обеспечения. Он почти полностью исключает бумажный документооборот и позволяет создавать и подписывать документы даже в удаленном формате, используя цифровую подпись.

Преимущества ЭДО:

• Значительно экономится время на создание и подписание документов. Сотрудникам и кадровикам больше не придется вручную заполнять заявления, ждать в очереди, подстраиваться под расписание руководителя, чтобы получить живую подпись. Удаленным сотрудникам не нужно для этого ездить в офис, тратить время на дорогу.
• Уменьшаются расходы на приобретение бумаги, заправку картриджей, создание и ведение архива.
• Снижается риск ошибок из-за человеческого фактора. Документы не потеряются, будут составлены грамотно, в соответствии со стандартами компании и трудовым законодательством. Это, кстати, поможет избежать штрафов за нарушение ведения кадрового делопроизводства.
• Облегчается процесс работы с документами: их легко найти, систематизировать и проанализировать в случае необходимости.
• Создается прогрессивный образ компании с точки зрения бренда работодателя и открываются новые возможности подбора кадров. Если можно без проблем трудоустроить сотрудника удаленно, то круг соискателей на вакансии расширяется.
• Снижается нагрузка на специалистов по работе с кадрами, а значит можно переключить их на другие задачи: развитие персонала, формирование корпоративной культуры и прочее.
• С 2021 года после принятия правок в Трудовой кодекс РФ электронный документооборот получил легальный статус. И уже сейчас можно с уверенностью заявлять, что в дальнейшем позиции КЭДО будут крепнуть. Вероятно, в будущем он станет обязательным для всех.

Минусы:

К отрицательным сторонам ЭДО можно отнести расходы на внедрение системы, приобретение цифровой платформы, на которой будет вестись делопроизводство. А также время и усилия, потраченные на организацию перехода на электронный документооборот. Впрочем, все минусы довольно быстро нивелируются выгодой от его внедрения.

Первые шаги к электронному кадровому делопроизводству

Для начала вам следует составить перечень задач, которые будет решать КЭДО. Создайте рабочую группу, проанализируйте, как в текущий момент выстроены в вашей компании кадровые процессы. Этот своеобразный внутренний аудит поможет найти слабые места и понять привычные маршруты решения вопросов. Если силами своих сотрудников это сделать затруднительно, пригласите сторонних специалистов.

Обязательно привлеките к работе специалистов юридической службы. Их задача — изучить требования законодательства к КЭДО и на всех последующих этапах четко контролировать соответствие им.

Возможности цифровых кадровых систем широки, но не все они могут быть актуальны для вашего бизнеса. Что умеет электронный документооборот:

• Трудоустройство сотрудников;
• Подбор персонала и ведение базы резюме;
• Движение персонала внутри компании (переводы, повышения);
• Кадровое делопроизводство (отпуска, командировки, поощрения и взыскания);
• HR-аналитика (лояльность сотрудников компании, замеры удовлетворенности, самооценка и пр.);
• Развитие кадрового потенциала и стратегии карьеры (стажировки, обучение).

Возможно, на данном этапе развития вашему бизнесу будет не актуально заниматься развитием персонала и аналитикой внутренних процессов. А вот возможность трудоустраивать удаленных сотрудников и взаимодействовать с ними — давно назревшая потребность.

После того как вы определите круг задач для КЭДО, вам необходимо определить, как будет организован электронный документооборот в вашей компании

Способы организации электронного документооборота в бизнесе

Каждый из вариантов — рабочий и может быть использован в зависимости от специфики и целей компании. Прежде чем сделать выбор, определите: для чего вы вводите электронный документооборот и какие задачи будете решать, какие ресурсы готовы потратить на его внедрение, на каком этапе развития находится ваша компания сейчас и какие у вас планы на будущее.

Если вы решитесь доверить кадровые вопросы профессионалам и воспользоваться готовой платформой для КЭДО, вам вновь придется озадачиться вопросами выбора. Но не беспокойтесь! Мы подготовили небольшие подсказки с критериями. Они помогут определиться и не жалеть о своем решении в будущем.

Как выбрать ЭДО?

1. Начните с вопроса о том, насколько предложенная система соответствует нормам законодательства в сфере ЭДО: как происходит хранение и синхронизация данных, какую цифровую подпись можно получить и применять с помощью этой платформы. А также будет ли дорабатываться ЭДО в соответствии с изменениями в законах.
2. Как выстроена защита данных и безопасность работы в ЭДО.
3. Будет ли система интегрироваться с государственными порталами и внутренними ИС компании.
4. Посмотрите, насколько удобно и понятно выстроена работа в ЭДО: интерфейс виртуального кабинета, возможность работать через мобильные устройства.
5. Насколько система подходит вашей компании и сможет ли подстроиться под специфику внутреннего распорядка и спектра решаемых задач.
6. Как в ЭДО выстроены маршруты создания и согласования документации.

В идеале все эти критерии проверить в режиме реального времени. Например, в ELMA КЭДО мы предоставляем бесплатный тестовый доступ на 2 недели, чтобы будущие клиенты могли понять, удобно ли им работать с нашей платформой.

Как работает электронный документооборот?

Схематично этот порядок можно обозначить так:

Кадровая служба создает в электронном виде документ и направляет для ознакомления/исполнения сотруднику. Сотрудник получает его, подписывает с помощью электронной подписи. И документ считается легитимным, так, как если бы его оформление было на бумаге.

Что необходимо для полноценной и правильной работы ЭДО:

1. Цифровые подписи для всех участников;
2. Перечень документов, которые будут оцифрованы;
3. Маршруты согласования и передачи документов;
4. Шаблоны документов.

Электронная подпись

Оформление документов в электронном виде невозможно без цифровой подписи для всех сотрудников, задействованных в данной системе. Она заменяет личную подпись сотрудника и имеет тот или иной юридический вес (зависит от типа подписи).

Есть несколько видов ЦП: простая электронная подпись (ПЭП), усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) и усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

ПЭП. У нее меньше всего возможностей и самый низкий юридический вес. Проще всего получить (достаточно заявки на Госуслугах). По сути это логин/пароль или код, отправленный в сообщении. Этой подписью можно заверить ряд документов, но далеко не все. Она самая небезопасная в использовании (легко взломать).

УКЭП. Ее можно получить и использовать только в системе ЭДО. Чтобы эта подпись, приобрела силу и могла использоваться для подписания трудового договора, заявлений, внутренних документов, приказов, должно быть оформлено соглашение о признании ее значимости. Получить такую подпись можно только на цифровой платформе электронного документооборота. Например, в ELMA КЭДО УНЭП оформляется непосредственно внутри системы: автоматические генерируется заявление, которое уходит на госуслуги. Сотрудникам остается только подтвердить его и получить доступ с помощью смс.

УКЭП. Самая защищенная и влиятельная цифровая подпись. Ее получение возможно только в специализированных центрах и это трудоемкий процесс. В системе КЭДО такая ЦП требуется только для подписания документов со стороны работодателя. Сотрудникам же достаточно будет получить УКЭП.

Номенклатура документов в КЭДО

Законодательство РФ позволяет работать в электронном виде практически со всеми кадровыми документами:

• Трудовой договор,
• Приказы на отпуска, командировки,
• График отпусков,
• Табель,
• Приказы о переводах,
• Приказы о привлечении к работе во внеурочное время,
• Приказы о поощрении,
• Договор о материальной ответственности,
• Согласия, заявления сотрудника и многие другие.

И есть перечень документов, которые в обязательном порядке необходимо вести в бумажном виде (в электронном — можно дополнительно). К ним относятся: приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве (по специальной форме), журнал инструктажей по охране труда (по специальной форме).

Шаблоны документов КЭДО

Одна из самых полезных фишек электронного документооборота — возможность создавать и сохранять шаблоны. Это экономит много времени и избавляет от ошибок. В КЭДО можно создать приказы для любого типа документов.

Например, сотрудник планирует взять отгул. Выбирая нужный шаблон, он вводит лишь необходимый минимум информации: дату отгула, причину, вид — без оплаты или в счет ранее отработанного времени. Система самостоятельно по всем правилам и нормативам формирует документ и предлагает отправить его на согласование со специалистом по кадрам и руководителем.

Обязательные требования к организации КЭДО

Внутренний регламент. Ввести цифровой документооборот и работать с ним в дальнейшем невозможно без внутреннего регламента — нормативного акта (приказа) о введении электронного кадрового документооборота в компании. В этом документе прописывается, как будет вестись электронный документооборот (на какой платформе), как произойдет переход, кто ответственный, в какие сроки, какие документы организации будут оцифрованы. С этим актом должны быть в обязательном порядке ознакомлены все сотрудники.

Согласие персонала. Одним из основных условий, чтобы ввести электронный документооборот, является согласие персонала. Если сотрудник против включения его в систему, то все кадровое делопроизводство по нему должно осуществляться в бумажном виде. Законом допускается единовременно вести электронный и бумажный документооборот в компании. Такие ситуации часто возникают, например, с работниками пожилого возраста, которые не умеют пользоваться современными средствами информации. Но, к счастью, в общей массе «отказников» бывает немного.

Ведение архива. Законодательством определен также порядок хранения электронных документов. Цифровой архив обязательно должен храниться минимум на двух внешних носителях. Основным местом может быть внутренняя информационная система компании, но необходимо дублирование в облачных программах или внешних серверах. Раз в 5 лет работодатель обязан проверять целостность архива. Если обнаружены повреждения, то следует восстановить информацию. Срок хранения электронных документов — такой же, как у бумажных. Например, приказ об отпуске должен храниться 5 лет.

Маршруты создания и согласования. Для каждого документа в КЭДО должен быть составлен алгоритм создания и подписания. При этом необходимо учесть штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, другие внутренние нормативные акты и, конечно трудовое законодательство РФ. Например, при подписании заявления на отпуск через систему должен быть учтен запас времени на согласование с графиком отпусков и фактически уже потраченных работником дней, выплату отпускных. Нужно определить, кто в соответствии с иерархией подписывает и согласует данный тип документа по данному сотруднику. И много других нюансов. Будет удобно, если в ЭДО есть возможность создавать и сохранять шаблоны документов, это облегчит жизнь и сотрудникам, и руководству.

Безопасность и защита информации. КЭДО содержит большое количество закрытой информации. Соответственно, одним из важнейших требований будет ее безопасное хранение и правила настройки доступа для пользователей.

Особенности организации работы в КЭДО?

Итак, вы внедрили в компании электронный документооборот. Рассмотрим на примере ELMA365 КЭДО, как в ней работать.

1. Сотрудник с помощью логина и пароля входит в свой личный кабинет в ЭДО. Это можно сделать в мобильной версии или с ПК. В личном кабинете он видит документы, которые находятся в работе, требуют ознакомления или согласования, подписания. Например, система может напомнить, что согласно графику отпусков, у него отпуск через 2 недели и пришло время написать заявление. У сотрудника есть возможность поработать с уже готовыми документами или создать новый.
2. Если пользователь создает новый документ, он может сделать это с помощью шаблона или в свободной форме.
3. Готовый документ (заявление, служебная записка) направляется по маршруту согласования в зависимости от его специфики. Например, заявление о переводе на другую должность уходит сначала на проверку к специалисту по кадрам, потом на подпись к руководителю, после этого — в бухгалтерию и обратно в кадры.
4. На все входящие документы сотрудникам и руководителям поступают уведомления на мобильный телефон с установленным приложением. Так ни один документ не потеряется.
5. Подписание документов в ЭДО происходит с помощью цифровой подписи и фактически приравнивается к настоящей.
6. Сотрудник видит только свои документы и те, доступ к которым ему открыт в связи с рабочей необходимостью.

Подведем итоги

КЭДО — удобный способ ведения кадрового делопроизводства в организации. Помимо экономии материальных и человеческих ресурсов, система позволяет тратить меньше времени на бумажную волокиту. При этом все оформление документации ведется в строгом соответствии с законом, поэтому снижается риск допустить ошибку и получить штраф.

Порядок организации документооборота в электронном виде довольно сложный и требует опыта и знаний. Удачным станет решение доверить его профессионалам.

ELMA КЭДО — готовая платформа для ведения делопроизводства:

• Подходит для решения большого спектра задач, начиная с трудоустройства сотрудников, заканчивая аналитикой HR-процессов.
• Проста в использовании, с интуитивно понятным интерфейсом, в котором разберутся даже те, кто редко работает за ПК.
• Удобное мобильное приложение.
• Всегда актуальная: специалисты компании ELMA постоянно дорабатывают продукт, отражая последние требования закона и расширяя функционал.
• Готова прийти на помощь: для клиентов ELMA КЭДО работает техподдержка, проводятся вебинары про электронный документооборот с экспертами

Познакомиться с ELMA365 КЭДО и попробовать бесплатно в течение 14 дней можно здесь.