Переход на безбумажный документооборот

Переход на безбумажный документооборот 

Еще лет 10 назад казалось, что кадровое делопроизводство и цифровизация — несовместимые друг с другом вещи и что мы никогда не избавимся от бесконечных бумажек и пыльных папок, «хождений ногами», шаблонов заявлений с Иваном Ивановичем Ивановым… Но, к счастью, с 22 ноября 2021 года кадровый документооборот в электронном виде — удобный, простой и абсолютно законный способ.

Разбираемся вместе, как перейти на работу с кадрами без бумаг и все сделать правильно.

Что такое кадровый электронный документооборот?

Это такой способ кадрового делопроизводства, когда все процессы, связанные с подбором, трудоустройством, учетом, развитием, увольнением сотрудников происходят в электронном виде — с помощью специального ПО.

С введением КЭДО появляется возможность составлять, согласовывать и подписывать трудовые документы без личного присутствия.

Все документы сотрудника, которые раньше содержались в папках и архивах кадровой службы, теперь системно хранятся в цифровом виде. Те документы, которые приходилось заполнять вручную, списывая с шаблонов, создаются автоматически, и остается только заверить цифровой подписью.

В настоящее время переход на безбумажный документооборот — добровольное решение и дополнительная возможность для компаний. Однако ряд экспертов считают, что в скором времени такой формат ведения кадровых дел может стать обязательным. Получается, чем скорее произойдет перевод, тем больше возможностей откроется для бизнеса.

Плюсы перехода на безбумажный оборот

Опыт введения ЭДО в организациях показывает, что у него гораздо больше положительных моментов, нежели недостатков. По сути, из минусов можно назвать только подготовительную работу, но и здесь мы можем помочь и максимально облегчить процесс.

Преимущества:

1. Нет — тратам на бумагу, да — экономии бюджета. Вам больше не придется расходовать деньги на создание и ведение архива, хранение бумаг от года до 5-10 лет.
2. Не нужно тратить время на дорогу до офиса, перемещение по коридорам организации, в очереди на подписание документов. Отправить и согласовать заявление можно с помощью мобильного телефона из любой точки за пару минут. Идеально для удаленных сотрудников и всех остальных!
3. Уменьшается влияние человеческого фактора: меньше ошибок, возникших по невнимательности или незнанию, строгий контроль, соблюдение сроков и напоминания.
4. Возможность в любой момент проверить, как организован документооборот, получить аналитику.
5. Открываются новые возможности для развития кадрового потенциала: удобнее выстроить стажировки и обучения, спланировать карьеру и развитие профессиональных компетенций.
6. Дополнительные очки бренду работодателя и лояльности сотрудников и соискателей.
7. Облегчается трудоустройство и взаимодействие с удаленными сотрудниками. А значит расширяется география соискателей и появляется возможность принимать на работу лучших!
8. Если компания будет расти, не придется расширять штат кадровиков. Зато можно будет перенаправить средства на развитие и обучение сотрудников!

Переход на электронную систему кадрового документооборота: подготовительный процесс

Итак, вы решили перейти на безбумажный документооборот. Какие шаги необходимо предпринять?

Шаг 1. В первую очередь руководство компании должно понять, с какой целью вводится электронный документооборот и на какие сферы жизнедеятельности бизнеса он будет распространяться. Например, это только электронное трудоустройство сотрудников или более широкий функционал, в том числе подбор, развитие персонала? Также следует определить, какие службы будут работать с ЭДО (только кадровый делопроизводитель или HR-служба, отдел по развитию и т.д.) и какие возможности благодаря ему откроются для них.

Полезным на этом шаге будет создать проектную группу из числа заинтересованных служб. Помимо собственно кадров и HR-специалистов, туда необходимо включить представителей IT-подразделений, службы безопасности, юриста.

Шаг 2. Выбрать механику перехода на безбумажный документооборот: будете вы вести его самостоятельно — на основе имеющихся в компании IT-систем, через государственный портал «Работа России» или с помощью специализированной платформы (например, ELMA КЭДО).

Первый вариант подходит для тех компаний, которые планируют перевести «в компьютер» лишь небольшую часть кадровых вопросов. Допустим, электронное трудоустройство для тех, кто работает с удаленными сотрудниками. При выборе этого варианта важно обладать достаточными мощностями и компетенциями IT-служб.

Второй вариант позволяет вести КЭДО через государственный портал. Но в этом случае работодателю придется вручную выгружать на сайт все кадровые документы, а также выстраивать взаимодействие с сотрудниками через сторонний ресурс. К минусам можно отнести и неудобный интерфейс портала.

Если вы останавливаетесь на третьем варианте и готовы вложиться в специализированный продукт от разработчика, то можете выбрать из предложенных на рынке IT-услуг информационную систему, наиболее подходящую под ваши запросы. Как это сделать, рассказали в следующем шаге.

Шаг 3. Проверить, насколько предлагаемые системы ЭДО соответствуют вашим потребностям и нормам законодательства, и выбрать подходящую вам.

Приготовили для вас чек-лист, что посмотреть в первую очередь:

• строгое соблюдение законодательных актов (в том числе хранение и передача информации, получение и использование электронной цифровой подписи);
• удобство и понятность интерфейса;
• возможность работать через мобильные устройства;
• возможность грамотно интегрироваться с учетными системами компании при необходимости, а также с государственными порталами ЭДО («Работа России», Госключ), сервисами, выпускающими ЭЦП;
• организация безопасного хранения данных: как для внешних ресурсов, так и внутри компании;
• перспективы для дальнейшего расширения функционала системы. Например, сейчас вы хотите перевести в электронный вид только кадровый документооборот. Но в будущем вам может понадобиться возможность через ЭДО подбирать персонал (вести базу резюме, составлять и согласовать вакансии, отмечать итоги собеседований) или запускать проекты по развитию персонала. Важно, чтобы выбранная вами система могла перестроиться под запросы бизнеса.
• возможность вести одновременно и бумажный, и электронный документооборот (особенно если в компании есть сотрудники, не использующие современные информационные технологии);

И не забывайте, что выбранная КЭДО должна в первую очередь соответствовать вашим потребностям и бизнес-задачам.

Переход на автоматизированный документооборот: как происходит?

Расскажем на примере нашей системы ELMA КЭДО.

В самом начале необходимо подготовить внутренние распоряжения и нормативные акты о внедрении системы электронного кадрового делопроизводства. И ознакомить с ними сотрудников. Возможно, часть персонала будет не готова к таким масштабным изменениям. Особенно это касается людей старшего поколения, которые боятся таких нововведений. В этом случае вы можете совмещать бумажный документооборот с ЭДО.

Далее запускаем процесс внедрения системы. На этом этапе необходимо:

1. Подключиться к внутренним учетным системам и базам.
2. Внести данные обо всех сотрудниках и штатное расписание.
3. Настроить необходимый функционал.

Перед массовым внедрением КЭДО мы рекомендуем запустить тестовую эксплуатацию с наиболее прогрессивными и лояльными сотрудниками. Плюсом будет, если к их мнению готовы прислушиваться остальные. Так мы и работу системы проверим, и рекламу внутри компании проведем.

Если в тестовом режиме выявлены недочеты, исправляем их и переходим к внедрению.

Знакомим с КЭДО пользователей, отвечаем на возникшие вопросы. А также собираем согласия от сотрудников на работу через электронный документооборот. Напомним, это обязательное условие для включения человека в систему безбумажного документооборота.

Для всех сотрудников, подписавших согласие, необходимо выпустить цифровую подпись. Но не спешите пугаться! Этот с виду трудоемкий процесс в ELMA КЭДО организован максимально просто и доступно. Создать усиленную неквалифицированную цифровую подпись (такой достаточно) можно непосредственно через систему. Заявление будет сгенерировано автоматически и отправлено на госуслуги. Пользователям останется подтвердить заявление. После этого откроется доступ к ЦП через SMS.

Для комфортной работы и оперативного реагирования на запросы, всем пользователям системы рекомендуется установить мобильное приложение.

В процессе эксплуатации дорабатываем ЭДО, при необходимости добавляем новый функционал и возможности. Осуществляем постоянную поддержку пользователей и следим, чтобы всё работало «как часы».

Как организован процесс безбумажного кадрового документооборота?

Рассмотрим, как происходит решение кадровых вопросов через электронную систему.

Например, сотруднику Алексею Максимову необходимо взять отгул за свой счет. Он заходит в ЭДО через ПК или мобильное приложение и составляет заявление. Система сама предлагает ему шаблон заявления, работнику остается только заполнить минимум данных (например, указать дату и за свой счет/в счет ранее отработанного времени).

После этого документ подтверждается с помощью цифровой подписи и «улетает» специалисту по кадрам, который проверяет даты, возможность получения отгула. Если все в порядке, заявление отправляется руководителю, уполномоченному согласовывать такие документы.

Руководителю на телефон в этот же момент приходит уведомление о необходимости принять решение по заявлению. Одно касание экрана, и Алексей может с чистой совестью идти в отгул.

При таком порядке решение вопроса занимает лишь несколько минут! И не используется ни одного листа бумаги!

Другой пример. Допустим в компании принято решение подбирать персонал через ЭДО. Как это будет работать?

Руководитель подразделения, куда необходим новый сотрудник, через систему направляет в HR-отдел информацию. Специалисты по подбору персонала составляют вакансию и согласуют ее по цепочке (созданной в ЭДО). Все резюме соискателей можно внести в электронный документооборот, чтобы в будущем иметь возможность вновь к ним обратиться.

Если по итогам собеседований, принято решение о трудоустройстве кандидата, то запускается соответствующий процесс в КЭДО:

• HR-специалист отравляет кандидату ссылку-приглашение. Человек получает электронную подпись. После чего пишет заявление о трудоустройстве и загружает необходимые документы.
• Система подготовит пакет документов и отправит на подписание будущему сотруднику и руководителю.
• Все документы подписаны! Можно приступать к работе!

Система позволяет грамотно создать сложные маршруты подписаний с большим числом согласующих лиц. Через ELMA КЭДО можно просто и логично выстроить работу по отпускам сотрудников. Пакет «Отпуска» дает возможность ставить персоналу задачу по графику планирования отпусков на год и проверять на соответствие трудовому законодательству запланированные. Можно написать заявление на отпуск, настроить исполнение обязанностей и оповестить коллег — и все это удаленно, не выезжая в офис.

Подведем итоги

Система электронного документооборота — удобный инструмент решения кадровых вопросов. Она значительно экономит время, деньги, материальные ресурсы компании и облегчает жизнь сотрудникам. С 22.11.21 года этот способ является абсолютно легитимным в соответствии с законами России, поэтому можно не беспокоиться и запускать переход на безбумажный документооборот. Кроме того, с высокой долей вероятности ЭДО через год-другой может стать обязательным. А значит, выгоднее и комфортнее перейти на него уже сейчас, чтобы потом не бояться предписаний и штрафов.

Максимально удобным способом перехода видится приобретение готового решения для бизнес-компаний. В этом случае нет необходимости самостоятельно, с нуля разрабатывать информационную систему. Можно получить качественный продукт, созданный профессионалами. При этом он будет максимально отвечать задачам вашего бизнеса.

Почему компании выбирают для кадрового делопроизводства ELMA КЭДО?

Одним из несомненных плюсов системы является ее широкий функционал, что дает возможности применять в решении большого спектра вопросов. Вы можете начать знакомство с безбумажным документооборотом с одной небольшой задачи, используя для этого наш продукт. В будущем, когда захотите расширить функционал системы, у вас не возникнет проблем. ELMA КЭДО «вырастет» под ваши потребности.

Наша система обладает достаточным уровнем гибкости, чтобы легко подстроиться под ваши внутренние процессы. Что-то настроено не так, как это принято делать в вашей компании? Можем оперативно «докрутить» непосредственно во время эксплуатации!

Мы создаем продукт, с которым будут работать самые разные люди. И делаем его максимально понятным и простым в использовании, чтобы с ним легко справились все: от директора до уборщицы.

Мы уделяем пристальное внимание вопросам безопасности и легитимности нашего продукта. Следим за изменениями в законодательстве и соблюдаем установленные нормы.

ELMA не любит тратить время впустую, поэтому в нашей КЭДО продумана возможность создания шаблонов для различных задач.

Мы понимаем, что наш продукт должен быть актуальным и сегодня, и через несколько лет. И непрерывно его развиваем и дополняем, органично вписывая изменения в работающую версию. Например, недавно в ELMA КЭДО появились пакеты «Отпуска» и «Командировки», а значит оформление целого ряда документов стало проще и быстрее.

С удовольствием дадим протестировать бесплатно в течение 14 дней.

Мы с радостью познакомим вас с ELMA КЭДО и расскажем обо всем подробнее. Свяжитесь с нами удобным способом:

Тел. +7 (499) 302-33-65

e-mail: inbox@kedo365.ru