Система кадрового электронного документооборота (КЭДО) — это комплекс взаимосвязанных модулей, обеспечивающих полный жизненный цикл работы с кадровыми документами в цифровом формате. Система КЭДО позволяет работодателю и сотрудникам полностью перейти на работу с цифровыми документами — от трудового договора до заявлений и приказов. Она должна обеспечивать юридическую значимость документов, безопасность персональных данных и удобство использования для обеих сторон. Также важны интеграция с кадровыми и бухгалтерскими системами, возможность работы через разные каналы (веб, мобильное приложение, портал Госуслуг).
В этой статье мы разберем из чего состоит система КЭДО и как она работает, какие преимущества дает переход на электронный кадровый документооборот. Обсудим как выбрать подходящую платформу или сервис для КЭДО, а также обзор популярных программ и решений на рынке.
Краткое содержание:
Когда компании выбирают решение для электронного кадрового документооборота, часто возникает путаница в терминах: кто-то говорит о программах КЭДО, другие — о платформах или сервисах. На деле это близкие, но не одинаковые понятия. Разберём, в чём разница и что выбрать именно вам.
Под программой КЭДО обычно понимают установленное программное обеспечение, которое работает на компьютере или сервере компании. Это может быть самостоятельный продукт или модуль, встроенный в бухгалтерскую или HR-систему (например, в 1С).
Такие программы позволяют:
Пример: модуль КЭДО в 1С или отдельное приложение, развернутое на сервере организации.
Платформа КЭДО — это более масштабное решение, объединяющее несколько функций и интеграций. Она может работать как основа для всей системы электронного документооборота, в том числе кадрового.
Пример: облачные платформы вроде ELMA КЭДО 3.0, где КЭДО — один из модулей.
Сервис КЭДО — это облачное решение по подписке, где пользователю не нужно ничего устанавливать. Доступ к документам осуществляется через веб-интерфейс.
Такой формат выбирают компании, которые хотят быстро запустить электронный кадровый документооборот без затрат на инфраструктуру.
Пример: HR-сервисы для КЭДО от операторов ЭДО — «Такском», «Диадок», «Тензор» и др.
Итог:
Выбор зависит от задач компании: если нужен быстрый старт — подойдёт сервис, если требуется глубокая интеграция — платформа, а для небольших компаний достаточно программы или модуля КЭДО.
Система электронного кадрового документооборота (КЭДО) — это не просто программа для хранения документов, а полноценная цифровая среда, где работают и сотрудники, и специалисты отдела кадров. Она охватывает все этапы взаимодействия между работодателем и сотрудником — от трудоустройства на работу до увольнения. Система КЭДО включает портал, интерфейс кадровиков и интеграции с внешними сервисами.
Составляющие системы КЭДО
Интеграция КЭДО с учетными системами — ключевое требование для создания сквозного автоматизированного документооборота. На практике это означает, что данные из электронных кадровых документов автоматически передаются в бухгалтерские и учетные программы, что исключает двойной ввод информации и связанные с ним ошибки.
Наиболее востребованный сценарий — интеграция с 1С, особенно с решениями «1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП)». Как показано в примере ELMA365 КЭДО, система может автоматически получать данные штатного расписания и сотрудников, а затем передавать в 1С данные для формирования электронных приказов на подпись (об отпусках, переводах) для расчета зарплаты и формирования отчетности. Это ускоряет процессы и гарантирует актуальность данных во всех системах.
Помимо 1С, современные платформы КЭДО поддерживают интеграцию с другими популярными системами:
SAP HR и другие ERP-системы для крупного бизнеса;
БОСС-Кадровик и другие специализированные HR-модули;
Системы бухгалтерского учета для автоматической передачи данных по начислениям и удержаниям;
CRM-системы для синхронизации данных по персоналу и клиентам.
Интеграция реализуется через готовые API-коннекторы или разработку индивидуальных решений. Это позволяет настроить автоматическую синхронизацию данных о сотрудниках, подписанных документах и кадровых событиях, обеспечивая единое информационное пространство и сокращая время на рутинные операции.
Выбирая программу КЭДО, важно учитывать не только удобство интерфейса и набор функций, но и соответствие требованиям законодательства. Несоблюдение может привести к тому, что документы будут признаны недействительными.
Основные требования:
Подробнее о правовой базе можно прочитать в материале: Закон об электронном документообороте в России.
Признаки надёжной программы КЭДО:
Мы рассмотрим наиболее развитые и функциональные решения, которые помогут организациям стать быстрее, сэкономить трудовые и денежные ресурсы, повысить надежность и безопасность при работе с документами.
Разработка для кадрового электронного документооборота от компании ELMA появилась в первом полугодии 2022 года. В основе этой системы — Low-code платформа ELMA365. По сути это конструктор с законченными модулями (корпоративный портал и интерфейс отдела кадров), который позволяет обмениваться документами и подписывать бумаги с помощью УНЭП. Использование Low-code инструментов — главная особенность и преимущество ELMA365, так как они позволяют адаптировать систему и маршруты документов под особенности бизнеса и изменения законодательства без привлечения программистов. Для поддержки потребуются только аналитики. При этом при внесении правок и доработок в автоматизацию останавливать работу не требуется.
ELMA КЭДО помогает:
Что входит в систему КЭДО от ELMA? Прежде всего портал. Через него происходит прием и увольнение сотрудников, а также работа с бумагами: приказами, заявлениями и другими документами. Кроме портала важной составляющей системы является цифровой отдел кадров. Он значительно снижает нагрузку менеджеров при работе с бумагами: они быстро могут найти информацию о работниках и историю изменений документов. КЭДО ELMA предусматривает интеграции (с 1С: ЗУП), чтобы загружать штатное расписание и выпускать УНЭП (электронную подпись). В дальнейшем ELMA планирует увеличивать число новых интеграций с другими системами.
Систему можно приобрести в трех версиях: облачная (SaaS), свой сервер (On-Premises) и Enterprise. Вы получите полный пакет функций, который объединяет все программные элементы и конфигурации для перехода к электронному документообороту.
Платформа от компании LanDocs существует на рынке более 21 года и подходит организациям разного масштаба: от 10 человек до 10 тысяч сотрудников. Она дает возможность создавать, хранить и согласовывать любые значимые бумаги в электронном виде. Специальная разработка позволяет взаимодействовать с платформой на любой операционной системе (в том числе отечественной), а также через любые мобильные устройства — смартфоны и планшеты.
Преимущества решения:
Система LanDocs работает в соответствии с федеральными законами и позволяет вести учет и оборот юридически важных трудовых документов согласно требованиям к длительному хранению. Интегрируется с другими кадровыми информационными системами. Разработчик предоставляет возможность бесплатно протестировать решение в течение трех месяцев при локальном внедрении с подключением 30 (и более) пользователей.
Решение от «Сбера» в сфере автоматизации HR-процессов и работы с персоналом позволяет упростить работу с трудовыми документами: договорами, журналами, приказами, служебными записками и табелями. Пользователи авторизуются в системе по SberID, заходят в личный кабинет, а далее — читают инструкции, могут управлять бумагами и подписывать их с помощью УНЭП. Плюс к этому, для установки не требуется специальное дополнительное программное обеспечение, так как решение доступно по SaaS.
Особенности системы:
Сервис КЭДО снижает количество ошибок в документах и нагрузку на специалистов кадрового департамента. После внедрения становится центром, единым окном, по работе с бумагами. Особенно подойдет организациям, чьи сотрудники работают удаленно. Эксперты компании-разработчика могут показать работу системы вживую на встрече и продемонстрировать весь реализованный функционал и инструкции.
Разработка компании Directum помогает управлять кадровыми документами и процессами. Например, по подбору персонала, контролю испытательного срока, приему и увольнению сотрудников, переводу из подразделения в подразделение, командировкам, отпускам. Решение позволяет вести электронный справочник сотрудников с фотографиями, контактами и другой информацией. Поэтому будет упрощать работу кадровым департаментам, службе безопасности и топ-менеджменту.
Directum КЭДО позволяет:
Система разработана с учетом трудового законодательства и положений (63-ФЗ, 377-ФЗ, 407-ФЗ) и подходит для сложных цифровизаций: юридически значимого документооборота, онлайн-приема сотрудников, оформления командировок и отчетов, заявок, длительного хранения бумаг. Решение Directum создано для российских компаний и поддерживается на отечественных ОС. По заявке можно получить демодоступ к решению, инструкции и протестировать внутри компании.
Сервис компании HRlink помогает работодателям перейти на электронный документооборот и создавать, подписывать и вести бумаги полностью в электронном виде. Разработка призвана автоматизировать ежедневные операции делопроизводства и экономить ресурсы бизнеса на доставке трудовых бумаг.
Преимущества сервиса:
HRlink снижает количество рутинных ручных операций и затраты на ведение документооборота. Платформа КЭДО входит в Единый реестр отечественного ПО Минкомсвязи России и не управляется из других стран. Поддержка также оказывается на территории РФ. Поэтому сервис помогает российским компаниям быстро перевести процессы на электронный документооборот и работать со всеми типами бумаг, включая договоры (материальная ответственность, трудовой и ученический договоры), заявлениями. Всего 200 типов документов. Благодаря тому, что это полностью российская разработка, с сервисом имеют возможность работать госкорпорации и госслужбы.
Если вы хотите внедрить систему КЭДО, соответствующую закону и упрощающую HR-процессы, обратите внимание на ELMA365. Это современная платформа для полного перехода кадровых процессов в электронный формат.
Результат — автоматизация без барьеров: ELMA365 КЭДО позволяет за несколько дней запустить кадровый ЭДО и исключить рутину.
Система КЭДО — это ключевой инструмент цифровизации HR-процессов, который помогает организациям отказаться от бумаги, ускорить оформление документов и снизить затраты.
Почему стоит обратить внимание на ELMA365: это гибкое решение, соответствующее закону и задачам бизнеса. Узнайте больше о ELMA365 и убедитесь, что цифровизация кадровых процессов может быть простой и выгодной.
КЭДО включает портал, интерфейс HR, модули подписания и хранения. Автоматизирует кадровый документооборот от трудоустройства до увольнения.
Платформа — комплексное решение, сервис — облачная версия, модуль — часть HR-программы.
Оформление, подписание и хранение кадровых документов, сокращение времени и отказ от бумаги.
Поддержка УКЭП и УНЭП, защита данных, идентификация участников, соответствие ТК и ФЗ.
Стоимость зависит от типа решения и числа сотрудников, но окупается за несколько месяцев.
Поделиться:
Электронный документооборот (ЭДО) в 2025 году: основные изменения и нововведения, которые следует учитывать в работе. ЭДО в России регулируется различными законами со стороны различных государственных структур.
В этой статье мы подробно разберём, с чего начать внедрение КЭДО, какие этапы пройти, какие документы и действия потребуются, а также как избежать типичных ошибок.
Летнее обновление открывает новую главу в автоматизации кадровой работы, предлагая не просто улучшения, а комплексные решения, меняющие подход к кадровым процессам.
