Комплексная автоматизация кадров с помощью ELMA КЭДО

Автоматизация КЭДО

Кадровый электронный документооборот — что это означает? В конце прошлого года государство на законодательном уровне позволило подписывать кадровые документы сотрудниками в электронном формате, то есть полностью отказаться от бумажного. Подробнее с юридическими нюансами и нововведениями, которые важно учитывать при переходе на КЭДО, можно ознакомиться в статье «Законодательные аспекты перехода на КЭДО».

Какие преимущества электронного кадрового документооборота? О плюсах КЭДО можно говорить бесконечно. Безусловно, КЭДО экономит бюджет компании на расходных материалах, логистике и организации архива, позволяет построить работу с сотрудниками на удаленке. Вам не потребуется отправлять документы по почте, вы сможете сделать это в системе быстро и без каких-либо задержек. Для сотрудников отдела кадров КЭДО является инструментом удобного мониторинга. Сокращаются проблемы с длительным подписанием документов, исключаются операционные ошибки, укрепляется HR-бренд. Сотрудникам становится удобнее работать. Для них прозрачны все кадровые процессы управления и организации. Рассмотрим на конкретном примере. Итак, сотрудник предприятия с помощью мобильного приложения направил запрос в кадровый отдел — заявление на материальную помощь. В рамках системы КЭДО это заявление будет согласовано с руководством, после чего будет сформирован приказ и направлен в систему электронного кадрового документооборота для электронного подписания. Никаких бумаг: и руководитель организации, и сотрудник смогут подписать эти документы в электронном формате с мобильного устройства. Эффективный подход.

Какой следующий шаг? Для того чтобы успешно автоматизировать кадровые процессы, необходимо грамотно сформировать бизнес-требования к системе.

Комплексная автоматизация кадров

Комплексная автоматизация кадров способствует значительной экономии бюджета предприятия и снижению трудозатрат на маршрутизацию документов. Рассмотрим на примере поиска кандидата до его трудоустройства и найма в компанию.

Подбор персонала в организации. Допустим, руководитель открывает в компании вакансию: ему необходимо нанять в штат нового инженера. Какие он должен предпринять действия? Создание вакансии в системе, согласование ее с вышестоящим руководителем по заранее выстроенной цепочке согласования. После этого вакансия размещается во внутреннем портале «Вакансии», чтобы существующие сотрудники могли также ознакомиться с ней. Параллельно вакансия отправляется в HR-департамент для поиска персонала. Здесь могут быть настроены интеграции с различными сервисами, в которых можно искать, например, резюме. Сотрудники HR-службы могут полноценно работать с этой вакансией, добавлять новых кандидатов на эту вакансию из существующей базы либо новых людей, вести всю историю работы с кандидатом прямо в системе. После того как руководитель согласовал одного из претендентов, кандидат переходит в процесс приема в компанию.

Трудоустройство на предприятие. В рамках системы мы переводим его в блок «Движение персонала». Запускаем по данному кандидату процесс приема и интегрируем это с кадровым делопроизводством. Процесс приема сотрудников задействует различные функциональные блоки в организации. Для приема сотрудника не достаточно только подготовить документы и подписать их. Необходимо также открыть новому сотруднику доступ во внутренние информационные системы, подготовить рабочее место, чтобы он мог приступить к выполнению своих обязанностей с первого дня. Итак, автоматизированный процесс приема кандидата на работу позволяет избежать длительной выдачи доступа и снизить издержки на выход сотрудника. Этот же процесс можно интегрировать с делопроизводством и учетной системой, чтобы работник подписал все необходимые документы в электронном формате. Перед вами комплексный пример автоматизации — от создания вакансии и поиска до приема сотрудника и подписания документов.

Как выбрать систему

Чтобы выбрать систему для автоматизации необходимо:

• определить функциональные блоки и их владельцев:
• собрать требования с владельцев и основных пользователей;
• определить приоритет требований;
• выделить общие требования к системе.

Первый шаг. Определите объекты автоматизации. Вы планируете автоматизировать только одну задачу или несколько задач? Или это комплексная автоматизация?

Второй шаг. Соберите команду. Вам потребуются: руководитель проекта, который будет всю информацию агрегировать, владельцы функциональных блоков (помогут сформировать требования), представители от ИТ и службы безопасности (они помогут сформировать общие требования по системе).

Третий шаг. Детализируйте требования. Схема достаточно простая. В подборе персонала важно работать с вакансиями, кандидатами, иметь поддержку реферальной программы, согласование оффера и т.д. А в кадровом делопроизводстве необходимо, чтобы документы легитимно подписывались и хранились, соответствовали законодательству, была поддержка разных подписей и мобильный интерфейс.

Четвертый шаг. Выберите систему. Следует учитывать, что система может быть двух видов: платформа для комплексной автоматизации всех функций и отдельные решения для автоматизации конкретных функций. Если на данный момент вы планируете автоматизировать одну задачу, а все остальное у вас уже есть, то возможно стоит посмотреть в сторону существующих платформ в вашей компании (если они поддерживают такие модули) или в сторону отдельного решения (оно закроет одну узкую задачу, но если вы не планируете развитие, то этого вполне достаточно). Если же вы смотрите систему для решения нескольких задач, то выбирайте среди платформ, которые смогут закрыть все ваши функции. Затем оцените функциональность — закрывает ли система ваши потребности, может ли она легко адаптироваться к изменениям. Посчитайте стоимость: ТСО в разрезе 3-5 лет — это стоимость с учетом лицензий (подписка или покупка), внедрения, поддержки. После того как вы определились с системой, можно переходить к проекту автоматизации.

Этапы проекта автоматизации

1. Подготовка нормативных документов. Необходимо подготовить ЛНА совместно с подрядчиком и в дальнейшем ознакомить сотрудников с этими документами. При этом данный этап может выполняться параллельно со всеми остальными.
2. Внедрение системы:

• подключение к учетной системе;
• загрузка штатного расписания и сотрудников;
• первичная загрузка исторических данных (здесь необходимо определиться за какой период вы хотите их загрузить и какие именно документы, чтобы сотрудники имели доступ к ним с портала);
• настройка дополнительного функционала (при необходимости).

3. Опытная эксплуатация. Испытание системы на небольшой лояльной группе пользователей, которые позитивно относятся к изменениям внутри компании и являются неформальными лидерами в организации. Делая упор на этих сотрудников, в дальнейшем вы достаточно просто сможете донести до остальных работников преимущества перехода на кадровый электронный документооборот. При испытаниях учитывайте, что если вы еще не перевели предприятие на электронное взаимодействие, то вам потребуется дублирование на бумаге, чтобы документы имели юридическую силу (или частичный ввод КЭДО на уровне организации на конкретные виды документов).
4. Обучение пользователей и сбор согласий с сотрудников. Этот этап включает в себя рассказ о преимуществах кадрового электронного документооборота и знакомство пользователей с системой, сбор согласий на КЭДО. После этого можно запускать систему КЭДО.
5. Поддержка и развитие.

Подводим итоги

Таким образом, к вопросу комплексной автоматизации кадров необходимо подойти тщательно и скрупулезно. Перед выбором и внедрением подходящей системы необходимо не только подробно изучить все правовые аспекты в кадровом электронном документообороте, но и учесть многочисленные требования к платформе. Наше решение ELMA КЭДО — простая и удобная СЭД для трудовых отношений и перевода кадровых процессов в электронный формат, которая упростит взаимодействие с сотрудниками и ускорит подписание документов, что особенно актуально для удаленных работников. Получите тестовый доступ к решению прямо сейчас!