Кадровый документооборот в организации

Кадровый документооборот. Суть процесса

Для начала разберемся, что такое документооборот как понятие. Это комплекс логичных и последовательных действий с документом, а именно обработка, прием, передача, хранение, подписание, архивирование и тд.

Документооборот, согласно законодательству РФ, — это неотъемлемая часть делопроизводства, внешних и внутренних процессов организации любого размера. Если в компании есть хотя бы один сотрудник, помимо работодателя, документообороту и трудовым отношениям быть. Документ является важным артефактом, который сопровождает и регламентирует бизнес-деятельность.

От того, насколько грамотно будет организован документооборот, это будет зависеть эффективность трудовых взаимодействий, легитимность и скорость внутренних и внешних процессов организации. Поэтому важным поинтом является то, как в организации происходит хранение, уничтожение документов, насколько строго соблюдаются дедлайны, касающиеся операций с документами.

Ключевые задачи кадрового документооборота

Документооборот в организации решает огромное количество задач, касающихся всех аспектов трудовых отношений, взаимодействия связок работник-работник, работодатель-работник, работник-контрагент и тд. Обеспечивает бесперебойный процесс кадрового делопроизводства. Очевидно, что ценность документа как артефакта в организации колоссальна.

Выделим несколько ключевых задач документооборота:

оформление и фиксация факта старта трудовых отношений работников и трудоустройства сотрудника;
ведение бухгалтерии;
придание определенной формы процессам в организации;
организация условий для грамотного и удобного управления персоналом;
управление разрешением разного рода конфликтов между сторонами трудовых отношений;
установление и фиксация правил и регламентов взаимодействия между работником и работодателем.

Виды кадровых документов

Затронем виды кадровых документов, касающихся некоторых кадровых процессов и кадрового делопроизводства и бухгалтерии в целом в рамках ТК РФ.

Прием сотрудника:

трудовой договор;
заявление о приеме;
приказ о приеме;
соглашение об обработке персональных данных;
трудовая книжка;
договор материальной ответственности.

Перевод сотрудника:

заявление на перевод;
приказ на перевод;
дополнительное соглашение.

Отпуск/ отсутствие:

график отпусков;
заявление на перенос отпуска;
заявление на учебный отпуск;
больничный;
заявление на отзыв из отпуска;
приказ о предоставлении отпуска;
диспансеризация;
заявление на отпуск за свой счет.

Сверхурочная работа:

документ вызова;
согласие на сверхурочную работу;
приказ о привлечении к сверхурочным работам;
уведомление о праве отказаться.

Командировка:

служебная записка;
приказ о командировке;
отчет о командировке;
авансовый отчет;
заявление о продлении.

Типы документооборота

Тип документооборота иллюстрирует то, каким образом организовано движение документов, их учет и прочие операции с документами в организации, то есть это некая схема. Все операции с документами в рамках каждого типа регламентированы законодательством РФ. Каждый из типов, о которых поговорим ниже, призван решать важную задачу, а именно, регламентировать трудовые отношения между сотрудником и работодателем, оптимизировать документооборот таким образом, чтобы максимально отсечь лишние шаги при управлении документами и тд.

Централизованный. Этот тип документооборота подразумевает консолидацию всех документов организации в одном месте, это может быть, например, канцелярия. Управление и операции с документами, связанные с хранением и регистрацией происходят именно там.
Децентрализованный. Название говорит само за себя. В этом случае документы могут храниться в нескольких точках, и каждая обрабатывает документы по единому регламенту. Такой тип управления документооборотом логичен для внедрения в организациях, у которых есть филиалы не только в разных районах, но и разных городах и даже странах.
Смешанный. Представляет собой гибрид выше представленных типов организации документооборота.

Важно отметить, что каждый из типов организации документооборота и кадрового учета удобен для определенных групп компаний. То есть, если мы говорим о централизованном типе управления документами, то такой тип удобен для небольших организаций, где документооборотом занимается 1-2 штатных работника.

Децентрализованный тип управления документами подойдет крупным и средним организациям, которые имеют несколько филиалов с разным гео-расположением. Если говорим о смешанном типе управления, то при такой организации документооборота формируется целый отдел, компетенция которого — это непосредственная работа с кадровыми документами.

Что такое кадровая политика организации

Мало просто организовать документооборот и учет в организации. Для того, чтобы управление кадровым делопроизводством было отлажено, все кадровые процессы работали легитимно, слаженно, грамотно и безошибочно, важно регламентировать шаги, подкрепить их правилами. И здесь появляется такое понятие как кадровая политика в трудовых отношениях. Кадровая политика — вектор организации работы, свод правил, принципов и методов, по которым работают кадры в организации и выстраиваются трудовые отношения. Это некая система управления кадрами и процессами, обеспечивающая соответствие действующему законодательству РФ в сфере трудовых взаимоотношений.

Существует несколько типов «кадровых политик», обусловлены они в первую очередь структурой организаций, а не трудовым кодексом РФ. Разберем эти типы подробнее:

По степени влияния управленцев организации на сотрудников:

Пассивная. В этом случае кадровая работа сводится в основном только к ликвидации негативных последствий. У кадровых специалистов, как правило нет стратегии подбора персонала и прогноза по потребностям в персонале, нет KPI. Кадровые проблемы и причины возникновения не подлежат анализу, стратегии по минимизации этих проблем, как правило, нет. Диагностика кадровой ситуации в целом отсутствует. Управление выстраивается по принципу резкого реагирования на возникающие конфликтные ситуации. Принцип трудовых отношений в том, что анализ конфликтной ситуации не проводится.
Реактивная. Здесь руководство выстраивает управление с той точки зрения, что контролирует симптомы негативного состояния в кадровой работе, причины и ситуации развития кризиса и принимает своевременные меры по устранению кризиса. Такой тип кадровой политики направлен на осознание причин, которые привели к кризису в кадровой работе и трудовых отношениях.
Превентивная. Такой тип управления в отличие от пассивной политики характеризуется видением и пониманием прогноза развития событий и пошагового плана для преждевременного устранения кризисных и конфликтных ситуаций в трудовых взаимодействиях.
Активная. Здесь мы говорим о наличии у управленцев не только объективных прогнозов, но и о наличии мер воздействия на персонал. Кадровые подразделения держат руку на пульсе и способны подготавливать нужные кадровые программы, проводить аудит и мониторинг конфликтных ситуаций краткосрочно и долгосрочно.

По уровню открытости к внешнему миру:

Открытая. Прозрачность процессов для сотрудников — основополагающий принцип открытого типа кадровой политики, это, безусловно, подкупает и выстраивает определенные трудовые отношения. Приверженность к такому типу управления может стать козырем при завоевании рынка и выходом на лидирующие позиции в отрасли.
Закрытая. Такой тип управления также имеет место быть, характеризуется определенными принципами найма — нанимаются только сотрудники низшего должностного уровня, а все руководящие должности, как правило, занимаются кадрами, которые уже давно работают в организации.

«Симптомы» успешного ведения кадрового документооборота

Ниже выделим несколько пунктов, которые говорят о том, что с вашим документооборотом и учетом все в полном порядке.

Движение каждого документа (договора, приказа и т.д.) в системе отлажено, происходит оперативно и без ошибок, независимо от места хранения;
Все сроки, связанные с учетом, обработкой, регистрацией, отправкой, подписанием документов соблюдаются без малейших задержек и погрешностей;
Возможность параллельной работы с документом несколькими сотрудниками одновременно.

Как правильно вести кадровый документооборот?

Есть несколько правил, которых стоит придерживаться для успешного ведения кадрового документооборота.

Количество подразделений, которые занимаются операциями с документами должно быть минимальным;
Для минимизации и в идеале исключения ошибок необходима четкая регламентация всех этапов движения документов;
За каждым подразделением должны быть закреплены определенные категории документов.

Электронный кадровый документооборот. Качественные преимущества.

В течение нескольких лет, начиная с 2018 года Министерство труда РФ реализовало ряд экспериментальных нововведений, касающихся зоны ответственности работодателя. Были затронуты и видоизменены процессы электронного контроля документации и электронного обмена.

Проведенные экспериментальные нововведения, безусловно, расширили нормативную базу и дали позитивный толчок и обратную связь от участников. Планка ряда показателей эффективности действительно была поднята.

В итоге, цифровая онлайн коммуникация и обмен электронными документами в трудовых отношениях официально разрешены. Перевести в электронный вид можно все кадровые документы за исключением трех:

акт о несчастном случае на производстве;
приказ об увольнении;
инструктаж по охране труда.

В этом случае закон обязывает дублировать на бумаге данные документы.

Последние изменения легитимизировали использование ЭП для подписания определенных видов документов: трудового договора и допсоглашений, ученического договора, договора о материальной ответственности и изменений к этим документам. В остальных случаях может использоваться другой вид электронной подписи, при условии, что факт использования зафиксирован в соответствующем документе.

Внедрение КЭДО определенно — это прогрессивный шаг, но, тем не менее, согласно законодательству РФ, это не обязанность как для работодателя, так и для работника. Работодатель может не внедрять КЭДО, а работник может не переходить, даже если работодатель его внедрил.

Далее о преимуществах электронного кадрового документооборота в кадровых процессах.

Организация работы без бумаги

То, о чем так мечтали все участники документооборота в организациях, особенно кадровые отделы — организация работы без бумаги, отказ от физического архива, экономия ресурсов. Архив теперь электронный. Как говорит законодательство РФ — ведение практически всех документов возможно электронно без дублирования на бумаге. Исключения все же есть: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и инструктаж по охране труда.

Минимизация кадровых трудозатрат

Кадровики сводят свой объем операционных задач к минимуму, что высвобождает внушительную часть времени для другой стратегической работы. Неоценимым преимуществом программ для ЭДО является возможность организации работы с документом в месте, где ведется кадровый учет: 1С, БОСС-Кадровик и тд.

Безболезненное взаимодействие с работниками на удаленке

Системы КЭДО — настоящий шаг вперед в том смысле, что мир и рынок находятся в постоянном изменяемом движении, а КЭДО — технологичный шаг, соответствующий изменениям и упрощающий кадровую работу. Удаленка — одно из проявлений изменяющегося мира, и КЭДО дает возможность грамотно и безболезненно обмениваться документами на больших и малых расстояниях без потери скорости.

Укрепление HR-бренда

Функциональное и простое взаимодействие с работниками, прозрачные процессы и понятные всем процессы — все это огромные плюсы в сторону роста лояльности сотрудника и кандидата. Не очевидно, но абсолютно точно электронный кадровый документооборот ускоряет воронку найма. Что это значит?— теперь HR закрывают вопросы с документами быстрее и не теряют потенциальных сотрудников.

Отслеживание статуса документов

Благодаря продуманному функционалу, документ не затеряется и не застопорится на каком-либо этапе. Работник всегда может проверять в системе актуальный статус документа и предпринимать необходимые действия.

Исключение ошибок человеческого фактора

Система подхватывает и страхует абсолютно все физические действия работника с документами.

3 обязательных фундаментальных шага для перехода на кадровый ЭДО:

Аудит кадровых процессов, подготовка требований. Важнейший этап, без которого весь смысл перехода сводится к нулю. Цель аудита понять, какие процессы и документы, в каком количестве станут участниками перевода в электронный вид.
Выбор программы КЭДО. Перед тем как начать выбирать, нужно определить, что именно для вашей организации будет важно, какие требования должна учесть программа для вас. Собрав пул требований, можно приступить к мониторингу рынка.
Разработка документа, в котором будет зафиксированы все детали и правила перевода. Документ называется локально-нормативный акт. Каждый работник обязательно ознакамливается с документом.

Как перейти на электронный кадровый ЭДО. Чек-лист

Не торопитесь сразу выбирать программу КЭДО. Переход на новое ПО — это многоступенчатый процесс. Для относительно быстрого перевода кадровых процессов в электронный вид и для спокойствия команды, необходимо провести ряд подготовительных действий ДО.

Рассмотрим действия детальнее.

Организация рабочего процесса в соответствии с законом

Очевидный факт, что в целом работа с документами ведется в рамках законодательства РФ. На этом шаге обращаем внимание на человеческий фактор, по которым работают некоторые процессы и также из-за которого очень часто происходят ошибки и неточности при оформлении и подписании документации. Например, при подписании документации «задним числом». Цифровизация исключает такую возможность, поэтому важно заострить внимание работников на этом.

Правильно внесенные в учетной системе

Очень часто в системе бывают указаны неверные данные работников — фамилия, номер телефона или адрес электронной почты. Любые неточности такого рода стопорят работу в программе КЭДО, а именно обмен необходимой документацией и ее подписание. Поэтому важно учесть этот момент заранее и актуализировать все данные работников.

HR-портал или ЛК работника

HR-портал работника по-настоящему раскрывает все фишки и функциональность программ КЭДО, поскольку именно там реализован ряд возможностей для автоматизации всей кадрово-документной рутины. Работник может закрывать все необходимые задачи по кадровым документам (оформление, подписание, обмен) через свой личный кабинет.

Теперь вы готовы, переходим непосредственно к шагам по переходу на КЭДО.

Аудит кадровых процессов

Важнейший этап, без которого весь смысл перехода сводится к нулю. Цель аудита понять, какие процессы и документы, в каком количестве станут участниками перевода в электронный вид.

Внедрение программного обеспечения

После установки ПО, проходит первичная базовая настройка, загрузка и перенос данных, адаптация интерфейсов для работников, подготовка регламентов и пользовательской пошаговой инструкции.

Следующий этап — тесты. Грамотно при проведении тестов программного обеспечения дублировать документы в бумажном варианте, чтобы был вариант юридически значимого документа. Обычно этап тестирования реализуется на тестовой группе пользователей, которых обучают как пользоваться программой и как обмениваться документами. Тестовый период играет важную роль в адаптировании ПО в структуре организации. При успешном тестировании можно смело расширять проект.

Формирование локально-нормативного акта

Работодателю важно учесть этот организационный момент. На выходе должен быть сформирован некий документ, журнал с руководством, в котором прописаны все действия, нюансы и правила электронной коммуникации. Строгих правил того, как должен выглядеть документ на сегодняшний день нет.

Кроме того, акт согласно ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ должен содержать:

информацию о выбранной системе КЭДО;
порядок доступа к информационной системе работодателя;
электронные документы работников, которые будут участниками КЭДО;
срок уведомления о переходе на данную систему работы;
дата внедрения ПО.

Готовая программа или собственная разработка

Рынок программ КЭДО сейчас уже достаточно разнообразен по функционалу, ценам и форматам поставки. Коробочные решения без труда помогут легитимно закрыть базовые потребности в работе с кадровыми документами. Программы, предлагающие кастомизацию для автоматизации, также присутствуют на рынке.

Разработка ПО под себя — вариант заманчивый, так как можно учесть все потребности и хотелки бизнеса, но есть одно но — это очень дорого.

Оптимальный формат — коробка с возможность кастомизации процессов под себя. Гибкость и адаптивность — важные характеристики как бизнесов, так и инструментария нашего времени.

Например, в расширенной версии ELMA365 КЭДО есть возможность дополнять функционал системы и добавлять новые способы обработки кадровых документов благодаря Low-code инструментам.

ELMA КЭДО: гибкость настроек

Требования к программе кадрового ЭДО

Внутренние процессы, оргструктура организаций могут быть разными и требующими проработки требований. но основные требования к ПО выглядят следующим образом:

гибкость, возможность добавлять новые процессы в систему с учетом специфики бизнес-процессов организации;
поддержка всех ЭП;
интеграция программы с учетной системой;
хранение документов и доступности к ним на протяжении всего необходимого срока;
соответствие программы требованиям законодательства РФ.

Программа ELMA365 КЭДО соответствует всем основным требованиям и, кроме того, обеспечивает возможность добавлять новые кадровые процессы, если возникает такая потребность. Решение включает в себя HR-портал, интерфейс отдела кадров, интеграции.

HR-портал подхватывает реализацию полного цикла делопроизводства в организации — прием/перевод/увольнение сотрудников, работа с кадровой документацией.

Для кадровых специалистов в программе реализован рабочий интерфейс, обеспечивающий доступ ко всем работникам и их личным данным, кадровым документам и процессам.

Программа бесшовно интегрируется 1С:ЗУП и УД для выпуска УНЭП.

ELMA365 КЭДО — гибкая программа с Low-code инструментами, которые позволяют собирать новые бизнес-процессы, в том числе кадровые, на конструкторе и без значительных трудозатрат и программистов.

Рассмотрим пример трудовых отношений на процессе трудоустройства.

Для того, чтобы начать полноценно работать в программе, нужно выгрузить штатное расписание из учетной системы, например, в 1С:ЗУП. С помощью базовой возможности интеграции это легко реализуемо. Расписание выгружается для того, чтобы работники залогинились в программе и получили доступ к функционалу.

ELMA КЭДО: существенная экономия времени

Специалист-кадровик вносит все данные каждого сотрудника в программу: ФИО, электронная почта, телефон, должность и др. После этого работник получает от кадровика приглашение в портал, где самостоятельно подгружает документацию (после создания соглашения о ПД), онлайн подписывает соглашение об электронном взаимодействии. Этот документ важен для запуска подготовки УНЭП и электронного обмена документацией. Весь пул документации после этого отправляется на проверку в отдел кадров.

Если найдены ошибки, то для изменения данных необходимо выбрать этап заполнения информации, на который стоит вернуть сотрудника. Например, на сканы документов. Сотрудник также получает уведомление о внесении изменений и комментарий специалиста отдела кадров. После того, как проверка данных успешно пройдена, оформите УНЭП — усиленную неквалифицированную подпись для сотрудника. Как это происходит? Система автоматически отправит заявку на УНЭП в удостоверяющий центр, выпуск которой сотрудник подтвердит на госуслугах.

После того, как сотрудник подтвердил выпуск УНЭП, система автоматически получит открытый ключ сертификата, сохранит его к себе. А закрытый ключ сертификата хранится в облаке удостоверяющего центра, к которому имеет доступ только сотрудник со вторым фактором подтверждения по SMS. Далее процесс автоматически переводит его на этап трудоустройства, формирует пакет документов по шаблонам. Сотрудник проверяет свои данные и подписывает документы с помощью облачной УНЭП, подтвердив свою личность по SMS.

Затем сотрудник попадает на портал КЭДО, где будут доступны кадровые сервисы — заявления на отпуск, отгул, командировку и т.п. Сотрудник в любой момент сможет создать заявление, которое система автоматически отправит на согласование и вернет на подписание. Сотрудник будет иметь доступ к своим документам и видеть, на каких этапах они находятся.

Рецензент: Раис Ахкямов

7 ноября

FAQ - часто задаваемые вопросы

Что такое кадровый документооборот в организации и зачем он нужен?

Кадровый документооборот – это систематизированный процесс обработки кадровых документов внутри организации, который позволяет упростить, ускорить и снизить риски взаимодействия между сотрудниками и работодателем. Важной составляющей такого документооборота является автоматизация процессов, что способствует повышению эффективности работы кадрового отдела и увеличению производительности сотрудников компании.

Какие документы относятся к кадровому документообороту?

К кадровому документообороту относятся различные документы, связанные с управлением персоналом: трудовые договоры, приказы, отчеты о рабочем времени, заявления сотрудников, кадровые карты, личные дела и прочие документы, касающиеся кадровой деятельности. Важно уметь правильно организовать и структурировать такие документы для обеспечения эффективной работы кадрового отдела.

Как правильно организовать кадровый документооборот в компании?

Организация кадрового документооборота в компании требует определенных усилий и ресурсов, но при этом является важным фактором для эффективной работы организации. Необходимо создать четкую систему документооборота, разработать процессы обработки документов и контроль за ними, а также выбрать подходящие программы и технологии для автоматизации процессов, такие как ELMA365 КЭДО.

Какие требования предъявляются к документообороту в области кадрового делопроизводства?

Документооборот в области кадрового делопроизводства подчиняется законодательным требованиям и нормам, в том числе касающимся конфиденциальности и защиты данных. Необходимо учитывать также специфические требования, например, при оформлении трудовых договоров или приказов на увольнение сотрудников.

Как ускорить и упростить процесс обработки кадровых документов?

Для ускорения и упрощения процесса обработки кадровых документов можно использовать различные технологии и программы, например, электронный документооборот ELMA365 КЭДО, системы управления электронными документами, онлайн-сервисы для заполнения документов и другие решения. Это помогает сократить время на ручную обработку документов и снизить вероятность ошибок.

Какие риски возникают при неправильной организации кадрового документооборота и как их минимизировать?

Неправильная организация кадрового документооборота может привести к серьезным последствиям, таким как штрафы, убытки и проблемы с сотрудниками. Например, неправильно оформленный трудовой договор может привести к юридическим проблемам и дополнительным затратам на оплату штрафов. Поэтому важно подойти к организации кадрового документооборота ответственно и профессионально, обучить сотрудников работе с системой ELMA365 КЭДО и своевременно обновлять процессы и технологии в соответствии с изменениями законодательства.

Какие программы и сервисы могут помочь автоматизировать процессы кадрового документооборота?

При правильной организации кадрового документооборота, например, вместе с ELMA365 КЭДО можно существенно повысить эффективность работы организации. Автоматизация процессов, ускорение обработки документов, уменьшение количества ошибок и проблем взаимодействия сотрудников с работодателем, все это сокращает временные затраты и ресурсы на управление персоналом. Это также позволяет быстро реагировать на изменения внутри компании и быстро адаптироваться к новым требованиям.