График отпусков: составление, сроки утверждения по ТК РФ

Blue wave
Ольга Михеева

Ольга Михеева

Product Owner ELMA365 Service и ELMA365 КЭДО

Все статьи автора

График отпусков — это не просто внутренний документ компании, а строго обязательный нормативный акт, регламентированный статьёй 123 Трудового кодекса РФ. Его отсутствие или некорректное составление — прямая дорога к административным штрафам, конфликтам с сотрудниками и внеплановым проверкам Государственной инспекции труда. В этом подробном руководстве мы разберём все аспекты: от базовых требований закона до тонкостей утверждения и типичных ошибок, которых легко избежать.

Оглавление

Что такое график отпусков и зачем он нужен?

График отпусков (ГО) — это локальный нормативный акт организации, в котором устанавливается очерёдность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам на предстоящий календарный год. Его основная функция — обеспечить баланс между правом работников на своевременный отдых и операционными потребностями бизнеса. График позволяет планировать рабочую нагрузку, избегать ситуаций, когда одновременно отдыхают ключевые специалисты, и гарантировать соблюдение норм трудового законодательства.

Таблица 1: График отпусков — баланс интересов
Обязанности работодателя Права сотрудника
Составить и утвердить график до 17 декабря Быть включённым в график отпусков
Ознакомить с графиком под подпись за 2 недели до отпуска Получить отпуск точно в даты, указанные в графике
Предоставить отпуск в соответствии с графиком Перенести отпуск по согласованию с работодателем
Нести ответственность за отсутствие графика (штрафы) Подать жалобу в ГИТ при нарушении прав

Обязателен ли график отпусков для всех?

График отпусков обязателен для всех подавляющего большинства работодателей. Согласно ст. 123 ТК РФ, график отпусков обязателен для всех организаций и индивидуальных предпринимателей, выступающих в роли работодателей. Это прямое требование закона, направленное на защиту прав работников.

Есть ли исключения?

  • Микропредприятия (до 15 сотрудников) могут отказаться от принятия локальных нормативных актов, включая график отпусков, если все условия труда прописаны непосредственно в трудовых договорах с сотрудниками (ст. 309.2 ТК РФ). Однако даже в этом случае наличие графика остаётся лучшей практикой для планирования.
  • Индивидуальные предприниматели без наёмных работников — на них обязанность не распространяется.

График отпусков

Что будет, если графика отпусков нет?

Отсутствие графика отпусков квалифицируется как нарушение трудового законодательства и влечёт административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

  • Штраф для должностных лиц и ИП: от 1 000 до 5 000 рублей.
  • Штраф для юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей.

Сроки составления и утверждения графика отпусков по ТК РФ

Соблюдение сроков — критически важный момент, на который обращают внимание проверяющие органы. Закон устанавливает жёсткие временные рамки.

Когда и как составляют график отпусков?

Составлением графика традиционно занимается отдел кадров или HR-служба в тесном взаимодействии с руководителями подразделений. Процесс начинается в IV квартале текущего года (чаще в ноябре). Он включает:

  • Сбор письменных заявок-пожеланий от сотрудников о предпочтительном времени отпуска.
  • Анализ производственной необходимости, планов компании и норм, дающих право на отпуск в удобное время.
  • Предварительное согласование дат с руководителями отделов.

Сроки утверждения графика отпусков

Ключевое требование ст. 123 ТК РФ: график отпусков должен быть утверждён работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года, на который он составлен.

Что это значит на практике для 2026 года?

Календарный год начинается 1 января. За две недели до этой даты — это 17 декабря 2023 года. Таким образом, последний день для утверждения графика отпусков на 2026 год — 17 декабря 2025 г. Утверждение осуществляется изданием соответствующего приказа (распоряжения) руководителя организации за его подписью.

Пошаговая инструкция: как составить график отпусков

Чтобы документ имел юридическую силу и был практичным, следуйте этому алгоритму.

Шаг 1. Подготовка и сбор информации

Запрос пожеланий: Распространите среди сотрудников бланки заявлений или анкеты с просьбой указать предпочтительный период отпуска. Это демонстрирует учёт мнения работника, что важно для Роструда.

Анализ категорий: Выделите сотрудников, имеющих право на отпуск в удобное для них время (несовершеннолетние, беременные, совместители, «чернобыльцы» и др. — ст. 123 ТК РФ).

Планирование нагрузки: Согласуйте с начальниками отделов периоды, когда отсутствие сотрудников наименее критично.

Шаг 2. Заполнение формы (Т-7 или собственная)


Унифицированная форма Т-7 не является обязательной, но широко применяется. Вы можете разработать свою форму, но в ней должны присутствовать обязательные реквизиты:

  • Наименование организации.
  • Название документа и период (например, «График отпусков на 2024 год»).
  • Дата составления.

Табличная часть с колонками: порядковый номер, ФИО сотрудника, должность, структурное подразделение, планируемая дата начала отпуска, количество календарных дней, примечания (например, о переносе).

Подписи ответственных лиц (руководителя кадровой службы, руководителя организации).

Шаг 3. Согласование и учёт мнения профсоюза

Если в организации есть профсоюз или иной представительный орган работников, график отпусков необходимо направить на учёт мнения до его утверждения (ст. 8 ТК РФ). Профсоюз в течение 5 дней даёт мотивированное заключение. При несогласии стороны проводят дополнительные консультации.

Утверждение графика отпусков: права, обязанности и споры
Этот этап чаще всего вызывает вопросы и конфликтные ситуации.

Порядок утверждения графика

После всех согласований руководитель организации издаёт приказ (распоряжение) об утверждении графика отпусков. С этого момента документ вступает в силу.
Важнейшее действие: всех сотрудников необходимо ознакомить с утверждённым графиком под личную подпись. Сделать это нужно заранее, чтобы у работника была возможность спланировать свой отдых. Факт ознакомления часто фиксируется в отдельном журнале или непосредственно на листе ознакомления к графику.

Может ли работодатель не согласовать график отпусков?

Этот вопрос имеет два аспекта:

  • До утверждения графика: Работодатель имеет право корректировать предложенные даты отпусков, исходя из производственной необходимости. Желание сотрудника учитывается, но окончательное решение остаётся за организацией. Отказ согласовать конкретную дату, предложенную работником, не является нарушением, если обоснован потребностями бизнеса.
  • После утверждения графика: Утверждённый и должным образом ознакомительный график обязателен для обеих сторон (ст. 123 ТК РФ). Работодатель не вправе отказать в отпуске, если дата указана в графике. Такой отказ будет являться нарушением права на отдых. Работник также обязан выйти в отпуск в запланированные сроки.

Что делать, если сотрудник настаивает на переносе утверждённой даты?

Перенос возможен только по соглашению сторон, оформленному дополнительным соглашением к трудовому договору, либо по инициативе работника на основании его заявления (например, по семейным обстоятельствам). Работодатель может инициировать перенос только в исключительных случаях с согласия работника и с выплатой компенсации (ст. 124 ТК РФ).

Внесение изменений в утверждённый график

Жизнь вносит коррективы, и график может потребовать изменений. Закон предусматривает такую возможность:

  • По соглашению сторон: Это самый частый и простой вариант. Оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору или просто заявлением работника с резолюцией руководителя.
  • По инициативе работника: Работник пишет заявление о переносе отпуска с указанием причины. Работодатель вправе удовлетворить его просьбу.
  • По инициативе работодателя: Возможно только в исключительных случаях (например, для предотвращения простоя) и только с согласия работника. При этом работнику должны быть возмещены все неудобства, включая перенос уже купленных путёвок (ст. 124 ТК РФ).

Важно: Любые изменения должны быть документально зафиксированы.

Обязан ли работник соблюдать утверждённый график?

Да, обязанность работника соблюдать утверждённый график прямо вытекает из ст. 123 ТК РФ. Самовольный уход в отпуск не в указанные даты может быть расценён как прогул.

Таблица 2: Ключевые параметры графика отпусков на 2026 год по ТК РФ
Параметр Требование по ТК РФ Срок / Норма Последствия нарушения
Обязательность Обязателен для всех работодателей, кроме ИП без сотрудников и микропредприятий* Ст. 123 ТК РФ Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 000 ₽ для юрлиц)
Срок утверждения Утвердить не позднее чем за 2 недели до начала календарного года До 17 декабря 2025 года (на 2026 год) Работа без графика с января = нарушение, риск штрафа
Форма документа Унифицированная форма Т-7 не обязательна. Можно использовать свой бланк. Рекомендуется утв. форма или бланк со всеми реквизитами Документ могут признать недействительным, что приравнивается к его отсутствию
Ознакомление сотрудников Каждый сотрудник должен быть ознакомлен с графиком под подпись В разумные сроки, желательно сразу после утверждения Сотрудник может оспорить дату отпуска; сложности при проверке ГИТ
Уведомление о начале отпуска Работника нужно известить под подпись о дате начала отпуска Не позднее чем за 14 календарных дней до начала (ст. 123 ТК РФ) Сотрудник вправе потребовать переноса отпуска на удобное время
Внесение изменений Изменения вносятся по соглашению сторон Оформляется доп. соглашением к трудовому договору или приказом Самовольный перенос любой из сторон является нарушением
*Микропредприятия могут заменить график условиями в трудовых договорах (ст. 309.2 ТК РФ).

Типичные ошибки и ответственность работодателя

Нарушение правил составления и утверждения графика — одна из самых частых причин штрафов от ГИТ. Вот 7 ключевых ошибок, которых стоит избегать.

1. Нарушение сроков утверждения графика
Ошибка: Утверждение графика позже, чем за 2 недели до Нового года, или отсутствие графика на начало года.
Последствия: Штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. Проверяющие считают нарушением уже факт работы организации в январе без утверждённого графика.

2. Ошибки в оформлении документа
Ошибка: Использование формы с неполными реквизитами (отсутствие подписи руководителя, даты утверждения, ФИО сотрудников).
Последствия: Документ может быть признан недействительным, что приравнивается к его отсутствию. Риск штрафа и конфликта с сотрудником, чьи права были нарушены из-за неточности.

3. Исключение сотрудников из графика
Ошибка: В график не включены все сотрудники, оформленные на момент его утверждения (особенно часто «забывают» совместителей, сотрудников в декрете, с которыми сохранено место).
Последствия: Претензии со стороны неучтённого работника, требование предоставить отпуск в удобное для него время. Штраф за нарушение порядка предоставления отпуска.

4. Отсутствие конкретных дат
Ошибка: В графике указан только месяц отпуска без конкретных чисел (например, «июнь 2024»).
Последствия: Письмо Роструда № ПГ/59141-6-1 от 24.12.2020 прямо указывает, что это недопустимо. Это приводит к неопределённости, конфликтам и нарушает право работника на своевременное уведомление.

5. Нарушение прав и гарантий сотрудников
Ошибка: Непредоставление отпуска в удобное время льготным категориям сотрудников (например, мужу во время отпуска жены по беременности и родам — ст. 123 ТК РФ).
Последствия: Жалоба в ГИТ, административное нарушение, обязательство предоставить отпуск в нужный срок.

6. Некорректное разделение отпуска
Ошибка: Разделение ежегодного отпуска на части без согласия работника или нарушение правила о том, что одна из частей не может быть менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
Последствия: Жалоба сотрудника. Работодателя могут обязать предоставить отпуск частями в соответствии с законом.

7. Просрочка уведомления сотрудников
Ошибка: Работника не известили под подпись о времени начала отпуска за 2 недели (ст. 123 ТК РФ).
Последствия: Работник вправе потребовать переноса отпуска на удобный для него срок. Фактический срыв планирования работы.

Как избежать этих ошибок? Системы автоматизации кадрового документооборота, такие как ELMA365 КЭДО, исключают человеческий фактор в рутинных операциях. Они контролируют сроки, автоматически напоминают о необходимости утверждения и ознакомления, проверяют пересечения отпусков ключевых сотрудников и обеспечивают юридически корректное оформление всех этапов, сводя риски штрафов к минимуму.

KEDO

Заключение: как составить и утвердить график отпусков без ошибок

График отпусков — это не бюрократическая формальность, а важный правовой инструмент, который обеспечивает стабильность работы компании и защищает права сотрудников. Соблюдение установленных ТК РФ сроков составления и утверждения, внимательное оформление документа и корректное взаимодействие с коллективом позволяют минимизировать риски штрафов и трудовых споров. Использование современных цифровых решений для автоматизации этого процесса — самый надёжный способ исключить технические ошибки и сосредоточиться на стратегическом планировании.

График отпусков: часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли составить график отпусков в январе, если не успели сделать это в декабре?

Нет, это будет считаться нарушением. Согласно ст. 123 ТК РФ, график отпусков должен быть утверждён не позднее чем за 2 недели до начала календарного года, то есть до 17 декабря предыдущего года. Работа в январе без утверждённого графика уже является основанием для штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ.

Что делать, если сотрудник устроился на работу после утверждения графика?

Нового сотрудника необходимо включить в график отпусков дополнительным приказом. Отпуск ему предоставляется по согласованию с руководителем, желательно с учётом пожеланий работника, но в рамках производственной возможности. Даты отпуска такого сотрудника не обязательно должны быть в конце года.

Обязательно ли использовать унифицированную форму Т-7?

Нет, с 2013 года форма Т-7 не является обязательной. Работодатель вправе разработать собственный бланк графика отпусков. Главное, чтобы в нём были все необходимые реквизиты: наименование организации, ФИО сотрудников, должности, даты отпусков, подпись руководителя и дата утверждения.

Обязателен ли график отпусков для ИП?

Да, для индивидуальных предпринимателей, имеющих наёмных работников, график отпусков обязателен по ст. 123 ТК РФ. Исключение составляют только ИП без сотрудников, а также микропредприятия, которые могут включить все условия в трудовые договоры (ст. 309.2 ТК РФ).

Можно ли перенести отпуск по графику?

Да, но только по соглашению между работником и работодателем, оформленному в виде дополнительного соглашения к трудовому договору или приказа. Работодатель может инициировать перенос только в исключительных случаях и с согласия сотрудника (ст. 124 ТК РФ).

Сколько раз можно дробить отпуск?

Отпуск можно разделить на несколько частей по соглашению сторон, при условии, что хотя бы одна из частей будет не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Количество остальных частей и их продолжительность закон не ограничивает, но это должно быть удобно обеим сторонам.

Рецензент: Наталия Долженкова

Поделиться:

Новости и статьи

Все новости и статьи