Типичные ошибки работодателей при составлении графика отпусков: как избежать штрафов и конфликтов

Формирование графика отпусков — обязательная процедура для большинства компаний, однако нарушение норм Трудового кодекса РФ нередко приводит к спорам с сотрудниками, проверкам ГИТ и финансовым санкциям. Рассмотрим ключевые проблемы и законодательные требования, которые помогут минимизировать риски.

1. Нарушение сроков утверждения графика

Согласно ст. 123 ТК РФ, график отпусков должен быть утвержден не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. Нарушение сроков может привести к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Все организации (кроме ИП и микропредприятий) обязаны иметь график отпусков. Его отсутствие — прямое нарушение ст. 123 ТК РФ и повод для административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

2. Ошибки в оформлении документа

Унифицированная форма графика отпусков не обязательна к использованию. Компания может разработать и утвердить свою форму документа. Рекомендуемые данные для отображения в графике:

• Наименование документа

• Дата составления документа

• Ф.И.О. сотрудник

• должность

• подразделение

• даты периодов отпусков

• учет мотивированного мнения профсоюза (при наличии)

• подпись руководителя или уполномоченного лица

Отсутствие реквизитов снижает юридическую силу документа.

3. Исключение сотрудников из графика

В график отпусков необходимо включать всех трудоустроенных сотрудников на момент утверждения графика, в том числе внешних и внутренних совместителей. Неучет сотрудников приводит к претензиям Роструда.

4. Отсутствие конкретных дат

Роструд рекомендует указывать точные даты начала отпуска, а не только месяц (Письмо № ПГ/59141-6-1 от 24.12.2020). Это исключает двоякое толкование.

5. Нарушение прав и гарантий сотрудников в выборе дат отпуска

График обязателен к исполнению как для компании, так и для сотрудников: сотрудник обязан пойти в отпуск по графику, а работодатель не вправе отказать в отпуске, утвержденным графиком (ст. 123 ТК РФ).

Некоторым категориям сотрудников отпуск предоставляется в удобное для них время, а также дополнительные отпуска или удлиненные.

6. Некорректное разделение отпуска

Деление отпуска на части может осуществляться только с обоюдного согласования работодателя и работника.

Одна часть отпуска не может быть меньше 14 дней. (ст. 125 ТК РФ). Самовольное разделение — повод для жалобы в ГИТ.

7. Просрочка уведомления сотрудников

Работник должен быть извещен о дате отпуска не позднее чем за 14 дней до начала отпуска под подпись (ст. 123 ТК РФ). Нарушение срока — основание для переноса отпуска по заявлению сотрудника.

ELMA365 КЭДО предотвратит любые сложности с оформлением отпусков: пересечение дат ключевых сотрудников, сложности согласования, экономя время и ресурсы HR-специалистов, вносить правки без бюрократии.

На индивидуальном вебинаре вы узнаете, как с ELMA365 КЭДО в несколько кликов автоматизировать составление/подписание графиков отпусков в вашей компании.

Никаких ручных расчетов, перегрузки сотрудников или риска несоответствия ТК РФ — ELMA берет все процессы под контроль.

Приходите на индивидуальный вебинар и сделайте планирование отпусков простым, прозрачным и на 100% безошибочным процессом.
Покажем кейсы и дадим рекомендации под ваши задачи.

Узнать больше