Документооборот кадровых документов

Что такое кадровый документооборот?

Кадровый документооборот — процесс создания, хранения и передачи документов, связанных с организацией и исполнением трудовых отношений. Ответственность за его реализацию и легитимность ложится на плечи сотрудников кадрового департамента.

Управление кадровыми документами включает в себя управление всем жизненным циклом документов сотрудников для обеспечения надлежащего хранения необходимых записей, контролируемого доступа к документам и информации и своевременного удаления устаревших документов.

Кадровые документы являются основой процедур, которые регулируют все, от адаптации работника до заключения договоров с новыми деловыми партнерами. Команды должны иметь готовые, организованные и доступные шаблоны кадровых документов, чтобы упростить внутреннюю работу в сегодняшней сложной бизнес-среде.

Задачи кадрового документооборота:

• Регламентация отношений между работодателем и работником;
• Обеспечение соблюдения законодательных норм в сфере Трудового права;
• Создание и поддержание внутренних регламентов компании;
• Контроль движения персонала;
• Фиксация всех юридически значимых событий, касающихся работы на предприятии.

Компании составляют и хранят длинный список документов для кадровых целей: трудовые договоры, заявления, справки и многое другое. Для создания и хранения кадровых документов компании часто используют различные процессы, где многие документы создаются на основе шаблонов местного офиса, распечатываются, подписываются и отправляются на хранение в картотеку. Так происходит при бумажном виде ведения документооборота.

Электронный кадровый документооборот

В ноябре 2021 года государство утвердило на законодательном уровне возможность перевода кадрового делопроизводства в электронный вид. В связи с этим в Трудовой Кодекс Российской Федерации были добавлены новые статьи — 22.1–22.3, которые регулируют электронное взаимодействие с документами в организации.

Электронный кадровый документооборот — документирование трудовых отношений и всех вытекающих процессов в цифровом виде на базе специальной электронной платформы (КЭДО). Из-за огромного количества документов, которые отдел кадров обрабатывает еще до завершения процесса найма, надежная система автоматизации кадрового делопроизводства является ключом к поддержанию организованности, масштабируемости и созданию единого источника достоверной информации.

Законом разрешено ведение и хранение всех кадровых документов в электронном виде, за исключением: актов о несчастных случаях на производстве, приказов об увольнении, а также документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда. Все остальные документы можно свободно преобразовывать в электронный вид.

Системы управления документооборотом были созданы для работы с электронными документами на каждом этапе их жизненного цикла, от создания до уничтожения. Организации могут получить значительные финансовые и операционные преимущества за счет цифровой модернизации документоориентированных процессов. Ниже рассмотрим их подробнее.

Преимущества КЭДО

Использование инструмента, помогающего управлять кадровым делопроизводством вашей организации, дает много преимуществ, и их понимание, является первым шагом к выбору правильной системы управления документами. Рассмотрим наиболее популярные из них.

Минимизация ошибок

Перепутать данные, просмотреть опечатку, оставить незаполненное поле — все это неизбежно встречается в работе живых сотрудников. КЭДО забирает на себя большинство рутинных задач, исключая риски возникновения ошибок человеческого фактора. Типовые процессы исполняются системой по заранее заданному шаблону.

Надежное хранение и удобный поиск

Кадровые сотрудники работают более быстро и четко, когда могут легко находить все необходимые документы. Они смогут тратить меньше времени на копание в картотеках или коробках, полных неструктурированных документов, и больше времени на такие вещи, как управление взаимоотношениями с сотрудниками. Такой подход обеспечивает хранение всех кадровых документов в одном месте и предоставляет к ним легкий доступ.

Экономия бюджета

Ручные процессы обработки документов слишком дорогие в эксплуатации и обслуживании. Они требуют большего количества персонала, что приводит к увеличению затрат на рабочую силу, затратам на печать и распространение документов, организацию архива и т.д. При пользовании КЭДО оплачивается только эксплуатация системы, что получается значительно дешевле.

Рост производительности

Устранение повторяющихся операций, связанных с документами, администрированием, физическим хранением и ручным распространением бумажных документов в пользу цифрового документооборота сэкономит время кадровых сотрудников, устранит бюрократию и позволит им выполнять свою работу оперативнее.

Самообслуживание сотрудников

Сотрудники могут безопасно получать доступ к своим документам и самостоятельно обновлять их, не связываясь с отделом кадров. Разрешения на доступ и редактирование могут быть определены в зависимости от роли сотрудника. Таким образом, сокращаются временные затраты как и кадровиков, так и всего персонала.

Совместная работа

Цифровой рабочий процесс документов расширяет возможности сотрудничества между сотрудниками внутри одной компании или из внешних источников, позволяя в режиме реального времени совместно работать над документами, касающимися обновлений, утверждений, отклонений и т.д.

Безопасность

Документы, как правило, являются конфиденциальными, поэтому работодателю крайне важно обеспечить надлежащую безопасность и контроль над тем, кто может получить к ним доступ. Достижение контроля с помощью ручной бумаги или системы хранения документов чрезвычайно сложно. Сохраняя все данные в системе, вы можете установить разрешения для каждого документа, папки и четко определить, кто и когда может просматривать документы.

Единообразие документов

Обеспечить единообразное форматирование, название и контроль контента непросто. Внедрение цифровых рабочих процессов или разработка того, как вы хотите хранить свои документы, обычно создает контент, который последовательно архивируется одним и тем же способом. Например, все ваши заявления будут храниться в цифровом виде с одинаковой необходимой информацией (номер заявления, дата, имя работника, код и т. д.).

Электронная цифровая подпись

Если подписать бумажный договор вручную, а затем отсканировать его и загрузить в компьютер, то он не будет рассматриваться как электронный документ и не будет признан законом. Для того чтобы электронный документ начал иметь юридическую силу, его необходимо подписать электронной цифровой подписью. Это единственный путь соблюдения легитимности.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это эффективный и законный способ быстрой подписи электронных документов. Безопасные и пользующиеся доверием во всем мире электронные подписи могут заменить рукописную подпись во многих процессах.

Использование ЭЦП вместо обычной подписи означает, что сторонам необязательно находиться в одной комнате для согласования договора — это можно сделать по электронной почте, с помощью мобильных технологий или в браузере с использованием платформы для заключения договоров. В нашем случае речь идет о подписании через корпоративную систему КЭДО.

Виды электронных цифровых подписей:

• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — самый защищенный вид подписи, подходит для всех типов документов;
• Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) — подпись, обладающая средней степенью защиты, подходит для большинства типов документов, но с рядом ограничений;
• Простая электронная подпись (ПЭП) — самый слабый по защите вид подписи, подходит для маленького круга документов.

Обязанность за обеспечение персонала электронными подписями ложится на работодателя. Для того чтобы выпустить ЭЦП, кадровикам необходимо через систему КЭДО отправить заявки в специальный удостоверяющий центр на выпуск ЭЦП, после чего каждый работник должен подтвердить выпуск ЭЦП через Госуслуги и получить доступ к ней по смс. Оплата электронных подписей также возлагается на работодателя.

Как перевести кадры в цифру

Возможно, самое важное решение, которое организация примет в процессе преобразования, — это определить, где хранить электронные файлы сотрудников. Существует множество информационных систем управления персоналом, которые преобразуют и хранят документы в цифровом виде. Чтобы вам было легче выбрать подходящее программное обеспечение, найдите время, чтобы обдумать, как вы хотите вести безбумажное делопроизводство в кадрах. С выявленными потребностями поиск программного обеспечения будет более простым.

Этапы перехода на электронный кадровый документооборот:

1. Создание перечня документов, которые планируется перевести в электронный вид;
2. Составление локального нормативного правового акта (ЛНА), который будет регулировать работу в системе КЭДО;
3. Уведомление сотрудников о переходе на КЭДО и сбор согласий;
4. Выбор системы КЭДО;
5. Выпуск электронных цифровых подписей для всех пользователей;
6. Обучение сотрудников работе с системой.

На этапе внедрения системы электронного кадрового документооборота необходимо перенести все имеющиеся документы и процессы в систему и, что немаловажно, продумать как их упростить. Обычно это делается путем максимальной автоматизации рутинных задач, четкой маршрутизации, легкого поиска, интеграции с вашей учетной системой (например, 1С: ЗУП) и т.д. Так вы сможете получить максимальный эффект и лучший результат от внедрения системы.

Работодатели также должны соблюдать требования ведения документации, установленные трудовым законодательством. Записи сотрудников, хранение которых осуществляется в электронном виде, подпадают под действие тех же законов и правил хранения записей, что и бумажные записи.

Кроме того, важно отметить, что в рамках трудового законодательства все финансовые издержки, связанные с пользованием системы КЭДО на себя берёт работодатель. Для сотрудников эксплуатация сервиса должна быть полностью бесплатна. Но это не должно быть причиной усомниться в покупке системы, поскольку в конечном итоге она становится более выгодным решением и экономит больше денег, чем забирает.

Стоимость самой системы будет зависеть от количества пользователей, способа размещения (облако или собственный сервер), выбранного функционала и ряда других индивидуальных факторов.

Когда вы освоитесь в системе КЭДО, вы сможете приступить к более широкой автоматизации, чтобы использовать больше технологий в своих повседневных операциях и создавать полезные HR-метрики по мере масштабирования вашего бизнеса.

Резюмируем

С развитием технологий переход к кадровому документообороту в электронном виде может упростить операции HR-отдела. Безбумажный учет кадров не только безопасен, но и позволяет сотрудникам быть в курсе различных действий и легко обмениваться документами, когда это необходимо. Ваш бизнес значительно выиграет, когда вы переведете кадры в систему электронного документооборота, поскольку вы не только сэкономите время и деньги, но и повысите эффективность, безопасность и предотвратите потери.

Рекомендуем вам бесплатно попробовать ELMA365 КЭДО — систему для комплексной автоматизации кадрового документооборота. Вам будет предоставлен тестовый доступ на 14 дней, чтобы вы могли «потрогать» ее и оценить возможности. ELMA365 КЭДО объединяет более 25 процессов, позволяя консолидировать весь кадровый цикл в одной системе. Посмотреть полный список процессов можно на официальном сайте.