Трудовое законодательство РФ обязывает работодателя оформлять большое количество документов и, что важно, обеспечивать их сохранность. И если служебные записки хранятся всего год, то некоторые документы должны храниться по 50, 75 и 80 лет. И тут на помощь приходит КЭДО.

Чем больше работников в организации, тем сложнее создавать, обрабатывать и архивировать весь этот поток. Бумажные трудовые договоры, приказы, счета, аттестационные карточки, графики и прочие кадровые документы не оптимальны для бюджета и требуют много ресурсов.

Помимо финансовых затрат, работа с документами на бумажном носителе несет с собой ряд других проблем:

не соблюдаются сроки подписания заявлений и соглашений, потому что нет оперативного контроля
невозможно обмениваться юридически значимыми документами с удаленными сотрудниками без пересылки бумажных копий
документы легко испортить или потерять.

Благодаря Федеральному закону от 22 ноября 2021 года N 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», бизнес теперь может отказаться от бумаги и перейти на КЭДО — кадровый электронный документооборот. Все электронные документы, созданные и подписанные участниками документооборота (работодателем и его сотрудниками) будут являются юридически значимыми при соблюдении ряда требований. К требованиям относятся оформление перехода на КЭДО и использование подходящей цифровой подписи.

Что такое КЭДО и что оно дает бизнесу

КЭДО позволяет сократить расходы на печать и отправку документов, создать удобный архив с быстрым поиском, повысить безопасность данных и автоматизировать кадровые процессы, например, оформление и подписание трудового договора. Более того, с внедрением кадрового электронного документооборота стало возможным оформлять в штат удалённых сотрудников, так как договоры теперь подписываются электронной подписью. Это расширяет возможности найма — искать специалистов в свою компанию можно теперь в любом городе, даже там, где у вас нет офиса.

Вдобавок, использование программного обеспечения для создания, обработки и хранения документов позволяет усилить безопасность при работе с личными данными сотрудников, а также снизить риски ошибок в документах благодаря использованию согласованных шаблонов.

Кадры — это большой пласт рабочих процессов в организации, которые многократно повторяются из года в год. Они включают в себя не только прием на работу и увольнение сотрудника. Это также оформление сверхурочных часов, перевод работника на другую должность, проведение внутренних аттестаций, согласование отпусков и начисление отпускных, оформление командировок, исполнение работниками таких государственных обязанностей, как прохождение военных сборов или участие в суде в качестве свидетеля.

Схема бизнес-процесса по согласованию графика отпусков с подпроцессом для корректировки графика в ELMA365 КЭДО

Внедрение КЭДО поможет сделать так, чтобы эти процессы работали максимально просто и понятно для всех участников.

<app-dynamic-banner all-list popup="docs" ></app-dynamic-banner>

Кто участвует в КЭДО

Основное условие, гарантирующее, что электронный документооборот будет иметь юридическую силу — это использование цифровой подписи. Разберемся, кто является участником КЭДО, то есть непосредственно участвует в документообороте и подписывает документы.

Так как цифровая подпись теперь является легальной заменой собственноручной подписи, важно понимать, какие виды ЭП бывают и учитывать исключения, предусмотренные законодательством.

Для начала рассмотрим, какие виды цифровой подписи существуют.

УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись. Ее выдает удостоверяющий центр, и она полностью заменяет ручную подпись.
УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись. Ее получить проще, чем УКЭП, так как не обязательно лично идти в удостоверяющий центр. Если ваши сотрудники будут использовать УНЭП, то вы должны заключить с ними соглашение о признании ее юридической значимости.
ПЭП — простая подпись, наименее надежная из всех. Ей сотрудники могут подписывать простые документы вроде заявления на отпуск, но для более важных документов будет необходимо использовать усиленную подпись.

Обязательность конкретного вида ЭП зависит от того, кто именно подписывает документ – работодатель или работник. Также важен сам вид документа. Это требование определяется законом.

Работодатель

Со стороны работодателя участвовать могут как генеральный директор, так и руководитель отдела кадров — в некоторых случаях нужна подпись обоих. Есть определенный список документов, которые со стороны работодателя должны подписываться только усиленной квалифицированной электронной подписью:

трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности
дополнительные соглашения
приказ о применении дисциплинарного взыскания
уведомление об изменении условий трудового договора

Полный список вы найдете в ст. 22.3 ТК РФ.

На этом этапе важно понимать, какие есть исключения для КЭДО. Закон определяет список документов, которые нельзя переводить в электронный вид. К ним относится акт о несчастном случае, приказ об увольнении, а также журнал инструктажа безопасности охраны труда. Даже после перехода на КЭДО эти документы вы должны продолжать оформлять в бумажном виде с собственноручной подписью всех сторон.

Работник

Сотрудники компании могут применять как УКЭП, так и УНЭП — закон не требует от них обязательного использования квалифицированной подписи, в отличие от работодателя. В реальность УКЭП используется редко, так как ее оформление требует больших затрат.

Сюда же относятся соискатели — будущие сотрудники, еще не оформленные в штат. Трудовой договор с их стороны подписывается УНЭП (только работодатель обязан использовать УКЭП). Это позволяет с легкостью принимать на работу специалистов, которые проживают в тех городах, где у компании нет представительства.

Уведомление работников и получения согласия

Для того, чтобы перейти на электронный документооборот в кадрах, необходимо соблюсти ряд требований и оформить переход документально.

Подготовить локальный нормативный акт. В него вы должны включить информацию о СЭД, которую будете использовать для кадрового документооборота, дату старта КЭДО, список категорий сотрудников и документов, участвующих в КЭДО и т.д. Дополнительно подготовьте Положение о переходе на КЭДО.
Выпустить электронную подпись. Расходы на оформление ЭП несет работодатель, поэтому зачастую компании не выпускают УКЭП для сотрудников.
Уведомить работников и получить их согласие. На этом пункте остановимся подробнее.

Уведомить сотрудников о переходе на КЭДО работодателя обязывает законодательство. Помимо того, что сотрудник прочитает акт и Положение о переходе на ЭДО, нужно получить письменное согласие.

Вы направляете сотруднику письменное уведомление о переходе на электронный документооборот в сфере кадров. В уведомлении вы должны указать день и год перехода на КЭДО, а также локальный нормативный акт, о котором мы упоминали выше. Сотрудник подписывает письменное согласие или заявление об отказе. Согласие новых сотрудников, которых вы принимаете в штат уже после перехода на КЭДО, не требуется.

Дополнительно, сотрудники вправе подать заявление о том, чтобы компания отправляла его кадровые документы на единый портал Госуслуг.

Для этого ему необходимо выполнить следующие требования:

Подтвердить свою учетную запись на едином портале, пройдя полную регистрацию в ЕСИА, если это еще не сделано.
Подать заявление работодателю с просьбой отправлять документы в его личный кабинет на едином портале.

Для бизнеса это означает, что организация должна обеспечить взаимодействие между той корпоративной системой, что она использует для документооборота, и порталом Госуслуг. Имейте это в виду при переходе на КЭДО и оформлении сертификатов электронной подписи.

Форма для приглашения сотрудника на портал КЭДО в ELMA365. После приглашения сотрудник становится официальным участником КЭДО.

Ценность КЭДО для сотрудников

Запрашивая согласие на КЭДО, важно помнить, что сотрудники имеют законное право отказаться от использования электронного документооборота при работе с их трудовыми документами. Поэтому работодателю важно продемонстрировать преимущества такого подхода, прежде чем запрашивать согласие. В чем же ценность КЭДО для работников?

Каждый год человек подписывает не один кадровый документ — заявления и приказы на отпуск, командировочные листы и т.д. Перед тем как подписать документ, его нужно правильно заполнить по образцу из отдела кадров, распечатать, а затем согласовать с руководством, занести в канцелярию, узнать принятое по нему решение.

Переход к цифровому формату облегчает все эти действия.

Формирование заявления на увольнение по шаблону в ELMA365 КЭДО. Пользователь заполняет только два поля.

Во-первых, электронные документы легко искать. Это помогает людям избегать ситуаций, когда вдруг понадобился трудовой договор или инструкция, а где они лежат человек не помнит. Вместо долгих поисков по шкафам и ящикам достаточно ввести название документа в электронном поиске и тут же открыть превью на компьютере или телефоне.

Во-вторых, электронные документы можно составить и подписать онлайн, без похода в офис и кабинет отдела кадров. Для примера, сотрудник может прямо из дома отправить заявление на отгул или отпуск, используя готовый шаблон, а не стандартный бумажный образец. Это удобно и для тех, кто работает в офисе. Все можно сделать за рабочим столом, а не ходить на другой этаж в отдел кадров, как раньше.

Наконец, движение документов легко контролировать. Првоерить, согласовано ли заявление на отпуск на этот год можно онлайн, для этого существуют статусы и уведомления. Больше не нужно заглядывать к начальнику и уточнять у него, подписал ли он заявление и можно ли уже оплачивать авиабилеты и отели.

Выбор СЭД для КЭДО

Каждая компания самостоятельно делает выбор в пользу того или иного программного обеспечения, так как условия могут существенно отличаться. Основные критерии, которыми руководствуются большинство организаций - это стоимость и скорость внедрения. На что еще следует обратить внимание?

Автоматизация процессов. В системе, которая реализует процессный подход, легко автоматизировать и как процессы делопроизводства, так и смежную деятельность. Это может быть отбор кандидатов на вакансию и подписание трудового договора, оформление премии, проведение аттестаций и повышение сотрудников.

При этом учитываются все особенности вашей организации, последовательность действия и иерархия должностей. Мониторинг процессов позволит отследить места, где временные затраты оказываются выше, чем хотелось бы. Таким образом, вы повысите производительность и качество кадровых процессов.

Готовые решения. Это могут быть преднастроенные маршруты для каждого вида документов — такие типичные действия как согласование и массовое ознакомление (например, с приказом). Готовые решения также могут включать приложения для командировок, составления графика отпусков, оформления овертаймов. Такие решения позволяют начать работать в системе сразу же, без затратного внедрения.

Распознавание документов. Чтобы не вбивать данные из личных документов сотрудников вручную, некоторые системы используют искусственный интеллект. Это существенно облегчает работу кадровой службы — специалистам не нужно вносить паспортные данные и СНИЛС на форму, рискуя допустить опечатку. Распознавание документов также помогает обрабатывать счета, контракты и заполненные вручную формы и анкеты, сокращая время на выполнение работы и позволяя сотрудникам сконцентрироваться на более сложных задачах.

Легкость обучения. Для того чтобы ваши сотрудники — как кадровая служба, так и остальные работники — с удовольствием перешли на новый вид документооборота, необходимо помочь им освоиться.

Сопротивление изменениям является одной из главных причин, по которым внедрение СЭД и других корпоративных систем не дают организациям желаемых результатов. Люди часто опасаются нового и предпочитают придерживаться старых методов. Поэтому так важно показать им, что новое программное обеспечение удобно в работе и существенно облегчит им жизнь.

При выборе системы для электронного документооборота оцените, насколько понятно написана документация, есть ли обучающие курсы и насколько они рассчитаны на людей, которые раньше не работали с подобными системами. Пример такого ПО — ELMA365, она предлагает бесплатные курсы не только по сложным настройкам, но и по базовому функционалу всей платформы, на которой реализовано решение для КЭДО.

Основные шаги при переходе на КЭДО

От компании, решившей переходить на КЭДО, потребуется грамотное планирование, внедрение ПО для электронного документооборота и документальное оформление этого процесса.

Первым делом необходимо оценить свои процессы документооборота, найти слабые места и выявить сложности в обработке документов. К примеру, беспорядочные сроки согласования, частые опечатки, неудобный архив личных дел и так далее. Это необходимо для того, чтобы переносить в СЭД уже упорядоченные процессы. На этом же этапе составляется список всех видов документов, которые будут переводиться в цифровой вид.
Затем нужно определиться с выбором системы — будете ли вы внедрять полноценную корпоративную систему для управления процессами или ограничитесь простым решением для подписания и обмена документами. Здесь важную роль играет размер компании, бюджет и время и техническая оснащенность.
Следующий шаг — подготовить локальный акт и положение о переходе на электронный документооборот. Эти документы четко прописывают, как происходит переход на КЭДО, устанавливают сроки, участников и т.д. Строгой формы законом не предусмотрено, образцы легко найти в интернете.
Важный этап — получение согласия работников на кадровый электронный документооборот. Согласие оформляется документально и, в случае отказа, работать с документами такого сотрудника придется по-старому в бумажном виде.
Затем важно предоставить электронную подпись всему частникам. Напомним, что это обязанность работодателя. При использовании УНЭП для сотрудников, на этом шаге нужно заключить с ними соглашение об использовании этого вида подписи.
Внедрение СЭД и обучение сотрудников. Этот этап является критическим для ваших рабочих процессов. Неудачное внедрение и сотрудники, не понимающие как работать в новой программе, могут свести на нет все плюсы КЭДО. Вместо быстрых процессов и четких действий вы рискуете получить невыполненные вовремя задачи и ошибки в маршрутах документов.

Заключение

Резюмируя, стоит отметить, что КЭДО, хоть и требует определённых затрат при внедрении, может дать организации существенные преимущества. Быстрые процессы, высокая безопасность данных, упорядоченное хранение и мониторинг всех задач помогают улучшить производительность и, как результат, предоставить клиентам продукт или услуги более высокого качества.

Преимущества для работников тоже очевидны. Им больше не нужно тратить время на распечатку заявлений и на ходьбу по кабинетам, а отдел кадров получает возможность автоматизировать свои рабочие процессы, существенно снизив ошибки и повысив скорость. Настроенные маршруты, автоматически заполняемые шаблоны, настроенные уведомления и контроль сроков помогают компании соблюдать все регламенты и минимизировать влияние человеческого фактора на результат.

В итоге, КЭДО выгодно всем участникам документооборота. Руководство снижает экономит время и затраты на распечатку и курьерские услуги, отдел кадров получает оптимизированные процессы и контроль сроков, сотрудники экономят время на оформления заявлений и получение своих документов, а соискатели могут подписать трудовой договор даже не приходя в офис.

Чтобы получить максимум пользы от КЭДО, выбирайте программное обеспечение, которое сможет закрыть все потребности вашего бизнеса: автоматизацию задач, контроль исполнительской дисциплины, согласование по разным маршрутам, возможность настроить интерфейсы под нужды работников.

Андрей Лыткин