Выписка из штатного расписания
Выписка из штатного расписания — это документ, который содержит часть сведений из штатного расписания (например, должность, количество ставок, оклад) и выдается сотруднику или организации по запросу.
Срок выдачи сотруднику — до 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).
Выписка оформляется на бланке организации, содержит ссылку на исходное штатное расписание и заверяется подписью уполномоченного лица.
Краткое содержание статьи:
- Что такое выписка из штатного расписания
- Законодательная база
- Когда нужна выписка
- Выписка или копия штатного расписания — что выбрать
- Как сделать выписку из штатного расписания — пошаговая инструкция
- Образец выписки из штатного расписания
- 📄 Шаблон выписки из штатного расписания 2026: Скачать бесплатно
- Как правильно заверить выписку
- Сложные случаи
- Частые ошибки
- Вопросы - ответы
- Итоги и чек-лист по оформлению выписки из штатного расписания
Что такое выписка из штатного расписания
Выписка из штатного расписания — это официальный кадровый документ, который содержит выборочные сведения из действующего штатного расписания организации. Как правило, в выписку включают данные только по конкретному подразделению или должности: наименование должности, количество штатных единиц (ставок), оклад (или тарифную ставку), а также реквизиты исходного документа.
Проще говоря, выписка из штатного расписания — это «фрагмент» штатного расписания, оформленный отдельным документом и заверенный подписью уполномоченного лица. Такой формат удобен, когда нужно подтвердить информацию, но не раскрывать всю структуру компании.
Штатное расписание — это основной кадровый документ организации, в котором закреплены структура компании, наименования должностей, количество штатных единиц (ставок) и размеры окладов или тарифных ставок по подразделениям.
Зачем делают выписку из штатного расписания
Выписку оформляют, чтобы быстро подтвердить кадровые данные в ситуациях, когда требуется официальный документ, но передавать полное штатное расписание нецелесообразно.
Чаще всего выписка из штатного расписания по должности нужна для следующих целей:
подтвердить должность и оклад сотрудника (например, по запросу работника);
предоставить данные для банка (при оформлении кредита, ипотеки, зарплатного проекта);
подготовить документы для проверяющих органов (ГИТ, ФНС и др.);
подтвердить наличие штатной единицы для тендера или госзакупки ;
использовать для внутреннего кадрового учета и аудита.
Важное преимущество выписки — она позволяет предоставить только нужную информацию, не раскрывая коммерчески чувствительные данные (например, оклады других подразделений и общий фонд оплаты труда).
Почему выписка ≠ копия штатного расписания
Хотя оба документа формируются на основе штатного расписания, выписка и копия имеют разное назначение.
Копия штатного расписания — это полный дубликат оригинала, включающий все должности, ставки и оклады.
Выписка из штатного расписания — это выборочная часть документа, которая содержит только нужные сведения, например по конкретной должности или подразделению.
Таким образом, выписка позволяет подтвердить данные сотрудника или подразделения, не раскрывая всю структуру организации, что делает её более гибким инструментом для банков, проверок и внутренних нужд.
Выписка из штатного расписания: Законодательная база
Выписка из штатного расписания — официальный документ, поэтому при её оформлении крайне важно учитывать законодательные требования, чтобы документ имел юридическую силу. В 2026 году ключевыми нормативами являются статья 62 ТК РФ, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Федеральный закон №82 - ФЗ о печатях. Эти нормы определяют сроки выдачи, обязательные реквизиты, правила оформления, прошивки и заверения, а также то, когда печать обязательна, а когда — нет.
Использование этих нормативов позволяет формировать выписку из штатного расписания по должности, которая будет соответствовать требованиям кадрового учета, банков и проверяющих органов.
Статья 62 ТК РФ — срок выдачи и обязанность работодателя
Согласно части 1 статьи 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан по письменному запросу сотрудника выдать:
заверенные копии документов, связанных с трудовой деятельностью;
в том числе выписку из штатного расписания, подтверждающую должность и оклад.
Срок выдачи — не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
| Параметр | Значение |
|---|---|
| Документы | Выписка из штатного расписания, копии трудовых документов |
| Срок выдачи | 3 рабочих дня |
| Основание | Часть 1, ст. 62 ТК РФ |
| Ответственное лицо | Руководитель, отдел кадров, главный бухгалтер |
ГОСТ Р 7.0.97-2016 — требования к оформлению
ГОСТ Р 7.0.97-2016 регламентирует оформление организационно-распорядительных документов, включая выписки из штатного расписания.
Основные требования:
| Требование | Примечание |
|---|---|
| Шапка документа | Наименование организации, ИНН, КПП, юридический адрес |
| Заголовок | «ВЫПИСКА из штатного расписания» |
| Табличная часть | Должности, ставки, оклад, подразделение |
| Подпись и должность | Подпись уполномоченного лица с расшифровкой |
| Прошивка и нумерация | Обязательна для многостраничных документов |
| Печать | При наличии; если нет — подпись сохраняет юридическую силу |
Эти нормы формируют юридически корректную выписку из штатного расписания для банка, проверяющих органов и внутреннего учета, повышая доверие к документу и защищая организацию от претензий.
Закон №82-ФЗ — печать не обязательна
Согласно Федеральному закону №82-ФЗ от 06.04.2015, использование печати для ООО и АО не является обязательным, если это не закреплено уставом организации.
Для ИП печать также необязательна; юридическую силу документу придает подпись уполномоченного лица.
Если организация использует печать, она ставится согласно ГОСТ 2026 и внутренним правилам.
Важно для выписки из штатного расписания для банка или госорганов, чтобы документ был принят без вопросов.
| Тип организации | Печать обязательна | Примечания |
|---|---|---|
| ООО, АО | Не обязательно | Юридическую силу сохраняет подпись |
| ИП | Не обязательно | При наличии печати ставится |
| Проверяющие органы | — | Документ с подписью действителен |
Когда нужна выписка из штатного расписания
Выписка из штатного расписания используется для официального подтверждения кадровой информации, когда полное штатное расписание не требуется или его раскрытие нежелательно. В 2026 году ключевые ситуации, когда нужна выписка, включают подтверждение должности, ставки, оклада сотрудника и предоставление сведений третьим лицам без раскрытия всей кадровой и финансовой структуры компании.
Это особенно важно для выписки из штатного расписания по должности для банка, госорганов или для внутреннего кадрового учета.
Основные случаи использования
Следующая таблица демонстрирует наиболее частые ситуации, когда необходимо оформить выписку:
| Ситуация | Кому предоставляется | Что подтверждает | Особенности |
|---|---|---|---|
| Для банковских учреждений | Банк, кредитная организация | Должность, оклад, ставки | Часто требуется для оформления кредита, ипотеки, зарплатного проекта |
| Для государственных проверок | ГИТ, ФНС, Роструд | Подтверждение штатной структуры | Важно соблюдать требования ГОСТ, ТК РФ |
| Для сотрудника | Сотрудник компании | Должность, ставки, оклад | Выдача в течение 3 рабочих дней по ст. 62 ТК РФ |
| Для тендеров и госзакупок | Заказчик / государственный орган | Наличие штатной единицы | Используется для подтверждения соответствия требованиям |
| Для внутреннего аудита | Руководство, отдел кадров | Сводные данные по подразделению | Позволяет анализировать фонд оплаты труда без раскрытия всей структуры |
Выписка или копия штатного расписания — что выбрать
При оформлении кадровых документов многие сталкиваются с вопросом: что выбрать — копию штатного расписания или выписку по должности? Ответ зависит от цели документа, уровня конфиденциальности и того, кому он будет предоставлен.
Выписка из штатного расписания позволяет подтвердить должность, количество ставок и оклад сотрудника без раскрытия всей структуры компании, тогда как копия штатного расписания включает полный состав всех должностей, окладов и подразделений.
Ключевые различия копии от выписки штатного расписания
| Критерий | Копия штатного расписания | Выписка из штатного расписания |
|---|---|---|
| Полнота информации | Полная, весь документ с каждой должностью и окладом | Частичная, только необходимые данные по сотруднику или подразделению |
| Юридический статус | Полный аналог оригинала, подходит для суда и проверок | Самостоятельный производный документ, подтверждающий конкретные данные |
| Цель предоставления | Внутренний аудит, полные проверки, судебные запросы | Оперативное предоставление информации сотрудникам, банкам, контрагентам |
| Конфиденциальность | Раскрывает всю кадровую и финансовую структуру | Сохраняет коммерческую тайну (не раскрывает зарплаты других сотрудников) |
| Частота использования | Редко, для масштабных задач | Часто, для текущих оперативных вопросов |
Что должно быть в выписке: обязательные реквизиты
Выписка из штатного расписания по должности должна содержать минимальный набор реквизитов, чтобы документ имел юридическую силу и мог использоваться для банков, проверок или внутреннего кадрового учета. И должна содержать: название организации, дату, номер, ссылку на исходное штатное расписание, таблицу с должностями и окладами, подпись уполномоченного лица и, при необходимости, печать и прошивку документа.
Правильное оформление реквизитов обеспечивает корректное использование выписки для сотрудника, контрагента или госоргана, а также защищает компанию от спорных ситуаций.
Обязательные реквизиты выписки
| Реквизит | Описание | Пример |
|---|---|---|
| Название организации / ИП | Полное юридическое наименование организации или ИП | ООО «Ромашка», ИП Иванов И.И. |
| Дата и номер документа | Дата составления выписки и порядковый номер | 15.02.2026, №1-В/ШР |
| Ссылка на исходное штатное расписание | Номер и дата утвержденного штатного расписания | Штатное расписание № 1-К от 12.01.2026 |
| Таблица с данными | Содержит: подразделение, должность, количество ставок, оклад/тариф | Бухгалтер, 1 ставка, 50 000 руб./мес. |
| Подпись уполномоченного лица | Руководитель, главный бухгалтер или начальник кадров | Подпись и расшифровка |
| Печать (если есть) | Ставится при наличии; при отсутствии — подпись сохраняет силу | Печать ООО «Ромашка» |
| Прошивка и нумерация | Для многостраничных документов | «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью, 3 листа, подпись, дата» |
Как сделать выписку из штатного расписания — пошаговая инструкция
Чтобы оформить выписку из штатного расписания по должности правильно и юридически корректно, нужно пройти несколько обязательных шагов: определить цель документа, подготовить шапку, составить таблицу с данными, оформить подписи и при необходимости прошить документ. Следуя этому алгоритму, вы сможете подготовить выписку, которая будет принята банками, проверяющими органами и внутренним аудитом, и при этом сохранит конфиденциальность кадровой информации.
Шаг 1: Определите цель и объем данных
Определите, для кого нужна выписка и какие сведения должны быть в ней: для банка — только должность и оклад сотрудника, для госорганов — дополнительная информация по подразделению.
Решите, какие данные включать:
ФИО сотрудника
Должность
Количество ставок
Оклад или тарифная ставка
Определите, нужна ли выписка из штатного расписания для внутреннего аудита или внешнего запроса.
Шаг 2: Подготовьте шапку документа
Шапка документа должна содержать полное название организации, ИНН, КПП, юридический адрес и дату составления.
Укажите:
Полное наименование организации или ИП
Юридический адрес
Дату составления документа
Номер выписки (для учета)
Шаг 3: Составьте основную часть
Таблица в выписке показывает конкретные данные по должностям и ставкам, чтобы подтвердить информацию без раскрытия всей структуры компании.
Включите таблицу с графами:
Подразделение
Должность
Количество ставок
Оклад / тарифная ставка
Итоговая строка: общие ставки и фонд оплаты труда по включенным позициям
Пример таблицы для выписки из штатного расписания по должности:
| Подразделение | Должность | Кол-во ставок | Оклад / тариф |
|---|---|---|---|
| Бухгалтерия | Бухгалтер | 1 | 50 000 руб./мес. |
| Отдел продаж | Менеджер | 2 | 40 000 руб./мес. |
| Итого | — | 3 | 130 000 руб./мес. |
Шаг 4: Заверьте документ
Выписка должна быть подписана уполномоченным лицом (руководитель, главный бухгалтер) и при необходимости прошита, чтобы иметь юридическую силу.
Подпись уполномоченного лица с расшифровкой
Печать организации (если есть)
Прошивка и нумерация для многостраничных документов
Шаг 5: Проверка и распространение
Убедитесь, что выписка соответствует требованиям ст. 62 ТК РФ и ГОСТ Р 7.0.97-2016
Передайте документ сотруднику, банку или госоргану в срок не позднее 3 рабочих дней
Образец выписки из штатного расписания
Ниже представлены готовые образцы выписки из штатного расписания на 2026 год, которые можно использовать для сотрудников, банков и проверяющих органов. Каждый пример демонстрирует правильное оформление таблицы, реквизитов и заверения.
Использование этих образцов позволяет быстро оформить документ, соответствующий ТК РФ и ГОСТ, без ошибок и с сохранением конфиденциальности данных.
Образец выписки для сотрудника
Выписка для сотрудника содержит только данные о его должности, количестве ставок и окладе, что позволяет подтвердить трудовую занятость без раскрытия всей структуры компании.
Чаще всего такая выписка оформляется на основании штатного расписания по форме Т-3 (унифицированная форма, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004), либо по внутренней форме организации, если компания использует собственный формат документа.
Хотя унифицированная форма Т-3 с 2013 года не является строго обязательной, ее использование наиболее распространено и удобно для создания выписок.
Примечания:
Составляется на фирменном бланке организации.
Содержит подпись уполномоченного лица и дату.
Печать ставится при наличии.
Примерный образец выписки из штатного расписания сотрудника, составленного в произвольной форме, выглядит так:
Образец выписки из штатного расписания сотрудника по форме Т-3:
Образец выписки для банка
Для банка выписка должна подтверждать должность и оклад сотрудника, чтобы финансовое учреждение могло принять документ для оформления кредита, ипотеки или зарплатного проекта.
| Подразделение | Должность | Кол-во ставок | Оклад / тариф |
|---|---|---|---|
| Отдел продаж | Менеджер | 1 | 40 000 руб./мес. |
| Итого | — | 1 | 40 000 руб./мес. |
Примечания:
Включается ссылка на исходное штатное расписание (номер и дата).
Обязательна подпись руководителя или главного бухгалтера.
При многостраничной выписке — прошивка и нумерация листов.
Образец выписки для проверки / госорганов
Выписка для госорганов может содержать несколько должностей и подразделений, чтобы подтвердить наличие штатных единиц и фонд оплаты труда без раскрытия окладов всех сотрудников полностью.
| Подразделение | Должность | Кол-во ставок | Оклад / тариф |
|---|---|---|---|
| Бухгалтерия | Бухгалтер | 1 | 50 000 руб./мес. |
| Отдел продаж | Менеджер | 2 | 40 000 руб./мес. |
| IT-отдел | Программист | 1 | 60 000 руб./мес. |
| Итого | — | 4 | 190 000 руб./мес. |
Примечания:
Содержит реквизиты исходного штатного расписания.
Подписывается уполномоченным лицом, с расшифровкой подписи.
Прошивка и печать при необходимости.
Шаблон выписки из штатного расписания: Скачать бесплатно
Чтобы быстро создать выписку из штатного расписания, можно использовать готовый шаблоны в Word в произвольной форме или по форме Т-3. Бланки позволяют оформлять документы по должности или подразделению, рассчитывать фонд оплаты труда и избегать ошибок в реквизитах и таблицах.
- 📄 Выписка из штатного расписания — Произвольная форма — СКАЧАТЬ ШАБЛОН (.docx)
- 📄 Выписка из штатного расписания — Форма Т-3 — СКАЧАТЬ ШАБЛОН (.docx)
Использование шаблонов экономит время и гарантирует, что выписка будет соответствовать требованиям ТК РФ и ГОСТ Р 7.0.97-2016 .
Особенности:
Адаптирован для заполнения вручную или с комментариями.
Включает обязательные реквизиты: название организации, дата, ссылка на исходное штатное расписание, таблицу с должностями, ставками и окладом.
Подходит для оформления выписки для сотрудника, банка и госорганов.
В шаблоне Word можно быстро оформить выписку по должности, вставить подпись уполномоченного лица и при необходимости добавить печать.
Пример структуры Word-шаблона:
Название организации / ИП
Дата и номер документа
Ссылка на исходное штатное расписание
Таблица с данными: Подразделение, Должность, Кол-во ставок, Оклад/тариф
Подпись уполномоченного лица
Печать (если есть)
Как правильно заверить выписку: подпись, печать, отметка
Чтобы выписка из штатного расписания имела юридическую силу, её нужно правильно заверить: подпись уполномоченного лица, при необходимости печать и отметка «Верно».
Кто подписывает выписку из штатного расписания
Руководитель организации
Главный бухгалтер
Начальник отдела кадров (если уполномочен)
Нужна ли печать в 2026 году
Для ООО и АО печать не обязательна, если это не закреплено в уставе (ФЗ №82‑ФЗ).
Для ИП печать также не обязательна; юридическую силу документу придает подпись.
В 2026 году выписка из штатного расписания действительна даже без печати, если есть подпись уполномоченного лица.
Как выглядит отметка «Верно» : пример
Пример оформления:
Выписка верна
Должность, подпись, расшифровка, дата
Используется для подтверждения точности данных, особенно если копия документа прикладывается к выписке.
Прошивка и пломба: пример надписи
Обязательна для многостраничных документов .
Пример текста на пломбе:
Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ листов. Должность, подпись, расшифровка, дата
Прошивка и пломба подтверждают целостность выписки и предотвращают внесение изменений после подписания.
Сложные случаи
Выписка при работе на 0.5 ставки
В графе «Количество ставок» указывается 0.5 .
В текстовой части можно добавить пояснение:
«Иванова И.И. занимает должность бухгалтера на условиях неполного рабочего времени (0.5 ставки)» .
Если в компании нет печати
Печать не обязательна для ООО и ИП (ФЗ №82‑ФЗ).
Документ подписывается уполномоченным лицом; юридическая сила сохраняется.
Если работодатель — ИП
Выписка оформляется на фирменном бланке ИП: ФИО, ОГРНИП, ИНН.
Подписывает сам ИП, печать ставится при наличии.
Если оклад не фиксированный, а тарифная ставка
В графе «Оклад / тариф» указывается:
Тарифная ставка: 250 руб./час
или
Тарифная ставка: 2 000 руб./день
Можно ли сделать выписку без указания зарплаты
Да, если цель документа — подтвердить только наличие должности и ставки .
В этом случае графа «Оклад» может быть пустой или обозначена как «не разглашать» .
Можно ли подписать выписку КЭП (ЭДО)
Да, если организация использует электронный документооборот.
Подпись КЭП (Квалифицированная электронная подпись) имеет ту же юридическую силу, что и собственноручная.
Частые ошибки при составлении выписки
| Ошибка | Последствия |
|---|---|
| Нет ссылки на исходный документ | Нарушение требований ГОСТ, спорность данных |
| Неверные реквизиты | Отказ банка или проверки принять документ |
| Нет подписи | Документ недействителен |
| Не прошито многостраничный документ | Риск оспаривания целостности документа |
| Указали лишние данные | Раскрыта коммерческая тайна |
Соблюдайте реквизиты и прошивку, чтобы выписка была юридически корректной и не раскрывала лишние данные.
Выписка из штатного расписания: частые вопросы и ответы (FAQ)
Срок выдачи выписки сотруднику?
Не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК РФ).
Обязательна ли печать на выписке из штатного расписания?
Для ООО и АО — не обязательно, если не закреплено уставом (Федеральный закон № 82‑ФЗ); для ИП — также нет. Документ сохраняет юридическую силу при наличии подписи уполномоченного лица.
Можно ли отказать сотруднику в выдаче выписки?
Нет. Работодатель не вправе отказать в выдаче выписки из штатного расписания сотруднику, если запрос оформлен в соответствии с требованиями (письменное заявление). Отказ может быть признан незаконным, и документ должен быть предоставлен даже без объяснения причины запроса.
Можно ли указать только должность без оклада в выписке?
Да, если цель документа — подтвердить должность или количество ставок без необходимости раскрывать размер оклада (например, для внутренней отчётности или некоторых запросов), то графу «Оклад» можно оставить пустой или указать только ставку без суммы.
Нужна ли прошивка многостраничной выписки?
Для многостраничных документов обязательна (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Это обеспечивает целостность документа.
Кто имеет право подписывать выписку?
Руководитель, главный бухгалтер или уполномоченное лицо отдела кадров, если такие полномочия закреплены в локальных актах.
Можно ли выдать выписку электронно?
Да, с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП/ЭЦП), если организация применяет электронный документооборот.
Итоги и чек-лист по оформлению выписки из штатного расписания
Грамотно оформленная выписка из штатного расписания — это инструмент кадрового и юридического контроля, позволяющий подтвердить данные сотрудника, не раскрывая всю структуру компании.
Чек-лист оформления выписки на 7 пунктов:
Определите цель выписки (сотрудник, банк, проверка).
Укажите реквизиты организации и ссылку на штатное расписание.
Составьте таблицу с должностями, ставками и окладом/тарифом.
Подпишите документ уполномоченным лицом.
При необходимости поставьте печать.
Прошейте и пронумеруйте многостраничные документы.
Проверьте соответствие ТК РФ и ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Если нужно оформить быстро — скачайте готовый шаблон и заполните под свои задачи.