Участник КЭДО

Ценность КЭДО для сотрудников

Запрашивая согласие на КЭДО, важно помнить, что сотрудники имеют законное право отказаться от использования электронного документооборота при работе с их трудовыми документами. Поэтому работодателю важно продемонстрировать преимущества такого подхода, прежде чем запрашивать согласие. В чем же ценность КЭДО для работников?

Каждый год человек подписывает не один кадровый документ — заявления и приказы на отпуск, командировочные листы и т.д. Перед тем как подписать документ, его нужно правильно заполнить по образцу из отдела кадров, распечатать, а затем согласовать с руководством, занести в канцелярию, узнать принятое по нему решение.

Переход к цифровому формату облегчает все эти действия.

Во-первых, электронные документы легко искать. Это помогает людям избегать ситуаций, когда вдруг понадобился трудовой договор или инструкция, а где они лежат человек не помнит. Вместо долгих поисков по шкафам и ящикам достаточно ввести название документа в электронном поиске и тут же открыть превью на компьютере или телефоне.

Во-вторых, электронные документы можно составить и подписать онлайн, без похода в офис и кабинет отдела кадров. Для примера, сотрудник может прямо из дома отправить заявление на отгул или отпуск, используя готовый шаблон, а не стандартный бумажный образец. Это удобно и для тех, кто работает в офисе. Все можно сделать за рабочим столом, а не ходить на другой этаж в отдел кадров, как раньше.

Наконец, движение документов легко контролировать. Првоерить, согласовано ли заявление на отпуск на этот год можно онлайн, для этого существуют статусы и уведомления. Больше не нужно заглядывать к начальнику и уточнять у него, подписал ли он заявление и можно ли уже оплачивать авиабилеты и отели.

Выбор СЭД для КЭДО

Каждая компания самостоятельно делает выбор в пользу того или иного программного обеспечения, так как условия могут существенно отличаться. Основные критерии, которыми руководствуются большинство организаций - это стоимость и скорость внедрения. На что еще следует обратить внимание?

Автоматизация процессов. В системе, которая реализует процессный подход, легко автоматизировать и как процессы делопроизводства, так и смежную деятельность. Это может быть отбор кандидатов на вакансию и подписание трудового договора, оформление премии, проведение аттестаций и повышение сотрудников.

При этом учитываются все особенности вашей организации, последовательность действия и иерархия должностей. Мониторинг процессов позволит отследить места, где временные затраты оказываются выше, чем хотелось бы. Таким образом, вы повысите производительность и качество кадровых процессов.

Готовые решения. Это могут быть преднастроенные маршруты для каждого вида документов — такие типичные действия как согласование и массовое ознакомление (например, с приказом). Готовые решения также могут включать приложения для командировок, составления графика отпусков, оформления овертаймов. Такие решения позволяют начать работать в системе сразу же, без затратного внедрения.

Распознавание документов. Чтобы не вбивать данные из личных документов сотрудников вручную, некоторые системы используют искусственный интеллект. Это существенно облегчает работу кадровой службы — специалистам не нужно вносить паспортные данные и СНИЛС на форму, рискуя допустить опечатку. Распознавание документов также помогает обрабатывать счета, контракты и заполненные вручную формы и анкеты, сокращая время на выполнение работы и позволяя сотрудникам сконцентрироваться на более сложных задачах.

Легкость обучения. Для того чтобы ваши сотрудники — как кадровая служба, так и остальные работники — с удовольствием перешли на новый вид документооборота, необходимо помочь им освоиться.

Сопротивление изменениям является одной из главных причин, по которым внедрение СЭД и других корпоративных систем не дают организациям желаемых результатов. Люди часто опасаются нового и предпочитают придерживаться старых методов. Поэтому так важно показать им, что новое программное обеспечение удобно в работе и существенно облегчит им жизнь.

При выборе системы для электронного документооборота оцените, насколько понятно написана документация, есть ли обучающие курсы и насколько они рассчитаны на людей, которые раньше не работали с подобными системами. Пример такого ПО — ELMA365, она предлагает бесплатные курсы не только по сложным настройкам, но и по базовому функционалу всей платформы, на которой реализовано решение для КЭДО.

Основные шаги при переходе на КЭДО

От компании, решившей переходить на КЭДО, потребуется грамотное планирование, внедрение ПО для электронного документооборота и документальное оформление этого процесса.

1. Первым делом необходимо оценить свои процессы документооборота, найти слабые места и выявить сложности в обработке документов. К примеру, беспорядочные сроки согласования, частые опечатки, неудобный архив личных дел и так далее. Это необходимо для того, чтобы переносить в СЭД уже упорядоченные процессы. На этом же этапе составляется список всех видов документов, которые будут переводиться в цифровой вид.
2. Затем нужно определиться с выбором системы — будете ли вы внедрять полноценную корпоративную систему для управления процессами или ограничитесь простым решением для подписания и обмена документами. Здесь важную роль играет размер компании, бюджет и время и техническая оснащенность.
3. Следующий шаг — подготовить локальный акт и положение о переходе на электронный документооборот. Эти документы четко прописывают, как происходит переход на КЭДО, устанавливают сроки, участников и т.д. Строгой формы законом не предусмотрено, образцы легко найти в интернете.
4. Важный этап — получение согласия работников на кадровый электронный документооборот. Согласие оформляется документально и, в случае отказа, работать с документами такого сотрудника придется по-старому в бумажном виде.
5. Затем важно предоставить электронную подпись всему частникам. Напомним, что это обязанность работодателя. При использовании УНЭП для сотрудников, на этом шаге нужно заключить с ними соглашение об использовании этого вида подписи.
6. Внедрение СЭД и обучение сотрудников. Этот этап является критическим для ваших рабочих процессов. Неудачное внедрение и сотрудники, не понимающие как работать в новой программе, могут свести на нет все плюсы КЭДО. Вместо быстрых процессов и четких действий вы рискуете получить невыполненные вовремя задачи и ошибки в маршрутах документов.

Заключение

Резюмируя, стоит отметить, что КЭДО, хоть и требует определённых затрат при внедрении, может дать организации существенные преимущества. Быстрые процессы, высокая безопасность данных, упорядоченное хранение и мониторинг всех задач помогают улучшить производительность и, как результат, предоставить клиентам продукт или услуги более высокого качества.

Преимущества для работников тоже очевидны. Им больше не нужно тратить время на распечатку заявлений и на ходьбу по кабинетам, а отдел кадров получает возможность автоматизировать свои рабочие процессы, существенно снизив ошибки и повысив скорость. Настроенные маршруты, автоматически заполняемые шаблоны, настроенные уведомления и контроль сроков помогают компании соблюдать все регламенты и минимизировать влияние человеческого фактора на результат.

В итоге, КЭДО выгодно всем участникам документооборота. Руководство снижает экономит время и затраты на распечатку и курьерские услуги, отдел кадров получает оптимизированные процессы и контроль сроков, сотрудники экономят время на оформления заявлений и получение своих документов, а соискатели могут подписать трудовой договор даже не приходя в офис.

Чтобы получить максимум пользы от КЭДО, выбирайте программное обеспечение, которое сможет закрыть все потребности вашего бизнеса: автоматизацию задач, контроль исполнительской дисциплины, согласование по разным маршрутам, возможность настроить интерфейсы под нужды работников.