Электронный кадровый документооборот

Законодательные аспекты перехода на КЭДО

В ноябре 2021 года государство внесло поправки в 377‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ» и 407‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях» и позволило организациям вести кадровый документооборот в электронном виде без дублирования на бумажных носителях. Теперь сотрудники могут производить коммуникацию и обмен кадровыми документами электронно. Закон разрешает перевести в электронный вид все кадровые документы за исключением следующих — акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда, трудовые книжки, если сотрудник не отказался от бумажной формы. В этом случае закон обязывает дублировать на бумаге данные экземпляры.

С переходом организации на КЭДО работа с документами выглядит следующим образом: отдел кадров оформляет их в электронном виде, сотрудники получают и подписывают документы в системе КЭДО. Работнику уже не требуется приходить в кадровую службу, поскольку представитель работодателя и сотрудники ставят на документах электронные подписи.

В связи с поправками переход на кадровый электронный документооборот становится более актуальным, а многие компании задаются вопросом — как реализовать КЭДО на предприятии в рамках законодательства и с минимальными рисками? Расскажем об этом ниже.

Кадровый ЭДО: сложности или выгоды

Ежедневно в организации происходит водоворот кадровых бумажных документов — заявление о приеме на работу, заявление на отгул/отпуск, приказы об увольнении, при перемещении по службе, вознаграждениях и многие другие. Сюда же относятся такие документы, как инструкции по пожарной безопасности, положения о коммерческой тайне и информационной безопасности и т.д. Разумеется, это ведет за собой дополнительные финансовые расходы на печать, доставку и долговременное хранение бумажных экземпляров (например, срок хранения приказов по личному составу, трудовых договоров и документов по оплате труда составляет 75 лет), а также потерю времени на организацию всех процессов. Всё это в совокупности делает бумажный документооборот высокозатратным и неудобным во взаимодействии с удаленными сотрудниками. Переход на цифровизацию кадровых процессов является эффективным инструментом решения данных проблем.

Перевод кадрового документооборота в электронный вид выгоден абсолютно для всех сотрудников компании — владельца бизнеса, руководителей, кадровой службы, сотрудников. При этом для каждой роли будут свои преимущества от перехода на КЭДО.

Для руководства компании:

• сокращение затрат на кадровые процессы ведения и хранения бумажных документов, покупку расходных материалов (бумагу, канцтовары), логистику (не придется отправлять бумажные документы по почте или курьером) и организацию архива;
• сокращение вероятности штрафов и репутационных рисков;
• повышение качества управления кадровыми процессами и их ускорение;
• автоматизация кадрового делопроизводства распределенных компаний.

Для кадровой службы:

• снижение трудозатрат и исключение ошибок в кадровом делопроизводстве, высвобождение рабочего времени на другие задачи;
• автоматизация кадровых процессов. Например, для приема на работу или увольнения сотрудника не придется отправлять бумажные документы по почте или курьером.
• ускорение и упрощение работы с запросами работников и контролирующих организаций;
• возможность оперативно внести правки в документ и согласовать изменения;
• минимизация потери документов;
• быстрый поиск необходимых документов, возможность восстановить копию.

Для сотрудников:

• подписание документов с любого устройства, в том числе и с мобильного. Это особенно актуально и удобно для сотрудников, которые работают удаленно.
• получение и отправка документов в удобное время без посещения отдела кадров;
• экономия времени сотрудников при взаимодействии с кадровой службой, особенно в формате удаленной работы или для территориально-распределенных компаний.

Кроме того, цифровизация кадровых процессов способствует повышению привлекательности HR-бренда компании и его укреплению. К тому же все проекты перехода на КЭДО быстро окупаются: это происходит за счет снижения затрат на работу с документами.

Скачать простое и удобное решение ELMA КЭДО для быстрого обмена документами.

Для цифровизации кадровых процессов необходимо осуществить всего несколько шагов:

1. Аудит кадровых процессов. До внедрения системы должна быть определенность, какие кадровые документы необходимо перевести в электронный формат в первую очередь, какие должны быть требования к конфиденциальности, хранению и т.д.
2. Подготовка внутренних документов для легализации ЭДО. Этот шаг предполагает установить порядок перехода на электронный кадровый документооборот и закрепить его в локально-нормативных актах.
3. Выбор электронных подписей для работников — простая или усиленная;
4. Выбор решения для КЭДО.
5. Внедрение КЭДО, тестирование и запуск.

Решение ELMA КЭДО

Решение ELMA КЭДО — готовое решение для автоматизации кадровых процессов, которое упростит взаимодействие с сотрудниками на удаленке и ускорит подписание документов. Для легитимного подписания всех видов электронных документов достаточно выпустить для сотрудника УНЭП — усиленную неквалифицированную электронную подпись, которая генерируется прямо внутри системы. Работник подтверждает заявление на выпуск цифровой подписи через госуслуги, затем получает доступ к сертификату подписания по SMS. Такой способ имеет несколько преимуществ: во-первых, он не требует длительной авторизации и больших финансовых затрат, во-вторых, он полностью легитимен.

Как работает решение ELMA КЭДО — подробно рассмотрели в статье «Переход на электронный кадровый документооборот в 2022 году» .

Функциональные возможности ELMA КЭДО

В ELMA КЭДО предусмотрено электронное выполнение следующих кадровых процессов — трудоустройство сотрудника, перевод работника в другой отдел/на другую должность, оформление заявлений и приказов, увольнения работников, запрос справок, настройка шаблонов для автоматического создания документов, маршрутов согласования, загрузка сотрудников и штатного расписания из 1С:ЗУП, чтобы не заносить эту информацию вручную. При необходимости, можно интегрировать КЭДО и с другой учетной системой для автоматического двустороннего взаимодействия систем, например, с Босс-кадровик, SAR HR, 1C УПП и тд.

Благодаря современным Low-code-инструментам, гибкой и легкой настройке можно расширить функциональные возможности системы и адаптировать ее под особенности бизнес-процессов компании. Это позволяет надстраивать новые сценарии кадровых процессов во время эксплуатации, которые полностью будут учитывать специфику вашего бизнеса.

Автоматизируйте кадровые процессы! Скачайте простое и удобное решение ELMA КЭДО.

Решение ELMA КЭДО интуитивно понятно, обладает удобным интерфейсом, что способствует быстрой адаптации работников. Оно разработано в соответствии с законодательством, регулирующим кадровое ЭДО, и является полностью легитимным. Ключевое: облачные электронный подписи признаны юридически значимыми и не требуют дублирования на бумаге. Помимо этого, ELMA КЭДО поможет сделать кадровые процессы прозрачными как непосредственно для самой компании, так и для возможной проверки госорганами. Благодаря этому сотрудник всегда имеет доступ к своим документам, что позволяет контролировать их движение и подписание.

Переведите работу отдела кадров в удобный формат и повысьте производительность с помощью кадрового ЭДО на ELMA365. Получите тестовый доступ к решению на 14 дней и оцените его возможности!

Подведем итоги: почему стоит перейти на КЭДО

Несмотря на то, что переход на кадровый ЭДО не является обязательным, сегодня можно четко проследить тренд на перевод документов в цифру. Это вполне очевидно, потому что ELMA КЭДО — это в первую очередь про экономию, мобильность и скорость. Обмен документами становится дешевле, документы подписываются оперативнее, в целом повышается эффективность кадровых процессов, производительность работников и цифровая культура внутри организации. Переход на кадровый электронный документооборот способствует не только эффективной работе с кадровыми документами, но и упрощает, ускоряет кадровое делопроизводство.

Откройте дверь в цифровизацию кадровых процессов! Упростите и ускорьте кадровое делопроизводство с помощью простого и удобного решения ELMA КЭДО.