Документооборот в кадровой службе

Документооборот — предмет непростой и многогранный, особенно если мы говорим про кадры. В этой статье расскажем о том что собой представляет делопроизводство в кадровой службе, какие виды документооборота бывают, в чём их главные преимущества и недостатки. Кроме того, мы опишем законодательные основы ведения кадровых документов и дадим инструкцию по переходу на КЭДО для всех желающих.

Что такое кадровая служба и кадровый документооборот?

Кадровая служба — группа специализированных подразделений в организации, основной целью которой является управление персоналом и регулирование трудовых отношений. Иными словами, она координирует всю деятельность с персоналом на предприятии.

Задачи кадровой службы:

Поиск, подбор и адаптация новых сотрудников;
Обучение персонала;
Обеспечение безопасности труда;
Регулирование отношений между сотрудниками;
Регулирование отношений между работодателем и сотрудниками;
Планирование карьеры сотрудников;
Управление корпоративной жизнью компании;
Разрешение трудовых конфликтов;
Ведение кадровых документов.

Помимо поддержания интересов компании на кадровую службу ложится ответственность за ведение деятельности организации в рамках трудового законодательства, действующего на территории Российской Федерации. Также кадровая служба должна реализовывать на базе своей компании специальные программы, введённые государством на постоянной или временной основе, в зависимости от установленного срока действия конкретной программы.

Кадровый документооборот — процесс, направленный на документирование трудовых отношений между работодателем и сотрудниками, а также регламентирующий правила ведения трудовой деятельности на предприятии. Он реализуется путём создания, подписания и хранения документов, фиксирующих юридически значимые факты, связанные с выполнением трудовых обязательств.

По типу обработки кадровая документация делится на три типа: входящая, исходящая и внутренняя. Каждый из типов имеет свои особенности обработки и распределения. Кадровая служба должна вести учёт всей документации, в том числе размноженных экземпляров (копий).

Существует два вида для реализации кадрового делопроизводства: бумажный и электронный. Безусловно, каждый из них имеет свои преимущества и недостатки. Ниже рассмотрим оба вида детальнее.

Законодательные основы

Основные положения, регламентирующие делопроизводство в кадровой службе, закреплены в Трудовом кодексе Российской Федерации (от 30 декабря 2001 года) и в ряде федеральных законов. Понятие кадровой работы и её задачи установлены в Федеральном законе от 27 июля 2004 года №79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

Законодательные основы

Законодательством установлен ряд обязательных кадровых документов, которые должны присутствовать в любой российской компании. Их обычно запрашивают при проведении проверок налоговая служба, инспекция труда и прокуратура. К обязательным документам относятся: штатное расписание, положение об оплате труда, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите персональных данных, договоры о материальной ответственности, книги по учету приема и выдачи трудовых книжек и т.п. Это организационные документы компании. Помимо них установлен обязательный пакет документов на каждого штатного сотрудника. Среди таких персональных документов: трудовой договор, личная карточка сотрудника, трудовая книжка и другие.

При организации кадрового делопроизводства с нуля обязательно нужно создать шаблон трудового договора, который в дальнейшем будет использоваться для оформления новых работников в штат. Его можно подготовить в свободной форме, руководствуясь положениями ст. 16, 56, 57, 67 Трудового Кодекса Российской Федерации (от 30 декабря 2001 года).

Бумажный документооборот

Бумажный документооборот предполагает, что любой документ преодолевает весь свой жизненный цикл на бумажном носителе, передаваясь непосредственно из рук в руки участниками процесса, и хранится на полках в старом добром сейфе или в архивном помещении. Для регистрации такого вида документов, как правило, используются специальные рукописные журналы, которые сдаются в архив по истечении определённого времени.

Преимущества

Уничтожение документов Закон не разрешает просто выбрасывать документы с истёкшим сроком хранения. Для правильной утилизации разработана специальная инструкция, которая регулирует этот процесс. Однако, нет установленного требования к способу утилизации, поэтому компания сама выбирает как именно будет уничтожать документы. И уничтожить бумажный документ на деле оказывается значительно проще, чем электронный.

Отсутствие энергозависимости Пользование электронными сервисами напрямую зависит от энергоресурсов и технического оборудования. Доступность бумажных документов не зависит от электричества, работоспособности сервера или наличия интернет-соединения.

Ненужность обучения Электронная работа с документами требует определённых умений пользования цифровой системой. Сотрудников необходимо с нуля обучать эксплуатации программы КЭДО, затрачивая на это временные и финансовые ресурсы. Бумажный вид взаимодействия с документами требует лишь знаний о порядке ведения делопроизводства без дополнительного обучения работы с системой КЭДО.

Недостатки

Лишние расходы При бумажном виде делопроизводства необходимо закупать множество расходных материалов, таких как: сама бумага, канцелярия, картриджи и т.д. Кроме того приходится тратиться на логистику, чтобы доставить все документы куда нужно. Это может показаться несущественным, но по итогу за год в графе расходов накапливается приличная сумма.

Бесконечные бумажные стопки необходимо где-то хранить. При большом объёме документов приходится арендовать дополнительные площади, чтобы организовать достаточное пространство для архива. Учитывая цены на недвижимость, это получается довольно так и затратно. Даже если документов не так много и отдельные помещения для хранения не нужны, в любом случае приходится тратиться на мебель, сейфы и прочие атрибуты.

Человеческий фактор Ручная работа с документами предполагает множественные операционные ошибки, провоцируемые человеческим фактором. Вследствие этого приходится затрачивать время на устранение допущенных ошибок и повторное согласование документов. В итоге впустую теряются временные и материальные ресурсы.

Помимо ошибок при непосредственном заполнении документов, можно перепутать листы местами, отправить их не тому сотруднику и т.д. Конечно, нужно быть внимательнее, тем более при работе с документами, но человек всё-таки не робот и не может вести работу совсем безошибочно.

Длительный цикл Много лишнего времени затрачивается на передачу документов между всеми участниками процесса, поскольку приходится относить всё самостоятельно, специально выделяя время между задачами. Особенно затягивается обмен, если документы необходимо доставить в другой офис или даже город, учитывая такие факторы как: пробки на дорогах, установленное время рейсов, очередь заказов в курьерских службах и т.д.

В наше время если компании продолжают вести документооборот на бумаге, как правило, они всё равно сканируют документ и загружают его на компьютер в формате PDF-файла (графического изображения). Это дополнительные, можно даже сказать, “лишние” действия, отбирающие много времени и дополнительные ресурсы.

Ненадёжность Одним из очевиднейших недостатков традиционного бумажного делопроизводства является тот факт, что бумагу легко потерять, порвать, испачкать, помять и т.д. Таким образом документ легко может перестать быть годным для использования. К сожалению, нельзя быть застрахованным от таких случаев, поэтому время от времени они происходят и доставляют неудобства сотрудникам или бизнесу в целом.

Электронный документооборот

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — обмен кадровыми документами в электронном виде внутри специальной корпоративной системы. Иными словами, документы создаются в программе через компьютер или телефон, подписываются цифровой подписью и хранятся на электронных носителях.

Электронный документооборот

Некоторые люди думают, что если распечатать документ и подписать его, то это уже ведение электронного документооборота. Но это не так. Отсканировать подписанный документ и отправить его по почте — тоже не то. При электронном виде делопроизводства сотрудник отдела кадров создаёт документ в сервисе КЭДО и через него же отправляет сотруднику на подписание. При этом кадровик может отслеживать статус отправленного документа на любом этапе. Сотрудник же подписывает документ, просто нажимая кнопку в системе. И точно так же сотрудник может создавать различного рода заявления внутри корпоративной системы и направлять их на согласование руководителю.

Такой вид делопроизводства полностью легитимен, в силу федерального закона №377 от 22 ноября 2021 года, который устанавливает возможность ведения кадровых документов в электронном виде для любой российской компании.

Для электронных документов предусмотрены те же самые требования, что и для бумажных. Ответственность за соблюдение этих самых требований также возлагается на работодателя.

Преимущества

Экономия бюджета Финансы — ядро существования любой коммерческой организации, поэтому всему, что с ними связано уделяется пристальное внимание. С ЭДО не нужно тратить лишние денежные средства на бумажные носители, логистику, оргтехнику и хранение документов. Оплачивается только пользование системой, что в сравнении получается выгоднее, чем оплата всех позиций при ведении бумажного делопроизводства. Плюс исключается необходимость ручного сведения всех затрат на бумагу и прочие материалы.

Поскольку при использовании сервиса КЭДО отпадает необходимость организации архива, не придётся тратить денежные средства на аренду дополнительной площади. Или же это пространство вы можете забрать под другие нужды компании. Так или иначе, за год вы экономите приличную сумму.

Скорость Работа с документами осуществляются в единой информационной среде. Сотруднику не нужно тратить время на хождение из кабинета в кабинет, печать документов, длительное исправление ошибок, если они обнаруживаются, или иные другие действия, отнимающие силы и драгоценные рабочие часы. Передача документов в другие офисы или даже города происходит моментально по цифровым каналам связи, исключая длительную логистику и непредвиденные происшествия при транспортировке.

После внесения каких-либо изменений в документ, требуется сравнить две его вариации и найти отличия. У человека на это могут уходить часы, а электронная система сделает это практически за секунду, тем самым освободив время сотрудника для выполнения более важных задач.

Удобный и быстрый учёт Значительно сокращается время, затраченное на выполнение действий, связанных с учётом документов. Бумажный документооборот требует ручную регистрацию и заполнение всех данных по документу. Это касается как рукописных журналов, так и эксель-таблиц на компьютере. В любом случае сотруднику приходится открывать бумажный либо электронный журнал и самостоятельно заполнять все необходимые для учёта поля.

Система КЭДО делает всё это автоматически. Она обеспечивает ведение единого реестра документов, а также удобный и быстрый поиск по разным параметрам. По истечении срока действия документа он автоматически уходит в архив с присвоением соответствующего статуса и возможностью восстановления при необходимости. Это позволяет значительно облегчить и ускорить ведение учёта в кадровых документах.

Минимизация ошибок Человеку свойственно ошибаться, поэтому когда сотрудник собственноручно заполняет документы, он периодически допускает ошибки. К сожалению, это затягивает срок согласования и подписания документа, ведь на исправление дефекта тоже требуется время. Электронный документооборот уменьшает риск возникновения подобных случаев, поскольку большую часть рутинных задач на себя забирает система. Типовые операции выполняются по заданному сценарию, благодаря чему исключается влияние человеческого фактора.

Помимо ошибок при заполнении, исключается возможность перепутать документы, отправить их не по тому маршруту согласования, не тому человеку и т.д. В системе КЭДО настраивается чёткая маршрутизация, которая гарантирует правильное движение документа по любому сценарию согласования.

Электронная система также может проверить юридическую значимость документа перед постановкой на учёт или отправкой контрагенту: установить наличие цифровой подписи и печати и т.п. Такой функционал реализуется с помощью искусственного интеллекта.

Шаблоны документов В системе можно настроить шаблоны для генерации документов с предзаполнения значениями некоторых полей по умолчанию. Они состоят из двух частей: статической и динамической. Статическая часть всегда остаётся неизменной, а динамическая заполняется из атрибутов электронного документа. Такой функционал позволяет значительно облегчить и ускорить создание типовых документов.

Например, для создания трудового договора с новым сотрудником достаточно будет указать его личные данные, а всё остальное электронная система сформирует самостоятельно. Аналогично происходит и с другими документами: приказами, заявлениями, различными договорами и т.д. Такой функционал значительно снижает нагрузку на кадровую службу и делает процесс генерации документов более удобным.

Повышение трудовой дисциплины Система КЭДО помогает настроить чёткую маршрутизацию документов и закрепить ответственных за тот или иной вид вопроса. Благодаря этому документы больше не висят в воздухе, ожидая пока их возьмут в работу. Исключается и перекладывание ответственности на других коллег и раздумья “а что делать дальше”, поскольку задача сразу попадает нужному сотруднику.

К тому же, в системе можно установить сроки для выполнения задачи по документу. Сотрудник сразу видит сколько времени у него есть на выполнение операции, за счёт чего может грамотно оценивать свои силы и обработать документ вовремя, ранжируя задачи по приоритетности.

Руководитель также может посмотреть какие задачи есть, за кем из работников они закреплены и какой срок для них установлен. За счёт этого он может контролировать ситуацию и следить за своевременным исполнением текущих процессов. Кроме того, руководитель может оценить объём работ, выполняемых сотрудниками, и при необходимости вносить некоторые коррективы.

Удалённый доступ В современных реалиях особенно важно иметь возможность моментально выйти на связь и срочно совершить какую-либо манипуляцию с документом. Бумажный документооборот не даёт такого преимущества, а вот система КЭДО легко предоставляет удалённый доступ. Посмотреть всю необходимую информацию по документу, согласовать его или выполнить любое другое действие можно через мобильное приложение или браузерную версию системы на домашнем компьютере.

Удалённый доступ

Недостатки

Сопротивление сотрудников Всё новое часто воспринимается в штыки. Изменения заставляют многих людей выходить из зоны комфорта, а потому часто воспринимаются с негативом. Можете не сомневаться, что когда вы решите внедрить в своей компании новый подход к работе, то встретите нежелание и несогласие со стороны некоторых работников. Однако, это временное явление. Человеку свойственно привыкать, и сотрудники войдут в новый рабочий ритм, точно также как когда-то вошли в старый. Более того, когда они некоторое время поработают в цифровой среде и прочувствуют весь её комфорт и простоту взаимодействия, то останется только удовольствие от быстрого и удобного пользования системой.

Адаптационный период можно ускорить и помочь вашим сотрудникам быстрее освоить работу с ЭДО. Для этого нужно подготовить пошаговую инструкцию и провести полноценное обучение взаимодействию с сервисом, объяснить принцип работы и рассказать о всех нюансах и правилах. Кроме того, на этапе работы с системой нужно обеспечить постоянную поддержку пользователей, чтобы мгновенно реагировать на вопросы и предоставлять необходимую помощь.

Затраты на внедрение За любой новый продукт нужно платить, и КЭДО — не исключение. Электронная система требует затрат на первоначальном этапе, а именно: оплата стоимости самого ПО, внедрение, возможно приобретение дополнительно функционала по желанию, а также доработка под специфику локальных регламентов при необходимости. Сначала можно приобрести просто базовое наполнение, не требующее дополнительных затрат, протестировать его, привыкнуть, а уже потом при желании расширить возможности сервиса. Но самое главное, все эти затраты абсолютно точно окупятся в будущем за счёт экономии на расходных материалах, логистике, хранении, а также на снижении трудозатрат сотрудников.

Электронная цифровая подпись

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — цифровой эквивалент обычной подписи, позволяющий идентифицировать лицо, подписавшее конкретный электронный документ, и подтвердить тем самым один из основных факторов его легитимности.

Если документ подписать вручную и поставить живую печать, а затем отсканировать, то он не будет считаться действительным. Юридическую значимость электронного документа обеспечивает именно цифровая подпись. Других вариантов быть не может.

ЭЦП создаётся при помощи криптографических методов в специальном удостоверяющем центре. Если организация использует безбумажный документооборот, а у сотрудника ещё нет собственной электронной подписи, то работодатель обязан ему её предоставить. Для этого специалист отдела кадров через сервис КЭДО генерирует заявку в специальный удостоверяющий центр для выпуска ЭЦП, после чего сотрудник подтверждает выпуск на портале Госуслуг и по истечении установленного срока получает доступ к ней по смс.

Электронная цифровая подпись

Виды электронной подписи, принципы её использования и правовое регулирование закреплены в Федеральном законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 года. Он устанавливает равнозначность электронного документа, подписанного цифровой подписью , и обычного бумажного документа, подписанного собственноручно. Конечно, если при этом учтены все обязательные для легитимности требования.

Законодательство выделяет следующие виды электронной цифровой подписи:

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — самый сложный и вместе с тем самый надёжный вид электронной подписи. С её помощью можно подписывать любые виды документов.
Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) — электронная подпись с высоким уровнем защиты, который практически невозможно взломать. Можно использовать для подписания большинства документов, но с рядом исключений.
Простая электронная подпись (ПЭП) — самый доступный, но самый слабозащищённый вид электронной подписи. Она представлена в виде комбинации логина и пароля без использования средств криптографии. Подходит далеко не для всех документов.

Работодатель не может использовать ПЭП ни для одного вида документов. В зависимости от значимости документа он может использовать УКЭП или УНЭП. К примеру, трудовой договор разрешно подписывать строго УКЭП. Для работников установлены менее строгие требования, и есть документы, которые им разрешено подписывать ПЭП (например, некоторые заявления или служебные записки). Однако документы, имеющие повышенную важность, обязательно нужно подписывать УКЭП или УНЭП.

Как перейти на электронный кадровый документооборот

Перевод кадровых документов в цифру с нуля — ответственная миссия. Чтобы облегчить для вас эту задачу, ниже мы дадим пошаговую инструкцию для быстрого и гладкого перехода на КЭДО.

Начнём с того, что нет строгой надобности оцифровывать все документы враз. Можно начать с самых простых или самых популярных документов, чтобы постепенно привыкать к новой модели взаимодействия с ними. Таким образом ваши сотрудники будут адаптироваться в более спокойном ритме и для них это не будет стрессом в виде единовременного наплыва новой объёмной информации.

Рассмотрим пошаговую инструкцию для перевода кадровых документов в цифру:

Необходимо установить перечень документов, которые вы собираетесь перевести в электронный вид;
Составить локальный нормативный правовой акт (ЛНА), который будет регулировать взаимодействие с системой КЭДО в организации;
Уведомить работников о переходе на КЭДО и собрать с них согласия;
Выбрать сервис КЭДО, в котором будет вестись работа с документами;
Выпустить электронные цифровые подписи для сотрудников;
Подготовить инструкцию и провести обучение по пользованию системой.

Разумеется, нужно не забыть назначить ответственное лицо, которое будет вести проект внедрения электронного сервиса в компании. Для этого необходимо составить и утвердить приказ, в котором будут обозначены все обязанности и полномочия ответственного сотрудника.

Все финансовые издержки, связанные с внедрением и эксплуатацией системы, на себя забирает работодатель, в том числе выпуск цифровых подписей для работников. Для персонала пользование сервисом КЭДО должно осуществляться на бесплатной основе.

Хранение кадровых документов

Ответственность за сохранность кадровых документов всегда лежит на работодателе. Инструкции по учёту и хранению прописаны в ст. 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Для разных видов кадровых документов установлены разные сроки хранения. Например, реестры о доходах физлиц должны храниться в архиве на протяжении семидесяти пяти лет, а приказы о дисциплинарным взысканиям — в течение трёх лет. Детальное описание сроков для конкретных типов документов вы можете посмотреть в "Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

В числе обязательных мер по обеспечению сохранности кадровой документации устанавливается обособленное место для хранения. Например это может быть целый отдельный архив, если в организации большой объём документов, или же просто сейф, шкаф и т.п. Такие меры необходимы, поскольку данные документы имеют конфиденциальный характер и защищены законом “О персональных данных.

Для электронных документов по большей степени устанавливаются все те же самые требования, но хранить их необходимо на двух внешних носителях. Также обязательно нужно проверять целостность содержимого раз в пять лет и перезаписывать данные в случае повреждения носителя. Ещё одним важным условием является возможность преобразования электронных кадровых документов в любой другой формат.

Если кому-то из работников потребуется копия архивного документа, то работодатель должен предоставить её в течение трёх рабочих дней после получения специального заявления. Запрашиваемый документ может быть предоставлен в электронном виде либо в распечатанном на бумаге с печатью.

В случае ликвидации организации все документы необходимо передать в государственный архив либо правопреемнику.

Делаем вывод

Документооборот в кадровой службе — неотъемлемая часть ведения бизнеса. И несомненным трендом сейчас выступает преобразование его в электронный вид. Сервис КЭДО упрощает и ускоряет работу кадровых сотрудников и их взаимодействие с остальным персоналом. Такой подход выводит компанию на современный уровень и оказывает положительный эффект на рост её HR-бренда.

Рекомендуем вам попробовать ELMA КЭДО — гибкое решение, разработанное для быстрого и удобного обмена документами. Для тестирования сервиса предоставляется бесплатный пробный период на 14 дней. За это время вы можете “потрогать” систему и решить, насколько хорошо она вписывается в ИТ-ландшафт вашей компании.

Рецензент: Раис Ахкямов

7 ноября