Программа для кадрового электронного документооборота

Что такое кадровый ЭДО?

В каждой компании, в которой более 1 сотрудника оформляются кадровые документы. В среднем на одного сотрудника в компании создают от 14 до 89 документов, таких как: заявление о приеме на работу, больничные, заявление об отпуске, заявление на отгул и другие. Сложно представить, сколько документов создаетс в крупных компаниях.

Что еще включает кадровые документы? Изменили должность? — необходим документ. Выдали вознаграждение или же взыскали штраф? — все тоже должно быть задокументировано. В том числе, не стоит забывать про массовые документы, которые подписывают сотрудники определенных подразделений или все сотрудники: инструкции по пожарной безопасности, положения о коммерческой тайне и информационной безопасности, различные распоряжения, регламенты и регулярные изменения к ним.

Запрос на возможность удаленной работы и удаленного найма также все чаще становится мотиватором для работодателей переходить на кадровый документооборот в электронном виде.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – это система, в которой происходит создание, подписание, использование и хранение кадровых документов электронном формате.

КЭДО в России. Положение

С 2017 по 2020 год Министерство труда проводило несколько кадровых экспериментов для работодателей. Эксперименты затрагивали такие акспекты, как электронная проверка кадровых документов так и обмен кадровыми документами. В ходе экспериментов организации-участники лишь подтвердили прогнозы — внедрение электронного кадрового документооборота в России показало эффективность и значительное упрощение работы в компаниях.

Благодаря принятым в ноябре 2021 года поправкам к ТК РФ (377-ФЗ), цифровая коммуникация и обмен электронными документами в трудовых отношениях официально разрешены.

Благодаря последним изменениям дистанционные и удаленные сотрудники теперь одно и то же. Они могут использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись при подписании трудового договора и допсоглашений, ученического договора, договора о материальной ответственности и изменений к этим документам. В остальных случаях может использоваться другой вид электронной подписи, главное — закрепить это в локальном нормативном акте. Пока что внедрение КЭДО это всего лишь право, а не обязанность, как и для работодателя, и для работника. Работодатель может не внедрять КЭДО, а работник может не переходить, даже если работодатель его внедрил.

Законы, регулирующие КЭДО

• 377-ФЗ о внесении изменений в трудовой кодекс Российской Федерации
• 407-ФЗ о внесении изменений в трудовой кодекс Российской Федерации
• 63-ФЗ об электронной подписи

Преимущество КЭДО для бизнеса

Во внедрении КЭДО в организации выигрывают все участники процесса: владельцы бизнеса, руководители, кадровая служба, сотрудники.

На первый взгляд, главным преимуществом такого решения является отказ от бумажных документов. На самом же деле работодатель получает выгоду, в первую очередь, за счет ускорения процессов, экономии времени.

Также для руководства компании внедрение КЭДО поможет сократить затраты на кадровый процесс, обеспечит быстрый сбор юридически значимых доказательств с сотрудников и уменьшит вероятность штрафов и репутационных рисков.

Сотрудники кадровой службы снизят трудозатраты и освободят время для более значимых задач. Также появится возможность отправлять и получать документы в той же системе, где ведется кадровый учет: 1С, БОСС-Кадровик, SAP и любой другой.С КЭДО осуществлять контроль за подписанием документов сотрудниками еще легче — онлайн. Помимо быстрой передачи данных в бухгалтерию для расчетов, КЭДО обеспечит надежное хранение электронного архива и возможность выгружать документы.

Внедрение кадрового документооборота в организации обеспечивает прежде всего мобильность сотрудников. Теперь постоянно находится в офисе и даже у компьютер нет необходимости — подписание, получение и отправка документов возможны с мобильного телефона. Весь архив (договоры, инструкции) можно найти на портале КЭДО.

Также благодаря переходу на КЭДО ускоряется кадровый документооборот, исключаются потери документов. Работники также оценят работу в системе, ведь это значительно облегчит и поможет выстроить удобную коммуникацию, как с офисными работниками, так и удаленными. Не стоит забывать и про значительное облегчение труда кадровых служб, ведь теперь подготовка к проверкам будет проходить значительно быстрее.

Проблемы внедрения электронного кадрового документооборота

Организовать внедрение КЭДО означает финансовые затраты, прежде всего на создание или покупку программного обеспечения, оформление электронных подписей для компании и работников.

Также одним из страхов работадателя является отсутствие судебной практики по трудовым спорам в цифровую эпоху. Отсутствие прямого нормативного регулирования пугает работадателей.

Также стоит учитывать, что если хотя бы часть сотрудников не захочет переходить на КЭДО, придётся вести как документооборот в электронном виде, так и в привычном бумажном.

Как перейти на кадровый электронный документооборот. С чего начать внедрение КЭДО?

При переходе на КЭДО необходимо иметь пошаговый план внедрения. Прежде всего необходимо провести аудит кадровых процессов. До внедрения должна быть ясность, какие кадровые документы планируются переводить в электронный формат, какие нет, какие документы используются, а также понимать их интенсивность.

Для обеспечения юридической значимости КЭДО должна быть четко проработана структура ЛНА (локальных нормативных актов). Анализ ЛНА по взаимодействию к сотрудникам может потребовать много времени и привлечения специалистов, но это также необходимый шаг.

Также до внедрения необходимо определиться с:

• приоритетами;
• типами документов;
• требованиями к конфиденциальности, хранению и т.д.

Следующим этапом для перехода на КЭДО является внедрение системы. Прежде всего устанавливается ПО, проходит первичная настройка, загрузка данных, настройка интерфейсов для работников и кадровиков, написание инструкций пользователя и администратора.

Затем начинается тестирование. При тестировании необходимо дублировать документы на бумаге, либо выпустить приказ и ЛНА на группу тестирования, чтобы документы в электронном формате стали юридически-значимыми.При запуске в прод необходмио заранее выпустить приказ и ЛНА по запуску КЭДО, уведомить сотрудников и толко после этого запускать

Как правило, в компании выделяют небольшую фокус-группу. Команду обучают и проводят пилотные обмены некоторым количеством документов. С помощью тестовой команды проводятся различные доработки, проходит обучение специалистов по кадрам. После этого систему запускают в промышленную. эксплуатацию, проходит обучение всех пользователей системы и начинается расширение проекта.

Также стоит не забывать про нормативно-методическую базу: положение об электронном документообороте, регламент по использованию электронной подписи и при необходимости внести изменения в коллективный договор и другие локальные нормативные акты, составить соглашения об ЭДО с работниками.

Архитектура КЭДО

В независимости от специфики бизнеса, КЭДО как правило включает кадровую учетную систему, электронный архив и электронную подпись. Помимо этого необходимо учесть доступ в личный кабинет сотрудника, личный кабинет кадровика, личный кабинет руководителя. Также электронный документооборот должен быть внедрен в компании.

Доступ к системе может быть как только на территории компании, так и полностью удаленного взаимодействия из любой точки мира.

На основе своих потребностей компания может создать свою собственную информационную систему или приобрести решение на рынке. Развернуть в облаке или на собственных мощностях.

Требования к системе КЭДО

Как правило запрос к управлению кадровым электронным документооборотом схож и универсален от любого заказчика. Но основные требования к КЭДО являются следующими:

• систему можно изменить в соответствии со спецификой бизнес-процессов компании;
• система поддерживает все виды ЭП;
• возможность интеграции сервиса с любой учетной системой;
• возможность хранения документов и доступности к ним на протяжении всего срока хранения с соблюдением требований;
• автоматизация кадровых процессов;
• обновление системы регулярны в соответствии с законодательством РФ.

Системы кадрового электронного документооборота не стоят на месте, их использование помогает компаниям становиться лидерами на кадровом рынке Digital HR.

Электронная подпись в КЭДО

В 2011 году Госдума приняла закон об электронной цифровой подписи. Согласно ему собственноручные подписи и электронные являются равнозначными, электронные подписи в свою очередь разделяются на три вида:

• квалифицированная электронная подпись;
• неквалифицированная электронная подпись;
• простая электронная подпись.

Получить ЭП электронную подпись могут получить юридические лица, индивидуальные предприниматели и физические лица. ЭП выдается центром сертификации (удостоверяющим центром).

Как правило, работодатель выбирает, где будет вести КЭДО: это может собственная ИС, или портал «Работа в России».Работник же работает с документами там, где ведет документооборот работодатель.

Поэтому для избежания различных сложностей и расходов, а также соблюдения всех требований законодательства необходимо проработать всевозможные сценарии использования ЭП.

Каких еще результатов можно добиться за счет внедрения КЭДО?

Для многих переход на кадровый документооборот в электронном виде означает повышение эффективности бизнеса. В среднем согласно статистике проекты перехода на КЭДО окупаются за 1-2 года. Явными преимуществами использования КЭДО является снижение временных затрат на работы по администрированию бумажных документов.

Разумеется, сегодня не стоит забывать, что организация КЭДО в компании поможет собственнику значительно снизить, а где-то даже исключить затраты на обеспечение и сопровождение «бумажного процесса». А сотрудники отдела кадров смогут заниматься более важными вещами.

Возможности ELMA КЭДО

Основным преимуществом и отличием ELMA КЭДО является решение, развернутое на Low-code платформе ELMA365. По сути, приобретая ELMA КЭДО, клиент приобретает полный пакет функций, собранный специально для автоматизации кадровых процессов на Low-code платформе ELMA365. Разработчики объединили в одном решении все необходимые программные компоненты, данные и файлы конфигурации, которые помогут реализовать качественный переход отдела кадров на электронный формат работы.

Состав решения ELMA365 КЭДО включает в себя портал для сотрудника, интерфейс отдела кадров, интеграции. ELMA365 КЭДО — это прежде всего портал сотрудника, через который осуществляется прием/перевод/увольнение сотрудников, работа с кадровыми документами. Также в рамках решения предусмотрены интерфейс отдела кадров, который предоставляет сотрудникам отдела кадров быстрый доступ к работникам и их документам, информацию о подписании и изменении документов, создание кадровых документов.

Благодаря Low-code решение можно легко адаптировать под запросы и специфику бизнеса. Для поддержки работы системы и дальнейшей оптимизации процессов не нужны разработчики, что также поможет сократить расходы на внедрение КЭДО. С помощью аналитиков можно продолжать улучшать работу организации в целом. Также стоит отметить, что изменения вступают в силу сразу после публикации. Перезапускать систему или останавливать работу действующих процессов не понадобится.

ELMA КЭДО — конструктор кадровых процессов на базе Low-code платформы, который объединяет в себе готовые модули и возможность внесения дополнительного функционала.

Переведите работу отдела кадров в удобный формат и повысьте производительность с помощью кадрового ЭДО на ELMA365. Получите тестовый доступ к решению! Начните работу в ELMA365 КЭДО прямо сейчас!

FAQ о КЭДО