
Кадровое делопроизводство: что это, как правильно вести и автоматизировать
Узнайте как выстроить процесс кадрового делопроизводства, вести документы по правилам ТК и избежать штрафов.
В последние годы кадровый документооборот в электронном виде (КЭДО) перестал быть экспериментом и превратился в полноценный рабочий инструмент для компаний любого масштаба. Многие работодатели уже используют кадровые документы в электронном виде, другие только задумываются о переходе. Что такое КЭДО и зачем он нужен? В этой статье мы подробно разберём, как устроен кадровый электронный документооборот: от определения и правовой основы до порядка внедрения, преимуществ, возможных рисков и реальных примеров применения. Если вы хотите понять, чем кадровый ЭДО отличается от классического бумажного документооборота и какие плюсы он приносит бизнесу и сотрудникам, этот материал поможет разобраться в деталях.
В этой статье вы узнаете:
КЭДО (кадровый электронный документооборот)— это современная система управления кадровыми документами в организации в цифровом формате. Если простыми словами, то кэдо - это отказ от бумаги: создание, согласование, подписание, учет и хранение приказов, договоров, заявлений и любых других кадровых документов в электронном виде происходит онлайн. Правовой основой для такого перехода стал Федеральный закон № 377-ФЗ, который вступил в силу осенью 2021 года. Он дополнил Трудовой кодекс РФ статьями 22.1–22.3, официально регламентировав использование электронного документооборота в кадровом делопроизводстве и юридически сделав электронный документ, подписанный электронной подписью, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
Порядок осуществления электронного кадрового документооборота регламентируется локальными нормативными актами (ЛНА) компании. Стандартный процесс выглядит так: работодатель утверждает положение об ЭДО, заключает с сотрудником соглашение об использовании электронной подписи (ЭП). Далее кадровый документооборот инициируется одной из сторон — создается проект документа в системе, который направляется на подпись. Получатель уведомляется, знакомится с файлом и подписывает его своей ЭП. После завершения подписания документа, автоматически создается электронный архив, где он хранится на протяжении всего установленного срока, который соответствует срокам хранения бумажных аналогов или установлен законодательно.
Преимущества кадрового электронного документооборота (КЭДО) проявляются на всех уровнях компании — от рядовых сотрудников до руководителей и собственников бизнеса. Главный плюс — это отказ от бумаги, что не просто экологично, а влечет за собой целый ряд стратегических выгод. Внедрение кадрового электронного документооборота позволяет достичь значительной экономии времени и ресурсов, повысить прозрачность процессов и минимизировать риски, связанные с человеческим фактором.
Ключевые плюсы и минусы кадрового электронного документооборота стоит оценивать комплексно, однако преимущества существенно перевешивают.
1. Мониторинг изменений законодательства
Специалистам отдела кадров необходимо следить за нововведениями в законодательстве для правильного оформления документации. Ошибки могут привести к административным и финансовым санкциям. Система КЭДО обновляется в соответствии с изменениями, что позволяет специалистам оперативно адаптироваться к новым требованиям и снижать риск ошибок.
2. Соблюдение сроков, установленных законом
Соблюдение сроков в кадровых вопросах имеет решающее значение. Оформление трудового договора, предоставление отпусков и расчеты при увольнении должны выполняться в установленные сроки. Нарушение этих сроков может негативно сказаться на организации и сотрудниках, увеличивая нагрузку на кадровых специалистов. Использование КЭДО облегчает мониторинг ключевых сроков с помощью SLA.
3. Конфиденциальность информации
Специалисты по кадрам обязаны защищать личную информацию сотрудников в соответствии с законом о персональных данных, поскольку утечка или несанкционированный доступ могут привести к юридическим последствиям. Система КЭДО обеспечивает защиту данных, ограничивая доступ к персональной информации и фиксируя действия внутри системы, что предотвращает несанкционированный доступ.
4. Своевременное подписании документов сотрудником
Сотрудники не всегда вовремя подписывают документы, что вынуждает специалистов отдела кадров постоянно напоминать об этом и искать возможность встречи для оформления. Система КЭДО позволяет подписывать документы удаленно с помощью электронной подписи в удобное время.
5. Прозрачность документооборота
Документы направляются сотрудникам непосредственно в электронном виде и подписываются с использованием персональной электронной подписи в системе КЭДО. Это гарантирует аутентичность и защищенность документов, исключая возможность подделки документов. Выдача электронных подписей происходит через систему КЭДО с использованием УЦ «Контур». Подписание возможно с любого устройства без установки дополнительного ПО, что ускоряет работу сотрудников.
6. Хранение документов
Организация и хранение архивных документов могут быть сложными: найти конкретный документ среди большого объема информации бывает трудно. Электронные архивы упрощают управление и поиск документов, что ускоряет работу. Документы сохраняются в защищенном облачном хранилище или на серверах работодателя.
7. Оптимизация времени руководителя
Сокращает время руководителя, затрачиваемое на подписание больших объемов документов вручную. Используя КЭДО, можно одновременно подписать множество документов благодаря функции массового подписания.
8. Оптимизация времени специалиста отдела кадров
Специалистам не нужно тратить время на постоянные напоминания о подписании документов, на поиск нужных экземпляров в архиве, на отправку по почте и на ожидание ответа, а также на передачу документа от одного подписанта к другому.
9. Оптимизация финансовых затрат
Сокращает издержки на расходные материалы, а также курьерскую службу организации. Внедрение КЭДО снижает эти затраты минимум на 60%.
10. Самостоятельное администрирование
Специалист отдела кадров самостоятельно управляет справочниками и устанавливает необходимые типы документов для КЭДО.
11. On-Premise версия
Версия предоставляет возможность поставки сервиса с установкой программного обеспечения непосредственно в инфраструктуру работодателя.
12. Взаимодействие между отделами
Специалисты по кадрам общаются с бухгалтерией, юристами и руководством для расчета зарплаты и разрешения споров. Координация требует ясности, что сложно. КЭДО облегчает обмен информацией между подразделениями и делает процессы более прозрачными за счет автоматизации самих процессов.
13. Преимущество для HR-бренда
Кадровый электронный документооборот представляет собой современное решение, которое демонстрирует заботу организации о времени и ресурсах своих сотрудников. Это способствует повышению привлекательности работодателя на рынке труда и ускоряет процесс заполнения вакансий.
1. Стоимость УКЭП и УНЭП
Электронная подпись необходима для придания юридической силы цифровым документам, поэтому важно заранее определить, какие сотрудники организации нуждаются в ЭП. УНЭП, отличающаяся относительно невысокой стоимостью, подходит для большинства сотрудников. Это позволяет организации эффективно и экономично обеспечить юридическую значимость цифровых документов, подписанных сотрудниками.
2. Обучение сотрудников
Для успешной работы в новой системе потребуется провести обучение персонала. Это включает в себя разработку и предоставление необходимых материалов: инструкций, руководств и справочных пособий. Без качественного обучения эффективная работа с КЭДО будет затруднена. Важно обеспечить доступ к материалам, практическое освоение системы и, при необходимости, организовать дополнительные консультации и поддержку.
3. Оформление документов не в срок
Сотруднику отдела кадров иногда нужно оформить документы с отложенной датой по разным причинам, включая командировки и отпуска. Электронная подпись фиксирует дату подписания, и изменить её в системе КЭДО нельзя. В Положении о внедрении КЭДО стоит учесть ситуации, когда использование бумажного документооборота допустимо, например, при отсутствии электроэнергии и, как следствие, доступа к сети.
Таким образом, электронный документооборот кадровых документов — это не просто цифровизация, а переход на качественно новую модель работы, которая делает компанию более современной, эффективной и конкурентоспособной.
Переход на кадровый ЭДО сопряжен с рядом сложностей, которые важно учитывать на этапе планирования. Ключевые проблемы носят финансовый, юридический и административный характер.
Финансовые затраты становятся первым существенным барьером. Внедрение системы требует единовременных инвестиций в:
Приобретение или разработку специализированного ПО для электронного документооборота;
Оформление электронных подписей для компании и всех сотрудников;
Обновление IT-инфраструктуры при необходимости;
Обучение персонала работе с новой системой.
Юридические риски и опасения представляют второй серьезный вызов. Многие работодатели отмечают:
Отсутствие обширной судебной практики по трудовым спорам в цифровой среде;
Опасения относительно юридической силы электронных документов при разрешении споров;
Необходимость самостоятельного формирования прецедентов и практики применения новых норм.
Административные сложности проявляются в необходимости:
Вести параллельный документооборот (электронный и бумажный) для сотрудников, отказавшихся от перехода;
Разрабатывать и утверждать комплекс локальных нормативных актов;
Получать письменное согласие сотрудников, принятых до 2022 года, на бумажном носителе;
Преодолевать сопротивление персонала новым технологиям и процедурам.
Технические аспекты также требуют внимания:
Интеграция с существующими учетными системами (1С, SAP и др.);
Обеспечение безопасного хранения и защиты персональных данных;
Гарантия бесперебойной работы системы и технической поддержки.
Несмотря на все перечисленные трудности, они полностью преодолимы при грамотном планировании, выборе надежной платформы и последовательном внедрении изменений.
Система кадрового электронного документооборота (КЭДО) — это комплекс взаимосвязанных модулей, обеспечивающих полный жизненный цикл работы с кадровыми документами в цифровом формате. Система КЭДО позволяет работодателю и сотрудникам полностью перейти на работу с цифровыми документами — от трудового договора до заявлений и приказов. Она должна обеспечивать юридическую значимость документов, безопасность персональных данных и удобство использования для обеих сторон. Также важны интеграция с кадровыми и бухгалтерскими системами, возможность работы через разные каналы (веб, мобильное приложение, портал Госуслуг). Подробнее об устройстве системы КЭДО можно узнать в этой статье.
Интеграция КЭДО с учетными системами — ключевое требование для создания сквозного автоматизированного документооборота. На практике это означает, что данные из электронных кадровых документов автоматически передаются в бухгалтерские и учетные программы, что исключает двойной ввод информации и связанные с ним ошибки.
Наиболее востребованный сценарий — интеграция с 1С, особенно с решениями «1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП)». Как показано в примере ELMA365 КЭДО, система может автоматически получать данные штатного расписания и сотрудников, а затем передавать в 1С данные для формирования электронных приказов на подпись (об отпусках, переводах) для расчета зарплаты и формирования отчетности. Это ускоряет процессы и гарантирует актуальность данных во всех системах.
Помимо 1С, современные платформы КЭДО поддерживают интеграцию с другими популярными системами:
SAP HR и другие ERP-системы для крупного бизнеса;
БОСС-Кадровик и другие специализированные HR-модули;
Системы бухгалтерского учета для автоматической передачи данных по начислениям и удержаниям;
CRM-системы для синхронизации данных по персоналу и клиентам.
Интеграция реализуется через готовые API-коннекторы или разработку индивидуальных решений. Это позволяет настроить автоматическую синхронизацию данных о сотрудниках, подписанных документах и кадровых событиях, обеспечивая единое информационное пространство и сокращая время на рутинные операции.
Электронная подпись (ЭП) — обязательный элемент юридически значимого кадрового электронного документооборота, представляющий собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
В КЭДО используются 5 типов ЭП:
УКЭП (Усиленная квалифицированная электронная подпись)
Цифровой аналог собственноручной подписи. Ей можно подписывать любые документы без предварительной договоренности с другой стороной. Данная подпись может быть получена только в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи России.
УНЭП (Усиленная неквалифицированная электронная подпись)
Цифровой аналог собственноручной подписи. Применяется, если стороны заключили соглашение об этом или так указано в законе. В таких случаях документы, подписанные от руки или с помощью УНЭП, имеют равную юридическую силу.
ПЭП(Простая электронная подпись)
Подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Данная подпись придает документу юридическую значимость только в случаях, предусмотренных законодательством РФ или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Госключ
Приложение, позволяющее бесплатно получить сертификат электронной подписи (УКЭП и УНЭП) и подписывать документы с помощью данного приложения. Ключ электронной подписи создается, хранится и применяется в самом приложении.
ПЭП ЕСИА
Электронная подпись, которая посредством применения Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА), а именно вводом сведений Идентификатора на портале Госуслуг, подтверждает факт формирования ПЭП определенным лицом.
Аббревиатура | Полное название | Ключевые особенности | Юридическая значимость |
---|---|---|---|
УКЭП | Усиленная квалифицированная электронная подпись | Цифровой аналог собственноручной подписи. Не требует предварительной договоренности. Выдается только аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ). | Полная юридическая сила для всех типов документов. |
УНЭП | Усиленная неквалифицированная электронная подпись | Цифровой аналог собственноручной подписи. Требует заключения соглашения между сторонами. | Юридическая сила равнозначна бумажному документу с собственноручной подписью при наличии соглашения. |
ПЭП | Простая электронная подпись | Формируется с использованием кодов, паролей или иных средств. | Юридическая значимость возникает только в случаях, прямо предусмотренных законодательством или соглашением сторон. |
Госключ | — | Бесплатное приложение для получения сертификата УКЭП или УНЭП. Ключ создается, хранится и используется в самом приложении. | Зависит от типа полученного сертификата (УКЭП или УНЭП). |
ПЭП ЕСИА | Простая электронная подпись через ЕСИА | Формируется через ввод идентификационных данных на портале Госуслуг (ЕСИА). | Юридическая значимость возникает в случаях, предусмотренных законодательством РФ. |
Кадровый документооборот в электронном виде охватывает практически все этапы взаимодействия с сотрудником — от трудоустройства до увольнения.
Однако, ЭДО кадровых документов — это не просто перенос документов в PDF-формат, а полная реорганизация процессов. Ключевой принцип - документ, созданный и подписанный электронной подписью в системе, не требует дублирования на бумаге. Однако для этого необходимо выполнить два условия: получить согласие сотрудника (для принятых до 2022 года — в письменной бумажной форме) и закрепить порядок использования электронной подписи в локальном нормативном акте компании. Важно помнить, что некоторые документы по-прежнему требуют бумажного оригинала.
Согласно законодательству, в электронном виде возможно ведение практически всех кадровых вопросов. Трудоустройство в их числе.
КЭДО может сформировать пакет документов для нового сотрудника (по заранее подготовленным шаблонам) — трудовой договор, согласие на обработку персональных данных, внутренняя анкета и прочее.
Более того, в ELMA365 КЭДО реализована возможность их распознавания и автоматического заполнения.
Новый сотрудник, начиная процесс трудоустройства, посредством КЭДО сможет быстро оформить и получить электронную подпись, с помощью которой подпишет все необходимые документы по трудоустройству. После чего будет трудоустроен, даже если находится за несколько тысяч километров. Согласитесь, приятная альтернатива обмену бумагами с помощью Почты или курьерской доставки.
Помимо собственно трудоустройства, в рамках электронного кадрового документооборота можно внедрять и процесс подбора персонала. Создание базы резюме с полной историей взаимодействия с соискателями, анкетирование существующих и будущих сотрудников, проработка профиля и текста вакансии.
В системе ELMA365 КЭДО разработан специальный пакет «Отпуска». Он позволяет не только электронно подписывать заявление на отпуск, но и полностью организовывать весь процесс в компании.
Система сама напомнит сотруднику о планировании отпусков на следующий год. Проверит пересечения отпусков и предложит скорректировать. Отправит пожелания сотрудников на согласование руководителям подразделений, а готовый график — руководителю компании.
ELMA365 КЭДО также напомнит о необходимости подтвердить или перенести отпуск за 2 недели до запланированного времени. Подготовит уведомление, приказ об отпуске, предложит выбрать замещающего коллегу.
Сложный и глобальный аспект кадровой работы становится простым и удобным, если использовать систему электронного документооборота.
Электронное оформление внутренних документов в КЭДО представляет собой полностью автоматизированный процесс, который начинается с инициации документа и завершается его подписанием и отправкой в архив. Система позволяет создавать любые кадровые документы по заранее настроенным шаблонам: приказы о переводе на другую должность, изменениях оклада, назначении премий, направлении в командировки, а также распоряжения о дисциплинарных взысканиях или изменении графика работы. Процесс выглядит следующим образом: ответственный сотрудник формирует проект документа в системе, выбирает необходимый шаблон и заполняет данные. Далее документ автоматически направляется по заранее настроенным маршрутам согласования — руководителю подразделения, юристу, другим ответственным лицам. Каждый участник процесса получает уведомление и может подписать документ электронной подписью непосредственно из личного кабинета.
После полного согласования система регистрирует документ, присваивая ему номер и дату, и направляет его для ознакомления заинтересованным сотрудникам. Все подписанные документы сохраняются в электронном архиве с соблюдением установленных сроков хранения.
Важным преимуществом является интеграция с учетными системами (например, 1С:ЗУП), что позволяет автоматически передавать данные из подписанных приказов в системы расчета заработной платы и управленческого учета, исключая необходимость ручного ввода данных и минимизируя возможные ошибки.
Таким образом, электронное оформление кадровых документов превращается из рутинной задачи в автоматический процесс, который экономит время, обеспечивает юридическую значимость и повышает прозрачность всех кадровых операций.
Хранение документов, связанных с кадровой работой— отдельная проблема для компаний. Соблюсти все стандарты и нормативные акты, пронумеровать, подшить, создать место для архива и даже правильно утилизировать — большой пласт работы и необходимость держать в штате отдельного специалиста, а иногда и не одного.
В электронном виде все организовать намного проще. Система самостоятельно присвоит всем документам номера, разложит по нужным разделам каталога. При этом место в шкафу не потребуется.
Используя систему КЭДО, вы сможете настроить права доступа для разных категорий сотрудников, защитив коммерческую тайну и персональные данные. Сможете при необходимости «поднять» интересующие архивные документы, подготовить аналитические записки и проанализировать необходимую информацию.
Если в организацию придет проверка, то подготовиться к ней будет намного легче. А риск совершения ошибок из-за непрофессионализма или невнимательности сотрудников будет минимальной.
В настоящее время законодательство позволяет создавать и хранить в электронном виде следующие документы:
трудовые договоры;
приказы на отпуска, переводы, командировки;
график отпусков;
приказы о привлечении к работе в выходной день, сверхурочной работе;
приказы о поощрении и материальной помощи;
документы по стажировкам, обучению сотрудников, формированию кадрового резерва;
договор о материальной ответственности;
штатное расписание и табель учета рабочего времени.
Перечень документов, которые законодательство требует создавать и хранить обязательно в бумажном виде, — совсем небольшой. К нему относятся: приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве (по специальной форме), журнал инструктажей по охране труда (по специальной форме).
Несмотря на широкие возможности, некоторые документы до сих пор требуют оригиналов на бумажном носителе. В их числе:
Трудовая книжка.Ее ведение в электронном виде возможно только при условии подачи сотрудником отдельного заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК). Бумажная версия по умолчанию остается главным документом.
Документы по охране труда. Журналы инструктажей на рабочем месте (вводный, первичный, повторный) должны вестись в бумажной форме, так как требуют личной подписи сотрудника в момент проведения инструктажа.
Акты о несчастных случаяхи материалы их расследования (постановление Гострудинспекции).
Перевод этих документов в электронный формат либо прямо запрещен законодательством, либо требует особых процедур, выходящих за рамки стандартного КЭДО.
Переход на кадровый ЭДО — это регламентированный процесс, состоящий из восьми ключевых этапов:
Утверждение локального нормативного акта (ЛНА) с учетом мнения профсоюза. В ЛНА прописываются: используемая информационная система, порядок доступа к ней, перечень электронных документов и категорий сотрудников, сроки уведомления о переходе.
Утверждение порядка осуществления электронного документооборота. В нем фиксируются сроки подписания документов сотрудниками, порядок проведения инструктажа и исключительные случаи для использования бумаги.
Презентация системы КЭДО для сотрудников для снятия возражений и повышения мотивации.
Обучение сотрудников работе с системой для легкой адаптации и укрепления HR-бренда.
Уведомление каждого сотрудника о переходе на электронный документооборот.
Получение письменного согласия на переход от сотрудников, принятых до 2022 года.
Заключение соглашения об использовании усиленной неквалифицированной или простой электронной подписи.
Выпуск электронной подписи для сотрудника за счет работодателя.
Для быстрого и безопасного перехода на кадровый ЭДО рекомендуем готовое решение — ELMA365 КЭДО, которое включает все необходимые инструменты и поддержку на каждом этапе.
Основным преимуществом и отличием ELMA КЭДО является решение, развернутое на Low-code платформе ELMA365. По сути, приобретая ELMA КЭДО, клиент приобретает полный пакет функций, собранный специально для автоматизации кадровых процессов на Low-code платформе ELMA365. Разработчики объединили в одном решении все необходимые программные компоненты, данные и файлы конфигурации, которые помогут реализовать качественный переход отдела кадров на электронный формат работы.
Состав решения ELMA365 КЭДО включает в себя портал для сотрудника, интерфейс отдела кадров, интеграции. ELMA365 КЭДО — это прежде всего портал сотрудника, через который осуществляется прием/перевод/увольнение сотрудников, работа с кадровыми документами. Также в рамках решения предусмотрены интерфейс отдела кадров, который предоставляет сотрудникам отдела кадров быстрый доступ к работникам и их документам, информацию о подписании и изменении документов, создание кадровых документов.
Благодаря Low-code решение можно легко адаптировать под запросы и специфику бизнеса. Для поддержки работы системы и дальнейшей оптимизации процессов не нужны разработчики, что также поможет сократить расходы на внедрение КЭДО. С помощью аналитиков можно продолжать улучшать работу компании в целом. Также стоит отметить, что изменения вступают в силу сразу после публикации. Перезапускать систему или останавливать работу действующих процессов не понадобится.
ELMA КЭДО — конструктор кадровых процессов на базе Low-code платформы, который объединяет в себе готовые модули и возможность внесения дополнительного функционала.
Переведите работу отдела кадров в удобный формат и повысьте производительность с помощью кадрового ЭДО на ELMA365. Получите тестовый доступ к решению! Начните работу в ELMA365 КЭДО прямо сейчас!
Здесь мы собрали ответы на самые популярные вопросы о кадровом электронном документообороте, которые помогут быстро разобраться в сути технологии и ее применении.
КЭДО — это специализированный вид ЭДО для работы с кадровыми документами. Он ориентирован на внутренние процессы и строго следует требованиям Трудового кодекса.
Это весь процесс создания, согласования, подписания и хранения кадровых документов. В электронном виде всё то же самое, только без бумаги — с ЭП и хранением в системе.
Большинство можно: договоры, приказы, заявления, ЛНА. Но часть всё ещё требует бумажного оригинала — например, приказ об увольнении, акты по охране труда и трудовая книжка.
Всё происходит в системе: сотрудник подаёт заявление, руководитель подписывает ЭП, система формирует приказ. Главное отличие — скорость, прозрачность, безопасность и экономия без потери юридической силы.
Поделиться: